Automatiser leverandørfakturabehandling med Power Automate og AI Builder

Power Automate og AI Builder kan brukes til å automatisere ende-til-ende-leverandørfakturabehandling fra XML-baserte e-faktureringsformater (Extensible Markup Language). Denne tilnærmingen gjør det mulig for organisasjoner å validere og integrere fakturadata i Dynamics 365 Finance eller andre systemer for virksomhetsressursplanlegging (ERP) med minimal manuell inngripen.

Tips

Denne artikkelen inneholder et eksempelscenario og en visuell fremstilling av hvordan du automatiserer leverandørfakturabehandling ved hjelp av Power Automate og AI Builder. Denne løsningen er en generalisert eksempelarkitektur som du kan bruke for mange ulike scenarioer og bransjer. Denne artikkelen er begrenset til anbefalte fremgangsmåter.

Arkitekturdiagram

Diagram over arbeidsflyt for leverandørfaktura som viser Power Automate-utløser, XML-behandling, logging i SharePoint, Dynamics 365-finans- og driftsapper og Outlook-trinn.

Workflow

Denne arkitekturen automatiserer arbeidsflyten for ende-til-ende-fakturabehandling:

  1. E-postutløser: En ny e-postmelding kommer til den angitte delte innboksen med et XML-vedlegg som inneholder fakturadetaljer (leverandør-ID, fakturanummer, dato, beløp, linjeelementer).

  2. UTtrekking av XML-data: Power Automate trekker ut XML-vedlegget og analyserer det ved hjelp av XML-uttrykk for å hente fakturafelt.

  3. Datavalidering: Arbeidsflyten validerer de utpakkede dataene mot flere vilkår:

    • Bekreftelse av leverandøreksistens i Dynamics 365
    • Validering av fakturanummerformat
    • Gjenkjenning av dokumenttype
    • Bekreft beløpsberegning
    • Enhetsvalidering (basert på land/område)
    • Validering av datoformat

  4. Datatransformasjon: Arbeidsflytkartene pakket ut XML-felt til Dynamics 365-enhetsskjemaet, konverterer datoer til iso-formatet (International Organization for Standardization) 8601, konverterer beløp til desimaltall og klargjør linjeelementer som matriser.

  5. Dynamics 365-integrering: Arbeidsflyten oppretter de validerte fakturadataene som en ventende leverandørfakturapost i Dynamics 365-finans- og driftsapper ved hjelp av dataverskoblingen eller Dynamics 365-koblingen.

  6. Feilbehandling: Hvis et trinn mislykkes, logger flyten feilen, sender et varsel til finansteamet, flytter e-postmeldingen til en mislykket mappe og hindrer ufullstendige fakturaer i å skrive inn Dynamics 365.

Vellykket varsling: Ved vellykket oppretting sender arbeidsflyten Teams-meldinger til finanskanalen, oppdaterer sporingslisten og flytter den behandlede e-postmeldingen til en arkivmappe med referansenummeret for Dynamics 365-fakturaen.

Scenariodetaljer

Denne brukstilfellet er basert på et firmas tilnærming til å etablere en robust, sikker og vedlikeholdbar prosess for å integrere leverandørfakturaer i et ERP-system, samtidig som manuell innsats minimeres.

Bemerkning

Concentrix brukte et lignende arkitektonisk mønster til å bygge en løsning for leverandørfakturabehandling ved hjelp av Power Automate, Power Apps, egendefinerte AI Builder-modeller og AI-ledetekster. Finn ut mer i Concentrix som moderniserer fakturabehandling med Power Platform og AI.

Forretningsutfordring

Et multinasjonalt selskap mottar store mengder leverandørfakturaer i XML-format fra Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico//Universal Business Language), Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) og Mexico (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Manuell nedlasting, tolkning og inntasting av disse XML-filene i Dynamics 365 (eller et hvilket som helst FEILP-system) er tregt, feilutsatt og håndhever ikke konsekvent lokale e-faktureringsregler. Teams må også avstemme XML-data med PDF-filer og validere referansedata for leverandører og skatteidentifikasjonsnummer (TIN).

Løsning

Implementere et Power Automate-basert xml-fakturainntaksmønster som:

  • Overvåker delte leverandørpostbokser (AP) per land/område, trekker ut XML- og PDF-vedlegg og ruter dem inn i en automatisering.

