Gestire proposte di fattura del progetto

Si applica a: Operazioni di progetto integrate con ERP

Il reparto fatturazione può elaborare le proposte di fattura di progetto quando vengono soddisfatte le tre condizioni seguenti:

• Il Project manager conferma la fattura proforma in Microsoft Dataverse.
• Si registrano tutte le transazioni di vendita di tempo e materiali non fatturate incluse nella fattura proforma usando il giornale Dynamics 365 Pipelines Integration.
• Il processo periodico Importa dalla tabella di staging si completa sia per le righe di vendita non fatturate che per quelle fatturate.

Seguire questa procedura per completare una proposta di fattura di progetto in Dynamics 365 Field Service.

1. Esaminare le informazioni di fatturazione per le transazioni temporali e materiali e registrare il journal Pipelines Integration.
2. Rivedi le informazioni di fatturazione per i passaggi fondamentali di fatturazione a prezzo fisso.
3. Esaminare e formattare una proposta di fattura del progetto.
4. Pubblicare e stampare le fatture di progetto.

Gestire le informazioni di fatturazione nel journal di integrazione Pipelines

Il contabile del progetto esamina e registra i dati effettivi del progetto creati in Dataverse in Finance. Per altre informazioni sull'uso del journal di integrazione, vedere Integration journal in Pipelines.

Aggiungere i costi effettivi e le vendite non fatturate al giornale di integrazione come righe separate.

• La transazione di costo effettiva del progetto in Dataverse fornisce il prezzo unitario dei costi e l'importo dei costi nella configurazione predefinita Costo effettivo.
• La transazione di vendita effettiva non fatturata del progetto in Dataverse fornisce il prezzo di vendita unitario e l'importo delle vendite negli standard delle transazioni di vendita non fatturate.

Fatturazione dell'IVA

Il sistema calcola l'imposta sulle vendite per la fatturazione combinando i campi Billing sales tax group e Billing item sales tax group in un record di vendita non fatturato nella riga del diario Pipelines Integration. Per impostazione predefinita, il sistema imposta questi valori di campo in base alle impostazioni nella scheda Financials della pagina Parametri di gestione e contabilità dei progetti.

• Metodo del gruppo di imposte sulle vendite determina la logica di default del gruppo di imposte sulle vendite di fatturazione:

  • Progetto: Usa sempre come predefinito il gruppo di imposta sulle vendite dal progetto. È possibile esaminare o modificare il gruppo iva di fatturazione predefinito in un Project selezionando Show default accounting nella pagina All Projects.
  • Contratto di progetto: imposta sempre come predefinito il gruppo di IVA per la fatturazione dal contratto di progetto. È possibile esaminare o modificare il gruppo iva predefinito in un contratto di Project selezionando Show default accounting nella pagina Project contracts.
  • Cliente: imposta sempre come predefinito il gruppo iva di fatturazione del cliente.
  • Ricerca: cerca in tutte le entità precedenti e seleziona il primo valore disponibile. La ricerca inizia con l'entità Project, quindi l'entità Project contratto e infine l'entità Customer.

• Metodo del gruppo di imposte sulle vendite dell'articolo determina la logica di impostazione del gruppo di imposte sulle vendite dell'articolo di fatturazione:

  • Per i tipi di transazioni di tempo, spese e tariffe, il gruppo IVA dell'articolo di fatturazione viene sempre impostato come predefinito dalla categoria del progetto .
  • Per i tipi di transazione materiale, il gruppo di imposta sulle vendite per gli articoli di fatturazione viene impostato per impostazione predefinita in base al metodo Item sales tax group nei Parametri di gestione e contabilità del progetto. Il numero articolo imposta per impostazione predefinita la fascia IVA articolo dall'entità Prodotto rilasciato. La categoria predefinisce il gruppo IVA dell'articolo dall'entità della categoria Progetto.

Dimensioni finanziarie nel registro di integrazione

Dimensioni finanziarie per i record di vendita non fatturati nel giornale Pipelines Integration predefinite dall'entità Project. È possibile esaminare e regolare le dimensioni finanziarie selezionando Distribuisci importi. Se è necessario modificare le dimensioni finanziarie del record di vendite non fatturate dopo la registrazione del giornale di integrazione, ma prima della conferma della fattura Proforma, accedere a Tutti i progetti>Gestire>Transazioni pubblicate, selezionare la transazione, quindi selezionare Elaborare>Regolare la contabilità.

