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この記事は、ワークフローの承認プロセスで各参加者が実行できるアクションを説明します。
ワークフローには、作成者、タスクの割り当て対象者、意志決定者、承認者といった複数のグループのユーザーを含めることができます。 たとえば、次の経費精算書ワークフローでは、康介が作成者で、キューのメンバーがタスクの割り当て対象者で、ジョンが意思決定者で、卓也、政美、および綾が承認者です。
以下のセクションでは、各ユーザー グループが実行できるワークフロー アクションについて説明します。
作成者が実行できるアクション
作成者は、処理対象のドキュメントを送信することによって、ワークフロー インスタンスを開始します。 たとえば、Sam は経費明細書を送信するために、経費明細書ページの [送信] ボタンを選択する必要があります。
タスク割り当て対象者が実行できるアクション
1 つのタスクを複数のユーザーに割り当てたり、複数のユーザーが監視する作業項目キューに割り当てたりすることができます。 ただし、タスクを完了できるユーザーは 1 人だけです。 たとえば、Sam は経費報告書を送信し、確認のために領収書を組織の経費報告書部門にルーティングします。
Adventure Works の経費精算書部門のメンバーは、キューを監視します。 その部署のメンバーである Julie は、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 ジュリーは、完了、却下、変更依頼、再割り当て、またはリリースのいずれかのアクションを実行できるようになりました。
Note
使用可能なアクションは、ソフトウェア開発者がタスクをどのように設計したかによって異なります。
完了
ユーザーがタスクを完了すると、次のユーザーがいる場合、ワークフロー内の次のユーザーに処理のために送信されたドキュメントが割り当てられます。 追加の処理が必要ない場合、ワークフロー プロセスは終了となります。
たとえば、Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーである Julie は、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 Julie がレビューを完了すると、John にドキュメントが割り当てられます。
拒否する
ユーザーがドキュメントを否認すると、ワークフロー プロセスは終了します。
たとえば、Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーである Julie は、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 ジュリーが経費報告書を拒否する場合、ワークフロー プロセスは終了します。
その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を加えることもでき、または元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合、ワークフロー プロセスは手動確認タスクから開始されます。
委任
ユーザーがタスクを委任すると、システムはタスクを別のユーザーに割り当てます。
たとえば、Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーである Julie は、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 ジュリーは、自分のアシスタントであるティムにこのタスクを委任します。
Tim はジュリーに代わって行動します。 したがって、Tim がレビューを完了すると、Julie がタスクを完了したかのように、経費報告書が John に割り当てられます。
変更依頼
ユーザーが送信されたドキュメントの変更を要求すると、元のユーザーにドキュメントが送り返されます。
たとえば、Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーである Julie は、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 ジュリーは、経費精算書に間違いがあることに気づき、精算書のレポートの変更を依頼します。 経費明細書が Sam に返送されます。
その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を依頼することができ、また元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合は、作業項目キューのメンバーが、経費精算書と領収書を再度確認する必要があります。
再割り当て
作業項目キューのメンバーは、そのキュー内のドキュメントを別のキューに再割り当てできます。
たとえば、Julie は Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーであり、キューを監視します。 ワークロードのバランスを取るために、Julie は経費報告書と付属の領収書を別のキューに再割り当てできます。
リリース
場合によっては、作業項目キューのメンバーはタスクを受け入れますが、完了できないと判断することがあります。 この場合、タスクを受け入れたユーザーが作業項目キューに戻すドキュメントをリリースできます。
たとえば、Julie は Adventure Works Expense Reports 部門のメンバーであり、Sam の経費報告書と領収書を確認するタスクを受け入れます。 Julie がタスクを完了できない場合は、ドキュメントをリリースできます。 経費報告書は、Adventure Works Expense Reports 部門の他のメンバーがタスクを完了できるように、キューに戻ります。
意志決定者が実行できるアクション
通常、意思決定者が回答する必要がある質問があるため、ドキュメントを意思決定者に割り当てます。 質問に対する回答は、通常 はい または いいえ または True または False です。 意思決定者がそれらの選択肢のいずれも選択しない場合、決定を委任できます。
[選択 1] または [選択 2]
意思決定者は、ドキュメントに関連する質問に回答する必要があります。 質問に対する回答は、通常 はい または いいえ または True または False です。 意思決定者が選択する回答によって、ドキュメントの処理に使用されるワークフロー ブランチが決まります。
たとえば、Sam の経費報告書を John に割り当てます。 一郎は、ドキュメントの情報を見て、康介のマネージャーに電話をかける必要があるかどうかを決定しなければなりません。 電話の必要があると John が決定すると、経費精算書は Aretha に割り当てられ、その後、Aretha が康介のマネージャーに電話をする必要があります。 電話は不要であると John が判断すると、経費精算書は承認のために卓也に割り当てられます。
委任
意思決定者は、意思決定を委任すると、その決定を行う必要がある別のユーザーにドキュメントを割り当てます。
たとえば、Sam の経費報告書を John に割り当てます。 ジョンは、自分のアシスタントのマリアに決定を委任します。
マリアはヨハネに代わって行動します。 Maria が Sam のマネージャーへの通話が必要であると判断した場合、経費報告書を Aretha に割り当て、Sam のマネージャーに電話する必要があります。 Maria が通話が不要であると判断した場合は、承認のために経費報告書を Frank に割り当てます。
承認者が実行できるアクション
承認者にドキュメントを割り当てると、承認者は、承認、却下、委任、または変更要求のいずれかのアクションを実行できます。
承認する
承認者がドキュメントを承認すると、次のユーザーがいる場合、そのドキュメントはワークフロー内の次のユーザーに割り当てられます。 追加の処理が必要ない場合、ワークフロー プロセスは終了となります。
たとえば、Sam は 6,000 米ドルの経費報告書を送信し、このドキュメントを Frank に割り当てます。 卓也がドキュメントを承認すると、次は承認のために政美に割り当てられます。 政美によって経費報告書が承認される場合、ワークフロー プロセスは終了します。
拒否する
承認者がドキュメントを否認すると、ワークフロー プロセスは終了します。
たとえば、Sam は 12,000 米ドルの経費報告書を送信し、このドキュメントをスーに割り当てます。 政美が経費精算書を拒否すると、ワークフロー プロセスは終了します。
その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を加えることができ、また経費精算書の元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合、ワークフロー プロセスは承認プロセスから開始されます。
委任
承認者がドキュメントを委任すると、ドキュメントは承認を受けるために別のユーザーに割り当てられます。
たとえば、Sam は 12,000 米ドルの経費報告書を送信し、このドキュメントを Frank に割り当てます。 卓也は経費精算書を綾に委任します。
綾は、卓也の代わりにタスクを実行します。 したがって、綾がドキュメントを承認すると、卓也が承認した場合と同じように、ドキュメントは承認のために政美に割り当てられます。 ドキュメントは、政美が承認した後で、承認を受けるために綾に送信されます。
変更依頼
承認者がドキュメントの変更を要求すると、元のユーザーにドキュメントが返送されます。
たとえば、Sam は 12,000 米ドルの経費報告書を提出し、伝票がスーに割り当てられます。 ユーザーが変更を要求すると、経費報告書が Sam に返送されます。
その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 Sam は、最初に、依頼された変更を行うことも、経費清算書の元のバージョンを再提出することもできます。 Sam が経費報告書を再送信すると、システムが承認のために Frank に送信します。これは、Frank が承認プロセスの最初の承認者であるためです。