Konfigurere manuelle oppgaver i en arbeidsflyt

Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer egenskapene for en manuell oppgave.

Hvis du vil konfigurere en manuell oppgave i redigeringsprogrammet for arbeidsflyten, høyreklikker du oppgaven og velger egenskaper for å åpne Egenskaper-siden . Bruk deretter fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere egenskapene for den manuelle oppgaven.

Gi navn til oppgaven

Følg denne fremgangsmåten for å sette et navn på den manuelle oppgaven.

1. Velg Grunnleggende innstillinger i den venstre ruten.
2. I feltet Navn angir du et unikt navn på oppgaven.

Legg inn en emnelinje og instruksjoner

Du må oppgi en emnelinje og instruksjoner for brukere som er tilordnet oppgaven. Hvis du for eksempel konfigurerer en oppgave for innkjøpsrekvisisjoner, ser brukeren som er tilordnet til oppgaven emnelinjen og instruksjoner på kjøpsrekvisisjoner-siden . Emnelinjen vises i en meldingslinje øverst på siden. Brukeren kan deretter velge ikonet i meldingsfeltet for å vise instruksjonene. Følg trinnene nedenfor for å legge inn en emnelinje og instruksjoner.

1. Velg Grunnleggende innstillinger i den venstre ruten.

2. I Emne for arbeidselement-feltet angir du emnelinjen.

3. Hvis du vil tilpasse emnelinjen, setter du inn plassholdere. Plassholdere erstattes med de riktige dataene når emnelinjen vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

   1. Velg hvor plassholderen skal vises i tekstboksen.
   2. Velg Sett inn plassholder.
   3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
   4. Velg Sett inn.

4. Hvis du vil legge til oversettelser av emnelinjen, gjør du følgende:

   1. Velg oversettelser.
   2. På siden som vises, velger du Legg til.
   3. Velg språket for oversettelsen i listen som vises.
   4. Skriv inn den oversatte teksten i feltet Oversatt tekst .
   5. Hvis du vil tilpasse teksten, setter du inn plassholdere som beskrevet i trinn 3.
   6. Velg Lukk.

5. I Instruksjoner for arbeidselement-feltet angir du instruksjonene.

6. Sett inn plassholdere for å tilpasse instruksjonene. Plassholdere erstattes med de riktige dataene når instruksjonene vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

   1. Velg hvor plassholderen skal vises i tekstboksen.
   2. Velg Sett inn plassholder.
   3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
   4. Velg Sett inn.

7. Hvis du vil legge til oversettelser av instruksjonene, gjør du følgende:

   1. Velg oversettelser.
   2. På siden som vises, velger du Legg til.
   3. Velg språket for oversettelsen i listen som vises.
   4. Skriv inn den oversatte teksten i feltet Oversatt tekst .
   5. Hvis du vil tilpasse teksten, setter du inn plassholdere som beskrevet i trinn 6.
   6. Velg Lukk.

Tildele oppgaven

Følg disse trinnene for å angi hvem som skal motta den manuelle oppgaven.

1. I den venstre ruten klikker du Tilordning.

2. Velg ett av alternativene i tabellen nedenfor på Fanen Oppgavetype . Følg de ekstra trinnene for dette alternativet før du går til trinn 3.

