Configurar tarefas manuais em um fluxo de trabalho

Este artigo explica como configurar as propriedades de uma tarefa manual.

Para configurar uma tarefa manual no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse na tarefa e selecione Propriedades para abrir a página Propriedades . Em seguida, use os procedimentos a seguir para configurar as propriedades da tarefa manual.

Nomear a tarefa

Siga estas etapas para inserir um nome para a tarefa manual.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações Básicas.
2. No campo Nome, insira um nome exclusivo para a tarefa.

Inserir uma linha de assunto e instruções

Você deve fornecer uma linha de assunto e instruções para os usuários atribuídos à tarefa. Por exemplo, se você configurar uma tarefa para requisições de compra, o usuário atribuído à tarefa verá a linha de assunto e as instruções na página Comprar requisições . A linha de assunto aparece em uma barra de mensagens na página. Em seguida, o usuário pode selecionar o ícone na barra de mensagens para exibir as instruções. Siga estas etapas para inserir uma linha de assunto e instruções.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações Básicas.

2. No campo Assunto do item de trabalho, insira a linha de assunto.

3. Para personalizar a linha de assunto, insira espaços reservados. Esses espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando a linha de assunto for exibida para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, selecione onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Selecione Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Selecione Inserir.

4. Para adicionar traduções da linha de assunto, siga estas etapas:

   1. Selecione Traduções.
   2. Na página que é exibida, selecione Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma para a tradução.
   4. No campo Texto traduzido , insira o texto traduzido.
   5. Para personalizar o texto, insira espaços reservados conforme descrito na etapa 3.
   6. Selecione Fechar.

5. No campo Instruções do item de trabalho, insira as instruções.

6. Para personalizar as instruções, insira marcadores de posição. Esses espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando as instruções são exibidas para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, selecione onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Selecione Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Selecione Inserir.

7. Para adicionar traduções das instruções, siga estas etapas:

   1. Selecione Traduções.
   2. Na página que é exibida, selecione Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma para a tradução.
   4. No campo Texto traduzido , insira o texto traduzido.
   5. Para personalizar o texto, insira espaços reservados conforme descrito na etapa 6.
   6. Selecione Fechar.

Atribuir a tarefa

Siga estas etapas para especificar quem deve receber a tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Atribuição.

2. Na guia Tipo de atribuição , selecione uma das opções na tabela a seguir. Siga as etapas adicionais para essa opção antes de ir para a etapa 3.

   Opção	Usuários aos quais a tarefa será atribuída	Etapas adicionais
   Participante	Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico	1. Depois de selecionar Participante, na guia Baseada em Função , na lista Tipo de participante , selecione o tipo de grupo ou função ao qual atribuir a tarefa. 1. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual atribuir a tarefa.
   Hierarquia	Usuários em uma hierarquia organizacional específica	1. Depois de selecionar Hierarquia, na guia Seleção hierarquia , na lista de tipos hierarquia , selecione o tipo de hierarquia ao qual atribuir a tarefa. 1. O sistema recupera um intervalo de nomes de usuário da hierarquia. Esses nomes representam os usuários aos quais a tarefa pode ser atribuída. Siga estas etapas para especificar o ponto inicial e o ponto final do intervalo de nomes de usuário que o sistema recupera: 1. Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Iniciar em. 1. Para especificar o ponto final, selecione Adicionar condição e, em seguida, insira uma condição que determina onde na hierarquia o sistema interrompe a recuperação de nomes. 1. Na guia Opções de Hierarquia , especifique a quais usuários no intervalo a tarefa deve ser atribuída: Atribuir a todos os usuários recuperados – a tarefa é atribuída a todos os usuários no intervalo. Atribuir somente ao último usuário recuperado – A tarefa é atribuída somente ao último usuário do intervalo. Excluir usuários com a seguinte condição – A tarefa não é atribuída aos usuários do intervalo que atenderem a determinada condição. Selecione Adicionar condição para especificar a condição.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	1. Depois de selecionar Usuário, selecione a guia Usuário . 1. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais deseja atribuir a tarefa e mova-os para a lista Usuários selecionados.
   Fila	Uma fila de itens de trabalho	1. Depois de selecionar Fila, selecione a guia Baseada em Fila . 1. Para atribuir a tarefa a uma fila específica, siga estas etapas: 1. Na lista Tipo de fila, selecione Fila de itens de trabalho. 1. Na lista Nome da fila, selecione a fila. 1. Se uma condição específica deve determinar a qual fila a tarefa está atribuída, siga estas etapas: 1. Na lista Tipo de fila, selecione Filas de itens de trabalho condicionais. 1. Na lista Nome da fila, selecione Fila condicional. NOTA: Essa opção é usada para apenas alguns fluxos de trabalho, como o gerenciamento de casos.

