E-documenten koppelen aan inkooporderregels met Copilot (preview)

[Dit artikel maakt deel uit van de voorlopige documentatie en kan nog veranderen.]

Naarmate inkoopprocessen digitaler worden, speelt de functie e-documenten in Business Central een belangrijke rol bij het automatiseren van de manier waarop bedrijven facturen van leveranciers ontvangen en verwerken. Copilot kan helpen door het verbeteren van het toewijzen en matchen van regels op leveranciersfacturen aan inkooporders. Copilot kan de tijd verminderen die u besteedt aan taken die normaal gesproken uitgebreid zoeken, opzoeken en gegevensinvoer vereisen. Een ander voordeel is wanneer leveranciersfacturen niet precies verband houden met inkooporders. Copilot kan de bijbehorende inkooporders identificeren. Verbeterde koppelingsmogelijkheden komen vooral ten goede aan kleine en middelgrote organisaties die efficiënte documenttracering voor inkooporders nodig hebben.

De app E-document ondersteunt scenario's voor e-documenten gedurende het gehele verkoopproces. Copilot kan ook de manier verfijnen waarop u e-documenten beheert in het aankoopproces, vooral met betrekking tot inkooporders. Met de app kunt u opgeven welk type inkoopdocument u voor elke leverancier wilt maken wanneer u e-facturen van hen ontvangt.

U kunt bestaande inkooporders in Business Central bijwerken met de informatie die u in de e-factuur hebt ontvangen.

Ondersteunde talen

Deze Copilot-functie is gevalideerd en wordt alleen ondersteund in het Engels. Hoewel het in andere talen kan worden gebruikt, functioneert het mogelijk niet zoals bedoeld. De taalkwaliteit kan variëren op basis van de interactie van de gebruiker of systeeminstellingen, wat van invloed kan zijn op de nauwkeurigheid en de gebruikerservaring. Meer informatie vindt u in Copilot beschikbaarheid van landen/regio's en ondersteunde talen.

Prerequisites

• Uw beheerder moet de mogelijkheid Hulp bij afstemming van e-document activeren. Zie voor meer informatie Copilot- en agentmogelijkheden configureren.

Inkooporders identificeren

Ten eerste kunt u de inkooporders identificeren die u automatisch kunt afstemmen. Als uw leverancier het veld E-document ontvangen heeft geconfigureerd om te werken met Inkooporders, doet Business Central het volgende wanneer het elektronische document wordt gemaakt in Business Central (handmatig of vanaf een extern eindpunt):

1. Als de inkooporder voor deze leverancier bestaat en er een inkoopordernummer staat in het ontvangen e-documentbestand, koppelt Business Central het e-document automatisch aan de inkooporder. De documentstatus van dit E-document is In uitvoering en de E-documentstatus op de subpagina Servicestatus is Order verbonden.
   De koppeling wordt weergegeven in het veld Document op het e-document. Als u de inkooporder moet wijzigen, kunt u de actie Koppeling van inkooporder bijwerken gebruiken en handmatig een andere inkooporder voor deze leverancier kiezen. U kunt dit alleen doen voordat u de regels in het e-document en de inkooporder afstemt.
2. Als de inkooporder voor deze leverancier bestaat, maar er geen inkoopordernummer in het e-documentbestand staat, kunt u, als u het document handmatig uploadt, een bestaande inkooporder kiezen door de lijst Inkooporders te openen vanuit de orders die u hebt gekregen van leveranciers die alleen een e-document bevatten. Als u niet de juiste inkooporder selecteert of als u het e-document automatisch van een extern eindpunt hebt ontvangen met behulp van de taakwachtrij, wordt het nieuwe e-document niet gekoppeld aan een inkoopdocument, wordt de documentstatus weergegeven als Fout en is de E-documentstatus op de subpagina ServicestatusVerwerkingsfout met geïmporteerd document. Als u de koppeling met de Inkooporder wilt voltooien, kiest u de actie Koppeling van inkooporder bijwerken en kiest u vervolgens een inkooporder voor de leverancier.

Kaart lijnen

Copilot helpt u automatisch e-factuurregels te vergelijken met inkooporderregels en biedt extra intelligentie om de overeenkomsten te optimaliseren.

Nadat inkooporders zijn gematcht en gemapt, werkt Business Central de gekoppelde inkooporder bij met de relevante ontvangstinformatie om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheden in de orderregels worden vastgelegd.

U kunt uw ontvangen elektronische documenten afstemmen met regels van inkooporders van twee verschillende plaatsen: vanaf de pagina E-documenten of vanaf de pagina Inkooporder. De eenvoudigste manier om de reeds gekoppelde inkooporders te vinden is het gebruik van de tegel Gekoppelde inkooporders in uw rolcentrum. Als u documenten wilt vinden die niet zijn gekoppeld, gebruikt u de tegel Wachtende e-inkoopfacturen om een lijst te openen met e-documenten die u moet beoordelen.

