Notitie
Voor toegang tot deze pagina is autorisatie vereist. U kunt proberen u aan te melden of de directory te wijzigen.
Voor toegang tot deze pagina is autorisatie vereist. U kunt proberen de mappen te wijzigen.
U kunt uw projecten beheren en controleren met behulp van twee methoden: projectprognoses en projectbudgetten.
Gebruik projectprognoses als uw organisatie een operationeel perspectief heeft en of deze zich richt op inkomsten en kosten die afkomstig zijn van specifieke transacties. U kunt projectbudgettering gebruiken als uw organisatie zich meer richt op de financiële bedragen.
Zowel projectprognoses als projectbudgetten gebruiken prognosemodellen om de geprojecteerde transactiebedragen te bewaren.
Elke methode heeft zijn voordelen. Houd rekening met de volgende punten voordat u een methode voor uw organisatie selecteert.
| Toewijzingsmethode | Project voorspellen | Projectbudgetbeheer |
|---|---|---|
| Periodetoewijzing | U kunt niet expliciet transacties voor een boekperiode toewijzen. In plaats daarvan is de prognose, en het beheer van de prognose, gebaseerd op de duur van het project. Omdat prognoses op een bepaalde datum zijn gebaseerd, moet u de periode van de datum afleiden. | U kunt transacties toewijzen voor het volledige project of een boekperiode. Als u over een periode toewijst, kunt u ongebruikte bedragen naar de volgende boekperiode transporteren. |
| Transacties weergeven | Transacties kunnen worden weergegeven in de prognoseformulieren, waar de prognoses voor het hele bedrijf en voor alle projecten worden weergegeven, ongeacht de hiërarchie. Om u op een bepaald project te richten, moet u de gegevens filteren. | U kunt gebudgetteerde transacties voor één projecthiërarchie weergeven. Dit betekent dat u transactiegegevens voor een bovenliggend project of subprojecten kunt weergeven. |
| Transactievariabelen | Wanneer u prognosetransacties invoert, kunt u elk bestaand kenmerk voor een werkelijke transactie gebruiken. Dit kenmerk biedt meer details in de prognose. U kunt bijvoorbeeld gegevens invoeren voor hoeveelheden, werknemers, artikelen, of regeleigenschappen. | Wanneer u budgetdetails invoert, kunt u alleen bedragen, categorieën en activiteiten gebruiken. |
| Beveiliging | Prognoses worden gebaseerd op transacties die u invoert in de prognoseformulieren en hiervoor zijn geen mechanismen voor procesbeheer nodig. Elke werknemer met machtigingen voor een prognoseformulier kan gegevens zonder toestemming wijzigen. | Bij budgettering wordt gebruikgemaakt van het werkstroomsysteem, wat wijzigingsbeheer en het bijhouden van de geschiedenis van revisies mogelijk maakt. |
| Invoertypen | Prognosetransactieboekingen zijn gebaseerd op het aantal eenheden en op kosten en verkoopeenheidsprijzen. | Budgetdetails zijn gebaseerd op bedragen en worden opgesplitst in kosten en opbrengsten. |
| Prognosemodellen | Aangezien iedere prognose aan een model moet worden gekoppeld, kunt u meerdere prognosemodellen maken en submodellen instellen. | Projectbudgettering beperkt de prognosemodellen die voor budgettering worden gebruikt. Minder prognosemodellen kan de consistentie in projecten vergroten. |
| Kostenoverschrijdingen | U kunt alleen de invoer van transacties die leiden tot een kostenoverschrijding toestaan of weigeren. | Met projectbudgettering hebben gebruikers meer controlemogelijkheden. U kunt waarschuwingen en overschrijdingen toestaan. |
| Controle | Prognosecontrole wordt uitgevoerd met behulp van prognosereductie. Werkelijke bedragen worden afgetrokken van prognosetransactiesaldi zonder audittrail. Dit gebrek aan audittrail kan het lastiger maken om te traceren waar de werkelijke transacties plaatsvonden. | In projectbudgetcontrole worden werkelijke bedragen afgetrokken van bedragen in het resterende budget. Met deze aftrekking ontstaat een duidelijker auditspoor. |
Projectprognoses
Wanneer u projectprognoses gebruikt, voert u prognosetransacties in prognoseformulieren in voor elk transactietype. Elk kenmerk dat beschikbaar is voor een werkelijke transactie, is ook beschikbaar voor een prognosetransactie. U kunt bijvoorbeeld lijnwinstgevendheid, lijnkenmerken, werkrollen of beschrijvingen gebruiken. U kunt ook voorspellen hoe lang het duurt voordat u een factuur naar een klant stuurt nadat u kosten hebt gemaakt.
Projectprognosetransacties zijn gebaseerd op eenheden en bedragen.
