Geavanceerde opmaakopties in financiële rapportage

Wanneer u een rapport in financiële rapportage maakt, kunt u extra opmaakfuncties gebruiken. Deze functies omvatten filters voor dimensies, beperkingen voor kolommen en rapportage-eenheden, niet-afdrukbare rijen en IF/THEN/ELSE-instructies in berekeningen.

In de volgende tabel worden de geavanceerde opmaakfuncties uitgelegd die u kunt gebruiken bij het ontwerpen van rapporten.

Geavanceerde celplaatsing

Geavanceerde celplaatsing of afdwingen omvat het plaatsen van specifieke waarden in specifieke cellen. Gebruik bijvoorbeeld forcering om de correcte balans in een kasstroomoverzicht aan te passen. Gebruik forceren voor de volgende doeleinden:

• Waarden verplaatsen van Microsoft Excel naar specifieke cellen.
• Specifieke waarden vastleggen in een rapport.
• Tekens wijzigen door een waarde van een vorige cel te kopiëren en die waarde te vermenigvuldigen door -1.

Het rapport ontwerpen

Wanneer u een rapport ontwerpt, maakt u eerst alle detailrijen om ervoor te zorgen dat waarden worden opgehaald zoals verwacht. Voeg vervolgens opmaakopheffingen van het type NP (No Print) toe om het detail te onderdrukken dat de eindwaarden bevat.

Voor het afdwingen gebruiken formules de volgende indeling: <doelkolom>=<oorspronkelijke kolom>.<rijcode> Scheidt eventuele andere plaatsingen voor een rij door een komma en een spatie. Hier volgt een voorbeeld: D=C.190,E=C.100

Voorbeelden van geavanceerde opmaakopties

De volgende voorbeelden geven aan hoe u de rijdefinitie en kolomdefinitie opmaakt om een basiscashflowrapport (voorbeeld 1) en een statistisch rapport (voorbeeld 2) te forceren.

Voorbeeld 1: Basisfocering

De volgende tabel toont een voorbeeld van een rijdefinitie die basisforcering gebruikt.

De volgende tabel toont een voorbeeld van een kolomdefinitie die basisforcering in de rij gebruikt.

Voorbeeld 2: statistische rapporten

De volgende tabel toont een voorbeeld van een rijdefinitie die forcering voor een statistisch rapport gebruikt.

De volgende tabel toont een voorbeeld van een kolomdefinitie die forcering voor een statistisch rapport gebruikt.

Een rij beperken tot een specifieke rapportage-eenheid

Wanneer u een rapportrij beperkt tot een specifieke rapportage-eenheid, worden de gekoppelde gegevens alleen weergegeven voor de benoemde rapportage-eenheid en worden de gegevens voor andere rapportage-eenheden in de rapportagestructuur genegeerd. U kunt bijvoorbeeld een rij maken die gegevens voor de totale bedrijfskosten voor een specifieke afdeling bevat. Uw rapport bevat mogelijk dubbele gegevens als het rapport zowel een rapportagestructuur als een rijdefinitie bevat met meer dan alleen de natuurlijke rekening. U hebt bijvoorbeeld een rapportagestructuur van de zes afdelingen in uw organisatie en u hebt ook een rijdefinitie die een specifieke combinatie van een rekening en een afdeling in de rij vermeldt. Wanneer u het rapport genereert, wordt de specifieke combinatie van een rekening en een afdeling afgedrukt op elk niveau van de rapportagestructuur, hoewel die afdeling misschien niet overeenkomt met wat zich in de structuur bevindt. Dit gedrag treedt op omdat de rij overschrijft wat de rapportdefinitie doorgaans filtert. Een manier waarop u duplicatie van gegevens kunt voorkomen, is door een rij te beperken tot een specifieke rapportage-eenheid.

Een rij beperken tot een rapportage-eenheid

1. Selecteer in Report Designer Row Definitions en selecteer vervolgens een rijdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Verwante formules/rijen/eenheden.
3. Selecteer in het dialoogvenster Rapporteenheidselectie in het veld Rapportagestructuur de structuur die u hebt toegewezen in de rapportdefinitie.
4. Selecteer een rapportage-eenheid en selecteer vervolgens OK. De beperking wordt weergegeven in de cel van de rijdefinitie.
5. Dubbelklik op de cel in de kolom Koppelen aan financiële dimensies van de beperkte rij en voer vervolgens een koppeling naar het financiële gegevenssysteem in.