Tassi di cambio

Dataverse utilizza la valuta delle transazioni non fatturate come valuta di riferimento nelle transazioni finanziarie. Finance converte questa valuta nella valuta contabile dell'azienda utilizzando i tassi di cambio definiti.

Un contratto di progetto potrebbe richiedere l'utilizzo di un tasso di cambio costante (fisso) per la durata dell'accordo. In alcuni casi, è necessario un contratto a tasso fisso per soddisfare i requisiti contrattuali o normativi. Si applica il tasso di cambio fisso quando si convertono tutti gli importi delle vendite dalla valuta configurata nelle voci di ricavi per la valuta contabile della società.

Panoramica della funzionalità di tasso di cambio fisso

A partire dalla versione 10.0.41, la funzionalità Abilitare l'uso dei contratti di cambio fissi di Project per Pipelines Integrated with ERP deployments supporta questo requisito. Dopo aver abilitato questa funzionalità, il riquadro Azioni nella pagina Project contracts nell'architettura Finanza e Operazioni include un pulsante che è possibile usare per configurare un contratto a tariffa fissa. È possibile immettere una valuta di vendita, un tasso di cambio e un numero di contratto di riferimento facoltativo per abilitare un contratto a tasso fisso.

Per impostazione predefinita, se non si configura un contratto a tasso fisso per un determinato contratto di progetto, il sistema usa il tasso di cambio configurato per la persona giuridica.

È possibile utilizzare i documenti seguenti con contratti a tariffa fissa:

• Giornali di registrazione
• Inserimenti ore
• Registri dell'utilizzo del materiale
• Passaggi fondamentali e anticipi
• Spese
• Note spese
• Fatture fornitore
• Stime di ore, tempo e materiali

Scenario di esempio

Contoso si basa sul Stati Uniti e usa il dollaro statunitense (USD) come valuta di contabilità. Sta fornendo un Project per Coho Winery, che si trova nel Regno Unito. La sterlina britannica (GBP) è utilizzata come valuta per le vendite contrattuali. I tassi di cambio da GBP a USD fluttuano regolarmente tra 1,20 e 1,40. Pertanto, le società hanno accettato un tasso fisso di 1,25 per i loro affari per tutta la durata del contratto e del progetto.

In Pipelines si stabilisce un contratto di Project. Per questo contratto Project, si configura un contratto a tasso fisso che utilizza la valuta GBP e un tasso di Exchange pari a 1,25. Contoso ha configurato un progetto a tempo e materiali con tempo e spese che accumulano ricavi per generare voci finanziarie WIP (Work in Progress).

Nel progetto, si creano attività per pianificare le varie fasi del progetto. Julia Funderburk completa la prima attività, raccolta dei requisiti. La durata stimata di questa attività è di sette ore. È possibile aprire la pagina Tutti i progetti nell'infrastruttura finance e operazioni, selezionare il progetto e quindi selezionare Previsioni ore nella scheda Piano del riquadro azioni. La pagina mostra la voce per la previsione di sette ore. Selezionare Anteprima contabilità generale. La scheda Overview mostra i costi stimati e una riga per 2.187.50 GBP di ricavi per il Project - ricavi fatturati tipo di registrazione. Seleziona la scheda Generale per visualizzare la ripartizione delle vendite. Questa ripartizione mostra sette ore di lavoro e un prezzo di vendita di 250. L'importo totale delle vendite pari a 1.750 viene calcolato utilizzando un tasso di Exchange pari a 125.

I ricavi di Contoso nella sua valuta contabile vengono calcolati nel modo seguente:

7 ore × 250 GBP di prezzo × tasso di cambio 1,25 = 2.187,50 USD

Dopo che il progetto inizia il lavoro, Julia registra il suo tempo per le prime quattro ore di lavoro sulla prima fattura del progetto. Il 27 agosto crea una registrazione oraria di quattro ore per l'attività di raccolta dei requisiti. Dopo che la voce è stata approvata, viene creata come giornale di integrazione durante la successiva elaborazione dell'importazione dalla tabella di staging. Il giornale di integrazione mostra due righe: una per i costi e una per le vendite. La tabella seguente mostra come appaiono queste linee.

