Viva Glint で過去の応答データをインポートする

高度なトレーニングを受けたユーザーの場合、Microsoft Viva Glint Advanced Configuration では、Viva Glint アンケート プログラムで選択したアイテムで傾向のあるアイテムの外部の履歴応答データをインポートできます。

1. Viva People サイエンスの観点について学ぶ

organizationは、リーダーが慣れているのと同じアンケート項目を尋ねるのが一般的です。 項目を見直して、organizationの現在の戦略に沿っていることを確認し、過去の輸入を進める前に、これらの Viva People Science 要素を考慮してください。

  • 前回のアンケートはいつ行いましたか?
    データはどのくらい新しいですか? 組織の再構築や大幅な成長や従業員ベースの削減など、ビジネスは大きな変化を経ていますか? このような大きな変更が発生した場合、特にデータが 1 年以上前の場合、比較としての履歴データは意味を持たない可能性があります。

  • 以前の応答スケールは Viva Glint とどのように比較されますか?
    Glint の応答スケールは、強く反対するものから強く同意する範囲の 1 から 5 の Likert スケールです。 前の項目でこの正確なスケールが使用されていない場合、項目をマップして意味のある比較を行うのは困難です。

  • アイテムは Viva Glint アイテムにマップされますか?
    Viva Glint の標準項目を確認すると、これらの項目は以前の項目にマップされますか? 質問と参照先の意図を検討することが重要です。 項目が Viva Glint 項目と一致しない場合、比較は関連しません。

  • 履歴データはエンゲージメント戦略をさらに深めますか?
    Viva Glint 以外のソースの履歴データのインポートは複雑な場合があります。 ベンダーによって、さまざまな結果測定、スケール、質問文言が使用されます。 Viva Glint の以前の項目の結果は、多くの場合、エンゲージメントに対する最新のアプローチを進めるにはつながりず、多くの場合、アジャイルアプローチが低下します。

2. 前提条件を確認する

外部ソースからのデータは、Viva Glint へのインポートの資格を得るために、ここに記載されている前提条件を満たしている必要があります。 データがこれらの要件を満たしていない場合は、高度な構成外部インポート機能を使用してインポートしないでください。

アンケートプログラム

  • Viva Glint アンケート プログラムの機密性のしきい値は、外部データのソース調査と同じかそれ以上です。
  • データは定期的またはアドホックアンケートにインポートされます。

重要

外部インポートは、Always-on またはライフサイクルアンケートでは使用できません。

アンケート項目

  • 外部データは、 Viva Glint 項目にマップされる項目に関連付けられます。
  • 評価された項目の応答スケールは、Viva Glint と互換性があります。
    • 5 ポイントのライカート スケール: 1 = 厳密に同意しない、2 = 不一致、3 = どちらも、4 = 同意しない、5 = 強く同意する。
    • 反転した 5 ポイントの Likert スケールでは、Viva Glint にインポートする前に変換が必要です。

回答者データ

  • 未加工の回答者レベルのデータ。集計データ ではありません 。
  • すべての回答者は、一意の従業員 ID で識別されます。
  • 外部データの属性と値は、Viva Glint の値にマップされます。
  • ファイル レイアウトは、Viva Glint の要件に合わせて調整されます。
    • 個々の応答データと属性を含む水平方向のレイアウト。 詳細については、「 データ ファイルの準備」 セクションを参照してください。

3. 過去の調査項目をマップする

履歴と Viva Glint 項目のマッピングを完了 して、レポートに傾向が表示される場所を正確に決定します。

4. アンケートプログラムを設定する

外部調査データで傾向を示す項目を含め、Viva Glint プログラムを設定します。

セットアップが完了したら、次の手順を実行します。

  1. アンケートの [プログラムの概要] に移動し、[アクション] を選択 します。

  2. ドロップダウン メニューから [ プログラム コンテンツのエクスポート] を選択します。

  3. 表示されるダイアログで、[ Survey Content]\(アンケート コンテンツ\) を選択し、少なくとも 1 つの言語を選択して、[ エクスポート形式] を選択します。

