Prosjektfremdrift og kostnadsforbruk

Gjelder for Project Service-appen versjon 3.x

Behovet for å spore fremdriften mot en tidsplan varierer etter bransje. Noen bransjer sporer på et detaljert nivå, mens andre bransjer sporer på et høyere nivå. Denne artikkelen viser hvordan du planlegger for å oppfylle organisasjonens krav.

Visning av innsatssporing

Visningen Innsatssporing sporer fremdriften for oppgavene i tidsplanen. Den sammenligner de faktiske arbeidsinnsatstimene på en oppgave med oppgavens planlagte innsatstimer. Project Service Automation bruker følgende formler til å beregne måledata for sporing:

Opprinnelig ved opprettelsen av oppgaven: Planlagt kostnad blir satt til beregnet kostnad som fullført. Når faktiske data er registrert på oppgaven, blir følgende beregnet på sporingsvisningen for arbeid

• Fremdriftsprosent = faktisk innsats brukt til dags dato ÷ sluttestimat (EAC)
• Estimat for fullføring (ETC) = sluttestimat (EAC) – faktisk innsats brukt til dags dato
• EAC = resterende innsats + faktisk innsats brukt til dags dato
• Forventet innsatsavvik = planlagt innsats – EAC

Project Service Automation viser en projeksjon av innsatsvariansen for aktiviteten. Hvis EAC er større enn den planlagte innsatsen, blir aktiviteten beregnet for å ta mer tid enn det som opprinnelig ble planlagt. Derfor er den bak tidsplanen. Hvis EAC er mindre enn den planlagte innsatsen, blir aktiviteten beregnet for å ta mindre tid enn det som opprinnelig ble planlagt. Derfor er den foran tidsplanen.

Omprojeksjon av innsats

Det er vanlig at en prosjektleder kan revidere de opprinnelige beregningene på en aktivitet. Nye beregninger av prosjekter er en prosjektleders oppfatning av estimater, gitt gjeldende status for et prosjekt. Vi anbefaler imidlertid ikke at prosjektledere endrer tallene i den opprinnelige planen, fordi den opprinnelige planen for prosjektet er den etablerte sannhetskilden for prosjektets tidsplan og kostnadsestimat, som alle interessenter i prosjektet har godtatt.

Det er to måter en prosjektleder kan beregne innsats på aktiviteter på nytt:

• Overstyr standard anslagstid med ny beregning av gjenstående innsats for aktiviteten.
• Overstyr standard fremdriftsprosent med ny beregning av den virkelige fremdriften for aktiviteten.

Hver av disse metodene forårsaker en ny beregning av aktivitetens ETC, EAC og fremdriftsprosent samt beregnet innsatsavvik for en aktivitet. EAC, ETC- og fremdriftsprosenten på aktivitetssammendragene beregnes også på nytt, og det lages en ny projisering av innsatsavvik.

Ny beregning av innsats i aktivitetssammendrag

Innsats i aktivitetssammendrag eller beholderaktivitet kan projiseres på nytt. Uansett om brukeren reaktiverer prosjekter ved hjelp av gjenstående innsats eller fremdriftsprosenten for aktivitetssammendraget, starter følgende sett med beregninger:

• EAC, ETC og fremdriftsprosent for aktiviteten beregnes.
• Den nye EAC fordeles i de underordnede aktivitetene i samme proporsjon som den opprinnelige EAC var på aktiviteten.
• Den nye EAC for hver av de individuelle aktivitetene ned til bladnodeoppgavene blir beregnet.
• De berørte underordnede oppgavene til bladnodene får ETC og fremdriftsprosenten beregnet på nytt basert på EAC-verdien. Dette fører til en ny projeksjon for innsatsavviket i aktiviteten.
• EAC-er for aktivitetssammendragene helt til rotnoden beregnes på nytt.

Kostnadssporingsvisning

Kostnadssporings-visningen sammenligner de faktiske kostnadene som ble brukt på en aktivitet, med de planlagte kostnadene.

Project Service Automation bruker følgende formler til å beregne måledata for sporing:

Når en oppgave opprettes, er de planlagte kostnadene lik beregnet kostnad som fullført. Når faktiske data er registrert på oppgaven, blir følgende beregnet på Sporing-visningen for kostnad:

• Prosentandel av kostnadene som brukes = faktisk kostnad brukt til dato ÷ beregnet kostnad som fullført for aktiviteten
• Kostnad for fullføring (CTC) = beregnet kostnad som fullført – faktisk kostnad brukt til dags dato
• Beregnet kostnad som fullført = CTC + faktisk kostnad brukt til dags dato
• Beregnet kostnadsavvik = planlagt kostnad – beregnet kostnad som fullført

En projeksjon av kostnadsavviket vises for oppgaven. Hvis beregnet kostnad som fullført er større enn den planlagte kostnaden, blir oppgaven beregnet til å koste mer enn det som opprinnelig ble planlagt. Derfor tenderer den til å være over budsjettet. Hvis beregnet kostnad som fullført er mindre enn den planlagte kostnaden, blir oppgaven beregnet til å koste mindre enn det som opprinnelig ble planlagt, og trender under budsjettet.

Prosjektlederens nye projisering av kostnad

Når innsatsen beregnes på nytt, blir alt forbrukt CTC, beregnet kostnad som fullført, prosent av kostnad brukt og beregnet kostnadsavvik beregnet på nytt i visningen Kostnadssporing.

Oppsummering av prosjektstatus

Sporingsdata i visningene Innsatssporing og Kostnadssporing viser fremdrift og kostnadsforbruk på nivåene for prosjektrotnoden, sammendragsoppgaver og bladnodeoppgaver. Status-delen på siden Prosjektenhet viser et sammendrag av status på prosjektnivå.

Sammendragsfelt for status

Feltet Samlet prosjektstatus er et redigerbart felt som viser den generelle statusen for prosjektet. Det bruker fargekoding, for eksempel grønn, gul og rød, for å vise økende risikoer. I Kommentarer-feltet kan prosjektlederen angi bestemte kommentarer om statusen. Feltet Status oppdatert kan ikke redigeres, og verdien er et tidsstempel som angir når statusen sist ble oppdatert.

Feltene Tidsplanytelse og Kostnadsytelse angis fra sporingsdatoen. Når tidsplan- og kostnadsavviket for rotnoden i visningen Innsatssporing er positive, kan du sette disse feltene til Foran. Når tidsplan- og kostnadsavviket for rotnoden er negativ, kan du angi dem til Bak.