Afdrukbeheer in een rijdefinitie selecteren

U kunt voor elke kolom afdrukbeheercodes opgeven met de cel Afdrukbeheer.

Afdrukcontrolecodes toevoegen aan een rapportrij

1. Open in Report Designer de rijdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Afdrukbeheer.
3. Selecteer in het dialoogvenster Afdrukbeheer een afdrukbeheercode of houd de toets Ctrl ingedrukt om meerdere codes te selecteren. U kunt afdrukbeheercodes ook rechtstreeks in de cel Afdrukbeheer typen. Gebruik komma's om meerdere afdrukbeheercodes te scheiden.
4. Selecteer een van de voorwaardelijke afdrukopties.
5. Selecteer OK.

Normale afdrukcontrolecodes

De volgende tabel beschrijft de normale afdrukbeheercodes voor een rijdefinitie.

Voorwaardelijke afdrukcontrolecodes

De volgende tabel beschrijft de voorwaardelijke afdrukbeheercodes voor een rijdefinitie.

Cel Kolombeperking in een rijdefinitie

De cel Kolombeperking in een rijdefinitie dient voor meerdere doeleinden. Afhankelijk van het type van rij kunt u de cel Kolombeperking gebruiken om een van de volgende functies op te geven:

• Beperk het afdrukken van rijbedragen tot een specifieke kolom. Deze functie is handig als u een balans in tabelvorm maakt.
• Geef de kolom met te sorteren bedragen op.

Een berekeningsformule gebruiken in een rijdefinitie

Een berekeningsformule in een rijdefinitie kan de operatoren +, -, * en / bevatten en ook IF/THEN/ELSE-instructies. Bovendien kan een berekening afzonderlijke cellen en absolute bedragen (werkelijke cijfers die in de formule zijn opgenomen) bevatten. De formule kan maximaal 1024 tekens bevatten. U kunt geen berekeningen toepassen op rijen die cellen van het type Koppeling naar financiële dimensies (FD) bevatten. U kunt echter berekeningen in opeenvolgende rijen opnemen, het afdrukken van die rijen onderdrukken en vervolgens het totaal van de berekeningsrijen berekenen.

Operatoren in een berekeningsformule

Een berekeningsformule gebruikt complexere operatoren dan een rijtotaalformule. U kunt de * en / operators samen met de andere operatoren gebruiken om de bedragen (*) te vermenigvuldigen en (/) te delen. Om een bereik of som in een berekeningsformule te gebruiken, moet u een @-teken gebruiken voor de rijcode, tenzij u een kolom in de rijdefinitie gebruikt. Om bijvoorbeeld het bedrag in rij 100 op te tellen bij het bedrag in rij 330, kunt u de rijtotaalformule 100+330 of de berekeningsformule @100+@330gebruiken.

Een berekeningsformule maken

1. Selecteer in Report Designer Row Definitions en open vervolgens de rijdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Opmaakcode en selecteer vervolgens CAL.
3. Typ de berekeningsformule in de cel Gerelateerde formules/rijen/eenheden.

Voorbeeld van een berekeningsformule voor specifieke rijen

In dit voorbeeld wordt met de berekeningsformule @100+@330 het bedrag in rij 100 toegevoegd aan het bedrag in rij 330. Met de rijtotaalformule 340 + 370 wordt het bedrag in rij 340 opgeteld bij het bedrag in rij 370. (Het bedrag in rij 370 komt uit de berekeningsformule.)

Wanneer u de notatiecode CAL toewijst aan een rij in een rijdefinitie en een wiskundige berekening invoert in de cel Gerelateerde formules/rijen/eenheden , moet u ook de letter van de bijbehorende kolom en rij in het rapport invoeren. Voer bijvoorbeeld A.120 in voor kolom A, rij 120. U kunt ook een apenstaartje (@) gebruiken om alle kolommen aan te geven. Voer bijvoorbeeld @120 in voor alle kolommen in rij 120. Een wiskundige berekening die geen kolomletter of een bijteken (@) bevat, wordt ervan uitgegaan dat het een reëel getal is.

