Analyser listesiden og spørringsdata ved hjelp av dataanalysefunksjon

Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker dataanalysefunksjonen fra listesider og spørringer. Dataanalysen lar deg analysere data direkte fra siden, uten å måtte kjøre en rapport eller åpne et annet program, for eksempel Excel. Funksjonen gir en interaktiv og allsidig måte å beregne, summere og undersøke data på. I stedet for å kjøre rapporter ved hjelp av ulike alternativer og filtre, kan du legge til flere analysevisninger som representerer ulike oppgaver eller perspektiver for dataene. Noen eksempler er Mine kunder, Følg opp varer, Nylig tillagte leverandører, Salgsstatistikk eller en annen visning du kan forestille deg.

Forutsetninger

• Hvis du bruker Business Central versjon 22, er dataanalysefunksjonen i forhåndsversjon. Så en administrator må aktivere den før du kan bruke den. Hvis du vil aktivere den, kan du gå til Fekturbehandling-siden og slå på Fekturoppdatering: Analysemodus, raskt analysere data direkte i Business Central. Finn ut mer om Funksjonsbehandling.
• I versjon 23 og nyere må kontoen din tilordnes tillatelsessettet DATA ANALYSIS - EXEC eller inkludere kjøretillatelse på systemobjektet 9640 Tillat dataanalysemodus. Som administrator kan du utelate disse tillatelsene for brukere som du ikke vil skal ha tilgang til analysemodus.

Kom i gang

Følg disse trinnene for å starte analysemodus.

1. Åpne listesiden eller spørringssiden.

   Hvis du vil arbeide med siden Kundeposter, velger du for eksempel ikonet (Alt+Q), angi kundeposter og velge den relaterte koblingen.

2. I handlingsfeltet øverst på siden velger du Åpne analysemodus-knappen.

   Analysemodusen åpner dataene i en opplevelse som er optimalisert for dataanalyse. I analysemodus erstattes den vanlige handlingslinjen med en spesiell analysemodus. Den følgende illustrasjonen viser de ulike områdene på en side i analysemodusen.

   

   Hvert område er forklart i de etterfølgende avsnittene.

3. Bruk de forskjellige områdene til å manipulere, summere og analysere data. Se delene nedenfor for mer informasjon.

4. Når du vil stoppe analysemodusen, velger du Forlat analysemodus-knappen.

   Analysevisningene du har lagt til, forblir til du sletter dem. Hvis du går tilbake til analysemodusen igjen, vil du se dem nøyaktig slik du forlot dem.

Arbeid med analysemodus

I analysemodusen er siden delt inn i to områder:

• Hovedområdet, som består av dataområdet (1), sammendragslinjen (2) og analysevisningslinjen (5).
• Området for datamanipulering, som består av to ruter: kolonner (3) og analysefiltre (4).

Dataområde (1)

Dataområdet er der radene og kolonnene på listesidespørringen vises og data summeres. Dataområdet er en allsidig måte å kontrollere kolonneutformingen på og en rask måte å få et sammendrag av dataene på. For kolonner som inneholder numeriske verdier, vises summen av alle verdiene i kolonnen i den siste raden, med mindre du definerer radgrupper. I dette tilfellet vises summene som en delsum for gruppene.

• Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den og drar den til stedet der den gir mest mening i analysen.

• For å sortere på en kolonne velger du kolonneoverskriften. For å sortere på flere kolonner velger og holder du Skift-tasten mens du velger kolonneoverskriftene du vil sortere på.

• Hvis du vil ha tilgang til flere handlinger du kan utføre på kolonner, høyreklikker du kolonnen eller holder musepekeren over den og velger menyikonet . Eksempel:

  • Hvis du vil feste en kolonne på dataområdet slik at den ikke flyttes bort fra skjermen når du blar, velger du >Fest kolonne>Fest til venstre-kolonnedelen.
  • Definer datafiltre direkte i kolonnedefinisjonen, i stedet for å gå til Analysefiltre-rutene. Du kan fortsatt se nærmere på detaljer om relaterte data og for hver linje samt åpne kortet for å finne ut mer om en gitt enhet.

• Bruk dataområdet til å samhandle med dataene. Når det gjelder kolonner som inneholder numeriske, summerte verdier, kan du få en beskrivende statistikk for et sett med felter ved å merke dem. Statistikken vises på statuslinjen (2) langs bunnen av siden.

