Registrare e gestire gli impegni

Le attività in Dynamics 365 Remote Assist consentono di creare relazioni più avanzate con i clienti creando un record completo di ogni interazione. Quando si registrano messaggi di posta elettronica, chiamate telefoniche, riunioni e attività, il team può visualizzare il contesto completo delle relazioni con i clienti, evitare di duplicare gli sforzi e seguire in modo più efficace.

Ad esempio, quando si registra una telefonata con un potenziale cliente riguardo ai prezzi, tali informazioni vengono automaticamente collegate al loro record. Successivamente, quando un collega apre il conto dello stesso cliente potenziale, potrà vedere la conversazione e non perderà tempo ripetendo le stesse informazioni. Il sistema timestampa automaticamente ogni attività e mostra chi l'ha creata, in modo che il team sappia sempre lo stato più recente.

Tenendo traccia di tutte le interazioni con i clienti, ogni messaggio di posta elettronica, telefonata, attività e appuntamento, si crea una cronologia completa a cui l'intero team può fare riferimento. Questo crea fiducia con i clienti e garantisce che nessuna opportunità cada attraverso le crepe.

Trovare gli impegni

Trova le tue attività sotto Il mio lavoro>Attività nella mappa del sito.

Visualizzare le attività nella visualizzazione Kanban, Calendar, Focused o Read-only Grid

1. Nella mappa del sito, seleziona Impegni.

2. Sulla barra dei comandi selezionare Mostra come e quindi scegliere il tipo di visualizzazione desiderato: Evidenziata, Calendario, Kanban o Griglia di sola lettura.

   

I seguenti tipi di vista sono supportati per la griglia Attività:

• Griglia di sola lettura. Mostra un elenco di tutti gli impegni.
• Calendario. Mostra un calendario con un elenco delle attività pianificate del giorno e le transazioni associate.
• Concentrato. Mostra un elenco filtrato di attività più rilevanti per l'utente.
• Kanban. Mostra una rappresentazione visiva delle attività di vendita nei vari stati. Questa visualizzazione consente di visualizzare lo stato di ogni attività nella pipeline e di trascinarle per spostarsi da uno stato a un altro(ad esempio, Apri, Completato, Annullato, Pianificato). Altre informazioni: Lavora con le attività nella visualizzazione Kanban

Modificare la visualizzazione delle attività

Passare da una visualizzazione all'altra per concentrarsi sulle attività più importanti. È possibile visualizzare le proprie attività, le attività del team o filtrare in base ad altri criteri.

1. Nella mappa del sito, in Lavoro personale, selezionare Attività.

2. Dal menu a discesa Visualizzazioni, seleziona la visualizzazione a cui vuoi passare.

Filtrare l'elenco degli impegni

Filtrare l'elenco delle attività per visualizzare solo quelle a cui si è interessati. Ad esempio, puoi ridurre ulteriormente le attività che stai visualizzando in una vista utilizzando il filtro del tipo di attività. Il filtro del tipo di attività consente di filtrare le attività in base al tipo, ad esempio email, attività, telefonata e così via.

Puoi inoltre utilizzare il filtro Scadenza per visualizzare le attività in scadenza in un determinato periodo di tempo, ad esempio le attività in scadenza oggi o precedenti o le attività in scadenza nei sette giorni successivi o precedenti.

Creare o modificare un nuovo impegno

Puoi creare impegni indipendenti non associati ad alcun cliente o record di vendita. A tale scopo, nella mappa del sito, seleziona Attività, quindi sulla barra dei comandi seleziona E-mail o Telefonata o Attività, a seconda dell'impegno che vuoi creare.

Per modificare un record attività esistente, aprire l'attività selezionandone il titolo.

Aggiungere un nuovo impegno per un cliente

Più spesso, aggiungi un'attività associata a un contatto, un'opportunità, un account o un altro tipo di record per tenere traccia di tutta la cronologia delle comunicazioni che hai con un cliente. È anche possibile aggiungere un'attività per se stessi.

Man mano che la relazione tra l'organizzazione e un cliente si consolida, tutti i membri del team possono vedere il feed attività mentre lavorano con il cliente e visualizzare la cronologia delle interazioni. È anche possibile includere attività nei report per tenere traccia dello stato di avanzamento in corso.

Per aggiungere un'attività per un cliente:

1. Aprire il record dell'account del cliente. Usare Ricerca rapida sulla barra di spostamento per trovare rapidamente un record.
2. Seleziona Correlati>Attività.
3. Nella pagina Impegni seleziona Nuovo impegno>Tipo di impegno
4. Nel riquadro Creazione rapida immetti le informazioni necessarie e seleziona Salva e chiudi.

