Goedkeuringsprocessen configureren in een workflow

Opmerking

Community-belangengroepen zijn nu verplaatst van Yammer naar Microsoft Viva Engage. Als u wilt deelnemen aan een Viva Engage-community en deel wilt nemen aan de meest recente discussies, vult u het formulier Toegang aanvragen tot Finance and Operations Viva Engage Community in en kiest u de community waaraan u wilt deelnemen.

Met behulp van de volgende procedure kunt u de eigenschappen van het goedkeuringsproces configureren.

Als u een goedkeuringsproces wilt configureren, klikt u in de werkstroomeditor met de rechtermuisknop op het goedkeuringselement en selecteert u Eigenschappen om het formulier Eigenschappen te openen.

Het goedkeuringsproces een naam geven

Voer deze stappen uit om een naam op te geven voor de goedkeuringsproces.

  1. Selecteer Basisinstellingen in het linkerdeelvenster.
  2. Geef in het veld Naam een unieke naam op voor het goedkeuringsproces.

Opgeven wanneer het systeem automatisch op het document reageert

U kunt het systeem zo configureren dat er automatisch wordt gereageerd het document als aan specifieke voorwaarden is voldaan. Het systeem kan bijvoorbeeld onkostennota´s goedkeuren met een totaalbedrag dat lager is dan 100 EUR. Volg deze stappen om op te geven wanneer het systeem op het document werkt:

  1. Selecteer Automatische acties in het linkerdeelvenster.

  2. Vink het selectievakje Automatische acties inschakelen aan.

  3. Selecteer Voorwaarde toevoegen.

  4. Een voorwaarde invoeren.

  5. Geef desgewenst aanvullende voorwaarden op.

  6. Voer de volgende stappen uit om te controleren of de opgegeven voorwaarden correct zijn geconfigureerd:

    1. Selecteer Testen om het formulier Testwerkstroomvoorwaarde te openen.
    2. Selecteer een record in het gebied Voorwaarde valideren van het formulier.
    3. Selecteer Testen. Het systeem evalueert de registratie en bepaalt of het voldoet aan de voorwaarden die u hebt gedefinieerd.
    4. Selecteer OK of Annuleren om terug te keren naar het formulier Eigenschappen .

  7. Selecteer in de lijst Actie AutoAanvullen de actie die het systeem op het document moet uitvoeren.

Opgeven wanneer meldingen moeten worden verzonden

U kunt meldingen verzenden naar personen wanneer een document wordt goedgekeurd, geweigerd, gedelegeerd of geëscaleerd, of wanneer een wijziging wordt aangevraagd. Volg deze stappen om op te geven wanneer u meldingen wilt verzenden en wie deze ontvangt.

  1. Selecteer Meldingen in het linkerdeelvenster.

  2. Schakel het selectievakje naast de gebeurtenissen waarvoor meldingen moeten worden verzonden:

    • Gemachtigde : wanneer een document is toegewezen aan een andere gebruiker voor goedkeuring.
    • Escaleren : wanneer de toegewezen gebruiker niet op een document reageert in de toegewezen tijd.
    • Goedkeuren : wanneer een document is goedgekeurd.
    • Weigeren : wanneer een document wordt geweigerd.
    • Wijziging aanvragen : wanneer de toegewezen gebruiker een wijziging aanvraagt in een verzonden document.

  3. Selecteer de rij voor een gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

  4. Selecteer het tabblad Meldingstekst .

  5. Geef in het tekstvak de tekst voor de melding op.

  6. Als u de tekst wilt aanpassen, voegt u tijdelijke aanduidingen in, die worden vervangen door de juiste gegevens wanneer deze worden weergegeven aan gebruikers. Volg deze stappen om een tijdelijke aanduiding in te voegen:

    1. Selecteer het tekstvak op de locatie waar de tijdelijke aanduiding moet worden weergegeven.
    2. Selecteer Tijdelijke aanduiding invoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt geopend de tijdelijke aanduiding die u wilt invoegen.
    4. Selecteer Invoegen.

  7. Als u vertalingen van de melding wilt toevoegen, selecteert u Vertalingen. Voer de volgende stappen uit in het formulier dat wordt weergegeven:

    1. Selecteer Toevoegen.
    2. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven de taal voor de tekst.
    3. Geef in het vak Vertaalde tekst de tekst op.
    4. Voeg tijdelijke aanduidingen in om de tekst te personaliseren.
    5. Selecteer Sluiten.

  8. Selecteer het tabblad Ontvanger .

  9. Geef op wie de meldingen ontvangt. Selecteer een van de opties in de volgende tabel en vervolg de bijkomende stappen voor de optie voordat u naar stap 10 gaat.