I dataområdet kan du filtrere etter alle kolonner, inkludert totalsummer, for eksempel sum eller antall.

Sammendragslinje (2)

Sammendragslinjen er langs bunnen av siden og viser statistikk om dataene på listesiden eller spørringen. Når du samhandler med kolonner med verdier som kan summeres, for eksempel når du merker flere rader i en kolonne som viser beløp, oppdateres dataene.

Tabellen nedenfor beskriver de ulike numrene som vises i totaler-området.

Kolonner (3)

Kolonner-ruten er en av to ruter som arbeider sammen for å definere analysen. Det andre området er Analysefiltre-ruten. Kolonne-ruten brukes til å summere dataene. Bruk Kolonner-ruten til å definere hvilke kolonner som skal være med i analysen.

Hvis du vil flytte et felt fra et område til et annet, velg håndtakikonet ved siden av kolonnen i listen og dra det til målområdet. Du forhindres fra å flytte et felt til et område hvor det ikke er tillatt.

Legg til felter fra relaterte tabeller

Med analysemodus kan du legge til felt fra relaterte tabeller i analysevisningen. Hvis du for eksempel analyserer siden Kunde, kan du legge til felter fra tabellen Lokasjon. Du kan deretter gruppere data etter disse relaterte feltene, noe som muliggjør en mer omfattende og avansert dataanalyse.

Hvis du vil legge til felter fra relaterte tabeller, velger du alternativet Legg til kolonner fra på kontekstmenyen Analyse. Nå ser du tabellene relatert til den gjeldende sidens kildetabell som forslag. Når du velger den relaterte tabellen, åpnes dialogboksen Sett inn kolonner fra med alle felter som er tilgjengelige i denne tabellen. Du kan også bruke rullegardinlisten Velg en kildeside til å navigere gjennom og finne felter du vil se i analysevisningen. Når du har valgt feltet eller feltene du vil legge til, legges de til i Kolonner-ruten og i dataområdet. Bruk alternativet Fjern relaterte kolonner til å fjerne relaterte felt fra analysevisningen.

Hvis du vil se alle tabellforslagene, velger du Annen kilde ... fra menyen Legg til kolonner fra. Denne handlingen åpner en dialogboksen Sett inn kolonne(er ), der du velger kilden og den relaterte tabellen, kildesiden de er tilgjengelig på, og deretter feltet eller feltene som skal vises i analysevisningen.

Ting å sjekke

Hvis du ikke finner tabellen eller feltet du leter etter, er det et par ting du kan kontrollere:

• Tabellen må være relatert til kildetabellen på siden du analyserer.
• Du må ha tillatelse til å få tilgang til tabellen eller feltet. Hvis du ikke har tillatelse, er ikke feltet tilgjengelig i listen over felt som skal legges til.
• Feltet må være et felt som kan legges til analysen. Du kan for eksempel ikke legge til felt som er interne eller ikke tillatt i tilpasninger.
• Tabellen eller feltet må ha en side tilknyttet. Hvis tabellen eller feltet ikke har en side, kan du ikke legge den til i analysen.
• Enkelte typer felter, for eksempel mediefelter, støttes ikke i analysemodus.
• Alle beregnede felt går tapt når du legger til relaterte felt.

Analysefiltre (4)

Med Analysefiltre-ruten kan du angi flere data filtre i kolonner for å begrense oppføringene i oversikten. Angi filtre på kolonner for å begrense oppføringene i oversikten, og etterfølgende summer med bare de postene du er interessert i. basert på et kriterium du definerer. La oss for eksempel anta at du bare er interessert i data for en bestemt kunde eller salgsordre som overstiger et bestemt beløp. Når du skal definere et filter, merker du kolonnen, velger sammenligningsoperasjonen fra listen (som Er lik eller Begynner med), og deretter angir du verdien.

Analysevisninger (5)

Med analysevisningsområdet øverst kan du opprette forskjellige konfigurasjoner (kolonner og analysefiltre) i separate visninger, der du kan manipulere data i hver visning uavhengig av hverandre. Det er alltid minst én analysevisning, kalt Analyse 1 som standard. Det er nyttig å legge til flere visninger for å lagre ofte brukte analysekonfigurasjoner på et datasett. Du kan for eksempel ha visninger for å analysere data i pivotmodus, og andre som filtrerer til et delsett av rader. Noen visninger kan vise en detaljert visning med mange kolonner, og andre viser bare noen få nøkkelkolonner.