Voorbeeld van een berekeningsformule voor een specifieke kolom

In dit voorbeeld houdt de berekeningsformule E=C.340 in dat de berekening in de cel in kolom C, rij 340, alleen wordt toegepast op kolom E.

Een cijfer wijzigen in geselecteerde kolommen

Wanneer u een getal of berekening wijzigt in één kolom van een bepaalde rij, maar geen invloed wilt hebben op andere kolommen in het rapport, geeft u CAL (Berekening) op in de kolom Code opmaken van de rijdefinitie.

• Als u een berekening wilt uitvoeren voor alle kolommen (FD) van het rapport, voert u geen kolomtoewijzing in.
• Als u een formule tot specifieke kolommen wilt beperken, voert u de kolomletter, een gelijkteken (=) en de formule in.
• U kunt meerdere kolommen opgeven. Wanneer u een @-teken met specifieke kolomplaatsing gebruikt, wordt het @-teken gekoppeld aan de rij.
• U kunt meerdere kolomformules in één rij invoeren. Scheid de formules met behulp van komma's.

Voorbeelden van berekening

IF/THEN/ELSE-constructies in een rijdefinitie

U kunt IF/THEN/ELSE-instructies toevoegen aan elke geldige berekening en deze gebruiken met de CAL-indeling . Voer ALS/THEN/ ELSE-berekeningsformules in de cel in de kolom Gerelateerde formules/rijen/eenheden in . IF/THEN/ELSE-berekeningsformules gebruiken de volgende opmaak: IF <true/false statement> THEN <formula> ELSE <formula>. Het gedeelte ELSE <formula> van de constructie is optioneel.

IF-constructies

De constructie die de IF-constructie volgt kan elke constructie zijn die kan worden beoordeeld als waar of onwaar. De instructie die volgt op de IF-instructie kan een eenvoudige evaluatie omvatten, of het kan een complexe instructie zijn die meerdere expressies bevat. Hieronder vindt u enkele voorbeelden:

• IF A.200>0 (Eenvoudige evaluatie)
• IF A.200>0 AND A.200<10.000 (Complexe constructie)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Complexe instructie die meerdere expressies bevat)

De term Perioden in een IF-constructie geeft het aantal perioden voor het rapport weer. Gebruik deze term om een jaar-tot-datumgemiddelde te berekenen. Wanneer u bijvoorbeeld een rapport voor periode 7 JTD uitvoert, betekent de B.150/Periods-constructie dat de waarde in rij 150 van kolom B is gedeeld door 7.

THEN- en ELSE-formules

De FORMULES THEN en ELSE kunnen elke geldige berekening zijn, van eenvoudige waardetoewijzingen tot complexe formules. De instructie IF A.200>0 THEN A=B.200 betekent bijvoorbeeld: 'Als de waarde in de cel in kolom A van rij 200 meer is dan 0 (nul), plaats dan de waarde van de cel in kolom B van rij 200 in de cel in kolom A van de huidige rij.' De voorgaande instructie IF/THEN plaatst een waarde in één kolom van de huidige rij U kunt echter ook een @-teken gebruiken in waar/onwaar-evaluaties of de formule om alle kolommen te vertegenwoordigen. Hier volgen enkele voorbeelden die in de volgende secties worden beschreven:

• IF A.200 >0 THEN B.200: Als de waarde in cel A.200 positief is, wordt de waarde van cel B.200 in elke kolom van de huidige rij geplaatst.
• IF A.200 >0 THEN @200: Als de waarde in cel A.200 positief is, wordt de waarde van elke kolom in rij 200 in de overeenkomstige kolom in de huidige rij geplaatst.
• IF @200 >0 THEN @200: Als de waarde in rij 200 van de huidige kolom positief is, wordt de waarde van rij 200 in dezelfde kolom in de huidige rij geplaatst.

Een berekening beperken tot een rapportage-eenheid in een rijdefinitie

Als u een berekening wilt beperken tot één rapportage-eenheid in een rapportagestructuur, zodat het resulterende bedrag niet wordt samengevouwen tot een eenheid op een hoger niveau, gebruikt u de @Unit code in de cel Gerelateerde formules/rijen/eenheden in de rijdefinitie. De @Unit-code wordt vermeld in kolom B van de rapportagestructuur, Naam van eenheid. Wanneer u de @Unit-code gebruikt, worden de waarden niet opgeteld, maar wordt de berekening beoordeeld op elk niveau van de rapportagestructuur.

