Factuurverwerking van leveranciers automatiseren met Power Automate en AI Builder

Power Automate en AI Builder kunnen worden gebruikt om de end-to-end verwerking van leveranciersfacturen te automatiseren vanuit op Extensible Markup Language (XML) gebaseerde e-invoicing-indelingen. ``` Met deze aanpak kunnen organisaties factuurgegevens valideren en integreren in Dynamics 365 Finance- of andere ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) met minimale handmatige interventie.

Architectuurschema

Werkproces

Deze architectuur automatiseert de end-to-end werkstroom voor factuurverwerking:

1. E-mailtrigger: Er komt een nieuwe e-mail binnen in het aangewezen gedeelde postvak IN met een XML-bijlage met factuurgegevens (leverancier-id, factuurnummer, datum, bedrag, regelposten).

2. XML-gegevensextractie: Power Automate extraheert de XML-bijlage en parseert deze met behulp van XML-expressies om factuurvelden op te halen.

3. Gegevensvalidatie: De werkstroom valideert de geëxtraheerde gegevens op basis van meerdere criteria:

   • Bestaansverificatie van leveranciers in Dynamics 365
   • Validatie van de notatie van het factuurnummer
   • Detectie van documenttypen
   • Verificatie van de berekening van het bedrag
   • Maateenheidvalidatie (op basis van land/regio)
   • Validatie van datumnotatie

4. Gegevenstransformatie: De werkstroom wijst geëxtraheerde XML-velden toe aan het Dynamics 365-entiteitsschema, converteert datums naar iso-indeling (International Organization for Standardization) 8601, converteert bedragen naar decimaal en bereidt regelitems voor als matrices.

5. Integratie van Dynamics 365: De werkstroom maakt de gevalideerde factuurgegevens aan als een voorlopige leveranciersfactuurrecord in Dynamics 365 finance en operations-apps met behulp van de Dataverse-connector of Dynamics 365-connector.

6. Foutafhandeling: Als een stap mislukt, registreert de stroom de fout, verzendt een melding naar het financiële team, verplaatst u het e-mailbericht naar een mislukte map en voorkomt u dat onvolledige facturen Dynamics 365 invoeren.

Geslaagde melding: Nadat de werkstroom met succes is aangemaakt, verzendt deze Teams-meldingen naar het financiële kanaal, werkt de traceringslijst bij en verplaatst de verwerkte e-mail naar een archiefmap met het factuurreferentienummer van Dynamics 365.

Details van het scenario

Deze use case is gebaseerd op de benadering van een bedrijf om een robuust, veilig en onderhoudbaar proces tot stand te brengen voor het integreren van leveranciersfacturen in een ERP-systeem, terwijl handmatige inspanning wordt geminimaliseerd.

Zakelijke uitdaging

Een multinational ontvangt grote hoeveelheden leveranciersfacturen in XML-formaat van Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chili (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) en Mexico (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Het handmatig downloaden, interpreteren en sleutelen van deze XML-bestanden in Dynamics 365 (of een ERP-systeem) is traag, foutgevoelig en dwingt geen lokale e-invoicing-regels consistent af. Teams moet ook XML-gegevens afstemmen met PDF's en referentiegegevens van leveranciers en belastingidentificatienummer (TIN) valideren.

Solution

Implementeer een op Power Automate gebaseerd XML-factuuropnamepatroon dat:

• Bewaakt gedeelde postvakken voor de crediteurenadministratie (AP) per land/regio, extraheert XML- en PDF-bijlagen en leidt ze naar een geautomatiseerd systeem.

• Parseert de XML van elk land/regio in een genormaliseerd intern schema, inclusief koptekst, regels, belastingen, partijen, sleutels zoals UUID (Universally Unique Identifier) of folium.

• Hiermee past u land-/regiobewuste validatie toe, zoals indelingen voor belasting-id's, documenttype, totalen, belastingen en verplichte tags, voordat u openstaande leveranciersfacturen maakt in Dynamics 365.

• Hiermee maakt u een geïntegreerd auditlogboek in SharePoint of Dataverse en voegt u de oorspronkelijke XML en PDF toe aan het ERP-document voor langetermijnretentie.

Onderdeel

Deze services en technologieën automatiseren het opnemen, verwerken, valideren en integreren van leveranciersfacturen in Dynamics 365 finance- en operations-apps.

