Caricare file in SharePoint con i metadati dalle app basate su modello

Questa architettura di riferimento descrive come usare una pagina personalizzata in un'app basata su modello per acquisire metadati durante il caricamento di documenti in SharePoint. Questo approccio migliora l'esperienza utente nelle app basate su modello e supporta la governance e la ricerca dei documenti in SharePoint applicando i metadati in fase di caricamento.

Diagramma dell'architettura

Flusso di lavoro

1. Un utente apre un'app basata su modello e passa a un record che richiede il caricamento di documenti, ad esempio caso, contatto o account.

2. L'utente seleziona un'azione Carica documento (pulsante della barra dei comandi), che avvia una pagina personalizzata come finestra di dialogo all'interno dell'app basata su modello.

3. La pagina personalizzata fornisce:

   1. Selezione di file (file singoli o più file).
   2. Campi di metadati collegati alle colonne della libreria di documenti di SharePoint.
   3. Convalida e orientamento basati sulle regole aziendali.
   4. Contesto del record di origine tramite l'ID record nell'URL dell'applicazione basata su modelli.

4. Quando l'utente invia il modulo, la pagina personalizzata richiama un flusso cloud Power Automate.

5. Power Automate:

   1. Carica i file nella raccolta documenti di SharePoint e/o nella cartella secondo la logica di posizione desiderata nel flusso.

   2. Imposta SharePoint metadati usando i valori forniti nella pagina personalizzata.

   3. Crea o aggiorna il record di ubicazione del documento corrispondente in Dataverse per mantenere la retrocompatibilità con l'integrazione nativa di Dataverse e SharePoint.

6. I documenti caricati sono:

   • Associato al record Dataverse di origine.
   • Ricercabile e filtrabile in SharePoint usando i metadati.

Dettagli dello scenario

Le organizzazioni usano spesso SharePoint gestione dei documenti con app basate su modello per archiviare documenti correlati ai record aziendali. Tuttavia, l'integrazione SharePoint predefinita non consente agli utenti di popolare i metadati necessari durante il caricamento, con conseguente:

• Metadati incompleti o incoerenti
• Ridotta la capacità di ricerca e conformità
• Rielaborazione manuale per classificare i documenti dopo il caricamento

Questa architettura risolve queste limitazioni introducendo un'esperienza di caricamento personalizzata basata su pagine che acquisisce i metadati al momento del caricamento. Questo approccio migliora la qualità dei dati, l'esperienza utente e la conformità pur rimanendo completamente all'interno dell'ecosistema Power Platform e Microsoft 365.

Il valore aziendale chiave include:

• Miglioramento della governance dei documenti e della qualità dei metadati
• Esperienza utente coerente incorporata nelle app basate su modello
• Riduzione dell'intervento manuale e della riclassificazione
• Estendibilità per flussi di lavoro complessi senza codice personalizzato

Componenti

Power Apps (app basata su modello): ospita l'esperienza aziendale principale e fornisce il contesto per il caricamento dei documenti.

Power Apps pagina personalizzata: fornisce un'interfaccia utente flessibile e con poco codice per l'acquisizione di metadati e caricamento di file, visualizzata come finestra di dialogo modale all'interno dell'app basata su modello.

Power Automate: orchestra il caricamento dei file, l'assegnazione dei metadati e i processi downstream facoltativi usando connettori nativi SharePoint e Dataverse.

SharePoint: funge da archivio documenti, fornendo gestione dei documenti, metadati, controllo delle versioni e sicurezza.

Microsoft Dataverse: archivia i record dei dati aziendali e della posizione dei documenti che collegano SharePoint documenti ai record delle app basate su modello.

Alternative considerate (maggiore impegno di sviluppo e manutenzione):

• Risorse Web personalizzate
• Componenti di codice del Power Apps Component Framework (PCF) code

Considerazioni

Queste considerazioni implementano i pilastri di Power Platform Well-Architected, un insieme di principi guida che migliorano la qualità di un carico di lavoro. Per altre informazioni, vedere Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Questa architettura garantisce un caricamento affidabile dei documenti e la persistenza dei metadati nei componenti della piattaforma.

• Interfaccia utente e archiviazione disaccoppiate: la pagina personalizzata gestisce l'interazione dell'utente e l'acquisizione dei dati. SharePoint gestisce la persistenza dei metadati e l'archiviazione dei file e i collegamenti dataverse tra SharePoint e record di app basate su modello.

• Gestione dei documenti transazionali: l'assegnazione di caricamento e metadati dei documenti è una singola operazione logica. Se l'applicazione di metadati ha esito negativo, il processo ritenta o esegue il rollback del caricamento, quindi non si ottengono documenti orfani o parzialmente classificati.

• Durabilità nativa della piattaforma: SharePoint offre durabilità, controllo delle versioni e ridondanza predefiniti per l'archiviazione dei documenti. Dataverse garantisce una persistenza affidabile della posizione dei documenti e dei dati aziendali.