U moet elke projectprognose koppelen aan een prognosemodel. Wanneer u een prognosetransactie invoert, wordt automatisch een prognosemodel voorgesteld. Het prognosemodel fungeert als container voor de prognosetransacties.
U kunt prognosemodellen als submodellen voor een model aanwijzen. Met dit ontwerp kunt u prognoses maken per regio, periode of afdeling. U kunt de prognosetransacties in een model kopiëren om een nieuw model te maken. U kunt de transacties ook overdragen naar het grootboek. Omdat er een een-op-een-relatie tussen een prognose en een model is, vormt elk prognosemodel een afzonderlijk budget voor een project.
Prognosemodellen kunnen gebruikmaken van prognosereductie als controlemechanisme voor projecten. Bij prognosereductie reduceren effectieve transacties de prognosetransactiesaldi. Aangezien prognosereductie echter op het hoogste project in de hiërarchie wordt toegepast, biedt het een beperkt zicht op wijzigingen in de prognose. Als een werknemer bijvoorbeeld aan een subproject is gekoppeld, dan worden de effectieve transacties voor de werknemer in het bovenliggende project geboekt. Deze beperking kan het lastig maken om wijzigingen bij te houden, omdat u niet eenvoudig kunt bepalen in welke transactie in welk subproject een vermindering van het prognosebedrag is veroorzaakt. Daarom is het een goed idee om een kopie van een prognosemodel voor prognosereductie te gebruiken. U kunt rapporten vervolgens gebruiken om te bekijken wat oorspronkelijk was geraamd.
U kunt projectprognoses herzien, kopiëren, verwijderen of overdragen naar een grootboekbudget. Er is echter geen procesbeheer. Elke werknemer met een machtiging voor een prognoseformulier kan zonder controle wijzigingen aanbrengen.
- Herzien: u kunt een prognosetransactie aanpassen in hetzelfde formulier waarin de oorspronkelijke boekingen werden ingevoerd.
- Kopiëren of verwijderen: wanneer u prognosetransacties kopieert, kopieert u de transactieregels van het ene prognosemodel naar een ander prognosemodel. Wanneer u een prognose verwijdert, verwijdert u de prognosetransacties uit een prognosemodel. Als u wilt beperken hoeveel prognosetransacties worden gekopieerd of verwijderd, selecteert u de specifieke transactietypes en -datums. Zo kunt u alleen bepaalde delen van een prognose kopiëren of verwijderen.
- Overboeken: wanneer u een projectprognose overboekt naar een grootboekbudget, boekt u de prognosetransacties over van een prognosemodel naar een grootboekbudget. U kunt eventuele eerder overgeboekte transacties overschrijven in het grootboekbudget waarnaar u de projectprognose overboekt.
Projectbudgetten
Projectbudgettering is een eenvoudigere methode dan prognoses maken, hoewel het met prognosemodellen wordt geïntegreerd. Het gebruikt één invoerformulier voor oorspronkelijke budgetdetails en voor revisies en maakt prognoses op basis van alleen het bedrag, de categorie of activiteit mogelijk.
Bij projectbudgettering moet u alle oorspronkelijke budgetten en revisies ter goedkeuring naar een projectwerkstroom verzenden. Werkstromen geven u meer controle over het proces en maken een record van de wijzigingshistorie.
Projectbudgettering lijkt op algemene grootboekbudgettering, maar kan sneller en eenvoudiger worden ingesteld. Veel van de opties in grootboekbudgettering, zoals nummerreeksen of valuta' s, vereisen geen afzonderlijke instellingen voor projecten.
Projectbudgetten worden automatisch geassocieerd met twee prognosemodellen, één voor het oorspronkelijke budget en één voor het resterende budget. Daarom kunnen rapporten die op prognosemodellen zijn gebaseerd budgetgegevens gebruiken. Wanneer u een projectbudget doorvoert, maakt het systeem prognosestransacties op basis van de bijbehorende modellen, die worden gebruikt voor rapportage- en controledoeleinden.
Prognosemodellen
Prognosemodellen hebben een hiërarchie van één laag. Deze structuur betekent dat één projectprognose verbinding moet maken met één prognosemodel.
Wanneer u projectprognoses gebruikt, kunt u modellen identificeren als submodellen. Zo kunt u prognoses per afdeling, tijd of regio maken. Een prognosemodel kan bijvoorbeeld voor een jaar worden gemaakt, en vervolgens kunnen er submodellen worden gemaakt voor de noordoostelijke, zuidoostelijke, noordwestelijke en zuidwestelijke regioprognoses die door regiohoofden worden ingediend. Door verschillende opties te selecteren in de beschikbare rapporten, kunt u informatie bekijken per totale prognose of per submodel.