Verkoopprocessen

Geldt voor versie 3.x van de Project Service-app

De verkoopprocessen die worden gebruikt in een projectorganisatie verschillen van de verkoopprocessen die worden gebruikt in een organisatie op basis van een product. Dit verschil treedt op omdat de verkoopcycli voor projectgebaseerde organisaties langer zijn en aangepaste schattingstechnieken nodig hebben om offertes voor elke deal te analyseren en te maken. Dynamics 365 Project Service Automation maakt gebruik van een aantal van dezelfde functionaliteit die wordt gebruikt in het verkoopproces voor Dynamics 365 Sales. Hieronder vindt u enkele voorbeelden:

• Een leadentiteit wordt gebruikt om het verkoopproces bij te houden.
• In aanmerking komende leads worden bijgehouden als verkoopkansen. Het verkoopproces kan ook beginnen met een mogelijkheid.
• Alle gerelateerde artefacten voor een kans zijn toegankelijk. Deze artefacten omvatten het verkoopteam, belanghebbenden, waarschijnlijkheid, beoordeling, verkoopfasen en bedrijfsprocessen.
• Er worden meerdere offertes aangemaakt voor een opportunity.
• Een offerte wordt gemarkeerd als gesloten en gewonnen om een verkooporder te maken. In PSA wordt de verkooporder aangepast en wordt het een projectcontract genoemd.

In de volgende afbeelding ziet u een typisch verkoopproces in een projectorganisatie.

De waarde van een verkoop inschatten

De waarde van een verkoop kan worden geschat op basis van projecten die eerder zijn geleverd en de complexiteit van projecten. Voor projecten die betrekking hebben op uitbreidingen op eerdere projecten of projecten waarbij de expertise van de leverancier hoog is en bekende werksjablonen worden gebruikt, kunt u een eenvoudiger schattingsproces gebruiken. Complexere projecten hebben meestal een langer aankoopproces. Daarom zijn er meer fasen in het verkoopschattingsproces. Vroeg in het proces gebruikt het verkoopteam de input van accountmanagers en onderwerpdeskundigen (SME's) om een globale schatting te maken voor elk afzonderlijk onderdeel van het werk waarvoor een offerte wordt gemaakt. Deze onderdelen van het werk worden vertegenwoordigd door aanhalingstekens.

U kunt een schatting op hoog niveau van de offerte maken. Uiteindelijk wordt deze schatting op hoog niveau vervangen door een gedetailleerdere schatting die is gebaseerd op een projectplan dat u maakt met behulp van de gestandaardiseerde projectsjablonen. Deze sjablonen helpen u bij het maken van een planning en het bepalen van monetaire waarden voor de offerte en de bijbehorende onderdelen (offerteregels).

U kunt meerdere offertes opstellen voor een project en deze groeperen onder één enkele entiteit van het type 'verkoopkans'. Uiteindelijk wordt een van deze offertes gemarkeerd als Gesloten als Gewonnen en wordt er een projectcontract of werkverklaring (SOW) gemaakt. Een projectcontract bevat de gecontracteerde waarde voor elk onderdeel (contractregel) dat door de klant wordt geaccepteerd voor levering. Een SOW wordt meestal gemaakt als een Microsoft Word-document. Alle facturen die in de loop van de levering van het project naar de klant worden verzonden, verwijzen naar het projectcontract of SOW.

U kunt ook alternatieve offertes maken onder één kansentiteit of het systeem zo instellen dat er een projectcontract wordt aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd. In dit geval kunt u een Word-document bijvoegen dat de SOW aan de projectcontractrecord vertegenwoordigt.

Het verkoopproces configureren

U kunt BPF's (bedrijfsprocesstromen) in Microsoft Dynamics 365 gebruiken om uw verkoopproces te configureren. BPF's geven uw verkoopmedewerkers een begeleide visuele interface die ze kunnen gebruiken om deals vooruit te verplaatsen via de fasen die typisch zijn voor uw bedrijf.

