Bestanden uploaden naar SharePoint met metagegevens van modelgestuurde apps

In deze referentiearchitectuur wordt beschreven hoe u een aangepaste pagina in een modelgestuurde app gebruikt om metagegevens vast te leggen tijdens het uploaden van documenten naar SharePoint. Deze aanpak verbetert de gebruikerservaring in modelgestuurde apps en ondersteunt documentbeheer en doorzoekbaarheid in SharePoint door metagegevens af te dwingen tijdens het uploaden.

Architectuurschema

Werkproces

1. Een gebruiker opent een modelgestuurde app en navigeert naar een record waarvoor het uploaden van documenten is vereist (bijvoorbeeld een case, contactpersoon of account).

2. De gebruiker selecteert een actie Document uploaden (opdrachtbalkknop), waarmee een aangepaste pagina wordt gestart als een dialoogvenster in de modelgestuurde app.

3. De aangepaste pagina bevat:

   1. Bestandsselectie (één of meerdere bestanden).
   2. Metagegevensvelden die zijn uitgelijnd met SharePoint documentbibliotheek-kolommen.
   3. Validatie en richtlijnen op basis van bedrijfsregels.
   4. Context van de oorspronkelijke record via de record-id in de modelgestuurde app-URL.

4. Wanneer de gebruiker het formulier verzendt, roept de aangepaste pagina een Power Automate cloudstroom aan.

5. Power Automate:

   1. Upload de bestanden naar de doel-SharePoint-documentbibliotheek en/of map op basis van de gewenste locatielogica binnen de flow.

   2. Hiermee stelt u SharePoint metagegevens in met behulp van waarden die zijn opgegeven op de aangepaste pagina.

   3. Hiermee maakt u de bijbehorende Document Location-record in Dataverse aan of werkt u deze bij om de compatibiliteit met eerdere versies te behouden binnen de ingebouwde Dataverse- en SharePoint-integratie.

6. De geüploade documenten zijn:

   • Gekoppeld aan de oorspronkelijke Dataverse-record.
   • Doorzoekbaar en filterbaar in SharePoint met behulp van metagegevens.

Details van het scenario

Organisaties gebruiken vaak SharePoint documentbeheer met modelgestuurde apps om documenten op te slaan die betrekking hebben op zakelijke records. De ingebouwde integratie van SharePoint staat echter niet toe dat gebruikers de vereiste metagegevens tijdens het uploaden vullen, wat leidt tot:

• Onvolledige of inconsistente metagegevens
• Verminderde doorzoekbaarheid en naleving
• Handmatig opnieuw bewerken om documenten te classificeren na het uploaden

Deze architectuur heeft betrekking op deze beperkingen door een aangepaste uploadervaring op basis van pagina's te introduceren waarmee metagegevens worden vastgelegd op het moment van uploaden. Deze aanpak verbetert de gegevenskwaliteit, gebruikerservaring en naleving, terwijl deze volledig binnen het Power Platform en Microsoft 365 ecosysteem blijft.

Belangrijke bedrijfswaarde omvat:

• Verbeterde kwaliteit van documentbeheer en metagegevens
• Consistente gebruikerservaring ingesloten in modelgestuurde apps
• Verminderde handmatige interventie en herclassificatie
• Uitbreidbaarheid voor complexe werkstromen zonder aangepaste code

Onderdeel

Power Apps (modelgestuurde app): fungeert als host voor de belangrijkste zakelijke ervaring en biedt de context voor het uploaden van documenten.

Power Apps aangepaste pagina: biedt een flexibele gebruikersinterface met weinig code voor het uploaden van bestanden en het vastleggen van metagegevens, weergegeven als een modaal dialoogvenster in de modelgestuurde app.

Power Automate: organiseert bestandsupload, metagegevenstoewijzing en optionele downstreamprocessen met systeemeigen SharePoint- en Dataverse-connectors.

SharePoint: fungeert als de documentopslagplaats, die documentbeheer, metagegevens, versiebeheer en beveiliging biedt.

Microsoft Dataverse: slaat bedrijfsgegevens en documentlocatierecords op die SharePoint documenten koppelen aan modelgestuurde app-records.

Alternatieven die worden overwogen (hogere ontwikkelings- en onderhoudsinspanningen):

• Aangepaste webbronnen
• Power Apps Component Framework (PCF) codecomponenten

Considerations

Deze overwegingen implementeren de pijlers van Power Platform Well-Architected, een set richtlijnen die de kwaliteit van een workload verbeteren. Meer informatie vindt u in Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Deze architectuur zorgt voor een betrouwbare documentupload en persistentie van metagegevens in platformonderdelen.

• Losgekoppelde gebruikersinterface en opslag: de aangepaste pagina verwerkt gebruikersinteractie en gegevensopname. SharePoint beheert bestandsopslag en persistentie van metagegevens en Dataverse-koppelingen tussen SharePoint en modelgestuurde app-records.

• Transactionele documentafhandeling: documentupload en metagegevenstoewijzing zijn één logische bewerking. Als de metagegevenstoepassing mislukt, wordt het proces opnieuw geprobeerd of wordt de upload teruggedraaid, zodat u geen zwevende of gedeeltelijk geclassificeerde documenten krijgt.

• Platformeigen duurzaamheid: SharePoint biedt ingebouwde duurzaamheid, versiebeheer en redundantie voor documentopslag. Dataverse zorgt voor een betrouwbare persistentie van documentlocatie en zakelijke gegevens.

