Configurare le notifiche di posta elettronica per i criteri DLP

Le organizzazioni possono usare criteri di Prevenzione della perdita dei dati Microsoft Purview (DLP) per identificare, monitorare e proteggere le informazioni sensibili in Microsoft 365. Un'organizzazione vuole che gli utenti che lavorano con informazioni sensibili rimangano conformi ai criteri di prevenzione della perdita dei dati. Tuttavia, non vuole impedire inutilmente loro di svolgere il loro lavoro. Email notifiche e suggerimenti per i criteri possono essere utili in questa situazione.

Quando un'organizzazione crea un criterio DLP, può configurare le notifiche utente per:

• Inviare una notifica tramite posta elettronica che descrive il problema alle persone scelte.
• Visualizzare un suggerimento per i criteri per il contenuto in conflitto con i criteri DLP:
  • Per la posta elettronica in Outlook sul web e Outlook 2013 e versioni successive, il suggerimento per i criteri viene visualizzato nella parte superiore di un messaggio sopra i destinatari. Il sistema visualizza anche il messaggio mentre l'utente lo compone.
  • Per i documenti in un account OneDrive for Business o in un sito di SharePoint Online, il sistema visualizza un'icona di avviso sull'elemento per indicare la presenza di un suggerimento per i criteri. Per visualizzare altre informazioni, è possibile selezionare un elemento e quindi scegliere Informazioni nell'angolo superiore destro della pagina per aprire il riquadro dei dettagli.
  • Per i documenti di Excel, PowerPoint e Word archiviati in un sito OneDrive for Business o in un sito di SharePoint Online incluso nei criteri di prevenzione della perdita dei dati, il suggerimento per i criteri viene visualizzato nella barra dei messaggi e nella visualizzazione Backstage (selezionare il menu File e quindi Info).

Aggiungere notifiche utente a un criterio DLP

È possibile abilitare le notifiche utente al momento della creazione di un criterio DLP. Quando si abilita l'impostazione di notifica, Microsoft 365 invia notifiche tramite posta elettronica e suggerimenti per i criteri. È possibile personalizzare chi inviare messaggi di posta elettronica di notifica, il testo e-mail e il testo della descrizione dei criteri.

L'unità di training precedente ha fornito istruzioni dettagliate su come creare criteri DLP da un modello di criteri. Se necessario, fare riferimento a queste istruzioni se è necessario un aggiornamento su come creare un criterio.

La definizione delle notifiche si verifica quando si arriva al passaggio di definizione delle impostazioni dei criteri:

1. Nella pagina Definisci impostazioni criteri selezionare l'opzione Crea o personalizza regole DLP avanzate e quindi selezionare Avanti.

2. Nella pagina Personalizza regole DLP avanzate selezionare +Crea regola sulla barra dei menu.

3. Nella pagina Crea regola immettere un nome per la regola nel campo Nome .

4. Nella sezione Notifiche utente impostare l'interruttore su Attivato. L'impostazione di questa opzione su Sì abilita altre due opzioni.

   • Nella sezione Dispositivi endpoint è possibile selezionare l'opzione Mostra agli utenti una notifica di suggerimento per i criteri quando un'attività è limitata.

   • Nella sezione Servizi di Microsoft 365 è possibile selezionare un'opzione per Notificare agli utenti nel servizio Office 365 un suggerimento per i criteri.

     

5. Aggiornare tutte le altre impostazioni applicabili a questo criterio e quindi selezionare Salva. La sezione successiva esamina l'opzione Invia avvisi di posta elettronica a queste persone .

Opzioni di configurazione delle notifiche di posta elettronica

Per ogni regola in un criterio DLP, è possibile:

• Inviare la notifica alle persone selezionate. Queste persone possono includere il proprietario del contenuto, la persona che ha modificato il contenuto per l'ultima volta, il proprietario del sito che archivia il contenuto o un utente specifico.
• Personalizzare il testo incluso nella notifica usando HTML o token. Per altre informazioni, vedere la sezione seguente.

Quando si configurano le notifiche tramite posta elettronica, tenere presente gli elementi seguenti:

• È possibile inviare notifiche tramite posta elettronica solo a singoli destinatari. Non è possibile inviare notifiche a gruppi o liste di distribuzione.
• Solo il nuovo contenuto attiva una notifica tramite posta elettronica. La modifica del contenuto esistente attiva i suggerimenti per i criteri, ma non le notifiche tramite posta elettronica.
• I mittenti esterni non ricevono notifiche. Le notifiche vengono inviate solo agli utenti interni.

Notifica di posta elettronica predefinita

Le notifiche di posta elettronica predefinite hanno una riga Oggetto che inizia con l'azione eseguita. Ad esempio:

• "Notifica"
• "Messaggio bloccato" per la posta elettronica
• "Accesso bloccato" per i documenti

Se la notifica riguarda un documento, il corpo del messaggio di notifica include un collegamento che porta l'utente al sito in cui è archiviato il documento. Viene inoltre aperta la descrizione dei criteri per il documento. In questo modo, l'utente può risolvere eventuali problemi (vedere l'unità successiva sui suggerimenti per i criteri). Se la notifica riguarda un messaggio, la notifica include come allegato il messaggio corrispondente a un criterio DLP.

Per impostazione predefinita, le notifiche consentono di visualizzare testo simile a quanto segue per un elemento in un sito. Il testo della notifica viene configurato separatamente per ogni regola. Di conseguenza, il testo visualizzato varia a seconda della regola corrispondente.

Notifica di posta elettronica personalizzata

Un'organizzazione può creare una notifica di posta elettronica personalizzata anziché inviare la notifica di posta elettronica predefinita agli utenti finali o agli amministratori. La notifica di posta elettronica personalizzata supporta html e ha un limite di 5.000 caratteri. HTML può includere immagini, formattazione e altre personalizzazioni nella notifica.

Un'organizzazione può anche usare i token seguenti per personalizzare la notifica tramite posta elettronica. Questi token sono variabili che è necessario sostituire con informazioni specifiche nella notifica inviata.

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