   Alternativ	Brukere som oppgaven er tilordnet til	Tilleggstrinn
   Deltaker	Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle	1. Når du har valgt Deltaker, velger du typen gruppe eller rolle du vil tilordne oppgaven til, i listen Type deltaker på fanen Rolle basert. 1. I Deltaker-listen velger du gruppen eller rollen som oppgaven skal tilordnes til.
   Hierarki	Brukere i et bestemt organisasjonshierarki	1. Når du har valgt Hierarki, velger du hierarkitypen du vil tilordne oppgaven til, i Hierarkitype-listen på fanen Hierarkivalg. 1. Systemet henter en rekke brukernavn fra hierarkiet. Disse navnene representerer brukere som oppgaven kan tilordnes til. Følg disse trinnene for å angi startpunktet og sluttpunktet for området med brukernavn som systemet henter: 1. Velg en person fra Start fra-listen for å angi startpunktet. 1. Hvis du vil angi sluttpunktet, velger du Legg til betingelse og angir deretter en betingelse som bestemmer hvor i hierarkiet systemet slutter å hente navn. 1. På fanen Alternativer for hierarki angir du hvilke brukere i området oppgaven skal tilordnes til: Tilordne til alle brukere som hentes – oppgaven tilordnes alle brukere i området. Bare tilordne til den siste hentede brukeren – Oppgaven tilordnes bare til den siste brukeren i området. Utelat brukere med følgende vilkår – Oppgaven tilordnes ikke til noen brukere i området som oppfyller et bestemt vilkår. Velg Legg til betingelse for å angi betingelsen.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i den gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbrukeri Arbeidsflytbruker-fanen i Arbeidsflytbruker-listen, velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte brukere	1. Når du har valgt Bruker, velger du Bruker-fanen . 1. Tilgjengelige brukere-listen inkluderer alle brukere. Velg brukerne du vil tilordne oppgaven til, og flytt deretter disse brukerne til Valgte brukere-listen.
   Kø	En arbeidselementkø	1. Når du har valgt Kø, velger du købasert fane. 1. Følg disse trinnene for å tilordne oppgaven til en bestemt kø: 1. I Køtype-listen velger du Arbeidselementkøer. 1. Velg køen i Kønavn-listen. 1. Hvis en bestemt betingelse skal avgjøre hvilken kø oppgaven er tilordnet til, følger du disse trinnene: 1. I Køtype-listen velger du Betingede arbeidselementkøer. 1. I Kønavn-listen velger du Betinget kø. MERK: Dette alternativet brukes bare for noen få arbeidsflyter, for eksempel saksbehandling.

3. I Tidsbegrensning-fanen i Varighet-feltet angir du hvor lang tid brukeren har til å fullføre oppgaven. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer – Angi antallet timer som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Dager – Angi antallet dager som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Uker – Angi antallet uker som brukeren har til å fullføre oppgaven.
   • Måneder – Velg dagen og uken som brukeren senest må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren fullfører oppgaven innen fredag i den tredje uken i måneden.
   • År – Velg dagen, uken og måneden som brukeren senest må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren svarer innen fredag i den tredje uken i desember.

   Hvis brukeren ikke fullfører oppgaven innenfor den tillatte tiden, er oppgaven forfalt. Du kan eskalere en forfalt aktivitet basert på alternativene du velger i videresendingsområdet på siden.

Angi hva som skal skje når en oppgave er forfalt

Hvis en bruker ikke fullfører den manuelle oppgaven innenfor den tillatte tiden, er oppgaven forfalt. Du kan eskalere en forfalt oppgave eller automatisk tilordne den til en annen bruker. Følg denne fremgangsmåten for å videresende oppgaven hvis den er forfalt.

1. Velg Eskalering i den venstre ruten.

2. Merk av for Bruk videresendingsbane hvis du vil opprette en videresendingsbane. Systemet tilordner automatisk oppgaven til brukerne som er oppført i videresendingsbanen. Tabellen nedenfor er et eksempel på en videresendingsbane.

   Rekkefølge	Videresendingsbane
   1	Tilordne til: Doris
   2	Tilordne til: Elin
   3	Endelig handling: Avvis

   I dette eksempelet tilordnes den forfalte oppgaven til Doris. Hvis Doris ikke fullfører oppgaven innen tidsfristen, tilordnes oppgaven til Elin. Hvis Elin ikke fullfører oppgaven innen tidsfristen, vil systemet avvise dokumentet som ble sendt til behandling.

3. Hvis du vil legge til en bruker i videresendingsbanen, velger du Legg til eskalering. I Tilordningstype-fanen velger du ett av alternativene i tabellen nedenfor og følger deretter de resterende trinnene for dette alternativet før du går til trinn 4.