Per la riga di costo, il costo rimane nella valuta aziendale (USD). Pertanto, non viene applicata alcuna tariffa Exchange. Per la linea di vendita, il prezzo di cambio riflette il tasso di cambio fisso.

La registrazione del giornale di integrazione comporta le seguenti voci:

• Registrazione del costo del progetto
• Ingresso nel Progetto – WIP – Valore delle Vendite
• Voce per progetto dei ricavi accumulati per il WIP usando il tasso di cambio fisso

Quando si genera la proposta di fattura, contiene una singola riga per le quattro ore a un prezzo di vendita pari a 250, per un importo totale delle vendite di 1.000 GBP. La fattura del cliente è in GBP.

Quando si pubblica la proposta di fattura, viene creata una fattura cliente con gli elementi seguenti:

• Rettifica a Progetto - Lavoro in corso - Valore delle vendite
• Inversione dei ricavi accumulati del progetto per lavori in corso utilizzando il tasso di cambio fisso
• Voce per i ricavi fatturati utilizzando il tasso di cambio fisso
• Voce per il saldo cliente utilizzando il tasso di cambio fisso

4 ore × 250 GBP × 1,25 tasso di cambio = 1.250 GBP

Gestire gli attributi finanziari dei passaggi fondamentali di fatturazione

Si fatturano le righe di contratto del progetto che utilizzano il metodo di fatturazione a prezzo fisso tramite traguardi a prezzo fisso. Il contabile del progetto può esaminare le attività cardine di fatturazione in Finance passando a Gestione progetti e contabilità>Tutti i progetti>Gestisci>transazioni su conto.

Iva di fatturazione delle attività cardine di fatturazione

I valori predefiniti del gruppo di imposta sulle vendite e del gruppo di imposta articolo vengono predefiniti dalle impostazioni quando si crea un nuovo traguardo di fatturazione in Dataverse. Il sistema imposta per impostazione predefinita i valori su questi campi in base alle impostazioni nella scheda Financial nella pagina Gestione progetti e parametri contabili.

• Il metodo del gruppo di imposte sulle vendite determina la logica di default del gruppo di imposte sulle vendite :

  • Per impostazione predefinita, project usa sempre il gruppo iva di fatturazione dal progetto. È possibile esaminare o modificare il gruppo iva predefinito in un Project selezionando Show default accounting nella pagina All Projects.
  • Il contratto di progetto utilizza sempre per impostazione predefinita il gruppo di imposta sulle vendite dal contratto di progetto. È possibile esaminare o modificare il gruppo iva predefinito in un contratto di Project selezionando Show default accounting nella pagina Project contracts.
  • Il cliente usa sempre il gruppo iva di fatturazione del cliente.
  • La ricerca cerca in tutte le entità in questo elenco e seleziona il primo valore disponibile. La ricerca inizia con l'entità Project, quindi l'entità Project contratto e quindi l'entità Customer.

• Il gruppo di imposte sulle vendite della milestone a prezzo fisso viene utilizzato come valore predefinito nel campo Gruppo di imposte sulle vendite della voce per la milestone di fatturazione. Il contabile può rivedere e modificare questo valore nella pagina Transazioni in acconto. Il sistema utilizza il valore dalla transazione a conto quando crea una riga di proposta di fattura di progetto.

Dimensioni finanziarie delle attività cardine

Impostare le dimensioni finanziarie predefinite per il traguardo di fatturazione a prezzo fisso nelle righe del contratto di progetto. Passare a Contratti di progetto>Mostra contabilità predefinita. Nella scheda Righe contratto selezionare riga contratto prezzo e quindi impostare i valori delle dimensioni finanziarie che si desidera utilizzare come valore predefinito.

Il contabile del progetto può modificare le informazioni sull'IVA e sulle dimensioni finanziarie sui milestone della fattura fino a quando non viene creata la proposta di fattura del progetto.

Importare dalla gestione temporanea

Per importare le righe di vendita fatturate nella proposta di fattura del progetto, eseguire il processo periodico Importa dalla tabella di gestione temporanea. Se in precedenza non sono state pubblicate righe di vendita non fatturate, le righe della fattura non vengono popolate nella proposta di fattura.