Her er noen tips om hvordan du arbeider med flere analysevisninger:

• Hvis du vil legge til en ny analysevisning, velger du det store + tegnet ved siden av den siste analysevisningen.

• Velg pil ned i en analysevisning for å få tilgang til en liste over handlinger du kan gjøre i en visning, for eksempel gi nytt navn til, duplisere, slette og flytte.

  • Med Gi nytt navn kan du gi analysevisningen et nytt navn og legge til en beskrivelse. Beskrivelsen vises som et verktøytips når du holder pekeren over analysevisningen, noe som gjør det enklere å huske formålet.
  • Sletting sletter analysevisningen du har åpen for øyeblikket. Slett alle sletter alle analysevisninger du har lagt til, bortsett fra standard analysis 1-visning .

• Du kan ikke fjerne Analyse 1 fullstendig, men du kan gi den et nytt navn ved hjelp av Gi nytt navn-handlingen og fjerne endringene du har gjort, med Slett eller Slett alle.

• Analysevisningene du legger til og konfigurerer, forblir til du sletter dem. Hvis du går tilbake til analysemodusen, er de nøyaktig slik du forlot dem.

  Tips

  Analysevisningene du har konfigurert, er bare synlige for deg. Andre brukere ser bare visningene de har konfigurert.

• Du kan kopiere analysevisninger. Kopiering kan for eksempel være nyttig for å eksperimentere med å endre en visning uten å endre originalen. Kopiering er også nyttig hvis du vil opprette forskjellige varianter av samme analyse.

Datohierarkier

I analysemodus genereres datofelt i datasettet i et År-Kvartal-Måned-hierarki av tre separate felt. Dette hierarkiet er basert på den normale kalenderen, ikke noen regnskapskalendere som er definert i Business Central.

De ekstra feltene heter <feltnavn> År,, <feltnavn> Kvartal og <feltnavn> Måned. Hvis datasettet for eksempel inneholder et felt kalt Bokføringsdato, består det tilhørende datohierarkiet av felt kalt År for bokføringsdato, Kvartal for bokføringsdato, og Månde for bokføringsdato.

Pivotmodus

Du kan bruke pivotmodus til å analysere store mengder numeriske data, og delsummering av data etter kategorier og underkategorier. Pivotmodus er som pivottabeller i Microsoft Excel.

Hvis du vil aktivere eller deaktivere pivotmodus, aktiverer du veksleknappen Pivotmodus i Kolonner-ruten (3). Når du aktiverer pivotmodus, vises Kolonneetiketter-området i ruten. Bruk Kolonneetiketter-området til å gruppere summer for rader i kategorier. Felter som du legger til i Kolonneetiketter-området, vises som kolonner i dataområdet (1).

Når du bygger inn dataanalysen i pivotmodus, må du flytte felter til de tre områdene: Radgrupper, Kolonneetiketter og Verdier. Den følgende illustrasjonen viser hvor feltene som er tilknyttet dataområdet (1), der sum er beregnede data, og eventuelt Verdier.

Vil du eksportere data til Excel?

Høyreklikk på dataområdet eller et utvalg celler du vil eksportere data.

Analysere store mengder data

Hvis datasettet du vil analysere, overskrider 100 000 rader, anbefaler vi at du bruker en analysemodus som er optimert for store datasett. Det er imidlertid enkelte begrensninger hvis du bytter til denne modusen.

• Formatene i felter for følgende fire datatyper kan endres:

  • Valuta
  • Desimaler (vises alltid med to desimaler)
  • Datoer (vises alltid i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD)
  • Timezones

• I Business Central-versjoner som er eldre enn lanseringsbølge 2 for 2025, kunne du ikke bruke datohierarkifelt for kolonneetiketter i pivotmodus. I lanseringsbølge 2 for 2025 og senere fjernes denne begrensningen.

• Felt som brukes i pivotmodus og legges til i kolonneetiketter, må ha et lavt antall distinkte verdier.