   Alternativ	Brukere som oppgaven videresendes til	Tilleggstrinn
   Hierarki	Brukere i et bestemt organisasjonshierarki	1. Når du har valgt Hierarki, velger du hierarkitypen du vil eskalere oppgaven til, i Hierarkitype-listen på fanen Hierarkivalg. 1. Systemet må hente et område med brukernavn fra hierarkiet. Disse navnene representerer brukere som oppgaven kan videresendes til. Følg disse trinnene for å angi startpunktet og sluttpunktet for området med brukernavn som systemet henter: 1. Velg en person fra Start fra-listen for å angi startpunktet. 1. Hvis du vil angi sluttpunktet, velger du Legg til betingelse. Angi deretter en betingelse som bestemmer hvor i hierarkiet systemet slutter å hente navn. 1. På fanen Alternativer for hierarki angir du hvilke brukere i området oppgaven skal eskaleres til: Tilordne til alle brukere som er hentet – oppgaven eskaleres til alle brukere i området. Bare tilordne til den siste hentede brukeren – Oppgaven videresendes bare til den siste brukeren i området. Utelat brukere med følgende vilkår – Oppgaven videresendes ikke til noen brukere i området som oppfyller et bestemt vilkår. Velg Legg til betingelse for å angi betingelsen.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i den gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbrukeri Arbeidsflytbruker-fanen i Arbeidsflytbruker-listen, velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte brukere	1. Når du har valgt Bruker, velger du Bruker-fanen . 1. Tilgjengelige brukere-listen inkluderer alle brukere. Velg brukerne du vil videresende oppgaven til, og flytt deretter disse brukerne til Valgte brukere-listen.

4. I Tidsbegrensning-fanen i Varighet-feltet angir du hvor lang tid brukeren har til å fullføre oppgaven. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer – Angi antallet timer som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Dager – Angi antallet dager som brukeren har til å fullføre oppgaven. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Uker – Angi antallet uker som brukeren har til å fullføre oppgaven.
   • Måneder – Velg dagen og uken som brukeren senest må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren fullfører oppgaven innen fredag i den tredje uken i måneden.
   • År – Velg dagen, uken og måneden som brukeren senest må fullføre oppgaven. Du vil kanskje at brukeren svarer innen fredag i den tredje uken i desember.

5. Gjenta trinn 3 til 4 for hver bruker du vil legge til i videresendingsbanen. Du kan endre rekkefølgen på brukerne.

6. Hvis brukerne i videresendingsbanen ikke fullfører oppgaven innen tidsfristen, vil systemet utføre en handling med oppgaven. Hvis du vil angi handlingen systemet skal utføre, merker du Handling-raden, og velger deretter en handling i fanen Avslutt handling.

Angi når systemet skal utføre en handling med oppgaven automatisk

Du kan konfigurere systemet slik at det utfører en handling med den manuelle oppgaven når bestemte betingelser er oppfylt. En oppgave krever for eksempel at noen i reiseregningsavdelingen går gjennom kvitteringene som følger med reiseregningen. I henhold til firmapolicyen må denne aktiviteten utføres hvis det totale beløpet i utgiftsrapporten er mer enn USD 100. I dette scenariet kan du konfigurere systemet til automatisk å merke oppgaven som Fullført når samlet beløp er mindre enn 100. Følg denne fremgangsmåten for å angi når systemet utfører en handling med den manuelle oppgaven.

1. Velg Automatiske handlinger i den venstre ruten.

2. Merk av for Aktiver automatiske handlinger.

3. Velg Legg til betingelse.

4. Angi en betingelse.

5. Angi eventuelle ekstra betingelser som kreves.

6. Følg disse trinnene for å bekrefte at betingelsene du har angitt, er riktig konfigurert:

   1. Velg Test.
   2. Velg en post under Betingelse for testarbeidsflyt i Valideringsbetingelse.
   3. Velg Test. Systemet evaluerer posten for å finne ut om den oppfyller betingelsene du definerte.
   4. Velg OK eller Avbryt for å gå tilbake til Egenskaper.

7. I handlingen Autofullfør velger du handlingen som systemet skal utføre på oppgaven.

Angi når varsler skal sendes

Du kan sende varsler til personer når du delegerer, eskalerer, fullfører eller avviser en manuell oppgave, eller når du ber om en endring. Følg disse trinnene for å angi når du skal sende varsler og hvem du skal sende dem til.

1. Velg Varsler i den venstre ruten.

2. Merk av for hendelsene du vil sende varsler for:

   • Representant – Du tilordnet oppgaven til en annen bruker.
   • Eskalere – Den tilordnede brukeren fullførte ikke oppgaven i den tildelte tiden.
   • Fullført – Den tilordnede brukeren fullførte oppgaven.
   • Avvis – Den tilordnede brukeren avviste dokumentet som ble sendt inn.
   • Forespørselsendring – den tilordnede brukeren ba om en endring i dokumentet som ble sendt inn.

