Geavanceerde regels voor journalen maken

Deze procedure begeleidt u bij het maken van geavanceerde regels voor journalen. Dit omvat het instellen van journaalcontrole en boekingsbeperkingen voor gebruikers. Deze procedure gebruikt het demobedrijf USMF.

Overzicht

Met logboekbeheer kunt u beperken naar welke accounts en dimensiewaarden gebruikers kunnen posten in een specifiek logboek. U kunt twee dingen beheren:

• Welke accounttypen kunnen worden gepost : beperk het logboek tot specifieke accounttypen, zoals grootboek-, klant- of leveranciersaccounts.
• Welke segmentwaarden geldig zijn : beperk de dimensiewaarden die gebruikers kunnen invoeren bij het posten in het logboek. U selecteert een accountstructuur en een segment erin en definieert vervolgens een bereik met toegestane waarden.

Logboekbeheer staat los van accountstructuren. Accountstructuren definiëren welke dimensiecombinaties geldig zijn in het hele systeem, terwijl logboekbesturing een extra beperkingslaag toevoegt die alleen van toepassing is op een specifieke logboeknaam.

Journaalcontrole instellen

1. Ga naar Grootboek > Journaalinstellingen > Journaalnamen.
2. Zoek en selecteer het gewenste record in de lijst.
3. Klik in het actievenster op Journaalcontrole.
4. Klik in het sneltabblad Welke rekeningtypen kunnen worden geboekt op Toevoegen.
5. Klik in het veld Bedrijfsrekeningen op de vervolgkeuzeknop om de zoekopdracht te openen.
6. Zoek en selecteer het gewenste record in de lijst.
7. Klik in de lijst op de koppeling in de geselecteerde rij.
8. Klik op het sneltabblad Welke segmentwaarden zijn geldig voor dit journaal op Toevoegen.
9. Klik in het veld Rekeningstructuur op de vervolgkeuzeknop om de zoekopdracht te openen.
10. Zoek en selecteer het gewenste record in de lijst.
11. Klik in de lijst op de koppeling in de geselecteerde rij.
12. Klik in het veld Segment op de vervolgkeuzeknop om de zoekopdracht te openen.
13. Klik in de lijst op de koppeling in de geselecteerde rij.
14. Klik in het veld Vanaf waarde op de vervolgkeuzeknop om de zoekopdracht te openen.
15. Zoek en selecteer het gewenste record in de lijst.
16. Klik in de lijst op de koppeling in de geselecteerde rij.
17. Klik in het veld Tot waarde op de vervolgkeuzeknop om de zoekopdracht te openen.
18. Zoek en selecteer het gewenste record in de lijst.
19. Klik in de lijst op de koppeling in de geselecteerde rij.

Hoe beperkingen voor logboekbeheer werken in accountstructuren

Beperkingen voor logboekbeheer gelden per accountstructuur, niet wereldwijd voor alle structuren in het grootboek. Dit betekent:

• Als er geen logboekbeheersegmentwaarden zijn opgegeven voor een accountstructuur, zijn alle waarden voor alle segmenten in die structuur toegestaan.
• Als u een beperking voor een bepaalde accountstructuur toevoegt, worden alleen segmenten voor die structuur beperkt. Andere accountstructuren blijven onbeperkt.
• Als u van plan bent om een dimensiewaarde te beperken tot slechts één rekeningstructuur, moet u ook beperkingen definiëren voor elke andere structuur in het grootboek om te voorkomen dat er waarden tegen hen worden ingevoerd.

Logboekbeheer is standaard geopend. Als u een beperking toevoegt in één context, wordt de toegang in andere contexten niet uitgeschakeld.

Stel dat uw grootboek twee accountstructuren heeft: één waarmee hoofdaccounts 1000000-199999 en een ander grootboek 600000-699999 toestaat. Als u een beperking voor logboekbeheer instelt die alleen hoofdaccounts 110000-130000 toestaat in de eerste structuur, kunnen gebruikers nog steeds elk account invoeren in het bereik 6000000-699999 omdat er geen beperking bestaat in de tweede structuur.

Als u logboekitems volledig wilt beperken, voegt u logboekbeheersegmentwaarden toe voor elke accountstructuur die aan het grootboek is toegewezen.

Boekingsbeperkingen instellen

1. Sluit de pagina.
2. Klik op Boekingsbeperkingen.
3. Selecteer Per gebruikersgroep in Hoe wilt u de boekingsbeperkingen instellen.
4. Schakel in de structuur het selectievakje De groep waarvoor u boeking voor deze journaalnaam wilt toestaan in.
5. Klik op OK.