Aggiungi un'attività per te stesso

Aggiungere un'attività o una nota per se stessi quando si ha bisogno di un promemoria che ricordi un impegno personale, ad esempio un appuntamento dal dottore o un evento sportivo.

In caso contrario, per mantenere una cronologia delle interazioni con un cliente, aggiungere nuove attività associate al record di un cliente, in modo che tali attività diventino parte della cronologia che altri utenti del team possono visualizzare.

Per aggiungere un'attività per te stesso:

1. Nella mappa del sito, in Lavoro personale, selezionare Attività.
2. Nella barra dei comandi, seleziona il tipo di attività che desideri aggiungere, ad esempio Attività o E-mail.
3. Compila i campi e quindi seleziona Salva e chiudi.

Allega un documento

È possibile allegare documenti, fogli di calcolo, immagini e quasi qualsiasi tipo di file a messaggi di posta elettronica e note.

Per allegare un documento a un'e-mail:

1. Apri il modulo e-mail.
2. Nella barra dei comandi, seleziona Allega file.
3. Sfoglia e seleziona il file che vuoi allegare.
   Il file selezionato viene visualizzato nel riquadro Allegato.

Per allegare un documento a una nota:

1. Nella sezione Sequenza temporale seleziona + e quindi Nota.
2. Aggiungi la nota e seleziona l'icona dell'allegato prima del pulsante Aggiungi nota.
3. Sfoglia e seleziona il file che vuoi allegare.
   Il file selezionato appare sopra il pulsante Aggiungi nota.

Contrassegnare un'attività come completa

Dopo aver chiamato qualcuno, completare un'attività, inviare un messaggio di posta elettronica o passare a un appuntamento, contrassegnare l'attività per tale azione come completata.

1. Aprire l'attività.

2. Nella barra dei comandi seleziona Segna come completato.

   

Contrassegnare contemporaneamente diversi impegni come completati

1. Nell'elenco degli impegni, seleziona tutti gli impegni che vuoi contrassegnare come completati.
2. Nella barra dei comandi seleziona Segna come completato.

Procedure consigliate per le attività

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come utilizzare gli impegni per il miglior vantaggio dell'organizzazione:

• Aggiungere un'attività per ogni interazione di cliente. Verificare che la cronologia del cliente includa un record di ogni comunicazione effettuata.

• Utilizzare il tipo di attività corretto per l'azione. Potrebbe essere allettante inserire una nuova nota che dica "Inviata un'e-mail per confermare il prezzo" o "Chiamato il cliente per discutere il suo caso di assistenza". Tuttavia, dovresti aggiungere un'attività di invio e-mail o telefonata per monitorare questi tipi di azioni e utilizzare le note per testi più generali.

• Aggiungere impegni per se stessi. È possibile tenere traccia di assegnazioni, eventi e note senza associare questi impegni a un cliente.

  Utilizza il comando Crea sulla barra di spostamento. Trovare questi impegni nell'elenco ordinando in base alla colonna Tema, che è vuota per indicare che l'impegno non è associato ad alcun record cliente.

• Ricordare che le attività vengono aggregate nei rispettivi record associati. Si supponga di volersi ricordare di ricontattare Cecil Langer, un contatto associato all'account Wingtip Toys. Devi aggiungere l'attività al record contatto di Cecil (non all'account Wingtip Toys).

  In questo modo, l'attività viene automaticamente collegata all'account e tu e gli altri membri del team vedete l'attività quando visualizzate il contatto e quando consultate l'account per Wingtip Toys. Sapranno che te ne sei occupato/a.

Non riesci a trovare la funzionalità nella tua app?

Esistono alcune possibilità:

• Non disponi della licenza necessaria per utilizzare questa funzionalità. Consulta la tabella di confronto e la guida alle licenze per vedere quali funzionalità sono disponibili con la tua licenza.
• Non disponi del ruolo di sicurezza necessario per utilizzare questa funzionalità.
  • Per configurare o impostare una funzionalità, devi disporre dei ruoli Amministrazione e Personalizzazione
  • Per utilizzare le funzionalità relative alle vendite, devi disporre dei ruoli di vendita principali
  • Alcune attività richiedono specifici ruoli funzionali.
• L'amministratore non ha attivato la funzionalità.
• L'organizzazione utilizza un'app personalizzata. Rivolgiti all'amministratore per verificare i passaggi esatti. I passaggi descritti in questo articolo sono specifici per le app Sales Hub e Sales Professional fornite di serie.

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