Konfigurere godkjenningsprosesser i en arbeidsflyt

Bemerkning

Interessegrupper i fellesskapet har nå flyttet fra Yammer til Microsoft Viva Engage. Hvis du vil bli med i et Viva Engage-fellesskap og delta i de siste diskusjonene, fyller du ut skjemaet Be om tilgang til Finance and Operations Viva Engage Community og velger fellesskapet du vil bli med i.

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere egenskapene for godkjenningsprosessen.

Hvis du vil konfigurere en godkjenningsprosess, høyreklikker du godkjenningselementet i redigeringsprogrammet for arbeidsflyten, og deretter velger du Egenskaper for å åpne Egenskaper-skjemaet .

Gi navn til godkjenningsprosessen

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å sette et navn på godkjenningsprosessen.

  1. Velg Grunnleggende innstillinger i den venstre ruten.
  2. I feltet Navn angir du et unikt navn på godkjenningsprosessen.

Angi når systemet skal utføre en handling med dokumentet automatisk

Du kan konfigurere systemet slik at det automatisk utfører en handling på dokumenter som oppfyller bestemte betingelser. Systemet kan for eksempel godkjenne reiseregninger med totalsummer som er mindre enn USD 100. Følg disse trinnene for å angi når systemet fungerer på dokumentet:

  1. Velg Automatiske handlinger i den venstre ruten.

  2. Merk av for Aktiver automatiske handlinger.

  3. Velg Legg til betingelse.

  4. Angi en betingelse.

  5. Angi flere betingelser om nødvendig.

  6. Hvis du vil bekrefte at betingelsene du har angitt, er riktig konfigurert, kan du utføre følgende fremgangsmåte:

    1. Velg Test for å åpne skjemaet testarbeidsflytbetingelse .
    2. Velg en post i Valider betingelse-området i skjemaet.
    3. Velg Test. Systemet evaluerer posten for å finne ut om den oppfyller betingelsene du definerte.
    4. Velg OK eller Avbryt for å gå tilbake til Egenskaper-skjemaet .

  7. I listen Autofullføringshandling velger du handlingen som systemet skal utføre på dokumentet.

Angi når varsler skal sendes

Du kan sende varsler til personer når et dokument godkjennes, avvises, delegeres eller eskaleres, eller når en endring blir forespurt. Følg disse trinnene for å angi når du skal sende varsler og hvem som mottar dem.

  1. Velg Varsler i den venstre ruten.

  2. Merk av i avmerkingsboksen ved siden av hendelsene du vil sende meldinger for:

    • Representant – Når et dokument er tilordnet til en annen bruker for godkjenning.
    • Eskalere – Når den tilordnede brukeren ikke fungerer på et dokument i den tildelte tiden.
    • Godkjenn – når et dokument er godkjent.
    • Avvis – når et dokument avvises.
    • Forespørselsendring – Når den tilordnede brukeren ber om en endring i et sendt dokument.

  3. Velg raden for en hendelse du valgte i trinn 2.

  4. Velg meldingstekst-fanen .

  5. I tekstboksen angir du teksten for varslingen.

  6. Hvis du vil tilpasse teksten, setter du inn plassholdere, som erstattes med de riktige dataene når de vises for brukere. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

    1. Merk tekstboksen på plasseringen der plassholderen skal vises.
    2. Velg Sett inn plassholder.
    3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
    4. Velg Sett inn.

  7. Hvis du vil legge til oversettelser av varselet, velger du Oversettelser. Følg disse trinnene i skjemaet som vises:

    1. Velg Legg til.
    2. Velg språket for teksten i listen som vises.
    3. I tekstboksen Oversatt tekst legger du inn teksten.
    4. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere.
    5. Velg Lukk.

  8. Velg Mottaker-fanen .

  9. Angi hvem som mottar varslene. Velg ett av alternativene i tabellen nedenfor og følg deretter de resterende trinnene for alternativet før du går til trinn 10.

Alternativ Varslingsmottakere Tilleggstrinn
Deltaker Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle 1. Når du har valgt Deltaker, velger du kategorien Rollebasert . 1. Velg typen gruppe eller rolle du vil sende varsler til, i listen Type deltaker . 1. I Deltaker-listen velger du gruppen eller rollen som varslingene skal sendes til.
Arbeidsflytbruker Brukere som deltar i den gjeldende arbeidsflyten 1. Når du har valgt arbeidsflytbruker, velger du brukerfanen Arbeidsflyt . 1. I Arbeidsflytbruker-listen velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
Bruker Bestemte brukere 1. Når du har valgt Bruker, velger du Bruker-fanen . 1. Velg brukerne du vil sende varslinger til, og flytt deretter disse brukerne til Valgte brukere-listen.
  1. Gjenta trinn 3 til 9 for hver hendelse du valgte i trinn 2.

