Behandle Project fakturaforslag

Gjelder for: Prosjektoperasjoner integrert med FEILP

Faktureringsavdelingen kan behandle prosjektfakturaforslag når følgende tre betingelser er oppfylt:

• Prosjektlederen bekrefter proformafakturaen i Microsoft Dataverse.
• Du publiserer alle tids- og materialfakturerte salgstransaksjoner som proformafakturaen inkluderer ved hjelp av Dynamics 365 Project Operations Integration journal.
• Periodisk prosess for import fra oppsamlingstabell fullføres for både ufakturerte og fakturerte salgslinjer.

Bruk følgende fremgangsmåte for å fullføre et prosjektfakturaforslag i Dynamics 365 Finance.

1. Se gjennom faktureringsinformasjon for tids- og materialtransaksjoner, og legg inn Project Operations Integration journalen.
2. Se gjennom faktureringsinformasjon for faktureringsmilepæler med fast pris.
3. Se gjennom og formater et Project fakturaforslag.
4. Legg ut og skriv ut Project fakturaer.

Behandle faktureringsinformasjon i Project Operations integrasjonsjournalen

Prosjektregnskapsføreren gjennomgår og legger inn prosjektopplysninger som er opprettet i Dataverse i Finans. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med integrasjonsjournalen, kan du se Integration journal i Project Operations.

Legg til faktiske kostnader og ufakturerte salgsopplysninger i integrasjonsjournalen som separate linjer:

• Den faktiske prosjektkostnadstransaksjonen i Dataverse gir enhetskostprisen og kostnadsbeløpet på den faktiske kostnadsstandarden.
• Prosjektets faktiske ikke-fakturerte salgstransaksjon i Dataverse gir enhetssalgsprisen og salgsbeløpet i standardinnstillingene for ikke-fakturerte salgstransaksjoner.

Faktureringsavgift

Systemet beregner merverdiavgift for fakturering ved å kombinere Billing sales tax group og Billing item sales tax group felt på en ikke-fakturert salgspost i Project Operations Integration journallinjen. Som standard angir systemet disse feltverdiene basert på innstillingene på Økonomi-fanen på prosjektstyrings- og regnskapsparametersiden .

• Metode for salgsavgiftsgruppe bestemmer standardlogikken for faktureringsavgiftsgruppe:

  • Project: Standardinnstiller alltid mva-gruppen for fakturering fra prosjektet. Du kan se gjennom eller endre standard mva-gruppe for fakturering på en Project ved å velge Vis standard regnskap på siden Alle prosjekter.
  • Prosjektkontrakt: Angir alltid standard MVA-gruppen for fakturering fra prosjektkontrakten. Du kan se gjennom eller endre standard mva-gruppe på en Project kontrakt ved å velge Vis standard regnskap på Project kontrakter-siden.
  • Kunde: Angir alltid standard salgsmva-gruppe fra kunden for fakturering.
  • Søk: Søker på tvers av alle de foregående enhetene og velger den første tilgjengelige verdien. Søket starter med Project-enheten, deretter Project kontrakt-enheten, og til slutt Customer-enheten.

• Metode for mva-gruppe for element fastslår standardlogikken for mva-gruppe for faktureringselement:

  • Når det gjelder transaksjonstyper for tid, utgifter og gebyrer, kommer fakturagruppen for salgsavgift alltid som standard fra Project-kategorienheten.
  • Når det gjelder materialtransaksjonstyper, angis mva-gruppen for fakturaelementet som standard basert på Vare mva-gruppemetode i Prosjektstyring og regnskapsparametere. Varenummeret bruker som standard salgsavgiftsgruppen for elementet fra enheten Utgitt produkt. Kategorien fastsetter mva-gruppen for varen fra enheten Projektkategori.

Økonomiske dimensjoner i integrasjonsjournalen

Finansdimensjonene for ikke-fakturerte salgsposter i Project Operations Integration-journalen kommer som standard fra Project-enheten. Du kan se gjennom og justere økonomiske dimensjoner ved å velge Distribuer beløp. Hvis du må endre finansdimensjonene for den ikke-fakturerte salgsoppføringen etter at integreringskladden er postert, men før proformafakturaen bekreftes, går du til Alle prosjekter>Behandle>Publiserte transaksjoner, velger transaksjonen, og velger deretter Prosess>Justering av regnskap.

