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È possibile gestire e controllare i progetti usando due metodi: previsioni di progetto e budget di progetto.
Usare la previsione di progetto se un'organizzazione ha una prospettiva operativa, concentrandosi sui ricavi e sui costi derivanti da transazioni specifiche. Utilizzare il budgeting di progetto se l'organizzazione si concentra maggiormente sugli importi finanziari.
Sia le previsioni di progetto che i budget di progetto utilizzano modelli di proiezione per contenere gli importi delle transazioni previste.
Ognuno dei metodi presenta vantaggi specifici. Considerare i punti seguenti prima di selezionare un metodo per l'organizzazione.
| Metodo di allocazione | Previsione del progetto | Budgeting del progetto |
|---|---|---|
| Allocazione del periodo | Non è possibile allocare esplicitamente transazioni su un periodo fiscale. La previsione e il controllo della previsione si basano invece sulla durata del project. Poiché le previsioni si basano su una data specifica, devi dedurre il periodo dalla data. | È possibile allocare transazioni nell'intero project o in un periodo fiscale. Se effettui l'allocazione su un periodo, puoi trasferire gli importi non utilizzati sul prossimo periodo fiscale. |
| Visualizzazione delle transazioni | Puoi visualizzare le transazioni nei moduli di previsione, dove puoi vedere le previsioni per l'intera azienda e per tutti i progetti, indipendentemente dalla gerarchia. Per concentrarsi su una particolare project, è necessario filtrare i dati. | È possibile visualizzare le transazioni previste dal budget per una singola gerarchia di progetto. Pertanto, è possibile visualizzare i dettagli delle transazioni per un project padre o i relativi sottoprogetti. |
| Variabili di transazione | Quando immetti transazioni previsionali, puoi utilizzare ogni attributo esistente per una transazione effettiva. Questo attributo consente un maggior dettaglio nella previsione. Ad esempio, puoi immettere i dettagli per quantità, lavoratori, articoli o proprietà riga. | Quando immetti i dettagli del budget, puoi utilizzare solo importi, categorie e attività. |
| sicurezza | La previsione si basa sulle transazioni immesse nei moduli di previsione e non prevede alcun meccanismo di controllo del processo. Qualsiasi ruolo di lavoro che dispone delle autorizzazioni per un modulo di previsione può modificare le informazioni senza approvazione. | L'impostazione del budget utilizza il sistema del flusso di lavoro, che consente la gestione delle modifiche e consente di conservare una cronologia delle revisioni. |
| Tipi di immissione | Le voci di transazione previste si basano sul numero di unità e sui prezzi unitari di vendita e di costo. | I dettagli del budget si basano sugli importi, suddivisi tra costi e ricavi. |
| Modelli di previsione | Poiché ogni previsione deve essere associata a un modello, puoi creare più modelli di previsione e impostare anche sottomodelli. | Il budget di progetto limita i modelli di previsione utilizzati per la pianificazione del budget. Un minor numero di modelli previsionali può aiutare ad aumentare la coerenza nelle proiezioni. |
| Sovraccarichi di costi | È possibile consentire o impedire solo l'immissione di transazioni che causano un sovraccarico del costo. | Il budget di progetto offre opzioni di controllo aggiuntive per gli utenti. Puoi consentire avvisi e sovraccarichi. |
| Controllo | Il controllo delle previsioni viene eseguito utilizzando la riduzione delle previsioni. Gli importi effettivi vengono sottratti dai saldi delle transazioni previste senza alcuna audit trail. Questa mancanza di audit trail può rendere più difficile tracciare dove si sono verificate le transazioni effettive. | Nel controllo del budget di progetto, gli importi effettivi vengono sottratti dagli importi nel budget restante. Questa sottrazione consente un audit trail più chiaro. |
Previsioni di progetto
Quando utilizzi la previsione di progetto, immetti transazioni di previsione nei moduli di previsione per ogni tipo di transazione. Ogni attributo disponibile per una transazione effettiva è disponibile anche per una transazione di previsione. Ad esempio, è possibile utilizzare la redditività di linea, gli attributi di linea, i lavoratori o le descrizioni. È anche possibile calcolare quanto tempo dopo aver sostenuto un costo sarai in grado di fatturare un cliente.
Le transazioni di previsione del progetto sono basate su unità e importi.