3. Na guia Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – Insira o número de horas que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – Insira o número de dias que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – Insira o número de semanas que o usuário tem para concluir a tarefa.
   • Meses – Selecione o dia e a semana até quando o usuário deve concluir a tarefa. Por exemplo, você talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês até quando o usuário deve concluir a tarefa. Por exemplo, talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

   Se o usuário não concluir a tarefa no tempo alocado, a tarefa vencerá. Você pode escalonar uma tarefa vencida com base nas opções selecionadas na área Escalonamento da página.

Especificar o que acontece quando a tarefa está vencida

Se um usuário não concluir a tarefa manual no tempo alocado, a tarefa vencerá. Você pode escalonar uma tarefa vencida ou atribuí-la automaticamente a outro usuário. Siga estas etapas para escalonar a tarefa se ela estiver vencida.

1. No painel esquerdo, selecione Escalonamento.

2. Marque a caixa de seleção Usar caminho de escalonamento para criar um caminho de escalonamento. O sistema atribuirá automaticamente a tarefa aos usuários listados no caminho de escalonamento. Por exemplo, a tabela a seguir representa um caminho de escalonamento.

   Sequência	Caminho de escalonamento
   1	Atribuir a: Denise
   2	Atribuir a: Eduardo
   3	Ação final: Rejeitar

   Nesse exemplo, o sistema atribui a tarefa vencida à Denise. Se a Denise não concluir a tarefa no tempo alocado, o sistema a atribuirá a Eduardo. Se Eduardo não concluir a tarefa no tempo alocado, o sistema rejeitará o documento enviado para processamento.

3. Para adicionar um usuário ao caminho de escalonamento, selecione Adicionar escalonamento. Na guia Tipo de atribuição, selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais dessa opção antes de passar para a etapa 4.

   Opção	Usuários aos quais a tarefa será escalonada	Etapas adicionais
   Hierarquia	Usuários em uma hierarquia organizacional específica	1. Depois de selecionar Hierarquia, na guia Seleção de hierarquia, na lista de tipos de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia para o qual escalar a tarefa. 1. O sistema deve recuperar um intervalo de nomes de usuário da hierarquia. Esses nomes representam os usuários aos quais a tarefa pode ser escalonada. Siga estas etapas para especificar o ponto inicial e o ponto final do intervalo de nomes de usuário que o sistema recupera: 1. Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Iniciar em. 1. Para especificar o ponto final, selecione Adicionar condição. Em seguida, insira uma condição que determine em que ponto da hierarquia o sistema para de recuperar nomes. 1. Na guia Opções de Hierarquia , especifique para quais usuários no intervalo a tarefa deve ser escalonada: Atribuir a todos os usuários recuperados – a tarefa é escalonada para todos os usuários no intervalo. Atribuir somente ao último usuário recuperado – A tarefa é escalonada somente ao último usuário do intervalo. Excluir usuários com a seguinte condição – Esta tarefa não é escalonada aos usuários do intervalo que atenderem a determinada condição. Selecione Adicionar condição para especificar a condição.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	1. Depois de selecionar Usuário, selecione a guia Usuário . 1. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais escalonar a tarefa e mova-os para a lista Usuários selecionados.

4. Na guia Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – Insira o número de horas que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – Insira o número de dias que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – Insira o número de semanas que o usuário tem para concluir a tarefa.
   • Meses – Selecione o dia e a semana até quando o usuário deve concluir a tarefa. Por exemplo, você talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês até quando o usuário deve concluir a tarefa. Por exemplo, talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

5. Repita as etapas 3 a 4 para cada usuário que você deseja adicionar ao caminho de escalonamento. Você pode alterar a ordem dos usuários.

6. Se os usuários no caminho de escalonamento não concluírem a tarefa no tempo alocado, o sistema executará uma ação na tarefa. Para especificar a ação que o sistema executará, selecione a linha Ação e, na guia Encerrar ação, selecione uma ação.

Especificar quando o sistema deve executar automaticamente uma ação na tarefa

Você pode configurar o sistema para executar uma ação na tarefa manual se condições específicas forem atendidas. Por exemplo, uma tarefa requer que um membro do departamento de relatórios de despesas revise os recibos que são enviados com um relatório de despesas. De acordo com a política da empresa, essa tarefa deve ser executada se o valor total do relatório de despesas for superior a US$ 100. Nesse cenário, você pode configurar o sistema para marcar automaticamente a tarefa como Concluída quando o valor total for inferior a 100. Siga estas etapas para especificar quando o sistema executará uma ação na tarefa manual.