Valutakurser

Datavers bruker den ikke-fakturerte transaksjonsvalutaen som transaksjonsvaluta i Finans. Finans konverterer denne valutaen til firmaets regnskapsvaluta ved hjelp av valutakursene du definerer.

En Project kontrakt kan kreve at du bruker en konstant (fast) Exchange rente for avtalens levetid. I noen tilfeller trenger du en fast renteavtale for å oppfylle kontraktsmessige eller forskriftsmessige krav. Du bruker den faste valutakursen når du konverterer eventuelle salgsbeløp i den konfigurerte valutaen til omsetningspostene for firmaets regnskapsvaluta.

Oversikt over funksjonen fastsatt valutakurs

Fra og med utgivelsen av 10.0.41 støtter funksjonen Aktiver bruken av faste valutakursavtaler for Prosjektoperasjoner integrert med ERP-distribusjoner dette kravet. Når du har aktivert denne funksjonen, inneholder handlingsruten på prosjektkontraktsiden i finans- og driftsarkitekturen en knapp som du kan bruke til å konfigurere en fast renteavtale. Du kan angi en salgsvaluta, en valutakurs og et valgfritt referanseavtalenummer for å aktivere en fast renteavtale.

Hvis du ikke konfigurerer en fastrenteavtale for en gitt prosjektkontrakt som standard, bruker systemet valutakursen som er konfigurert for den juridiske enheten.

Du kan bruke følgende dokumenter med fastrenteavtaler:

• Journaler
• Tidsoppføringer
• Logger over materialbruk
• Milepæler og honorarer
• Utgifter
• Reiseregninger
• Leverandørfakturaer
• Estimater, for eksempel timer, tid og materiale

Eksempelscenario

Contoso er basert i USA og bruker amerikanske dollar (USD) som regnskapsvaluta. De leverer et prosjekt for Coho Winery, som holder til i Storbritannia. Den britiske valutaen (GBP) brukes som salgsvaluta i kontrakten. GBP-til-USD-Exchange varierer regelmessig mellom 1,2 og 1,4. Derfor ble selskapene enige om en fast rente på 1,25 for sin forretningsvirksomhet for kontraktens levetid og Project.

I Project Operations etablerer du en prosjektkontrakt. For denne Project kontrakten konfigurerer du en fastrenteavtale som bruker GBP-valutaen og en Exchange rente på 1,25. Contoso satte opp et tids- og material Project med tid og utgifter som påløper inntekter for å generere økonomiske oppføringer for arbeid som pågår (WIP).

På Project oppretter du oppgaver som skal planlegges for de ulike Project fasene. Julia Funderburk fullfører den første oppgaven, kravinnsamling. Denne oppgaven har en beregnet varighet på sju timer. Du kan åpne Alle prosjekter-siden i finance- og driftsinfrastrukturen, velge Project og deretter velge Hour-prognoser på Plan-fanen i handlingsruten. Siden viser oppføringen for prognosen på sju timer. Velg forhåndsvisning av økonomimodul. Fanen Overview viser estimerte kostnader og en linje for omsetning på 2 187,50 GBP for Project – fakturert omsetning posteringstype. Velg Generelt-fanen for å vise analysen av salgsresultatet. Denne analysen viser sju timers arbeid og salgsprisen på 250. Det totale salgsbeløpet på 1750 beregnes ved hjelp av en Exchange sats på 125.

Contosos omsetning i regnskapsvalutaen beregnes på følgende måte:

7 timer × 250 GBP pris × 1,25 Exchange rente = 2187,50 USD

Etter at Project begynner å fungere, logger Julia tiden sin for de første fire timene med arbeid på den første Project fakturaen. 27. august oppretter hun en tidsoppføring for fire timer mot oppgaven med å samle inn krav. Etter at oppføringen er godkjent, opprettes den som en integreringsjournal i den neste behandlingen av Import fra oppsamlingstabell. Integreringsjournalen har to linjer: en for kostnad og en for salg. Tabellen nedenfor viser hvordan disse linjene ser ut.

Når det gjelder kostnadslinjen, beholdes kostnaden i selskapsvalutaen (USD). Derfor brukes ingen Exchange sats. For salgslinjen gjenspeiler prisen Exchange rente den faste Exchange satsen.

