Automatizzare l'elaborazione delle fatture fornitore con Power Automate e AI Builder

Power Automate e AI Builder possono essere usati per automatizzare l'elaborazione end-to-end delle fatture dai formati di e-fatturazione basati su Extensible Markup Language (XML). Questo approccio consente alle organizzazioni di convalidare e integrare i dati delle fatture in Dynamics 365 Finance o in altri sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) con un intervento manuale minimo.

Tip

Questo articolo fornisce uno scenario di esempio e una rappresentazione visiva di come automatizzare l'elaborazione delle fatture fornitore usando Power Automate e AI Builder. Questa soluzione è un'architettura di esempio generalizzata che è possibile usare per molti scenari e settori diversi. Questo articolo si limita alle migliori pratiche.

Diagramma dell'architettura

Diagramma del flusso di lavoro della fattura fornitore che mostra il trigger di Power Automate, l'elaborazione XML, la registrazione in SharePoint, le app di finanza e operazioni di Dynamics 365 e i passaggi di Outlook.

Flusso di lavoro

Questa architettura automatizza il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture end-to-end:

  1. Trigger di posta elettronica: un nuovo messaggio di posta elettronica arriva nella posta in arrivo condivisa designata con un allegato XML contenente i dettagli della fattura (ID fornitore, numero di fattura, data, importo, voci).

  2. Estrazione dati XML: Power Automate estrae l'allegato XML e lo analizza usando espressioni XML per recuperare i campi della fattura.

  3. Convalida dei dati: il flusso di lavoro convalida i dati estratti in base a più criteri:

    • Verifica dell'esistenza del fornitore in Dynamics 365
    • Convalida del formato del numero di fattura
    • Rilevamento dei tipi di documento
    • Verifica del calcolo dell'importo
    • Convalida unità di misura (in base al paese/area geografica)
    • Convalida del formato data

  4. Trasformazione dei dati: il flusso di lavoro esegue il mapping dei campi XML estratti allo schema di entità Dynamics 365, converte le date in formato International Organization for Standardization (ISO) 8601, converte gli importi in decimali e prepara gli elementi di riga come array.

  5. Integrazione di Dynamics 365: Il flusso di lavoro crea i dati della fattura convalidati come record di fattura fornitore in sospeso nelle app di Dynamics 365 Finance and Operations utilizzando il connettore Dataverse o il connettore Dynamics 365.

  6. Gestione degli errori: se un passaggio non riesce, il flusso registra l'errore, invia una notifica al team finanziario, sposta il messaggio di posta elettronica in una cartella non riuscita e impedisce l'immissione di fatture incomplete in Dynamics 365.

Notifica di esito positivo: al termine della creazione, il flusso di lavoro invia messaggi di Teams al canale finanziario, aggiorna l'elenco di rilevamento e sposta il messaggio di posta elettronica elaborato in una cartella di archiviazione con il numero di riferimento della fattura dynamics 365.

Dettagli dello scenario

Questo caso d'uso si basa sull'approccio di un'azienda alla definizione di un processo affidabile, sicuro e gestibile per l'integrazione delle fatture fornitore in un sistema ERP riducendo al minimo lo sforzo manuale.

Note

Concentrix ha usato un modello architetturale simile per creare una soluzione di elaborazione delle fatture fornitore usando Power Automate, Power Apps, modelli personalizzati di AI Builder e richieste di intelligenza artificiale. Per altre informazioni, vedere Concentrix modernizzare l'elaborazione delle fatture con Power Platform e intelligenza artificiale.

Sfida aziendale

Un'azienda multinazionale riceve grandi volumi di fatture fornitore in formato XML dal Perù (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Cile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) e Messico (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal por Internet).

Il download manuale, l'interpretazione e la chiave di questi file XML in Dynamics 365 (o in qualsiasi sistema ERP) sono lenti, soggetti a errori e non applicano in modo coerente le regole di fatturazione locale. I team devono anche riconciliare i dati XML con pdf e convalidare i dati di riferimento del fornitore e il numero di identificazione fiscale (TIN).

Soluzione

Implementare un modello di inserimento fatture XML basato su Power Automate che:

  • Monitora le cassette postali dei conti condivisi per paese/area geografica, estrae allegati XML e PDF e li instrada in un'automazione.

  • Analizza il codice XML di ogni paese/regioni in uno schema interno normalizzato, tra cui intestazione, linee, imposte, attori, chiavi come ad esempio l'identificatore univoco universale (UUID) o il folio.