È necessario associare ogni previsione di progetto a un modello di previsione. Quando si immette una transazione di previsione, il sistema suggerisce automaticamente un modello di previsione. Il modello di previsione funge da contenitore per le transazioni di previsione.
Puoi designare modelli di previsione come sottomodelli per un modello. Questa progettazione consente di prevedere in base all'area, al periodo di tempo o al reparto. È possibile copiare le transazioni di previsione in un modello per creare un nuovo modello. È anche possibile trasferire le transazioni al libro mastro generale. Poiché esiste una relazione uno-a-uno tra una previsione e un modello, ogni modello di previsione costituisce un budget separato per un project.
I modelli di previsione possono utilizzare la riduzione delle previsioni come meccanismo di controllo per i progetti. Nella riduzione di previsione, le transazioni effettive riducono i saldi delle transazioni previste. Tuttavia, poiché la riduzione delle previsioni viene applicata ai project più alti nella gerarchia, offre una visualizzazione limitata delle modifiche nella previsione. Ad esempio, se un lavoratore è associato a un sottoprogetto, le transazioni effettive per il lavoratore vengono contabilizzate nel progetto padre. Questa limitazione può rendere difficile tenere traccia delle modifiche, perché non è possibile determinare facilmente quale transazione in quale sottoprogetto ha causato una riduzione dell'importo della previsione. Pertanto, è una buona idea creare una copia di un modello di previsione da utilizzare per la riduzione della previsione. Puoi quindi utilizzare i report per visualizzare ciò che era stato originariamente previsto.
È possibile modificare, copiare, eliminare o trasferire le previsioni di progetto al budget di contabilità generale. Tuttavia, non esiste alcun controllo del processo. Qualsiasi ruolo di lavoro che dispone dell'autorizzazione per un modulo di previsione può effettuare revisioni senza rivedere.
- Rivedi: puoi rivedere una transazione di previsione negli stessi moduli in cui sono state create le voci originali.
- Copia o elimina; quando copi le transazioni di previsione, copi le righe di transazione di un modello previsionale in un altro modello di previsione. Quando elimini una previsione, elimini le transazioni di previsione da un modello di previsione. Per limitare le transazioni previste che vengono copiate o eliminate, seleziona tipi di transazione e date specifici. Ciò consente di copiare o eliminare solo parti specifiche di una previsione.
- Trasferimento: quando si trasferisce una previsione di progetto a un budget della contabilità generale, si trasferiscono le transazioni di previsione da un modello di previsione a un budget della contabilità generale. È possibile sovrascrivere eventuali transazioni già trasferite nel budget del libro mastro generale a cui si trasferisce la previsione di progetto.
Budget di progetto
Il budget di progetto è un metodo più semplice rispetto alla previsione, benché si integri con i modelli di previsione. Utilizza un unico modulo di immissione per i dettagli e le revisioni del budget originale e consente proiezioni basate solo su importo, categoria o attività.
Nella stesura del budget di progetto, è necessario inviare tutti i budget e le revisioni originali a un flusso di lavoro del progetto per l'approvazione. I flussi di lavoro offrono un maggiore controllo sul processo e creano un record della cronologia delle modifiche.
Il budget di progetto assomiglia al budget generale nel libro mastro, ma è più veloce e facile da configurare. Molte delle opzioni di budget della contabilità generale, ad esempio sequenze di numeri o la valuta, non richiedono una configurazione separata per i progetti.
Project budget vengono associati automaticamente a due modelli di previsione, uno per il budget originale e uno per il budget rimanente. Pertanto, i report basati su modelli di previsione possono utilizzare i dati di budget. Quando esegui il commit di un budget di progetto, il sistema crea transazioni previsionali in base ai modelli associati, che vengono utilizzati per scopi di reporting e controllo.
Modelli di previsione
I modelli di previsione hanno una gerarchia a livello singolo. Questa struttura significa che una previsione di progetto deve collegarsi a un modello di previsione.
Quando si utilizza la previsione dei progetti, è possibile identificare i modelli come sottomodelli. Puoi quindi creare previsioni per reparto, periodo di tempo o area. Ad esempio, puoi creare un modello di previsione per un anno e quindi creare sottomodelli per le previsioni delle aree nord-est, sud-est, nord-ovest e sud-ovest inviate dalle sedi regionali. Selezionando diverse opzioni nei report disponibili, puoi visualizzare le informazioni per previsione totale o per sottomodello.