E-mail- en werkstroomservices

Power Automate-cloudflows orkestreren de volledige pijplijn voor factuurverwerking. Cloudstromen kunnen op aanvraag worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer e-mailberichten binnenkomen met factuurbijlagen, waardoor ze een ideaal triggermechanisme zijn voor geautomatiseerde factuuropname.

Gegevensextractie en -verwerking

Met een AI-prompt worden naslaginformatie (PO) en UUID uit PDF-facturen geëxtraheerd wanneer deze niet aanwezig zijn in XML. Het classificeert ook het factuurtype in sommige scenario's. U kunt ook een AI Builder-model voor documentverwerking gebruiken, afhankelijk van uw vereisten.

ERP-integratie

In behandeling zijnde leveranciersfacturen worden gemaakt in Dynamics 365 Finance and Operations-apps. De architectuur maakt gebruik van de systeemeigen Dynamics 365-connector om te communiceren met Dynamics 365-financiële en operationele gegevensentiteiten, zoals aan leveranciersfactuur gerelateerde entiteiten.

Gegevensintegratie en -validatie

• SharePoint-lijsten fungeren als een basisgegevenslaag voor het registreren van facturen en het bijhouden van uitzonderingen.

• Virtuele microsoft Dataverse-tabellen maken naadloze integratie mogelijk met Dynamics 365 finance- en operations-apps.

Melding en monitoring

• Microsoft Teams biedt realtime meldingen aan financieel personeel bij de resultaten van factuurverwerking.

• Outlook/Exchange Online activeert de werkstroom- en foutmeldingen. Biedt ook e-mailorganisatie via mapbeheer.

Considerations

Deze overwegingen implementeren de pijlers van Power Platform Well-Architected, een set richtlijnen die de kwaliteit van een workload verbeteren. Meer informatie vindt u in Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Foutisolatie: gebruik try-catch-bereiken in Power Automate om parseringsfouten, validatiefouten en Dynamics 365-integratieproblemen afzonderlijk af te handelen. Met deze methode voorkomt u dat één fout de hele batch blokkeert.

• Idempotent detectie: Gebruik de factuurnummer en leverancier RFC-combinatie om dubbele Dynamics 365-inzendingen te voorkomen als een e-mailbericht opnieuw wordt verzonden.

• Terugvalmechanismen: gebruik back-up-e-mailmappen en handmatige wachtrijsystemen voor facturen die niet kunnen worden verwerkt. Deze aanpak zorgt ervoor dat er geen facturen verloren gaan.

• Logboekregistratie met dubbele laag: gebruik primaire SharePoint- en secundaire e-mailmeldingen om de zichtbaarheid van uitzonderingen te garanderen, zelfs als logboekregistratie mislukt.

• Beleid voor opnieuw proberen: gebruik de standaard time-outafhandeling (5 minuten actie-time-out) met routering van catch scope naar uitzonderingsafhandeling.

Security

• Toegangsbeheer: Beperk toegang tot e-mail inbox, SharePoint-bibliotheek en Dynamics 365-serviceaccount, uitsluitend voor geautoriseerd personeel.

• Gegevensbeveiliging: zorg ervoor dat XML-bijlagen die gevoelige leveranciergegevens bevatten, veilig worden verwerkt. Implementeer versleuteling voor gevoelige velden, zoals bankrekeninggegevens, indien aanwezig in facturen.

• Naleving: Zorg ervoor dat alle factuurverwerking voldoet aan financiële voorschriften, zoals de Naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX), goederen- en servicesbelasting (GST)/Geharmoniseerde btw-vereisten (HST) en andere lokale belastingregels door validatieregels te implementeren die zijn afgestemd op wettelijke vereisten.

• Serviceaccount: Gebruik minimale machtigingen (LEZEN op VendorsV2/UnitsOfMeasure; ALLEEN AANMAKEN op factuurtabellen).

Operationele uitmuntendheid

• Standaardisatie: vereist dat alle leveranciers consistente XML-schemaindelingen gebruiken om parseringslogica te vereenvoudigen. Geef leveranciers XML-sjablonen om compatibiliteit te garanderen.

• Documentatie: Runbooks maken voor veelvoorkomende foutscenario's, probleemoplossing voor XML-indelingen en wijzigingen in de Dynamics 365-configuratie. Documenteer alle expressies en validatieregels die worden gebruikt.

