Monitorare la condivisione "Tutti tranne gli utenti esterni" (EEEU) con il report attività EEEU

"Tutti tranne gli utenti esterni" (EEEU) è un gruppo di SharePoint predefinito che include automaticamente tutti gli utenti interni, ma esclude eventuali utenti esterni (guest). Il report EEEU è uno dei due tipi di report sulle attività di governance dell'accesso ai dati disponibili con Gestione avanzata SharePoint.

Screenshot dei report di governance dell'accesso ai dati nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

I report attività EEEU consentono di identificare i siti in cui il contenuto è condiviso con l'intera organizzazione negli ultimi 28 giorni. È possibile eseguire prima il report sulle autorizzazioni del sito per comprendere la baseline di condivisione EEEU corrente dell'organizzazione e quindi usare il report attività EEEU per monitorare le attività di condivisione EEEU in corso.

Informazioni sulla condivisione EEEU tramite siti e file pubblici

Il contenuto può essere condiviso con EEEU in due modi:

  • Siti pubblici: quando un sito è configurato come pubblico, il gruppo EEEU diventa parte dell'appartenenza del sito (proprietari, membri o visitatori). L'impostazione di un sito come pubblico rende tutto il contenuto del sito visibile a tutti gli utenti dell'organizzazione.
  • Elementi pubblici: i singoli file o cartelle possono essere condivisi direttamente con EEEU usando la selezione utenti. L'impostazione di un file o di una cartella come pubblico lo rende accessibile all'intera organizzazione, mantenendo il resto del sito privato.

Monitorare la condivisione EEEU per identificare i potenziali rischi

La condivisione con EEEU può portare a un'esposizione imprevista dei dati perché concede l'accesso a tutti i dipendenti attuali e futuri. È possibile usare i report attività EEEU insieme al report sulle autorizzazioni del sito per semplificare:

  • Scoprire i siti con la maggior parte delle attività di condivisione EEEU negli ultimi 28 giorni
  • Identificare potenziali rischi di oversharing prima che influiranno sull'organizzazione
  • Eseguire le azioni appropriate per limitare l'accesso quando necessario

Informazioni visualizzate nei report attività EEEU

Ogni report attività EEEU mostra:

Report di snapshot e attività

Usare i report EEEU insieme ad altri report di governance dell'accesso ai dati, ad esempio il report sulle autorizzazioni del sito, per ottenere un quadro completo e continuo del panorama dell'accesso ai dati dell'organizzazione.

  1. Iniziare con i report snapshot: eseguire prima i report sulle autorizzazioni del sito per comprendere la struttura delle autorizzazioni di base. In particolare, ottenere lo stato corrente della condivisione EEEU.

  2. Completamento con i report attività: eseguire i report sulle attività EEEU per monitorare le attività di condivisione EEEU recenti e rilevare i rischi emergenti. Eseguire questi report mensilmente per rimanere aggiornati sulle attività di condivisione in corso.

Prima di iniziare

Esaminare i prerequisiti per la gestione avanzata di SharePoint.

Tenere presenti questi punti importanti:

  • Il report EEEU nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint riguarda solo i siti di SharePoint. Per ottenere un report EEEU per gli elementi in OneDrive, usare Identificare il contenuto condiviso con "Tutti tranne gli utenti esterni" negli ultimi 28 giorni.
  • È possibile avere fino a 10 report.
  • Il completamento dei report potrebbe richiedere fino a 24 ore.
  • I report acquisiscono dati fino a 24 ore prima della generazione del report.
  • È possibile eseguire nuovamente i report ogni 24 ore.

Creare un report EEEU

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Report nel riquadro di spostamento e quindi selezionare Governance dell'accesso ai dati.

  2. Nella sezione Report attività , in Condivisi con "Tutti tranne gli utenti esterni", selezionare Visualizza report.

  3. Selezionare Crea report. Verrà visualizzato il pannello Crea un report .

    Screenshot che mostra la creazione di un report tutti tranne gli utenti esterni.

  4. Configurare il report come indicato di seguito:

    • Nome report: immettere un nome univoco per identificare il report.
    • Modello: selezionare i modelli di sito di SharePoint da includere. È possibile selezionare più tipi di modello o scegliere Tutti i siti:
      • Siti classici
      • Siti di comunicazione
      • Siti del team
      • Altri
    • Privacy: per i siti del team, filtrare in base all'impostazione di privacy:
      • Private
      • Pubblico
      • Tutto (sia privato che pubblico)
    • Riservatezza del sito: scegliere etichette di riservatezza specifiche per concentrarsi sui siti con classificazioni di sicurezza specifiche. Ad esempio, è possibile identificare i file condivisi con EEEU all'interno di siti etichettati come "Riservati" negli ultimi 28 giorni.
    • Tipo di report: selezionare lo scenario EEEU da analizzare:
      • File, cartelle ed elenchi specifici: singoli file o cartelle condivisi con EEEU.
      • Appartenenza al sito: siti in cui EEEU fa parte dell'appartenenza al sito.

  5. Selezionare Crea ed esegui. L'esecuzione del report potrebbe richiedere alcune ore.

Usare il report Condiviso con "Tutti tranne gli utenti esterni"

Per visualizzare i dati più recenti, eseguire manualmente ogni report. La colonna Stato indica se il report è in esecuzione o è pronto per la visualizzazione.

Screenshot che mostra la condivisione con tutti, ad eccezione dei report degli utenti esterni e del relativo stato.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Report nel riquadro di spostamento e quindi selezionare Report di governance dell'accesso ai dati.

  2. Nella sezione Report attività , in Condivisi con "Tutti tranne gli utenti esterni", selezionare Visualizza report.

  3. Selezionare uno o più report e quindi selezionare Esegui.

  4. Al termine del report, la colonna Stato viene aggiornata.

  5. Selezionare un report per visualizzare informazioni dettagliate sull'attività di condivisione EEEU:

    Screenshot che mostra i dettagli del report eeeu.

  6. Per scaricare un report, selezionare Scarica report dettagliato. Si ottiene un file CSV che è possibile usare per l'analisi dettagliata.

    Il report scaricato contiene le informazioni seguenti:

    • Fino a 1 milione di siti ordinati in base all'attività di condivisione EEEU (il primo più alto)
    • Informazioni complete sul sito, tra cui:
      • Nome e indirizzo di posta elettronica dell'amministratore primario
      • Tipo di modello di sito
      • Impostazioni di privacy
      • Etichette di riservatezza
      • Metadati del sito aggiuntivi

Intervenire in base ai risultati del report EEEU

Dopo aver individuato potenziali sovradivisioni tramite report EEEU, intervenire per correggere i rischi e migliorare la governance dell'accesso ai dati dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Report sulla governance dell'accesso ai dati per i siti di SharePoint e OneDrive.

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