  • Applica la convalida con riconoscimento del paese o dell'area geografica, ad esempio formati di ID imposta, tipo di documento, totali, imposte e tag obbligatori, prima di creare fatture fornitore in sospeso in Dynamics 365.

  • Crea un log di controllo unificato in SharePoint o Dataverse e associa xml e PDF originali al documento ERP per la conservazione a lungo termine.

Componenti

Questi servizi e tecnologie automatizzano l'inserimento, l'elaborazione, la convalida e l'integrazione delle fatture fornitore nelle app di dynamics 365 finance and operations.

Servizi di posta elettronica e flusso di lavoro

I flussi cloud di Power Automate orchestrano l'intera pipeline di elaborazione delle fatture. I flussi cloud possono essere eseguiti su richiesta, ad esempio quando i messaggi di posta elettronica arrivano con allegati di fatture, rendendoli un meccanismo di attivazione ideale per l'inserimento automatico delle fatture.

Estrazione ed elaborazione dei dati

Una richiesta di intelligenza artificiale estrae il riferimento all'ordine di acquisto e l'UUID dalle fatture PDF quando non sono presenti in XML. Classifica anche il tipo di fattura in alcuni scenari. In alternativa, è possibile usare un modello di elaborazione documenti di AI Builder, a seconda dei requisiti.

Integrazione ERP

Le fatture fornitore in sospeso vengono create nelle app Dynamics 365 Finance and Operations. L'architettura utilizza il connettore nativo di Dynamics 365 per interagire con le entità dati di Dynamics 365 Finance and Operations, come le entità relative alle fatture dei fornitori.

Integrazione e convalida dei dati

  • Gli elenchi di SharePoint fungono da livello dati di base per la registrazione delle fatture e il rilevamento delle eccezioni.

  • Le tabelle virtuali di Microsoft Dataverse consentono un'integrazione senza problemi con le app dynamics 365 finance and operations.

Notifica e monitoraggio

  • Microsoft Teams fornisce notifiche in tempo reale al personale finanziario al momento dell'elaborazione delle fatture.

  • Outlook/Exchange Online attiva il flusso di lavoro e le notifiche di errore. Fornisce anche un'organizzazione di posta elettronica tramite la gestione delle cartelle.

Considerazioni

Queste considerazioni implementano i pilastri di Power Platform Well-Architected, un insieme di principi guida che migliorano la qualità di un carico di lavoro. Per altre informazioni, vedere Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Isolamento degli errori: usare gli ambiti try-catch in Power Automate per gestire separatamente gli errori di analisi, gli errori di convalida e i problemi di integrazione di Dynamics 365. Questo approccio impedisce a un errore di bloccare l'intero batch.

  • Rilevamento idempotente: usare la combinazione del numero di fattura e dell'RFC del fornitore per impedire invii duplicati di Dynamics 365 se un messaggio di posta elettronica viene inviato nuovamente.

  • Meccanismi di fallback: usare cartelle di posta elettronica di backup e sistemi di accodamento manuali per le fatture che non superano l'elaborazione automatica. Questo approccio garantisce che non vengano perse fatture.

  • Registrazione a doppio livello: usare la notifica di posta elettronica primaria di SharePoint e secondaria per garantire la visibilità delle eccezioni anche se la registrazione non riesce.

  • Criteri di ripetizione dei tentativi: utilizzare la gestione predefinita del timeout (timeout per le azioni di 5 minuti) con l'instradamento dell'ambito catch alla gestione delle eccezioni.

Sicurezza

  • Controllo di accesso: limitare la posta in arrivo, la raccolta di SharePoint e l'account del servizio Dynamics 365 al personale autorizzato.

  • Protezione dei dati: assicurarsi che gli allegati XML contenenti dati sensibili del fornitore vengano elaborati in modo sicuro. Implementare la crittografia per campi sensibili, ad esempio le informazioni sul conto bancario, se presenti nelle fatture.

  • Conformità: assicurarsi che tutte le operazioni di elaborazione delle fatture siano conformi alle normative finanziarie, ad esempio i requisiti di conformità di Sarbanes-Oxley Act (SOX), le imposte sui beni e servizi (GST)/Iva armonizzate (HST) e altre normative fiscali locali, implementando regole di convalida allineate ai requisiti normativi.