  4. [ エクスポート] を選択して、圧縮フォルダー (.zip) をデバイスにダウンロードします。

  5. ダウンロードしたフォルダーに含まれる質問ファイルには、 質問 ID (編集不可) 列が含まれています。 このフィールドには、Viva Glint にインポートされた生のスコア ファイル内の列になる一意の質問 ID 値が含まれます。

ヒント

外部インポート用にユーザーをインポートする前に、プレースホルダー配布リストを選択して、サービス 管理などのプログラムのセットアップを完了します。

注:

アンケートで構成された除外リストと質問のターゲット設定は、履歴インポートには適用されません。

5. データ ファイルを準備する

履歴データの外部インポートには、それぞれ独自の要件を持つ 3 つのデータ ファイルが必要です。 各ファイルのサンプルを表示するには、次の表のファイル名を選択します。

重要

Raw Score および Respondent User ファイルは、コンマ区切り記号を使用 .csv 形式で、BOM エンコードを使用した UTF-8 または UTF-8 である必要があります。 コンマを含む値を二重引用符で囲みます。 たとえば、「マネージャー、カスタマー エクスペリエンス」などです。

ファイル 説明 Emailアドレス ラベル インポートの対象 必要な形式
ユーザー ファイル Viva Glint 属性の設定に合わせて書式設定された、履歴の外部ソースからのすべての従業員 属性の設定と一致する Viva Glint People ページ
  • UTF-8 または UTF-8 で BOM エンコードとコンマ区切り記号を使用した .csv
    • または
  • .xlsx
Raw Score File 回答者の電子メール アドレスと、数値の応答値が入力された質問列 必須: ユーザー電子メール 高度な構成: 外部インポート UTF-8 または UTF-8 で BOM エンコードとコンマ区切り記号を使用した .csv
回答者ユーザー ファイル 履歴、外部ソースからのすべての回答者に必要なフィールド: 電子メール、名、姓、ID、状態 する必要があります: Email アドレス 高度な構成: 外部インポート UTF-8 または UTF-8 で BOM エンコードとコンマ区切り記号を使用した .csv

ユーザー ファイル

履歴データをインポートしてレポートを生成するには、まず、従業員のインポートを使用して、すべての履歴従業員を Viva Glint に追加します。 このファイルには、Viva Glint 属性の設定に合わせて書式設定された、履歴の外部ソースのすべての従業員が含まれています。 このサンプル のユーザー ファイルを参照してください。

注意

従業員データを Viva Glint に定期的にインポートする他のチームと連携して、履歴インポートの実行中にアップロードを一時停止できるようにします。

次の点を確認します。

  • Viva Glint で属性の設定が完了しました。
  • 現在の Viva Glint ユーザーと履歴ユーザー間の従業員 ID とEmailアドレスが調整されます。
  • 正確な従業員 ID とマネージャー ID の関係を含めて、履歴データとレポートのマネージャー階層を計算します。
  • 現在の Viva Glint と履歴ユーザーの間の属性と値が揃っています。
    • たとえば、部署 = 人事部は、部署 = 人事の傾向を示しません。
  • 履歴データをインポートする前に、派生属性 (設定されている場合)、テニュア グループ、年齢グループは無効になります。 履歴データの調査開始日に基づいて年齢グループと保有期間を手動で計算します。 無効にするには:
    • [構成] に移動し、[People] を選択します。
    • [ アクション] を 選択し、[ ユーザー属性の管理] を選択します。
    • [ 派生属性] セクションで、[ 派生属性の管理] を選択します。
    • [テニュア グループと年齢グループ] の選択を解除し、[変更の保存] を選択します。
    • 履歴のインポートが完了した後で、テニュア グループと年齢グループの派生を属性の設定に再度追加するには、[ ユーザー属性の管理] ページに戻り、 属性を再選択して再マップします。

Raw Score File

Raw Score File は水平方向のレイアウトにあり、各ユーザーと質問データとコメント データの列を識別するための電子メール アドレス値が含まれている必要があります。 このサンプル の Raw Score File を参照してください。