Postering av integreringsjournalen fører til følgende elementer:

• Bokføring av prosjektkostnad
• Oppføring i Project – WIP – salgsverdi
• Postering for påløpte inntekter i prosjektet for WIP ved hjelp av den faste vekselskursen

Når du genererer fakturaforslaget, inneholder det en enkelt linje for de fire timene til en salgspris på 250, for et totalt salgsbeløp på 1000 GBP. Kundefakturaen er i GBP.

Når du publiserer fakturaforslaget, opprettes det en kundefaktura med følgende elementer:

• Tilbakeføring til prosjekt – WIP – salgsverdi
• Tilbakeføring av akkumulert inntekt til prosjektet for WIP ved hjelp av den faste vekselkursen
• Oppføring for fakturert omsetning ved hjelp av den faste Exchange satsen
• Oppføring for kundesaldo ved hjelp av den faste Exchange satsen

4 timer × 250 GBP pris × 1,25 vekslingkurs = 1250 GBP

Administrere finansattributter for faktureringsmilepæler

Du fakturerer prosjektkontraktlinjer som bruker fastprisfaktureringsmetoden gjennom milepæler for fast pris. Prosjektregnskapsføreren kan se gjennom faktureringsmilepæler i Finance ved å gå til Prosjektstyring og regnskap>Alle prosjekter>Behandle>På-konto transaksjoner.

Salgsavgift på milepæler i fakturering

Verdiene for mva-gruppen og mva-gruppen for vare fra innstillingene når du oppretter en ny faktureringsmilepæl i Dataverse. Systemet bruker disse feltene som standard basert på innstillingene på fanen Financial på Project-administrasjons- og regnskapsparameteresiden.

• Metode for mva-gruppe fastslår standardiseringslogikken for Mva-gruppe for fakturering:

  • Project setter alltid standard mva-gruppe for fakturering fra prosjektet. Du kan se gjennom eller endre standard mva-gruppe på en Project ved å velge Vis standard regnskap på siden Alle prosjekter.
  • Project-kontrakt bruker som standard faktureringsgruppen for MVA fra prosjektkontrakten. Du kan se gjennom eller endre standard mva-gruppe på en Project kontrakt ved å velge Vis standard regnskap på Project kontrakter-siden.
  • Kunden angir alltid standard mva-gruppen for fakturering fra kunden.
  • Søk på tvers av alle enhetene i denne listen, og velger den første tilgjengelige verdien. Søket starter med Project-enheten, deretter Project kontrakt-enheten, og deretter Customer-enheten.

• Mva-gruppe for milepæl for fast pris brukes som standardverdi i feltet Mva-gruppe for vare for faktureringsmilepælen. Regnskapsføreren kan se gjennom og endre denne verdien på A konto-transaksjoner-siden. Systemet bruker verdien fra a-konto-transaksjonen når det opprettes en prosjektnofakturalinje.

Økonomiske dimensjoner av milepæler

Angi standard økonomiske dimensjoner for milepælen for fastprisfakturering på prosjektkontraktlinjer. Gå til Prosjektkontrakter>Vis standard regnskap. Velg priskontraktlinjen på Kontraktlinjer-fanen, og angi deretter de økonomiske dimensjonsverdiene du vil bruke som standard.

Prosjektregnskapsføreren kan redigere informasjon om merverdiavgift og økonomiske dimensjoner på fakturamilepæler frem til prosjektfakturaforslaget er opprettet.

Importer fra oppsamling

Hvis du vil importere de fakturerte salgslinjene til prosjektfakturaforslaget, kjører du den Import fra oppsamlingstabell periodiske prosessen. Hvis du ikke tidligere har postert eventuelle ufakturerte salgslinjer, fylles ikke fakturalinjene ut i fakturaforslaget.

Selektiv import fra mellomlagring

Fra og med versjon 10.0.47 inkluderer Fekturadministrasjon arbeidsområde en ny forhåndsvisningsfunksjon kalt Project Operations selektiv import fra oppsamling. Når du bruker denne funksjonen, kan prosjektregnskapsførere fullføre importen fra oppsamlingsprosessen fra konteksten til et valgt fakturaforslag. Denne funksjonaliteten effektiviserer muligheten til umiddelbart å opprette fakturaforslaget for situasjoner der du umiddelbart vil fullføre fakturaen i stedet for å vente på den periodiske prosessen som er planlagt kjøring eller for ikke-relaterte transaksjoner som skal behandles.