  Hvis du aktiverer pivotmodus og drar et felt til området Kolonneetiketter, der de underliggende dataene for feltet har for mange distinkte verdier, kan det hende at nettleserfanen ikke svarer. Nettleseren lukkes til slutt, noe som krever at du starter på nytt i en ny økt. I dette tilfellet må du enten ikke pivotere på feltet eller angi et filter på feltet før du legger det til i området Kolonneetiketter.

Dele dataanalyse

Når du har forberedt en analysevisning, kan du dele den som en kobling med kolleger og andre i organisasjonen direkte fra klienten. Bare mottakere som har tillatelse til selskapet og dataene, kan bruke koblingen.

1. Velg pil ned i analysevisningen, og velg deretter Kopier kobling.

   

   Dialogboksen Kobling til <fanenavn> åpnes.

2. Analysen du deler, kobler som standard til siden eller spørringen i selskapet du arbeider i, noe som angis av company=<company_name> i URL-feltet ved siden av Kopier-knappen. Hvis du vil sende en kobling til en analyse som ikke er knyttet til et bestemt selskap, setter du feltet Selskap: til Ikke koble til et bestemt selskap.

   

3. Velg Kopier.

4. Lim inn koblingen i kommunikasjonsmediet du ønsker, for eksempel Word, Outlook, Teams eller OneNote.

5. Mottakere kan velge koblingen og åpne analysen for siden eller spørringen i Business Central. De blir bedt om å angi et navn for den nye analysevisningen de oppretter.

Eksportanalysedefinisjon – avansert

Med eksportanalysedefinisjonsfunksjonen kan du eksportere analysedefinisjonen, som inkluderer kolonnene og filtrene du konfigurerte for en analysevisning, som en .json fil. Dette alternativet brukes vanligvis til å dele eller bruke analysekonfigurasjoner på nytt. Finn ut mer i eksport- og pakkeanalysevisninger.

Eksempler på hvordan du analyserer data

Bruk Dataanalyse-funksjonen for rask faktasjekking og ad hoc-analyse:

• Hvis du ikke vil generere en rapport.
• Hvis en rapport for dine spesifikke behov ikke finnes.
• Hvis du vil iterere raskt for å få en god oversikt over en del av virksomheten din.

Avsnittene nedenfor inneholder eksempler på scenarioer for mange av funksjonsområdene i Business Central.

Eksempel: Finans (kundefordringer)

Hvis du vil se hva kundene dine skylder deg, kanskje inndelt i tidsintervaller for når beløp forfaller, følger du denne fremgangsmåten:

1. Åpne Kundeposter-listen og velg for å aktivere analysemodus.
2. Gå til Kolonner-menyen og fjern alle kolonner (merk av i boksen ved siden av Søk-feltet til høyre).
3. Aktiver vekslebryteren Pivot-modus (over Søk-feltet til høyre).
4. Dra Kundenavn-feltet til Radgrupper-området og dra Restbeløp til Verdier-området.
5. Dra feltet Forfallsdato (måned) til Kolonneetiketter-området.
6. Bruk Analysefiltre (under Kolonner-menyen til høyre) hvis du vil utføre analysen for et gitt år eller kvartal.
7. Gi nytt navn til analysevisningen til Eldre kontoer etter måned, eller noe som beskriver denne analysen.

Ad hoc-dataanalyseeksempler etter funksjonsområde

Mange av de funksjonelle områdene i Business Central har artikler med eksempler på ad hoc-dataanalyse.

Begrensninger

• Analysemodus støttes ikke på lister som bruker innrykk, enten i faste eller skjulbare hierarkier, for eksempel på sidene Kontoplan eller Finanskontoliste. På disse sidene er ikke Knappen Enter-analysemodus tilgjengelig.
• Når en liste overskrider 100 000 rader eller inneholder felt fra relaterte tabeller, vises ikke beregnede feltverdier. Beregnede felt er verdier beregnet på siden i stedet for å hentes direkte fra databasen, for eksempel løpende totaler, prosentverdier eller betingede tellinger. Et informasjonsikon vises på analysefanen for å angi når denne begrensningen gjelder. Denne begrensningen bidrar til å opprettholde ytelsen når du analyserer store datasett.

Relatert informasjon

Ad hoc-dataanalyse etter funksjonsområde
Analyse av ad hoc-data
Vis og rediger i Excel