Wanneer u een vergelijkingsproces wilt uitvoeren vanuit een inkooporder, selecteert u de actie E-documentregels matchen met Copilot. De actie is beschikbaar op de lijstpagina Inkooporders en de pagina Inkooporder. Als u afstemming wilt uitvoeren vanaf de pagina E-documenten, selecteert u de actie Inkooporder afstemmen met Copilot. Als u de afstemming wilt uitvoeren, volgt u deze stappen:

1. Selecteer de Map E-Document Lines with Copilot of Match Purchase Order with Copilot actie voor documenten die al gekoppeld zijn.

2. De prompt Afstemmen van e-document orderregels met Copilot wordt weergegeven en de pagina Inkooporder matching bevindt zich op de achtergrond. Copilot maakt automatisch de mapping voor je.

3. Na enkele seconden stelt de pagina E-Document Match Bestelsregels met Copilot regels voor om te matchen, samen met enkele details.

   1. De promptkop bevat de volgende informatie:

   Veldnaam	Description
   Automatisch gematcht	Hiermee wordt het aantal automatisch voorgestelde matchen opgegeven. Dit getal is gebaseerd op een stringvergelijking. Als 80% of meer van de beschrijvingen elkaar overlappen, stemt Business Central ze automatisch af zonder gebruik te maken van Copilot-mogelijkheden. Business Central geeft ook regels weer die automatisch gekoppeld zijn als er referenties naar artikelen bestaan met de juiste voorwaarden.
   Copilot aangesloten op	Specificeert het aantal door Copilot voorgestelde overeenkomsten met behulp van zowel tekenreeks- als semantische vergelijking.
   E-documentnr.	Hiermee wordt het gekoppelde e-documentnummer opgegeven.
   Totaalbedrag van factuur exclusief btw	Hiermee wordt het totale factuurbedrag exclusief btw opgegeven.
   Afgestemd totaalbedrag inclusief btw BTW	Hiermee wordt het afgestemde bedrag exclusief btw opgegeven.

   1. Als alle regels zijn afgestemd, wordt de volgende tekst weergegeven in groene tekst in de rechterbovenhoek: Alle regels (100%) zijn afgestemd. Controleer afstemmingsvoorstellen.

   2. De Afgestemd voorstel-regels bevatten de volgende informatie:

      Veldnaam	Description
      E-documentregelnr.	Specificeert het regelnummer van het e-document uit het originele e-documentbestand.
      Omschrijving van een "e-document"-regel	Specificeert de regelbeschrijving van het e-document uit het originele e-documentbestand.
      Afgestemde hoeveelheid	Hiermee wordt de hoeveelheid opgegeven die wordt vereffend met de inkooporderregel.
      Voorstel	Hiermee specificeert u de actie die Copilot heeft voorgesteld voor het afstemmen van de inkooporderregels.
      Overeenkomende regel leren	Hiermee geeft u aan of er een overeenkomende regel voor dit voorstel moet worden gemaakt. Als u dit selectievakje aanvinkt, maakt Business Central onderdelenreferenties voor artikelen en tekst naar accounttoewijzingen voor grootboekrekeningen.

   3. Alle volledig voorgestelde en afgestemde lijnen zijn gemarkeerd met een groene kleur. Als er een probleem is, bijvoorbeeld een andere prijs maar binnen de toegestane prijsklasse, wordt deze regel gemarkeerd met een gele kleur. Als er enige gelijkenis is tussen de beschrijvingsvelden, maar het prijsverschil groter is dan toegestaan, wordt deze regel gemarkeerd met een rode kleur.

   4. Als u niet tevreden bent met sommige suggesties, kunt u deze verwijderen door de actie Regel verwijderen te gebruiken.

   5. Als u voorstelafstemmingen wilt zien, kunt u de koppeling in de kolom Voorstel selecteren om de pagina Afstemmingsdetails e-document te openen.

   6. Op de pagina Afstemmingsdetails e-document kunt u details van de E-documenten en de Inkooporder vergelijken om zeker te zijn van de voorgestelde afstemming voordat u deze bevestigt.

   7. De pagina sluiten na het controleren.

4. Als u niet tevreden bent met de meeste van de suggesties, of als u de functie E-Document Match Order Lines met Copilot niet wilt gebruiken, selecteert u Verwijder het. U kunt de afstemmingen handmatig maken. Ga voor meer informatie naarHandmatig afstemmen.

5. Als u voorstellen wilt opslaan, selecteert u Behouden.

6. Business Central sluit de Copilot-prompt en regels op de pagina Purchase Order Matching zijn gemarkeerd als groen.

7. U kunt blijven werken alsof u een handmatige matching doet. U kunt bijvoorbeeld matches verwijderen, aanmaken of opnieuw instellen. Als u geen wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u gewoon de actie Toepassen op inkooporder en werkt u verder met de inkooporder.

Verwante informatie

Overzicht van e-documenten
E-documenten gebruiken bij verkoop
E-documenten gebruiken bij inkoop
Problemen oplossen met Copilot- en agentmogelijkheden
Veelgestelde vragen over verantwoorde AI voor hulp bij bankreconciliatie