1. No painel esquerdo, selecione Ações automáticas.

2. Marque a caixa de seleção Habilitar ações automáticas.

3. Selecione Adicionar condição.

4. Insira uma condição.

5. Insira quaisquer condições adicionais necessárias.

6. Para verificar se as condições inseridas estão configuradas corretamente, siga estas etapas:

   1. Selecione Teste.
   2. Na condição de fluxo de trabalho de teste, em condição Validar, selecione um registro.
   3. Selecione Teste. O sistema avaliará o registro para determinar se ele atende às condições definidas.
   4. Selecione OK ou Cancelar para retornar às Propriedades.

7. Na ação Concluir automaticamente, selecione a ação que o sistema deve executar na tarefa.

Especificar quando enviar notificações

Você pode enviar notificações para as pessoas quando delegar, escalonar, concluir ou rejeitar uma tarefa manual ou quando solicitar uma alteração. Siga estas etapas para especificar quando enviar notificações e para quem enviá-las.

1. No painel esquerdo, selecione Notificações.

2. Marque a caixa de seleção ao lado dos eventos para os quais você deseja enviar notificações:

   • Delegado – Você atribuiu a tarefa a outro usuário.
   • O usuário atribuído não concluiu a tarefa no tempo estipulado.
   • Concluído – O usuário atribuído concluiu a tarefa.
   • Rejeitar – o usuário atribuído rejeitou o documento que foi enviado.
   • Solicitação de alteração – o usuário atribuído solicitou uma alteração no documento que foi enviado.

3. Selecione a linha de um evento que você selecionou na etapa 2.

4. Na guia Texto da notificação, insira o texto da notificação.

5. Para personalizar a notificação, insira marcadores de posição. Os espaços reservados são substituídos pelas informações adequadas quando a notificação é exibida para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, selecione onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Selecione Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Selecione Inserir.

6. Para adicionar traduções da notificação, siga estas etapas:

   1. Selecione Traduções.
   2. Na página que é exibida, selecione Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma para a tradução.
   4. No campo Texto traduzido , insira o texto traduzido.
   5. Para personalizar o texto, insira espaços reservados conforme descrito na etapa 5.
   6. Selecione Fechar.

7. Na guia Destinatário , especifique para quem enviar as notificações. Selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais dessa opção antes de passar para a etapa 8.

   Opção	Destinatários da notificação	Etapas adicionais
   Participante	Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico	1. Depois de selecionar Participante, na guia Baseada em Função , na lista Tipo de participante , selecione o tipo de grupo ou função para o qual enviar notificações. 1. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual serão enviadas notificações.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	1. Depois de selecionar Usuário, selecione a guia Usuário . 1. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais enviar notificações e mova- os para a lista Usuários selecionados.

8. Repita as etapas de 3 a 7 para cada evento selecionado na etapa 2.

Definir um limite de tempo

Siga estas etapas se precisar concluir a tarefa manual dentro de um tempo específico.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações avançadas.

2. Marque a caixa de seleção Definir um limite de tempo para o elemento de fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando a tarefa deve ser concluída. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – insira o número de horas para conclusão da tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – insira o número de dias para conclusão da tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – insira o número de semanas para conclusão da tarefa.
   • Meses – selecione o dia e a semana para a conclusão da tarefa. Por exemplo, você talvez queira que a tarefa seja concluída até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – selecione o dia, a semana e o mês para a conclusão da tarefa. Por exemplo, talvez você queira que a tarefa seja concluída até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o limite de tempo for excedido, o sistema executará uma ação na tarefa. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar quais ações estarão disponíveis para o usuário

Quando você atribui a tarefa manual a um usuário, o usuário deve executar uma ação na tarefa. Siga estas etapas para especificar quais ações o usuário pode executar na tarefa

1. No painel esquerdo, selecione Configurações avançadas.
2. Marque a caixa de seleção Concluída se o usuário puder marcar a tarefa como Concluída.
3. Marque a caixa de seleção Rejeitar se o usuário puder rejeitar o documento enviado.
4. Marque a caixa de seleção Solicitar alteração se o usuário puder solicitar alterações no documento que foi enviado.
5. Marque a caixa de seleção Delegar se o usuário puder atribuir a tarefa a outro usuário.
6. Marque a caixa de seleção Reatribuir se o usuário puder reatribuir a tarefa a outro usuário na fila de itens de trabalho.
7. Marque a caixa de seleção Liberar se o usuário puder reatribuir a tarefa na fila de itens de trabalho. Assim, outro usuário poderá concluir a tarefa.