• Ondersteuningsproces: train financiële en IT-ondersteuningsteams over het diagnosticeren van stroomfouten met behulp van de Uitvoeringsgeschiedenis van Power Automate, het vinden van fouten in logboeken en het uitvoeren van handmatige herstelprocedures.

• Wijzigingsbeheer: evalueer alle wijzigingen in parseringslogica, validatieregels en Dynamics 365-toewijzingen in een ontwikkelomgeving vóór de productie-implementatie. Gebruik versiebeheer voor Power Automate-stroomexports.

Prestatie-efficiëntie

• Batchmodus: Wanneer meer dan 200 facturen per dag moeten worden verwerkt, schakelt u over naar een geplande stroom die elke 15 minuten wordt uitgevoerd in plaats van een trigger per e-mail te gebruiken.

• Optimalisatie: Duur van stroomuitvoering en parseringstijd bewaken. Voor complexe XML-structuren optimaliseert u expressies om de verwerkingsoverhead te minimaliseren. Implementeer caching voor zoekacties van leveranciers om redundante Dynamics 365-query's te voorkomen.

• Connector-throttling: Houd rekening met Power Automate-limieten. Implementeer wachtrijmechanismen voor grote volumes met behulp van Dataverse-tabellen.

• Schaalbaarheid: Naarmate het factuurvolume toeneemt, gaat u van triggers per e-mail naar batchverwerking. Gebruik geplande stromen die meerdere facturen parallel verwerken met behulp van een Apply to each lus met gelijktijdigheidsinstellingen.

Optimalisatie van ervaring

• Selfservice: financiële gebruikers kunnen mislukte facturen handmatig opnieuw proberen met behulp van een Power Apps-knop (geen IT-afhankelijkheid).

• Transparantie: in het SharePoint-dashboard wordt de status van de verwerkingswachtrij weergegeven; Power BI biedt gedetailleerde analyses.

• Meldingen opschonen: Gestructureerde e-mail opmaak met secties: Samenvatting, Bijlagen, Foutdetails, Aanbevolen handeling.

• Doel-SLA: 95 procent geautomatiseerde facturen verwerkt binnen twee uur na ontvangst van e-mail.

Verantwoorde AI

• Redelijkheid: Train aangepaste promptmodellen met diverse gegevens om vooroordelen te minimaliseren.

• Betrouwbaarheid en veiligheid: Continu AI-uitvoer bewaken om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig en uitvoerbaar zijn. Een menselijke beoordelaar controleert afwijkingen en uitzonderingen.

• Privacy en beveiliging: zorg ervoor dat gegevens die ai-promptprocessen verwerken, voldoen aan toepasselijke privacyvoorschriften.

• Inclusiefheid: ondersteuning voor het verwerken van documenten in meerdere talen. Een mens kan het document beoordelen als AI Builder problemen heeft met de interpretatie van de informatie.

• Transparantie: alle AI-uitvoer is traceerbaar en er zijn logboeken beschikbaar voor controle.

• Verantwoordelijkheid: Gebruik menselijke tussenkomst om verantwoordelijkheid voor kritieke beslissingen te waarborgen.

Volgende stappen 

• Controleer en pas de XML-schemavereisten aan met de leverancierscommunity.
• Plan testimplementatie met twee tot drie grote leveranciers.
• Configureer de testomgeving voor gebruikersacceptatietests (UAT) en validatie.
• Plan kennisoverdrachtsessies met het AP-team.
• Sla-doelen (Service Level Agreement) vaststellen voor factuurverwerking, zoals het automatiseren van 95 procent van de facturen binnen twee uur.
• Plan fase 2 om andere documenttypen te omvatten, zoals inkooporders, ontvangstbewijzen, creditnota's.

Bijdragers

Microsoft onderhoudt dit artikel. De volgende inzenders hebben dit artikel geschreven.

Hoofdauteurs:

• Pratik Kasat, technische architect

Gerelateerde bronnen

Power Platform:

• Power Automate-cloudstromen
• Een aangepaste prompt maken
• Gebruik uw prompt in Power Automate

Dynamics 365:

• Documentatie voor Dynamics 365 finance and operations-toepassingen
• Overzicht van gegevensentiteiten
• Dynamics 365-connector

Naleving:

• CFDI-specificaties
• SUNAT Peru
• Goed ontworpen Power Platform