• Retry and failure handling: Power Automate usa criteri di ripetizione e gestione degli errori nativi per gestire gli errori temporanei durante l'interazione con SharePoint o Dataverse. Questo approccio migliora la resilienza senza introdurre un'infrastruttura personalizzata.

Sicurezza

La sicurezza viene applicata in modo coerente nell'esperienza utente, nell'orchestrazione e nei livelli di archiviazione.

• Controllo accessi basato sull'identità: gli utenti accedono tramite Microsoft Entra ID. Le autorizzazioni di sicurezza e SharePoint basate sui ruoli regolano l'accesso all'app basata su modello, alla pagina personalizzata e ai documenti SharePoint.

• Progettazione con privilegi minimi: gli utenti possono caricare e visualizzare i documenti solo per i record a cui sono autorizzati ad accedere in Dataverse.

• No esposizione diretta SharePoint: gli utenti non interagiscono mai direttamente con le librerie di SharePoint. Tutti i caricamenti vengono eseguiti tramite la pagina personalizzata all'interno dell'app basata su modello, riducendo il rischio di ignorare le regole business o i requisiti dei metadati.

• Uso sicuro dei connettori: le connessioni Power Automate usano identità gestite o principali del servizio, se necessario.

• Consistenza dei limiti di dati: i metadati acquisiti nella pagina personalizzata vengono convalidati rispetto a Dataverse e SharePoint schemi, impedendo l'inserimento di valori non autorizzati o non validi.

Eccellenza operativa

L'architettura sottolinea la manutenibilità, l'osservabilità e la facilità di modifica.

• Estensibilità low-code: utilizzando pagine personalizzate e Power Automate, è possibile modificare i requisiti dei metadati, le regole di convalida o il comportamento di caricamento senza ridistribuire codice personalizzato.

• Separazione chiara dei problemi:

  • App basata su modello: contesto aziendale e navigazione
  • Pagina personalizzata: caricamento dei documenti e acquisizione di metadati
  • Power Automate: Orchestrazione e integrazione
  • SharePoint: Gestione e conformità dei documenti

• Monitoraggio e diagnostica: Power Automate cronologia di esecuzione e controllo dataverse offrono visibilità su errori di caricamento, problemi di metadati e comportamento dell'utente. È possibile estendere questo monitoraggio per l'uso con applicazione Azure Insights, se necessario.

• Allineamento della strategia: la soluzione supporta strategie di ambiente Power Platform standard (sviluppo, test, produzione) usando soluzioni gestite e variabili di ambiente per le destinazioni SharePoint.

• Change isolation: è possibile riflettere le modifiche dello schema dei metadati in SharePoint nell'interfaccia utente della pagina personalizzata senza influire sulla struttura dell'app basata su modello sottostante.

Efficienza prestazionale

Le considerazioni sulle prestazioni sono incentrate sulla riduzione del tempo di attesa dell'utente e sull'elaborazione non necessaria.

• Caricamento con interazione singola: il caricamento iniziale acquisisce e applica i metadati, quindi si evitano gli aggiornamenti manuali secondari o la rielaborazione in background.

• Interfaccia utente modale e nel contesto: la pagina personalizzata viene eseguita come finestra di dialogo modale all'interno dell'app basata su modello. Questo approccio riduce lo spostamento delle pagine e migliora la velocità di risposta percepita.

• Elaborazione asincrona: le azioni post-caricamento non critiche, ad esempio le notifiche o la classificazione, vengono gestite in modo asincrono, assicurando che l'utente non sia bloccato.

• Trasferimento dati ottimizzati: i file vengono trasferiti direttamente a SharePoint usando connettori nativi anziché archiviarli temporaneamente in Dataverse.

• Scalable platform services: SharePoint e Power Automate si ridimensionano automaticamente per sostenere volumi di documenti variabili senza pianificazione manuale della capacità.

Ottimizzazione dell'esperienza

Questa architettura offre un'esperienza utente coerente e intuitiva.

• Caricamento di documenti con riconoscimento del contesto: gli utenti caricano documenti direttamente dal record aziendale pertinente, in modo che il sistema associ automaticamente il documento.

• Acquisizione guidata dei metadati: la pagina personalizzata applica i metadati necessari, fornisce la convalida e può regolare in modo dinamico i campi in base al tipo di documento o al contesto di record.

• Riduzione del carico cognitivo: l'interazione modale consente agli utenti di concentrarsi sull'attività senza uscire dall'app basata su modello.

• Consistency con l'esperienza utente di Power Platform: la soluzione usa controlli e modelli Power Apps nativi, garantendo accessibilità, velocità di risposta e familiarità.

• Feedback immediato: gli utenti ricevono la conferma che i documenti e i metadati vengono salvati correttamente, aumentando l'attendibilità e l'attendibilità nel sistema.

Collaboratori

Microsoft gestisce questo articolo. I seguenti collaboratori hanno scritto questo articolo.

Autori principali:

• Kevin McDonald, Enterprise Architect