Opprett Project fakturaforslag

Du kan se gjennom Project fakturaforslag i Project management and accounting modulen ved å gå til Project fakturaer>Project fakturaforslag.

Når du bekrefter Proforma-fakturaen i Dataverse, oppretter systemet prosjektfakturaforslagshodet i Finance. For enklere avstemming angir systemet Project fakturaforslagsnummeret i Finance til samme nummer som Proforma-faktura-ID-en i Dataverse. Fordi brukere ikke nødvendigvis bekrefter Proforma-fakturaer i samme rekkefølge som de oppretter dem, må nummerserien for prosjektfakturaforslag i Finans tillate endringer til lavere og høyere tall. Konfigurer nummerserier ved hjelp av følgende fremgangsmåte:

1. I Finance går du til Organization Administration>Number sequences>Number sequences.

2. I filteret Område velger du Prosjekter.

3. I filteret Referanse velgler du Fakturaforslag.

4. Bruk feltet Company til å filtrere hver juridiske enhet med Project Operations Dataverse-integrering aktivert.

5. Åpne Detaljer om nummersekvens. Angi følgende verdier i fanen Generelt:

   • Tillat brukerendringer: Til et lavere tall = Ja
   • Tillat brukerendringer: Til et høyere tall = Ja

Systemet legger til forslagslinjer for prosjektfakturaer ved hjelp av den periodiske prosessen Importer fra oppsamlingstabell (Prosjektstyring og regnskap>Periodisk>prosjektoperasjoner-integreringsimport>fra oppsamlingstabell). Du kan kjøre denne prosessen manuelt eller ved hjelp av en periodisk tidsplan. Systemet legger ikke til linjer i fakturaforslagsdokumentet før alle linjene er klare til å faktureres. Tids- og materialtransaksjoner er bare klare til å faktureres når du publiserer dem ved hjelp av Project Operations Integration journalen.

Formatere og skrive ut fakturaforslag

Prosjektregnskapsføreren kan tilpasse utskrift av en prosjektfaktura ved hjelp av siden Formater fakturaforslag og utskriftsbehandling.

Formatere fakturaforslag

Bruk Formater fakturaforslag-siden til å gruppere transaksjoner for visning i Project fakturaen for kunden.

1. På Project fakturaforslag-siden velger du Print>Formater fakturaforslag.

2. Velg Ny for å opprette en ny gruppering for utskriften av prosjektfakturaen.

3. Velg alternativer for denne grupperingen i feltet Detalj/Sammendrag:

   • Velg Detalj for å skrive ut transaksjonsdetaljene for kundefakturaen.
   • Velg Sammendrag for å skrive ut transaksjonssammendraget for kundefakturaen.

• Velg transaksjonslinjene som skal inkluderes i denne delen i kategorien Available transactions, og velg Inkluder transaksjoner for å flytte dem til kategorien Valgra transaksjoner.
• Velg Flytt opp og Flytt ned for å endre rekkefølgend på delene.
• Velg Forhåndsvisning for å forhåndsvise formatert faktura.

Utskriftsbehandling

Utskriftsbehandling bruker forskjellige rapportfiler til å skrive ut, angi mål og tilpasse bunntekst for fakturaen. Konfigurer utskriftsbehandling på modulnivå, men du kan overstyre disse innstillingene for et bestemt kunde-, kontrakt- eller fakturaforslag. Hvis du vil access denne funksjonen på Project fakturaforslag-siden, velger du Print>Print management.

Oppsettet for utskriftsbehandling vises som en trevisning, der hvert nodenivå viser de tilgjengelige dokumentene som skal justeres. Du kan tilordne egendefinerte utskrifter på dokumentnivået modul, kunde, kontrakt eller fakturaforslag. Hvis du vil endre utskriften av det opprinnelige dokumentet, utvider du den ønskede noden og velger Opprinnelig element. Velg rapportformatet som skal brukes til utskrift, i rapportformatfeltet . Du kan bruke egendefinerte rapportformater ved hjelp av rammeverket for business document management.