Optie Ontvangers van meldingen Bijkomende stappen
Deelnemer Gebruikers die aan een specifieke groep of rol zijn toegewezen 1. Nadat u Deelnemer hebt geselecteerd, selecteert u het tabblad Op rollen gebaseerd . 1. Selecteer in de lijst Type deelnemer het type groep of rol waaraan u meldingen wilt verzenden. 1. Selecteer in de lijst Deelnemer de groep of rol waarnaar u meldingen wilt verzenden.
Werkstroomgebruiker Gebruikers die aan de huidige workflow deelnemen 1. Nadat u Werkstroomgebruiker hebt geselecteerd, selecteert u het tabblad Werkstroomgebruiker . 1. Selecteer in de lijst Workflowgebruiker een gebruiker die aan de workflow deelneemt.
Gebruiker Specifieke gebruikers 1. Nadat u Gebruiker hebt geselecteerd, selecteert u het tabblad Gebruiker . 1. Selecteer de gebruikers naar wie u meldingen wilt verzenden en verplaats deze gebruikers naar de lijst Geselecteerde gebruikers.
  1. Herhaal stappen 3 tot en met 9 voor elke gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

Een definitieve fiatteur opgeven

Als u extra goedkeuring wilt vereisen wanneer de gebruiker die het document heeft ingediend het document ook goedkeurt, geeft u een definitieve fiatteur op voor de goedkeuringsstap.

  1. Als u een goedkeuringsproces wilt configureren, klikt u in de workfloweditor met de rechtermuisknop op het goedkeuringselement en selecteert u Eigenschappen om het formulier Eigenschappen te openen.
  2. Selecteer Geavanceerde instellingen in het linkerdeelvenster.
  3. Schakel het selectievakje Definitieve fiatteur gebruiken in.
  4. Selecteer een gebruiker die de laatste fiatteur is in de lijst.

Voorkomen dat de indiener stappen in de workflow goedkeurt

Om te voorkomen dat gebruikers die documenten ter goedkeuring indienen, de documenten zelf goedkeuren, volgt u de volgende stappen:

  1. Ga naar Systeembeheer > Werkstroom > Werkstroomparameters > Algemeen > Fiatteur.
  2. Werk de instelling Goedkeuring door indiener niet toestaan in de werkstroom bij door deze op Ja te zetten.

Deze instelling is standaard Nee en gebruikers kunnen het document goedkeuren als ze zijn opgenomen in de toewijzingsinstellingen van de goedkeuringsstap.

Als u de werkstroom instelt op Goedkeuring niet toestaan door de inzender en goedkeuringsstappen opneemt met een definitieve fiatteur, moet u ervoor zorgen dat de uiteindelijke fiatteur geen gebruiker is die doorgaans documenten naar de werkstroom verzendt, omdat deze de goedkeuring niet kan voltooien.

Een tijdslimiet instellen

Volg deze stappen als u het goedkeuringsproces binnen een bepaalde tijd moet voltooien.

Opmerking

De opties die u in deze stappen selecteert, overschrijven de opties die u in de gebieden Toewijzing en Escalatie van elke goedkeuringsstap hebt geselecteerd.

  1. Selecteer Geavanceerde instellingen in het linkerdeelvenster.

  2. Schakel het selectievakje Een tijdslimiet instellen voor het werkstroomelement in.

  3. Geef in het veld Duur aan wanneer het goedkeuringsproces moet voltooid zijn. Een van de volgende opties selecteren:

    • Uren: het aantal uren invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid. Selecteer vervolgens de kalender die uw organisatie gebruikt en voer informatie in over de werkweek van uw organisatie.
    • Dagen: het aantal dagen invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid. Selecteer vervolgens de kalender die uw organisatie gebruikt en voer informatie in over de werkweek van uw organisatie.
    • Weken: het aantal weken invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid.
    • Maanden: de dag en week selecteren wanneer het goedkeuringsproces moet zijn voltooid. U wilt bijvoorbeeld dat het goedkeuringsproces wordt voltooid op vrijdag van de derde week van de maand.
    • Jaren: de dag, week en maand selecteren wanneer het goedkeuringsproces moet zijn voltooid. U wilt bijvoorbeeld dat het goedkeuringsproces wordt voltooid op vrijdag van de derde week van december.

  4. Als de tijdslimiet is overschreden, reageert het systeem automatisch op het document. Selecteer de gewenste actie in de lijst Actie.

Geef op welke acties voor de gebruiker beschikbaar zijn

Wanneer u een document aan een gebruiker toewijst voor goedkeuring, moet de gebruiker actie ondernemen op het document. Volg deze stappen om op te geven welke acties de gebruiker kan uitvoeren op het ingediende document.

  1. Selecteer Geavanceerde instellingen in het linkerdeelvenster.
  2. Vink het selectievakje Goedkeuren aan als de gebruiker het document kan goedkeuren.
  3. Schakel het selectievakje Weigeren in als de gebruiker het document kan weigeren.
  4. Schakel het selectievakje Aanvraagwijziging in als de gebruiker wijzigingen in het document kan aanvragen.
  5. Schakel het selectievakje Delegeren in als de gebruiker het document ter goedkeuring aan een andere gebruiker kan toewijzen.

Opmerking

Het selectievakje Acties inschakelen uit de lijst met werk in Enterprise Portal is afgeschaft.

De goedkeuringsstappen configureren

Een goedkeuringsproces bestaat uit goedkeuringsstappen. Voer de volgende procedure uit om stappen toe te voegen aan het goedkeuringsproces en de stappen te configureren.

  1. Dubbelklik in de workfloweditor op het goedkeuringsproces. De workfloweditor geeft de stappen van het goedkeuringsproces weer.
  2. Sleep de goedkeuringsstappen die u wilt toevoegen van het gebied Workflowelementen naar het tekenpapier.
  3. Zie Goedkeuringsstappen configureren in een workflow als u een goedkeuringsstap wilt configureren.
  • Last updated on