Configurar processos de aprovação em um fluxo de trabalho

Use os procedimentos a seguir para configurar as propriedades do processo de aprovação.

Para configurar um processo de aprovação, no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse no elemento de aprovação e selecione Propriedades para abrir o formulário Propriedades .

Nomear o processo de aprovação

Siga estas etapas para inserir um nome para o processo de aprovação.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações Básicas.
2. No campo Nome, insira um nome exclusivo para o processo de aprovação.

Especificar quando o sistema deve executar automaticamente uma ação no documento

Você pode configurar o sistema para executar automaticamente uma ação no documento se condições específicas forem atendidas. Por exemplo, o sistema pode aprovar os relatórios de despesas que tenham valores totais inferiores a USD 100. Siga estas etapas para especificar quando o sistema atua no documento:

1. No painel esquerdo, selecione Ações automáticas.

2. Marque a caixa de seleção Habilitar ações automáticas.

3. Selecione Adicionar condição.

4. Insira uma condição.

5. Insira outras condições, se necessário.

6. Para verificar se as condições inseridas estão configuradas corretamente, conclua as seguintes etapas:

   1. Selecione Teste para abrir o formulário de condição do fluxo de trabalho de teste .
   2. Selecione um registro na área Validar condição do formulário.
   3. Selecione Teste. O sistema avaliará o registro para determinar se ele atende às condições definidas.
   4. Selecione OK ou Cancelar para retornar ao formulário Propriedades .

7. Na lista Ação de autocompletar, selecione a ação que o sistema deve executar no documento.

Especificar quando enviar notificações

Você pode enviar notificações às pessoas quando um documento é aprovado, rejeitado, delegado ou escalonado ou quando uma alteração é solicitada. Siga estas etapas para especificar quando enviar notificações e quem as recebe.

1. No painel esquerdo, selecione Notificações.

2. Marque a caixa de seleção ao lado dos eventos para os quais enviar notificações:

   • Delegado – quando um documento é atribuído a outro usuário para aprovação.
   • Escalonar – quando o usuário atribuído não toma uma ação em um documento dentro do prazo estipulado.
   • Aprovar – quando um documento é aprovado.
   • Rejeitar – quando um documento é rejeitado.
   • Solicitação de alteração – quando o usuário atribuído solicita uma alteração para um documento enviado.

3. Selecione a linha de um evento que você selecionou na etapa 2.

4. Selecione a guia Texto da notificação .

5. Na caixa de texto, insira o texto da notificação.

6. Para personalizar o texto, insira espaços reservados, que são substituídos pelos dados apropriados quando são exibidos aos usuários. Para inserir um espaço reservado, siga estas etapas:

   1. Marque a caixa de texto no local onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Selecione Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Selecione Inserir.

7. Para adicionar traduções da notificação, selecione Traduções. No formulário exibido, siga estas etapas:

   1. Selecione Adicionar.
   2. Na lista exibida, selecione o idioma do texto.
   3. Na caixa de texto Texto traduzido, insira o texto.
   4. Para personalizar o texto, insira espaços reservados.
   5. Selecione Fechar.

8. Selecione a guia Destinatário .

9. Especifique quem recebe as notificações. Selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais para a opção antes de ir para a etapa 10.

1. Repita as etapas de 3 a 9 para cada evento selecionado na etapa 2.

Especificar um aprovador final

Para exigir aprovação extra quando o usuário que enviou o documento também o aprovar, especifique um aprovador final para a etapa de aprovação.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse no elemento de aprovação e selecione Propriedades para abrir o formulário Propriedades.
2. No painel esquerdo, selecione Configurações avançadas.
3. Marque a caixa de seleção Usar aprovador final.
4. Na lista, selecione um usuário que será o aprovador final.

Impedir que o emissor aprove etapas no fluxo de trabalho

Para impedir que os usuários que enviam documentos para aprovação aprovem os próprios documentos, siga estas etapas:

1. Acesse Administração do sistema > Fluxo de trabalho > Parâmetros do fluxo de trabalho > Geral > Aprovador.
2. Atualize a configuração Proibir aprovação pelo emissor no fluxo de trabalho para Sim.

Por padrão, essa configuração é Não e os usuários podem aprovar o documento se estiverem incluídos nas configurações de atribuição da etapa de aprovação.

Se você definir o fluxo de trabalho como Não permitir a aprovação pelo remetente e incluir as etapas de aprovação com um aprovador final, verifique se o aprovador final não é um usuário que normalmente envia documentos para o fluxo de trabalho, pois ele não pode concluir a aprovação.

Definir um limite de tempo

Siga estas etapas se precisar concluir o processo de aprovação dentro de um tempo específico.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações avançadas.

2. Marque a caixa de seleção Definir um limite de tempo para oelemento de fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – insira o número de horas em que o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – insira o número de dias em que o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – insira o número de semanas em que o processo de aprovação deve ser concluído.
   • Meses – selecione o dia, a semana e o mês de limite para a conclusão do processo de aprovação. Por exemplo, talvez você queira que o processo de aprovação seja concluído até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – selecione o dia, a semana e o mês de limite para a conclusão do processo de aprovação. Por exemplo, talvez você queira que o processo de aprovação seja concluído até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o limite de tempo for excedido, o sistema executará uma ação no documento. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar quais ações estarão disponíveis para o usuário

Quando você atribui um documento a um usuário para aprovação, o usuário deve agir no documento. Siga estas etapas para especificar quais ações o usuário pode executar no documento enviado.

1. No painel esquerdo, selecione Configurações avançadas.
2. Marque a caixa de seleção Aprovar se o usuário puder aprovar o documento.
3. Marque a caixa de seleção Rejeitar se o usuário puder rejeitar o documento.
4. Marque a caixa de seleção Solicitar alteração se o usuário puder solicitar alterações no documento.
5. Marque a caixa de seleção Delegar se o usuário puder atribuir o documento a outro usuário para aprovação.

Configurar as etapas de aprovação

Um processo de aprovação consiste em etapas de aprovação. Conclua o procedimento a seguir para adicionar etapas ao processo de aprovação e configurar as etapas.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique duas vezes no processo de aprovação. O editor de fluxo de trabalho exibe as etapas do processo de aprovação.
2. Para adicionar uma etapa de aprovação, arraste-a da área Elementos de fluxo de trabalho para a tela.
3. Para configurar uma etapa de aprovação, consulte Configurar etapas de aprovação em um fluxo de trabalho.