Definere kundens forfallsdato

Betalingsbetingelsene bestemmer forfallsdatoen for når kunden må betale fakturaen.

Fra og med 10.0.47-utgivelsen kan du manuelt velge en forfallsdato som overstyrer betalingsbetingelsene. Dette alternativet er spesielt nyttig når vilkårene endres i ulike faser av Project.

Hvis du vil bruke denne funksjonen, tilpasser du Project fakturaforslagshodet til å inkludere feltet Due og eventuelt Terms for betaling feltet fra Invoice-forslaget tabellen og lagre visningen.

• Hvis du ikke konfigurerer betalingsbetingelsene for finansieringskilden når du åpner faktureringsforslaget, vil forfallsdatoen som standard være i dag.
• Hvis betalingsbetingelsene er tilgjengelige, viser forfallsdatoen den beregnede datoen.
• I begge alternativene kan du manuelt angi forfallsdatoen for å overstyre standarddatoen eller den beregnede datoen.

Når du har valgt å legge inn fakturaforslaget, åpnes dialogboksen Legg inn fakturaforslag der du har én siste sjanse til å endre fakturadatoen. Her kan du konfigurere en lagret visning som viser en skrivebeskyttet visning av forfallsdatoen. Hvis du endrer fakturadataene i dette vinduet, beregner fakturadatoen forfallsdatoen på nytt og fjerner eventuelle endringer i forfallsdatoen.

Bruken av forfallsdatoen endrer ikke resultatet av SSRS-rapporten for prosjektfakturaer. Hvis du inkluderer betalingsvilkår-feltet på fakturaen, kan du vurdere å endre rapportutformingen eller opprette en «Ad hoc»- eller «Egendefinert»-termetikett som skal skrives ut på fakturaen, for å unngå at terminologien ikke samsvarer, for eksempel «Netto 15» med en forfallsdato som ikke gjenspeiler disse vilkårene.

Publisere fakturaforslag

Når du har gjennomgått og redigert fakturaen, og du er fornøyd med fakturaforslagslinjene, kontrollerer du fakturasummene og merverdiavgiften. Velg gruppen Detaljer, velg Totalt, og velg deretter Publiser for å publisere fakturaen.

Hvis du vil vise fakturaen før du publiserer, fjerner du merket for Publisering. Fakturaen viser Proforma for å betegne at det er en eksempelfaktura. Merk av for Skriv ut faktura for å skrive ut fakturaen.

I tillegg til fakturaforslagssiden kan du også legge inn fakturaforslag ved å kjøre den periodiske jobben, legge inn fakturaforslag. Hvis du vil finne denne jobben, gå til Prosjektstyring og regnskap>Periodisk>Prosjektfakturaer>Post fakturaforslag.

Denne siden viser alle fakturaforslagene som er klare til publisering. Du kan planlegge publisering av fakturaforslag ved å velge Batch. Sett Parameter for satsvis behandling til Ja, og angi regelmessigheten for satsvis behandling ved å velge Regelmessighet.

Utvidet proforma-fakturasammendrag for integrerte distribusjoner

I Dynamics 365 Project Operations integrerte distribusjoner viser proforma-fakturasammendraget i Dataverse kundepåkrevde fakturafelt fra Dynamics 365 Finance. Denne funksjonen forbedrer synligheten på tvers av team og gjør det mulig for prosjektledere å håndtere kundeforespørsler uten å stole på regnskapsteam.

Fakturadetaljer som nylig støttes

Når du legger inn en faktura i Finans, synkroniseres og vises følgende felt i Dataverse:

• Kundefakturanummer
• Kundefakturadato
• Project fakturastatus (ny status: Lagt inn)
• Avgiftsbeløp på fakturanivå

Disse forbedringene gir ende-til-ende faktura sporbarhet fra proforma oppretting til postering til betaling.

Aktiver denne funksjonen

Følg disse trinnene for å aktivere denne funksjonen:

1. I Finance kan du aktivere dobbeltskrivingskartet for Project Operations eksportenhet for integreringsfakturaforslag (msdyn_customerinvoices) versjon 1.0.0.0.
2. Aktiver funksjonsflagget Utvidet proforma-faktura i Prosjektoperasjoner.