  • Account del servizio: utilizzare le autorizzazioni minime (READ su VendorsV2/UnitsOfMeasure; CREATE solo nelle tabelle delle fatture).

Eccellenza operativa

  • Standardizzazione: richiedere a tutti i fornitori di usare formati di XML Schema coerenti per semplificare la logica di analisi. Fornire ai fornitori modelli XML per garantire la compatibilità.

  • Documentazione: creare runbook per scenari di errore comuni, risoluzione dei problemi di formato XML e modifiche alla configurazione di Dynamics 365. Documentare tutte le espressioni e le regole di convalida usate.

  • Processo di supporto: eseguire il training dei team di supporto finanziario e IT su come diagnosticare gli errori del flusso usando la cronologia di esecuzione di Power Automate, individuare gli errori nei log ed eseguire procedure di ripristino manuali.

  • Gestione delle modifiche: valutare tutte le modifiche apportate all'analisi della logica, delle regole di convalida e dei mapping di Dynamics 365 in un ambiente di sviluppo prima della distribuzione di produzione. Usare il controllo della versione per le esportazioni del flusso di Power Automate.

Efficienza prestazionale

  • Modalità batch: quando è necessario elaborare più di 200 fatture al giorno, passare a un flusso pianificato che viene eseguito ogni 15 minuti anziché usare un trigger per ogni messaggio di posta elettronica.

  • Ottimizzazione: Monitorare la durata dell'esecuzione del flusso e il tempo di analisi. Per strutture XML complesse, ottimizzare le espressioni per ridurre al minimo l'overhead di elaborazione. Implementare la memorizzazione nella cache per le ricerche dei partner commerciali per evitare di eseguire query ridondanti su Dynamics 365.

  • Limitazione dei connettori: Considerare i limiti di Power Automate. Per volumi elevati, implementare meccanismi di accodamento usando le tabelle Dataverse.

  • Scalabilità: man mano che aumenta il volume delle fatture, passare dai trigger per posta elettronica all'elaborazione batch. Utilizza flussi programmati che elaborano più fatture in parallelo utilizzando un ciclo Apply to each, impostando la concorrenza.

Ottimizzazione dell'esperienza

  • Self-service: gli utenti finanziari possono ripetere manualmente le fatture non riuscite usando un pulsante Power Apps (nessuna dipendenza IT).

  • Trasparenza: il dashboard di SharePoint mostra lo stato della coda di elaborazione; Power BI offre analisi dettagliate.

  • Cancella notifiche: formato di posta elettronica strutturato con sezioni: Riepilogo, Allegati, Dettagli errore, Azione consigliata.

  • Accordo sul livello di servizio di riferimento: il 95% delle fatture automatizzate elaborate entro due ore dalla ricezione tramite posta elettronica.

IA responsabile

  • Equità: Addestra modelli di prompt personalizzati con dati eterogenei per ridurre al minimo i bias.

  • Affidabilità e sicurezza: monitorare continuamente gli output di intelligenza artificiale per assicurarsi che siano accurati e interattivi. Un essere umano coinvolto anch'esso nel processo esamina le anomalie e le eccezioni.

  • Privacy e sicurezza: assicurarsi che i dati richiesti dall'intelligenza artificiale siano conformi alle normative sulla privacy applicabili.

  • Inclusività: supporta l'elaborazione di documenti in più lingue. Una persona può rivedere il documento se il sistema AI Builder ha problemi nell'interpretazione delle informazioni.

  • Trasparenza: tutti gli output dell'IA sono tracciabili, con registri disponibili per il controllo.

  • Responsabilità: utilizzare la revisione umana per garantire l'assunzione di responsabilità nelle decisioni critiche.

Passaggi successivi

  • Esaminare e adattare i requisiti di XML Schema con la community dei fornitori.
  • Pianificare la distribuzione pilota con due o tre principali fornitori.
  • Configurare l'ambiente di test per i test di accettazione utente (UAT) e la convalida.
  • Pianificare sessioni di trasferimento delle conoscenze con il team AP.
  • Stabilire obiettivi del contratto di servizio per l'elaborazione delle fatture, ad esempio automatizzare il 95% delle fatture entro due ore.
  • Pianificare la fase 2 per includere altri tipi di documento (PO, ricevute, note di credito).

Collaboratori

Microsoft gestisce questo articolo. I seguenti collaboratori hanno scritto questo articolo.

Autori principali:

Power Platform:

Dynamics 365:

Conformità

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