  • 最初の列:
    • Emailする必要があります: ユーザー電子メール
  • その他の列:
    • 質問 ID: 手順 4 でエクスポートした一意の質問 ID を使用 します。調査プログラムを設定して、 Viva Glint 質問 ID を過去の回答データに割り当てます。
      • 主要な結果項目: これらの項目が Raw Score File (eSat や Recommend など) に含まれていることを確認します。 Viva Glint Key Outcome 項目が履歴データに存在しない場合は、未加工スコア ファイルに質問 ID を空白の列として含めます。
      • 評価の質問コメント: 評価の質問に関連するオープンエンドのフィードバックについては、質問列の右側に列を配置し、質問 ID に _COMMENTS を追加します。
      • オープンエンドの質問: 評価質問コメントの場合と同じ列レイアウトを使用しますが、コメントがある場合は 0、コメントがない場合は -1 を設定します。 Viva Glint にインポートする前にオープンエンドのフィードバックをクリーンアップする方法の詳細については、「 コメントのクリーンアップ 」セクションを参照してください。
      • 複数選択の質問: 数値応答値をコロン (:)で区切ります。 Viva Glint からエクスポートされた生データをインポートする場合は、テキスト応答を数値応答に変換します。 たとえば、ユーザーが応答オプション 2、3、5 を選択した場合、応答値は 2:3:5 である必要があります。 コメントが応答に添付されている場合は、質問コメントの評価と同じ列レイアウトを使用します。

コメントのクリーンアップ

履歴データからのオープン エンドのフィードバックによってインポート エラーが発生せず、コメント レポートに正しく表示されるようにするには、次の手順に従ってコメントをクリーンします。

特殊文字と書式設定を保持するには、 テキスト インポート ウィザード を使用して Excel にデータをインポートします。

  • 任意のバック スラッシュ ( \ ) をスラッシュ ( / ) に置き換えます。
    • たとえば、 私のマネージャーは親切\思いやり を置き換えます。 私のマネージャーは親切/思いやりがあります。
  • 二重引用符 (" ") で囲まれた単語または語句を単一引用符 (' ') に置き換えます。
    • たとえば、"品質保証" チームに感謝します。"品質保証" チームに感謝します。
  • UTF-8 エンコードで .csv として保存する場合は、すべてのコメントを二重引用符 (" ") で囲みます。
    • たとえば、私は個人的な開発のためのより多くの専用の時間を望みます。"私は個人的な開発のためのより多くの専用の時間を望む"になります。

    注:

    テキスト エディター アプリケーション (Sublime やメモ帳など) でデータを確認して、コメントが複数の二重引用符で囲まれていないことを確認します。 たとえば、"これは私のコメントです"。

重要

1,024 文字を超えるコメントは切り捨てられます。

回答者ユーザー ファイル

回答者ユーザーファイルには、履歴データに関連付けられているアンケート回答者の次のフィールドが含まれている必要があります。 このサンプル の回答者ユーザー ファイルを参照してください。

  • Emailアドレス: アドレスEmailラベルを付ける必要があります
  • 名: ラベルは属性の設定と一致している必要があります
  • 姓: ラベルは属性の設定と一致している必要があります
  • 従業員 ID: ラベルは属性の設定と一致する必要があります
  • 状態: ラベルは属性の設定と一致している必要があります

6. ユーザーのインポート

履歴データのユーザーと属性を確立するには、準備したユーザー ファイルを Viva Glint People ページにインポートします。

注意

Viva Glint アンケートのライブ中は、外部の履歴インポートを避けてください。

7. 外部データをインポートする

外部の履歴インポートを完了するには、Viva Glint の [詳細設定] ページにアクセスします。 アクセス権がない場合は、次の点を確認します。

注意

Viva Glint アンケート プログラムは、外部の履歴データをインポートし、レポートで生成する間、承認された状態である必要があります。 続行する前に、アンケートが承認されていることを確認します。

履歴ユーザーとその応答をインポートするには:

  1. 管理者ダッシュボードで [ 構成 ] シンボルを選択し、[ サービス構成] で [詳細設定] を選択 します。

  2. 左側のメニューで、[ 外部インポート] を選択します。

  3. [ 外部インポート ] ページで、データをインポートするための選択を行います。

    1. 手動モード: このトグルを [オフ] に切り替えます。

    2. アンケート名: ドロップダウン リストからアンケートを選択します。

    3. 例外日: このフィールドは、このアンケートのレポートに表示される開始日を決定し、現在の 日付より少なくとも 1 週間前 に、このプログラムのスケジュールされたアンケートと 重複しないように する必要があります。

      注意

      現在の日付より 3 日以下前に日付を選択すると、不要なメールの招待が従業員に送信される可能性があります。

    4. Raw Score ファイル: [ ファイルの選択] を選択 し、 参照して Raw Score File を選択します。

    5. 新しい配布リスト名: 履歴インポートにのみ使用され、配布リスト ページに表示されない 配布リスト の名前を入力します。 推奨: External-import-yyyymmdd。

    6. ユーザー ファイル: [ ファイルの選択] を選択 し、 参照して回答者のユーザー ファイルを選択します。

    7. アンケート サイクルにデータを追加しますか? このトグルを [オフ] に切り替えます。 この設定は、 Viva Glint アンケートの回答を修正するための設定です。

    8. [追加オプション] メニュー: 折りたたまれたままにします。該当しません。

  4. [ プレビュー ] を選択し、表示される質問ごとの 合計、 警告、 およびカウント を確認します。

    警告とカウントを含むインポート プレビューのスクリーンショット。

  5. 次の点を確認します。

    1. ユーザー ファイルのユーザー は、 回答者のユーザー ファイル内のユーザー数と一致します。
    2. スコア ファイルのユーザー は、 Raw スコア ファイル内のユーザー数と一致します。
    3. ユーザー ファイルに見つからないユーザーのスコア付 けは 0 です。
    4. スコア ファイルに含まれていないユーザー ファイル ユーザー は、招待されたがアンケートに応答しなかったユーザーの数と一致します。
    5. 質問あたりのカウント数は、展開時に、各コメントと応答値の予想される数と一致します。

  6. プレビューを確認したら、[保存] を選択します。

  7. ページの下部にある各セクションは、処理時に黄色に変わり、インポートが完了するとすべて緑色に変わります。

    外部インポートが成功したスクリーンショット。

8. 警告とエラーのトラブルシューティング

インポート中に問題が発生した場合は、次のリンクにあるこのガイダンスを使用してトラブルシューティングを行います。

9. ダッシュボードで予想される結果を確認する

Viva Glint で外部インポートが正常に処理されたら、ダッシュボードとレポートに移動して、スコアとデータが期待どおりに表示されることを確認します。 次の点を確認します。

  • レポート階層は期待どおりに表示されます。
  • 質問スコアは正確です。
  • 回答者数は正確です。
  • 履歴データと Viva Glint データの傾向に想定どおりに存在する質問。
  • 履歴データに存在する属性と値と値と、Viva Glint データの傾向が予想どおりに表示されます。
  • コメントが含まれている場合は、コメント レポートを確認して、カウントが正確であることを確認します。

注:

Viva Glint の物語インテリジェンスは、大量のオープンエンドのフィードバックを処理するのに時間がかかる場合があります。 データが完全に設定されていない場合は、24 時間後にコメント レポートを見直します。

10. 現在の従業員データをインポートする

履歴インポートが完了し、結果が期待どおりに表示されたら、現在の従業員データを Viva Glint に読み込んで、履歴ユーザー情報を上書きします。 従業員データを Viva Glint に定期的にインポートする他のチームと連携して、現在のユーザー情報を読み込むタイミングと方法を確認します。

重要

派生属性を無効にして履歴ユーザーと属性をインポートした場合は、属性を再選択して再マップすることで、[ユーザー属性の管理] ページで属性設定にテニュア グループと年齢グループをもう一度追加します。

次の 2 つのアップロード方法から選択します。

  1. People ページに従業員データをアップロードする People ページの Viva Glint プラットフォームで従業員データを直接アップロードします。

  2. Viva Glint SFTP を使用して従業員データを自動的にインポート するViva Glint Secure File Transfer Protocol (SFTP) を使用して、従業員データの自動インポートを使用します。

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