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Questo articolo descrive, in modo generale, in che modo i professionisti degli acquisti possono impostare e gestire i cataloghi di approvvigionamento. I cataloghi di approvvigionamento definiscono gli articoli e i servizi che i dipendenti della società possono ordinare per uso interno.
I professionisti degli acquisti possono creare e gestire cataloghi degli articoli e dei servizi che possono essere acquistati per uso interno in un'organizzazione. Dopo che i cataloghi vengono impostati, i dipendenti della società possono creare richieste di acquisto per ordinare tramite essi. I cataloghi possono essere utilizzati per applicare i criteri di acquisto, in modo che i dipendenti possano ordinare solo gli articoli e i servizi autorizzati per la loro persona giuridica acquirente. Quando si crea un catalogo di approvvigionamento, considerare le attività seguenti:
- Configurare la gerarchia di categorie di approvvigionamento prima di creare il catalogo.
- Stabilire quali prodotti si desidera che i dipendenti possono ordinare. È possibile visualizzare o nascondere prodotti specifici in un nodo del catalogo o è possibile nascondere o visualizzare tutti i prodotti in un nodo.
- Stabilire di quanti cataloghi di approvvigionamento si ha bisogno. L'accesso a un catalogo di approvvigionamento è determinato dalla regola dei criteri del catalogo che viene configurata per la persona giuridica e l'unità operativa cui è assegnato un dipendente.
Diversi fattori determinano i prodotti che i dipendenti possono ordinare e le categorie di approvvigionamento che possono utilizzare quando creano richieste di acquisto:
- La regola dei criteri di accesso alle categorie nei criteri di acquisto determina quali categorie di approvvigionamento sono disponibili nella richiesta di acquisto. Se non è definita alcuna regola, tutte le categorie di approvvigionamento sono disponibili.
- I dipendenti possono ordinare un prodotto solo se si trova nel catalogo di approvvigionamento attivo per l'organizzazione e in un nodo attivato e non nascosto. Il prodotto deve essere in una categoria cui un dipendente specifico può accedere in base alla regola dei criteri di accesso alle categorie.
- La regola dei criteri di catalogo determina il catalogo utilizzato. Se non si definisce alcuna regola dei criteri di catalogo, la regola di accesso alle categorie da sola determina i prodotti che un dipendente può ordinare inviando la richiesta.
Prerequisiti
La tabella seguente descrive le attività che è necessario eseguire prima che un professionista degli acquisti possa creare un catalogo di approvvigionamento.
| Task | Ruolo | Descrizione |
|---|---|---|
| Impostare una gerarchia di categorie di approvvigionamento. | Responsabile acquisti | Le gerarchie di categorie di approvvigionamento classificano gli articoli o le transazioni per i report e l'analisi. Utilizzando una gerarchia di categorie di approvvigionamento, le società possono gestire in modo strategico categorie, prodotti, fornitori e altri fattori di approvvigionamento centralmente. Una gerarchia di categorie di approvvigionamento viene definita per un'intera organizzazione. Il catalogo si basa sulla gerarchia di categorie di approvvigionamento: le categorie della gerarchia diventano nodi del catalogo. I fornitori e i prodotti sono inclusi nel catalogo. |
| Aggiungere fornitori e prodotti alle categorie di approvvigionamento. | Responsabile acquisti | Quando viene creata la gerarchia di categorie di approvvigionamento per l'organizzazione, ciascuna categoria di approvvigionamento può essere associata a specifici fornitori, prodotti e così via. Queste associazioni vengono copiate automaticamente nel catalogo. |
Impostazione di un catalogo
Dopo aver soddisfatto i prerequisiti, è possibile configurare i cataloghi. È possibile creare un catalogo per l'intera organizzazione o più cataloghi per divisioni diverse all'interno dell'organizzazione. Se si crea un catalogo per l'intera organizzazione, le regole dei criteri di acquisto controllano l'accesso al catalogo.
Il catalogo definisce quali prodotti sono disponibili quando le richieste di acquisto vengono create, ma è possibile utilizzare le regole dei criteri di accesso alle categorie per applicare restrizioni aggiuntive. Poiché i nodi di un catalogo sono categorie di approvvigionamento, possono essere eliminati da una regola dei criteri di accesso alle categorie. In questo caso, i dipendenti non possono usare i prodotti di quella categoria nelle proprie richieste. Si definiscono le regole dei criteri di accesso alle categorie nella pagina Criteri acquisto. Nella seguente tabella vengono descritte le attività che è necessario eseguire per impostare un catalogo.
| Task | Ruolo | Descrizione |
|---|---|---|
| Consente di creare un nuovo catalogo. | Addetto acquisti | Quando si crea un catalogo, specificare un nome e una descrizione per il catalogo. Inoltre, definire se il catalogo viene aggiornato manualmente o automaticamente e specificare il proprietario del catalogo. |
| Controllare se i prodotti sono disponibili nel catalogo. | Addetto acquisti | Poiché i prodotti vengono ereditati dalle categorie di approvvigionamento, vengono tutti visualizzati nei nodi appropriati del catalogo. È possibile verificare se tutti i prodotti di un nodo sono nascosti o visualizzati quando il catalogo viene utilizzato in una richiesta di acquisto. È inoltre possibile verificare se i singoli prodotti di un nodo sono nascosti o visualizzati. |
| Pubblicare il catalogo. | Addetto acquisti | Prima che i dipendenti possano usare un catalogo in una richiesta, è necessario definire una regola dei criteri di catalogo per il catalogo, impostare lo stato del catalogo su Attivo e pubblicare il catalogo. È possibile disattivare i cataloghi che non si desidera più essere disponibili per gli utenti. |
Gli aggiornamenti vengono pubblicati automaticamente o manualmente, a seconda dell'opzione selezionata per il catalogo nel campo Tipo di aggiornamento predefinito della pagina Cataloghi. Per i cataloghi sono disponibili i seguenti tipi di aggiornamento predefiniti:
- Dinamico: il catalogo viene aggiornato automaticamente ogni volta che viene modificato.
- Statico: i cataloghi devono essere aggiornati manualmente.
- Entrambi: se il catalogo include categorie di prodotti con un tipo di aggiornamento predefinito Statico, deve essere aggiornato manualmente quando vengono aggiornate queste categorie. Se il catalogo include categorie di prodotti con un tipo di aggiornamento predefinito Dynamic, viene aggiornato automaticamente ogni volta che viene modificato.