Panoramica dell'Agente di Comunicazioni del Fornitore (anteprima pronta per l'uso in produzione)

Nota

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[Questo articolo è una documentazione preliminare soggetta a modifiche].

Il personale addetto all'acquisto spende gran parte della giornata in attività manuali correlate alla comunicazione con i fornitori, seguendoli e mantenendo le modifiche correlate agli ordini di acquisto. Spesso, queste attività hanno una bassa complessità, ma sono manuali e ripetitive. Pertanto, il personale di approvvigionamento è desideroso di automatizzarli. Possono quindi dedicare tempo a attività più complesse e significative. L'automazione di queste attività può anche aiutare le aziende a risparmiare sui costi di approvvigionamento.

Important

La comunicazione tra reparti di approvvigionamento e fornitori è spesso non strutturata e condotta tramite posta elettronica, anche per le aziende che implementano l'interscambio elettronico dei dati (EDI) e le aziende che lavorano con fornitori ricorrenti.

L'agente di comunicazione dei fornitori in Microsoft Dynamics 365 Sales usa l'intelligenza artificiale per automatizzare molte comunicazioni con i fornitori. Pertanto, gli acquirenti possono concentrarsi su attività che aggiungono più valore e possono essere più produttivi.

Completamento degli ordini di acquisto

L'agente di comunicazione fornitore può generare automaticamente messaggi di posta elettronica che ricordano ai fornitori di confermare un ordine di acquisto o chiedere perché una consegna è in ritardo. Pertanto, gli acquirenti non devono dedicare tempo a trovare gli ordini che richiedono attenzione e quindi scrivere messaggi di posta elettronica per loro. L'agente può inviare automaticamente i messaggi di posta elettronica immediatamente oppure può salvarli come bozze che richiedono una revisione umana prima che possano essere inviati.

Per altre informazioni, vedere Completamento degli ordini di acquisto tramite l'agente di comunicazione fornitore.

Velocizzare le comunicazioni degli ordini di acquisto

L'agente di comunicazione fornitore aiuta gli acquirenti a velocizzare le comunicazioni con i fornitori consentendo a Copilot di leggere messaggi di posta elettronica da alcuni o tutti i fornitori.

L'agente può determinare a cosa si riferisce ogni messaggio di posta elettronica (ad esempio, se si tratta di una conferma dell'ordine di acquisto o di una richiesta di modifica dell'ordine di acquisto) e a quali numeri di ordine di acquisto si applica. L'agente corrisponde quindi alle informazioni estratte dal messaggio di posta elettronica ai campi del sistema e indica eventuali modifiche. In questo modo, gli acquirenti possono esaminare solo tali informazioni e aggiornare i campi nel sistema in base alle esigenze. Non è necessario aprire manualmente l'ordine di acquisto ed eseguire tutto il lavoro. Possono quindi dedicare tempo a risparmiare su altre attività che aggiungono altro valore.

Per altre informazioni, vedere Rivedere e applicare le modifiche degli ordini di acquisto ricevute nei messaggi di posta elettronica del fornitore.

In particolare, l'agente è utile per gli scenari seguenti:

  • Aumentare o diminuire la quantità di ordini : l'agente rileva la richiesta di un fornitore di aumentare o diminuire la quantità ordinata leggendo il corpo del messaggio di posta elettronica e gli eventuali allegati (PDF). Riepiloga la modifica richiesta, identifica l'ordine di acquisto interessato e la riga dell'ordine di acquisto e lo contrassegna per l'approvazione quando necessario.
  • Annulla quantità o riga : l'agente riconosce che il fornitore chiede di annullare (per una riga o più righe) e associa il messaggio all'ordine di acquisto e alle righe corrette. Fornisce un breve riepilogo di ciò che viene ridotto.
  • Aumento o diminuzione dei prezzi: l'agente rileva un aumento o una diminuzione del prezzo unitario richiesto (incluso il supporto razionale se fornito) leggendo il messaggio di posta elettronica del fornitore e qualsiasi documentazione allegata. Riepiloga il vecchio rispetto al nuovo prezzo (se disponibile) e lo contrassegna come un cambiamento commerciale che richiede la decisione o l'approvazione dell'acquirente.
  • Annulla saldo : quando un fornitore indica che non soddisfa il saldo rimanente (aperto) di un ordine di acquisto, l'agente rileva questa finalità e identifica gli ordini e le righe di acquisto interessati. Riepiloga la parte che viene annullata (se specificata) e la contrassegna come eccezione che in genere richiede l'intervento dell'acquirente (approvvigionamento alternativo, rinegoziazione e così via).
  • Aggiornamento della data di consegna confermata : se il fornitore conferma o modifica la data di conferma dell'ordine, l'agente estrae la data dal messaggio di posta elettronica o allegato e lo collega all'ordine di acquisto corretto. Riepiloga ciò che è cambiato (precedente rispetto alla data aggiornata, se presente) e lo espone in modo che l'acquirente possa convalidare e accettare rapidamente.
  • Aggiornamento della data di spedizione confermata (ETA basata su ETD): quando il fornitore fornisce solo un'ora stimata di partenza (ETD) o data di spedizione (non una data di magazzino ), l'agente rileva la data di arrivo e indica l'ora stimata di arrivo (ETA). L'agente può imparare a dedurre o derivare l'ETA ricevente usando presupposti di tempo di transito concordati.
  • Corrispondenza dell'unità di misura: se il fornitore usa una rappresentazione di unità diversa (ad esempio, pacchetti contro ognuna), l'agente identifica la mancata corrispondenza dell'unità ed estrae comunque l'intento della modifica. L'agente può apprendere o standardizzare nel tempo i modelli di unità e presenta un riepilogo chiaro per l'acquirente invece di non riuscire a trovare una corrispondenza.
  • Completamento dell'ordine di acquisto non confermato : per gli ordini di acquisto che rimangono non confermati dopo una soglia definita (ad esempio sette giorni), l'agente identifica il gap e le richieste di follow-up con il fornitore.
  • Completamento dell'ordine di acquisto ritardato : per gli ordini di acquisto ritardati oltre una soglia definita, l'agente identifica il divario e le richieste di follow-up con il fornitore.

L'agente attualmente non supporta gli scenari seguenti:

  • Suddivisione di una linea in più consegne – quando un fornitore propone la suddivisione della consegna (ad esempio, spedire 30 ora, 70 in seguito), l'agente deve estrarre la suddivisione di consegna proposta dal messaggio di posta elettronica o allegato e riepilogarlo. Dovrebbe chiaramente indicare le nuove date di consegna e quantità, associarle correttamente alle righe degli ordini di acquisto e suddividerli in consegne multiple. Questo scenario non è ancora supportato.
  • Modifica del sito per la ricevuta di consegna per una riga specifica : se il fornitore richiede la spedizione a un sito o un magazzino diverso per una determinata riga, l'agente deve estrarre il nuovo percorso di consegna dal messaggio o allegato e abbinarlo alla riga dell'ordine di acquisto. Dovrebbe riepilogare la modifica del sito richiesta ed evidenziarla come un aggiornamento che influisce sulla logistica che richiede una revisione prima dell'accettazione. Questo scenario non è ancora supportato.
  • Modifica del fornitore per una riga specifica : quando un fornitore chiede di spedire da un'entità operativa diversa (stesso fornitore, stato o account diverso), l'agente deve rilevare che la richiesta implica una modifica dell'account fornitore per l'elaborazione. Deve riepilogare il motivo e l'ID fornitore proposto (se specificato) e contrassegnarlo come scenario di eccezione per l'approvvigionamento per convalidare e approvare. Questo scenario non è ancora supportato.
  • Modifica del fornitore per l'ordine di acquisto : quando un fornitore chiede di spedire da un'entità operativa diversa (stesso fornitore, stato o account diverso) per l'intero ordine di acquisto, l'agente deve rilevare che la richiesta implica una modifica dell'account fornitore per l'elaborazione. Deve riepilogare il motivo e l'ID fornitore proposto (se specificato) e contrassegnarlo come scenario di eccezione per l'approvvigionamento per convalidare e approvare. Questo scenario non è ancora supportato.

Costi

L'agente per comunicazioni fornitore comporta addebiti in base al numero di crediti di Microsoft Copilot Studio utilizzati durante la sua esecuzione. L'agente ha un costo fisso per esecuzione e un costo variabile che dipende dalle risorse utilizzate.

  • Per la funzionalità di monitoraggio degli ordini di acquisto, il costo fisso viene applicato ogni volta che viene eseguito l'agente. Il costo variabile dipende dal numero di messaggi di posta elettronica scritti dall'agente.
  • Per la verifica e l'applicazione della funzionalità di modifica dell'ordine di acquisto, il costo fisso viene applicato ogni volta che viene eseguito l'agente. Il costo variabile dipende dal numero di messaggi di posta elettronica letti dall'agente e dal numero di allegati di tali messaggi di posta elettronica.

Informazioni sulle tariffe di fatturazione e sulla gestione per Copilot Studio in Tariffe e gestione della fatturazione.

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