3. Velg raden for en hendelse du valgte i trinn 2.

4. I fanen Varslingstekst skriver du inn teksten i meldingen.

5. Hvis du vil tilpasse varselet, setter du inn plassholdere. Plassholdere erstattes med den riktige informasjonen når varslingen vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

   1. Velg hvor plassholderen skal vises i tekstboksen.
   2. Velg Sett inn plassholder.
   3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
   4. Velg Sett inn.

6. Hvis du vil legge til oversettelser av varslingen, gjør du følgende:

   1. Velg oversettelser.
   2. På siden som vises, velger du Legg til.
   3. Velg språket for oversettelsen i listen som vises.
   4. Skriv inn den oversatte teksten i feltet Oversatt tekst .
   5. Hvis du vil tilpasse teksten, setter du inn plassholdere som beskrevet i trinn 5.
   6. Velg Lukk.

7. Angi hvem du vil sende varslene til, på Mottaker-fanen . Velg ett av alternativene i tabellen nedenfor og følg deretter de resterende trinnene for dette alternativet før du går til trinn 8.

   Alternativ	Varslingsmottakere	Tilleggstrinn
   Deltaker	Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle	1. Når du har valgt Deltaker, velger du typen gruppe eller rolle du vil sende varsler til, i listen Type deltaker på fanen Rolle basert. 1. I Deltaker-listen velger du gruppen eller rollen som varslingene skal sendes til.
   Arbeidsflytbruker	Brukere i den gjeldende arbeidsflyten	Når du har valgt Arbeidsflytbrukeri Arbeidsflytbruker-fanen i Arbeidsflytbruker-listen, velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte brukere	1. Når du har valgt Bruker, velger du Bruker-fanen . 1. Tilgjengelige brukere-listen inkluderer alle brukere. Velg brukerne du vil sende varslinger til, og flytt deretter disse brukerne til Valgte brukere-listen.

8. Gjenta trinn 3 til 7 for hver hendelse du valgte i trinn 2.

Angi en tidsfrist

Følg disse trinnene hvis du må fullføre den manuelle oppgaven innen et bestemt tidspunkt.

1. Velg Avanserte innstillinger i den venstre ruten.

2. Merk av for Angi en tidsgrense for arbeidsflytelementet.

3. I Varighet-feltet angir du når oppgaven må være fullført. Velg ett av følgende alternativer:

   • Timer – Angi antall timer for fullføring av oppgaver. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Dager – Angi antall dager for fullføring av aktiviteten. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
   • Uker – Angi antall uker for fullføring av aktiviteten.
   • Måneder – Velg dagen og uken for fullføring av aktiviteten. Du vil for eksempel at oppgaven skal fullføres innen fredag i den tredje uken i måneden.
   • År – Velg dagen, uken og måneden for fullføring av aktiviteten. Du vil for eksempel at oppgaven skal fullføres innen fredag i den tredje uken i desember.

4. Hvis tidsgrensen overskrides, vil systemet gjøre noe med oppgaven. I listen Handling velger du den handlingen som systemet skal utføre.

Angi hvilke handlinger som er tilgjengelige for brukeren

Når du tilordner den manuelle oppgaven til en bruker, må brukeren utføre en handling på oppgaven. Følg denne fremgangsmåten for å angi hvilke handlinger brukeren kan utføre med oppgaven.

1. Velg Avanserte innstillinger i den venstre ruten.
2. Merk av for Fullført hvis brukeren skal kunne merke oppgaven som Fullført.
3. Merk av for Avvis hvis brukeren skal kunne avvise dokumentet som ble sendt.
4. Merk av for Be om endring hvis brukeren skal kunne be om endringer av dokumentet som ble sendt.
5. Merk av for Deleger hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven til andre brukere.
6. Merk av for Tilordne på nytt hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven på nytt til andre brukere i arbeidselementkøen.
7. Merk av for Frigi hvis brukeren skal kunne tilordne oppgaven på nytt til arbeidselementkøen. En annen bruker kan deretter fullføre oppgaven.