Uw bedrijf kan bijvoorbeeld de volgende zes fasen in het verkoopproces hebben:

1. Kwalificeren
2. Schatten
3. Interne beoordeling
4. Contract
5. Leveren
6. Sluiten

Deze zes fasen worden vertegenwoordigd door keilehaken (>) die u selecteert om uit te vouwen in elk kansentiteittype dat u creëert.

Uw organisatie kan verschillende entiteiten gebruiken om dezelfde deal te vertegenwoordigen als deze zich ontwikkelt. In een vroeg stadium van het verkoopproces wordt een deal vertegenwoordigd door de entiteit Verkoopkans. Naarmate de tijd verstrijkt en er meer details naar voren komen, kunt u globale schattingen gebruiken om een of meer offertes te maken. Als een van deze offertes wordt beoordeeld door interne belanghebbenden en klantbelanghebbenden, vertegenwoordigt de entiteit Offerte de deal. Nadat de klant de offerte heeft geaccepteerd, vertegenwoordigt een projectcontract of SOW de deal. Ter ondersteuning van dit gedrag zijn BPF's gestructureerd, zodat elke fase in het proces is gekoppeld aan een andere databasetabel.

De kwalificatiefase in het verkoopproces kan worden ondersteund door een Opportunity-entiteit. De fasen Schatting en Interne beoordeling kunnen worden ondersteund door een offerteentiteit. De fasen Contract, Levering en Sluiten kunnen worden ondersteund door een projectcontractentiteit.

Wanneer u deals door de stadia beweegt, wordt u gevraagd om de juiste entiteitsrecord te maken om u te begeleiden tijdens het proces. De fasen kunnen voorwaardelijk zijn. Als u bijvoorbeeld alleen een interne beoordeling van een offerte nodig hebt als voor de offerte een aangepaste prijslijst wordt gebruikt, kunt u deze voorwaarde configureren in de juiste fase van het bedrijfsproces. De fase Interne beoordeling wordt vervolgens alleen weergegeven voor offertes die gebruik maken van een aangepaste prijslijst. Voor alle andere deals en offertes loopt de Schatting fase over in de Contract fase.

Verschillen tussen Project Service Automation en Sales

Hoewel het verkoopproces in PSA gebruikmaakt van de basismogelijkheden van het verkoopproces in Verkoop, heeft het enkele belangrijke verschillen vanwege variaties in de bedrijfsprocessen van projectgebaseerde organisaties. Hieronder vindt u enkele voorbeelden:

• Projectoffertes – in Project Service Automation wordt een offerte gesloten nadat een projectcontract is gemaakt op basis van een offerte. In Sales kunt u een offerte open houden nadat u deze hebt gewonnen. De reden voor dit verschil is dat een overeenkomst tussen een offerte en een projectcontract beter is voor projectorganisaties.
• Activering en revisies : in PSA worden activering en revisies niet ondersteund voor projectcitaten. In Verkoop kan een offerte worden vergrendeld om extra bewerkingen te voorkomen.
• Het sluiten van een offerte als verloren of gewonnen – In PSA, wanneer een projectofferte wordt gesloten als gewonnen of verloren, blijft de mogelijkheid open. Alle andere offertes voor de kans zijn gesloten als verloren. In de verkoop, wanneer een offerte wordt gesloten als gewonnen of verloren, wordt de gebruiker gevraagd om een actie te ondernemen op de verkoopkans. Afhankelijk van de invoer van de gebruiker kan de onderliggende kans worden gesloten of openblijven.

Revisies bijhouden voor offertes en projectplannen in de verkoopcyclus

In PSA kunt u geen revisies bijhouden die zijn aangebracht in een offerte. In plaats daarvan moet u de bestaande offerte markeren als Gesloten als Verloren en vervolgens een nieuwe offerte maken. U kunt een offerte kopiëren of een projectgebaseerde offerte klonen met behulp van PSA.

Opmerkingen en goedkeuringen van offertes en projectcontracten bijhouden

U kunt de beoordeling en goedkeuring van offertes en projectcontracten beheren met behulp van de recordmuur en berichten. Uw organisatie kan aangepaste werkstromen en plugins maken om meldingen van beoordelings- en goedkeuringswerkitems toe te wijzen, omleiden, escaleren en beheren.