• Afhandeling en foutafhandeling: Power Automate maakt gebruik van systeemeigen beleid voor opnieuw proberen en foutafhandeling voor het beheren van tijdelijke fouten bij interactie met SharePoint of Dataverse. Deze aanpak verbetert de tolerantie zonder dat er een aangepaste infrastructuur wordt ingevoerd.

Security

Beveiliging wordt consistent afgedwongen in de gebruikerservaring, orkestratie en opslaglagen.

• Toegangsbeheer op basis van identiteit: gebruikers verifiëren via Microsoft Entra ID. Op rollen gebaseerde beveiliging en SharePoint machtigingen bepalen de toegang tot de modelgestuurde app, aangepaste pagina en SharePoint documenten.

• Ontwerp met minimale bevoegdheden: gebruikers kunnen documenten alleen uploaden en weergeven voor records waartoe ze toegang hebben in Dataverse.

• Geen directe SharePoint blootstelling: gebruikers communiceren nooit rechtstreeks met SharePoint bibliotheken. Alle uploads worden uitgevoerd via de aangepaste pagina in de modelgestuurde app, waardoor het risico wordt beperkt dat bedrijfsregels of metagegevensvereisten worden overgeslagen.

• Veilig gebruik van connectoren: Power Automate-verbindingen gebruiken beheerde identiteiten of service-principalen indien vereist.

• Consistentie van gegevensgrens: Metagegevens die zijn vastgelegd op de aangepaste pagina, worden gevalideerd tegen Dataverse- en SharePoint-schema's, waardoor de invoer van niet-geautoriseerde of onjuiste waarden wordt voorkomen.

Operationele uitmuntendheid

De architectuur benadrukt de onderhoudbaarheid, waarneembaarheid en het gemak van wijzigingen.

• Low-code extensibility: Met behulp van aangepaste pagina's en Power Automate kunt u metagegevensvereisten, validatieregels of uploadgedrag wijzigen zonder aangepaste code opnieuw te implementeren.

• Duidelijke scheiding van zorgen:

  • Modelgestuurde app: Zakelijke context en navigatie
  • Aangepaste pagina: Document uploaden en vastleggen van metagegevens
  • Power Automate: Orkestratie en integratie
  • SharePoint: Documentbeheer en naleving

• Controle en diagnose: Power Automate uitvoeringsgeschiedenis en Dataverse-controle bieden inzicht in uploadfouten, metagegevensproblemen en gebruikersgedrag. U kunt deze bewaking zo nodig uitbreiden voor gebruik met Azure-toepassing Insights.

• Omgevingsstrategieuitlijning: De oplossing ondersteunt standaardomgevingsstrategieën voor Power Platform (ontwikkeling, test, productie) met behulp van beheerde oplossingen en omgevingsvariabelen voor SharePoint doelen.

• Isolatie van wijzigingen: U kunt wijzigingen in metagegevensschema's in SharePoint weergeven in de gebruikersinterface van de aangepaste pagina zonder de onderliggende structuur van de modelgestuurde app te beïnvloeden.

Prestatie-efficiëntie

Prestatieoverwegingen zijn gericht op het minimaliseren van de wachttijd van gebruikers en onnodige verwerking.

• Uploaden met één interactie: de eerste upload legt vast en past metagegevens toe, zodat u secundaire handmatige updates of het opnieuw verwerken van achtergronden vermijdt.

• Modale gebruikersinterface in context: de aangepaste pagina wordt uitgevoerd als een modaal dialoogvenster in de modelgestuurde app. Deze aanpak vermindert paginanavigatie en verbetert de waargenomen reactiesnelheid.

• Asynchrone verwerking: niet-kritieke acties na uploaden, zoals meldingen of classificatie, worden asynchroon verwerkt, zodat de gebruiker niet wordt geblokkeerd.

• Optimized data transfer: Bestanden worden rechtstreeks overgebracht naar SharePoint met behulp van systeemeigen connectors in plaats van ze tijdelijk op te slaan in Dataverse.

• Schaalbare platformservices: SharePoint en Power Automate automatisch schalen ter ondersteuning van verschillende documentvolumes zonder handmatige capaciteitsplanning.

Optimalisatie van ervaring

Deze architectuur biedt een consistente, intuïtieve gebruikerservaring.

• Contextbewust document uploaden: gebruikers uploaden documenten rechtstreeks vanuit de relevante zakelijke record, zodat het systeem het document automatisch correct koppelt.

• Begeleide metagegevens vastleggen: de aangepaste pagina dwingt vereiste metagegevens af, biedt validatie en kan velden dynamisch aanpassen op basis van documenttype of recordcontext.

• Verminderde cognitieve belasting: modale interactie houdt gebruikers gefocust op de taak zonder weg te navigeren van de modelgestuurde app.

• Consistentie met Power Platform UX: De oplossing maakt gebruik van systeemeigen Power Apps besturingselementen en patronen, waardoor toegankelijkheid, reactiesnelheid en bekendheid gewaarborgd zijn.

• Directe feedback: gebruikers ontvangen bevestiging dat documenten en metagegevens zijn opgeslagen, waardoor het vertrouwen in het systeem toeneemt.

Bijdragers

Microsoft onderhoudt dit artikel. De volgende inzenders hebben dit artikel geschreven.

Hoofdauteurs:

• Kevin McDonald, Ondernemingsarchitect