Importazione selettiva dalla gestione temporanea

A partire dalla versione 10.0.47, l'area di lavoro gestione delle funzionalità include una nuova funzionalità di anteprima denominata importazione selettiva da Pipelines dallo staging. Quando si usa questa funzionalità, i contabili del progetto possono completare l'importazione dal processo di gestione temporanea dal contesto di una proposta di fattura selezionata. Questa funzionalità semplifica la possibilità di creare immediatamente la proposta di fattura per situazioni in cui si vuole completare immediatamente la fattura invece di attendere l'esecuzione pianificata del processo periodico o di elaborare transazioni non correlate.

Creare proposte di fattura del progetto

È possibile esaminare le proposte di fattura del progetto nel modulo Project management and accounting passando a Fatture progetto>Proposte di fattura del progetto.

Quando confermi la fattura Proforma in Dataverse, il sistema crea l'intestazione della proposta di fattura di progetto in Finance. Per semplificare la riconciliazione, il sistema imposta il numero della proposta di fattura del progetto in Finance sullo stesso numero dell'ID della fattura proforma in Dataverse. Poiché gli utenti non confermano necessariamente le fatture Proforma nello stesso ordine in cui le creano, la sequenza del numero di proposta di fattura del progetto in Finance deve consentire di apportare modifiche ai numeri, sia inferiori che superiori. Configurare le sequenze di numeri attenendosi alla procedura seguente:

1. In Finance, vai a Amministrazione organizzativa>Sequenze numeriche>Sequenze numeriche.

2. Nel filtro Area seleziona Progetti.

3. Nel filtro Riferimento seleziona Proposta di fattura.

4. Usare il campo Company per filtrare ogni persona giuridica con Pipelines integrazione dataverse abilitata.

5. Apri Dettagli sequenza numerica. Nella scheda Generale, impostare i seguenti valori:

   • Consentire le modifiche dell'utente: A un numero inferiore = Sì
   • Consentire le modifiche dell'utente: A un numero più alto = Sì

Il sistema aggiunge le righe della proposta di fattura di Project usando il processo periodico Importa dalla tabella di staging (Gestione e contabilità del progetto>Periodico>Integrazione operativa del progetto>Importa dalla tabella di staging). È possibile eseguire questo processo manualmente o usando una pianificazione periodica. Il sistema non aggiunge righe al documento di proposta di fattura finché tutte le righe non sono pronte per essere fatturate. Le transazioni temporali e materiali sono pronte per essere fatturate solo quando vengono pubblicate usando il giornale di registrazione Pipelines Integration.

Formattare e stampare le proposte di fattura

Il contabile del progetto può personalizzare una stampa della fattura di progetto usando la pagina Formato proposta fattura e le funzionalità di gestione della stampa.

Formattare le proposte di fattura

Usare la pagina Proposte fattura formato per raggruppare le transazioni da visualizzare nella fattura del progetto cliente.

1. Nella pagina Proposta di fattura del progetto, selezionare Stampa>Formato della proposta di fattura.

2. Selezionare Nuovo per creare un nuovo raggruppamento per la stampa della fattura del progetto.

3. Nel campo Dettaglio/Riepilogo seleziona le opzioni per questo raggruppamento:

   • Seleziona Dettagli per stampare i dettagli della transazione della fattura del cliente.
   • Seleziona Riepilogo per stampare il riepilogo della transazione della fattura del cliente.

• Seleziona le righe della transazione da includere in questa sezione nella scheda Transazioni disponibili e seleziona Includi transazioni per spostarle nella scheda Transazioni selezionate.
• Seleziona Sposta su e Sposta giù per modificare l'ordine delle sezioni.
• Seleziona Anteprima di stampa per visualizzare l'anteprima della fattura formattata.

Gestione stampa

La gestione della stampa utilizza diversi file di report per stampare, specificare le destinazioni e personalizzare il testo del piè di pagina per la fattura. Configurare la gestione della stampa a livello di modulo, ma è possibile eseguire l'override di queste impostazioni per un cliente, un contratto o una proposta di fattura specifici. Per accedere a questa funzione nella pagina Proposta di fattura del progetto, selezionare Stampa>Gestione della stampa.

L'impostazione della gestione della stampa viene visualizzata come una visualizzazione ad albero, in cui ogni livello di nodo visualizza i documenti disponibili da regolare. Puoi assegnare stampe personalizzate a livello di documento di modulo, cliente, contratto o proposta di fattura. Per modificare la stampa del documento originale, espandi il nodo desiderato e seleziona Elemento originale. Nel campo Formato report selezionare il formato del report da utilizzare per la stampa. È possibile usare formati di report personalizzati usando il framework di gestione dei documenti business.