De berekeningsrij kan naar een berekeningsrij of een financiële gegevensrij verwijzen. U registreert de berekening in de cel Gerelateerde formules/rijen/eenheden van de rijdefinitie en de beperking van het type financiële gegevens. De berekening moet een voorwaardelijke berekening gebruiken die begint met een IF @Unit-constructie. Hier volgt een voorbeeld: ALS @Unit(SALES) DAN @100 ELSE 0 Deze berekening bevat het bedrag uit rij 100 in elke kolom van het rapport, maar alleen voor de eenheid VERKOOP. Als meerdere eenheden de naam VERKOOP hebben, wordt het bedrag in elk van die eenheden weergegeven. Daarnaast kan rij 100 een rij met financiële gegevens zijn en kunnen worden gedefinieerd als niet-afdrukbaar. In dit geval wordt voorkomen dat het bedrag in alle eenheden in de structuur wordt weergeven. U kunt het bedrag ook beperken tot één kolom van het rapport, zoals kolom H, door een kolombeperking te gebruiken om de waarde alleen in die kolom van het rapport af te drukken. U kunt OR-combinaties opnemen in een IF-constructie. Hier volgt een voorbeeld: ALS @Unit(SALES) OF @Unit(SALESWEST) DAN 5 ELSE @100. U kunt op een van de volgende manieren een eenheid in een beperking van het type berekening opgeven:

• Voer een eenheidsnaam in om eenheden op te nemen die overeenkomen. Zo schakelt IF @Unit(SALES) de berekening in voor elke eenheid met de naam VERKOOP, zelfs als er verschillende verkoopeenheden in de rapportagestructuur zijn.
• Voer de naam van het bedrijf en de eenheidnaam in om de berekening te beperken tot specifieke eenheden in een specifiek bedrijf. Voer bijvoorbeeld IF @Unit (ACME:SALES) in om de berekening in verkoopeenheden in het ACME-bedrijf te beperken.
• Voer de volledige hiërarchiecode van de rapportagestructuur in om de berekening te beperken tot een specifieke eenheid. Voer bijvoorbeeld IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES) in.

Een berekening beperken tot een rapporteringseenheid

1. Selecteer in Report Designer Row Definitions en open vervolgens de rijdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Opmaakcode en selecteer vervolgens CAL.
3. Selecteer de cel Gerelateerde formules/rijen/eenheden en voer vervolgens een voorwaardelijke berekening in die begint met een ALS-@Unit constructie.

IF/THEN/ELSE-constructies in een kolomdefinitie

Een IF/THEN/ELSE-constructie zorgt ervoor dat elke berekening kan afhangen van de resultaten van een andere kolom. U kunt naar andere kolommen verwijzen, maar u kunt niet naar een rapportcel in de IF-constructie verwijzen. U moet elke berekening toepassen op de hele kolom. Bijvoorbeeld de instructie IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 betekent bijvoorbeeld 'als het bedrag in kolom B meer is dan 100, plaats dan de waarde van kolom B in de kolom CALC. Als het bedrag in kolom B niet meer dan 100 is, vermenigvuldig de waarde in kolom C met 1,25 en plaats het resultaat in de kolom CALC." Volg altijd de instructie IF met een logische instructie die als waar of onwaar kan worden geëvalueerd. Formules die u voor zowel de THEN-constructie als de ELSE-constructie kunt gebruiken, bevat verwijzingen naar elk cijfer van de kolommen. Deze formules kunnen zo complex zijn als u ze wilt maken.

Enkele aanhalingstekens en een ampersand gebruiken voor dimensiewaarden in een rij, kolom of structuur

U kunt rapporten ontwerpen met behulp van dimensiewaarden die een ampersand (&) bevatten.

In een veld Koppeling naar financiële dimensies kunt u een waarde invoeren zoals 'W&V'. Als u enkele aanhalingstekens (' ') aan beide zijden van de dimensiewaarde opgeeft, geeft u aan dat u de letterlijke waarde gebruikt, bijvoorbeeld door het (&) ampersand-teken op te nemen.