  • Analyserer XML-en for hvert land/område til et normalisert internt skjema, inkludert topptekst, linjer, avgifter, parter, nøkler som universelt unik identifikator (UUID) eller folio.

  • Bruker validering med land/område, for eksempel mva-ID-formater, dokumenttype, totaler, avgifter og obligatoriske koder, før du oppretter ventende leverandørfakturaer i Dynamics 365.

  • Oppretter en enhetlig overvåkingslogg i SharePoint eller Dataverse, og knytter opprinnelig XML og PDF til ERP-dokumentet for langsiktig oppbevaring.

Komponenter

Disse tjenestene og teknologiene automatiserer leverandørfakturainntak, behandling, validering og integrering i Dynamics 365-finans- og driftsapper.

E-post- og arbeidsflyttjenester

Power Automate-skyflyter orkestrerer hele datasamlebåndet for fakturabehandling. Skyflyter kan kjøre ved behov– for eksempel når e-postmeldinger kommer med fakturavedlegg – noe som gjør dem til en ideell utløsermekanisme for automatisert fakturainntak.

Datautpakking og behandling

En AI-ledetekst trekker ut kjøpsordrereferansen (PO) og UUID fra PDF-fakturaer når den ikke finnes i XML. Den klassifiserer også fakturatype i enkelte scenarioer. Du kan også bruke en ai builder-dokumentbehandlingsmodell, avhengig av kravene dine.

ERP-integrasjon

Ventende leverandørfakturaer opprettes i Dynamics 365-apper for økonomi og drift. Arkitekturen bruker den opprinnelige Dynamics 365-koblingen til å samhandle med dynamics 365-økonomi- og driftsdataenheter, for eksempel leverandørfakturarelaterte enheter.

Dataintegrering og validering

  • SharePoint-lister fungerer som et grunnleggende datalag for fakturalogging og unntakssporing.

  • Virtuelle Microsoft Dataverse-tabeller muliggjør sømløs integrasjon med dynamics 365-finans- og driftsapper.

Varsling og overvåking

  • Microsoft Teams gir sanntidsvarsler for å finansiere personell ved fakturabehandlingsresultater.

  • Outlook/Exchange Online utløser arbeidsflyten og varsler om feil. Gir også e-postorganisasjonen gjennom mappebehandling.

Vurderinger

Disse hensynene tar i bruk prinsippene i Power Platform Well-Architected, et sett med veiledende prinsipper som forbedrer kvaliteten på en arbeidsbelastning. Finn ut mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålitelighet

  • Feilisolering: Bruk try-catch-omfang i Power Automate til å håndtere analysefeil, valideringsfeil og integreringsproblemer for Dynamics 365 separat. Denne fremgangsmåten hindrer én feil i å blokkere hele bunken.

  • Idempotent-gjenkjenning: Bruk kombinasjon av fakturanummer og leverandør-RFC til å forhindre dupliserte Dynamics 365-innsendinger hvis en e-postmelding leveres på nytt.

  • Tilbakefallsmekanismer: Bruk sikkerhetskopiering av e-postmapper og manuelle køsystemer for fakturaer som mislykkes automatisert behandling. Denne fremgangsmåten sikrer at ingen fakturaer går tapt.

  • Logging med to lag: Bruk primær SharePoint- og sekundær e-postvarsling for å sikre synlighet for unntak selv om loggingen mislykkes.

  • Prøv policyer på nytt: Bruk standard tidsavbruddshåndtering (tidsavbrudd for 5 minutter) med tidsavbrudd for fangstomfang til unntaksbehandling.

Sikkerhet

  • Tilgangskontroll: Begrense e-postinnboks, SharePoint-bibliotek og Dynamics 365-tjenestekonto til autorisert personell.

  • Databeskyttelse: Sørg for at XML-vedlegg som inneholder sensitive leverandørdata, behandles på en sikker måte. Implementere kryptering for sensitive felt, for eksempel bankkontoinformasjon, hvis de finnes i fakturaer.

  • Samsvar: Sørg for at all fakturabehandling overholder økonomiske forskrifter, for eksempel Sarbanes-Oxley Act (SOX) compliance, Goods and Services Tax (GST)/Harmonized Sales Tax (HST) krav og andre lokale skatteregler, ved å implementere valideringsregler i samsvar med forskriftsmessige krav.