Definizione della data di scadenza del cliente

Le condizioni di pagamento determinano la data di scadenza per cui il cliente deve pagare la fattura.

A partire dalla versione 10.0.47, è possibile selezionare manualmente una data di scadenza che sostituisce le condizioni di pagamento. Questa opzione è particolarmente utile quando i termini cambiano in diverse fasi del Project.

Per usare questa funzionalità, personalizzare l'intestazione della proposta di fattura del progetto in modo da includere il campo Data di scadenza e, facoltativamente, il campo Condizioni di pagamento dalla tabella Invoice proposal e salvare la visualizzazione.

• Se non si configurano le condizioni di pagamento per l'origine di finanziamento quando si apre la proposta di fatturazione, la data di scadenza corrisponde a oggi.
• Se le condizioni di pagamento sono disponibili, la data di scadenza mostra la data calcolata.
• In entrambe le opzioni è possibile impostare manualmente la data di scadenza per sostituire la data predefinita o calcolata.

Dopo aver selezionato di pubblicare la proposta di fattura, viene visualizzata la finestra di dialogo Pubblica proposte di fattura in cui è possibile modificare un'ultima volta la data della fattura. Qui è possibile configurare una vista salvata che mostra una visualizzazione di sola lettura della data di scadenza. Se si modificano i dati della fattura in questa finestra, la data di fatturazione ricalcola la data di scadenza e rimuove eventuali modifiche alla data di scadenza.

Utilizzare la data di scadenza non modifica la stampa del report SSRS delle fatture di progetto. Se si include il campo Condizioni di pagamento nella fattura, è consigliabile modificare la progettazione del report o creare un'etichetta dei termini "Ad hoc" o "Personalizzata" per stampare sulla fattura per evitare di avere una mancata corrispondenza con una terminologia simile a "Net 15" con una data di scadenza che non riflette tali termini.

Registrare le proposte di fattura

Dopo aver esaminato e modificato la fattura e aver approvato le righe della proposta di fattura, controllare il totale della fattura e l'IVA. Nel gruppo Dettagli seleziona Totali e poi seleziona Registra per registrare la fattura.

Per visualizzare la fattura prima della registrazione, deseleziona la casella di controllo Registrazione. La fattura mostra Pro forma per indicare che si tratta di un esempio di fattura. Per stampare la fattura, seleziona la casella di controllo Stampa fattura.

Oltre alla pagina Proposta fattura , è anche possibile registrare le proposte di fattura eseguendo il processo periodico, Inviare proposte di fattura. Per trovare questo processo, passare a Gestione progetti e contabilità>Periodico>Fatture di progetto>Registrare proposte di fattura.

Questa pagina mostra tutte le proposte di fatturazione pronte per la registrazione. Puoi pianificare la registrazione delle proposte di fatturazione selezionando Batch. Imposta Parametro di elaborazione batch su Sì e imposta la ricorrenza dell'elaborazione batch selezionando Ricorrenza.

Riepilogo avanzato delle fatture proforma per le distribuzioni integrate

Nelle implementazioni integrate di Dynamics 365 Product Visualize, il riepilogo della fattura proforma in Dataverse visualizza i campi della fattura richiesti dal cliente da Dynamics 365 Field Service. Questa funzionalità migliora la visibilità tra team e consente ai Project manager di rispondere alle richieste dei clienti senza affidarsi ai team contabili.

Nuovi dettagli delle fatture supportate

Quando si pubblica una fattura in Finance, i campi seguenti vengono sincronizzati e visualizzati in Dataverse:

• Numero fattura cliente
• Data fattura cliente
• Stato della fattura del progetto (nuovo stato: Registrato)
• Importo iva a livello di fattura

Questi miglioramenti forniscono la tracciabilità end-to-end delle fatture, dalla creazione della proforma alla registrazione e al pagamento.

Abilitare questa funzionalità

Per abilitare questa funzionalità, seguire questa procedura:

1. In Finance, attivare la mappa a doppia scrittura per l'integrazione di Pipelines dell'entità di esportazione della proposta di fattura (msdyn_customerinvoices) versione 1.0.0.0.
2. In Pipelines, abilita il flag di funzionalità Fattura avanzata proforma.