Angi en endelig godkjenner

Hvis du vil kreve ekstra godkjenning når brukeren som sendte dokumentet også godkjenner det, angir du en endelig godkjenner for godkjenningstrinnet.

  1. I redigeringsprogrammet for arbeidsflyt høyreklikker du godkjenningselementet og velger deretter Egenskaper for å åpne Egenskaper-skjemaet.
  2. Velg Avanserte innstillinger i den venstre ruten.
  3. Merk av for Bruk siste godkjenner.
  4. Velg en bruker som skal være den endelig godkjenneren, fra listen.

Hindre at senderen godkjenner trinn i arbeidsflyten

Følg disse trinnene for å hindre at brukere som sender inn dokumenter for godkjenning, godkjenne dokumentene selv:

  1. Gå til Systemadministrasjon > Arbeidsflyt > Arbeidsflytparametere > Generelt > Godkjenner.
  2. Oppdater innstillingen Sperr godkjenning av innsender i arbeidsflyten til Ja.

Som standard er denne innstillingen Nei, og brukere kan godkjenne dokumentet hvis de er inkludert i tilordningsinnstillingene for godkjenningstrinnet.

Hvis du angir arbeidsflyten til Disallow-godkjenning av innsenderen og inkluderer godkjenningstrinn med en endelig godkjenner, må du kontrollere at den endelige godkjenneren ikke er en bruker som vanligvis sender dokumenter til arbeidsflyten, siden de ikke kan fullføre godkjenningen.

Angi en tidsfrist

Følg disse trinnene hvis du må fullføre godkjenningsprosessen innen et bestemt tidspunkt.

Bemerkning

Alternativene du velger her, overstyrer alternativene du valgte i områdene Tildeling og Eskalering i hvert godkjenningstrinn.

  1. Velg Avanserte innstillinger i den venstre ruten.

  2. Merk av for Angi en tidsgrense for arbeidsflyt-element.

  3. I Varighet-feltet angir du når godkjenningsprosessen må være fullført. Velg ett av følgende alternativer:

    • Timer – Angi antall timer godkjenningsprosessen må være fullført innen. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
    • Dager – Angi antall dager godkjenningsprosessen må være fullført innen. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
    • Uker – Angi antall uker godkjenningsprosessen må være fullført innen.
    • Måneder – Velg dagen og uken godkjenningsprosessen må være fullført innen. Du vil for eksempel kanskje at godkjenningsprosessen skal fullføres innen fredag i den tredje uken i måneden.
    • År – Velg dagen, uken og måneden godkjenningsprosessen må være fullført innen. Du vil for eksempel kanskje at godkjenningsprosessen skal fullføres innen fredag i den tredje uken i desember.

  4. Hvis tidsgrensen overskrides, vil systemet gjøre noe med dokumentet. I listen Handling velger du den handlingen som systemet skal utføre.

Angi hvilke handlinger som er tilgjengelige for brukeren

Når du tilordner et dokument til en bruker for godkjenning, må brukeren handle på dokumentet. Følg disse trinnene for å angi hvilke handlinger brukeren kan utføre på det innsendte dokumentet.

  1. Velg Avanserte innstillinger i den venstre ruten.
  2. Merk av for Godkjenn hvis brukeren kan godkjenne dokumentet.
  3. Merk av for Avvis hvis brukeren kan avvise dokumentet.
  4. Merk av for Be om endring hvis brukeren kan be om endringer i dokumentet.
  5. Merk av for Representant hvis brukeren kan tilordne dokumentet til en annen bruker for godkjenning.

Bemerkning

Avmerkingsboksen Aktiver handlinger fra arbeidslisten i Enterprise Portal er avskrevet.

Konfigurere godkjenningstrinnene

En godkjenningsprosess består av godkjenningstrinn. Fullfør følgende fremgangsmåte for å legge til trinn i godkjenningsprosessen og konfigurere trinnene.

  1. Dobbeltklikk godkjenningsprosessen i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt viser trinnene i godkjenningsprosessen.
  2. Hvis du vil legge til et godkjenningstrinn, kan du dra trinnet fra Arbeidsflytelementer området til lerretet.
  3. Hvis du vil konfigurere et godkjenningstrinn, kan du se Konfigurere godkjenningstrinn i en arbeidsflyt.
  • Last updated on