  • Tjenestekonto: Bruk minimale tillatelser (LES på VendorsV2/UnitsOfMeasure; Opprett bare på fakturatabeller).

Driftskvalitet

  • Standardisering: Krev at alle leverandører bruker konsekvente XML-skjemaformater for å forenkle analyselogikken. Gi leverandører XML-maler for å sikre kompatibilitet.

  • Dokumentasjon: Opprett runbooks for vanlige feilscenarioer, feilsøking av XML-format og konfigurasjonsendringer for Dynamics 365. Dokumenter alle uttrykk og valideringsregler som brukes.

  • Støtteprosess: Lær opp økonomi- og IT-støtteteam om hvordan du diagnostiserer flytfeil ved hjelp av Kjørelogg for Power Automate, finner feil i logger og utfører manuelle gjenopprettingsprosedyrer.

  • Endringsadministrasjon: Evaluer alle endringer i analyselogikk, valideringsregler og Dynamics 365-tilordninger i et utviklingsmiljø før produksjonsdistribusjon. Bruk versjonskontroll for Power Automate-flyt-eksporter.

Ytelseseffektivitet

  • Satsvis modus: Når mer enn 200 fakturaer må behandles per dag, bytter du til en planlagt flyt som kjører hvert 15. minutt i stedet for å bruke en utløser per e-post.

  • Optimalisering: Overvåk varighet for flytkjøring og analysetid. Optimaliser uttrykk for å minimere behandling av overhead for komplekse XML-strukturer. Implementere hurtigbufring for leverandøroppslag for å unngå overflødige Dynamics 365-spørringer.

  • Koblingsbegrensning: Vær oppmerksom på Begrensninger for Power Automate. For store volumer kan du implementere kømekanismer ved hjelp av Dataverse-tabeller.

  • Skalerbarhet: Etter hvert som fakturavolumet øker, går overgangen fra per e-post-utløsere til satsvis behandling. Bruk planlagte flyter som behandler flere fakturaer parallelt ved å bruke en Bruk på hver løkke med samtidighetsinnstillinger.

Opplevelsesoptimalisering

  • Selvbetjent: Finansbrukere kan manuelt prøve mislykkede fakturaer ved hjelp av en Power Apps-knapp (ingen IT-avhengighet).

  • Gjennomsiktighet: SharePoint-instrumentbord viser behandling av køstatus. Power BI gir detaljert analyse.

  • Fjern varsler: Strukturert e-postformat med inndelinger: Sammendrag, vedlegg, feildetaljer, anbefalt handling.

  • Målavtale: 95 prosent automatiserte fakturaer behandlet innen to timer fra e-postkvittering.

Ansvarlig kunstig intelligens

  • Rettferdighet: Lær opp egendefinerte ledetekstmodeller med ulike data for å minimere skjevheter.

  • Pålitelighet og sikkerhet: Overvåk AI-utganger kontinuerlig for å sikre at de er nøyaktige og gjennomførbare. Mennesker involveres i prosessen ved å vurdere uregelmessigheter og unntak.

  • Personvern og sikkerhet: Sørg for at data som ai-ledeprosesser overholder gjeldende personvernforskrifter.

  • Inkludering: Støtte behandling av dokumenter på flere språk. Et menneske kan se gjennom dokumentet hvis AI Builder har problemer med å tolke informasjonen.

  • Åpenhet: Alle KI-utdata er sporbare, med logger tilgjengelig for revisjon.

  • Ansvarlighet: Bruk human-in-the-loop gjennomgang for å sikre ansvarlighet for kritiske beslutninger.

Neste trinn

  • Se gjennom og tilpass XML-skjemakravene med leverandørfelleskapet.
  • Planlegg pilotdistribusjon med to til tre hovedleverandører.
  • Konfigurer testmiljø for brukergodkjenningstester (UAT) og validering.
  • Planlegg økter for kunnskapsoverføring med AP-teamet.
  • Opprett serviceavtalemål (SLA) for fakturabehandling, for eksempel automatisere 95 prosent av fakturaene innen to timer.
  • Planlegg fase 2 for å inkludere andre dokumenttyper (POer, kvitteringer, kredittvurderinger).

Bidragsytere

Microsoft vedlikeholder denne artikkelen. Følgende bidragsytere skrev denne artikkelen.

Hovedforfattere:

Power Platform:

Dynamics 365:

Samsvar:

  • Last updated on