Azioni nei processi di approvazione in un flusso di lavoro

In questo articolo vengono illustrate le azioni che ciascun partecipante a un processo di approvazione del flusso di lavoro può eseguire.

Un flusso di lavoro può coinvolgere più gruppi di persone: l'iniziatore, gli assegnatari di attività, i decisori e gli approvatori. Nell'esempio di flusso di lavoro relativo alle note spese indicato di seguito, Giorgio è l'iniziatore, i membri della coda sono gli assegnatari dell'attività, Gianni è un decisore ed Ezio, Luisa ed Elena sono gli approvatori.

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le azioni del flusso di lavoro che ogni gruppo può eseguire.

Azioni eseguibili da un iniziatore

L'iniziatore avvia un'istanza del flusso di lavoro inviando un documento per l'elaborazione. Ad esempio, Sam deve selezionare il pulsante Invia nella pagina Report spese per inviare la nota spese.

Azioni eseguibili da un assegnatario dell'attività

È possibile assegnare un'attività a più persone o a una coda di elementi di lavoro monitorata da più persone. ma solo una persona può completare un'attività. Ad esempio, Sam invia una nota spese e indirizza le ricevute al reparto Expense Reports dell'organizzazione per la revisione.

I membri del reparto responsabile delle note spese di Adventure Works monitorano la coda. Julie, membro del reparto, accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Giulia può ora effettuare una delle seguenti azioni: completare, rifiutare, delegare, richiedere la modifica, riassegnare o rilasciare.

Completa

Quando un utente completa un'attività, il sistema assegna il documento inviato per l'elaborazione all'utente successivo nel flusso di lavoro, se è presente un utente successivo. Se non è richiesta un'ulteriore elaborazione, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Ad esempio, Julie, membro del reparto Adventure Works Expense Reports, accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Dopo che Julie completa la revisione, il sistema assegna il documento a John.

Rifiuta

Quando un utente rifiuta un documento, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Ad esempio, Julie, membro del reparto Adventure Works Expense Reports, accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Se Giulia rifiuta la nota spese, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Giorgio può quindi inviare di nuovo la nota spese. Può dapprima apportare le modifiche necessarie oppure inviare la versione originale. Se Giorgio invia di nuovo la nota spese, il processo del flusso di lavoro avrà inizio dall'attività di revisione manuale.

Delegato

Quando un utente delega un'attività, il sistema assegna l'attività a un altro utente.

Ad esempio, Julie, membro del reparto Adventure Works Expense Reports, accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Giulia delega l'attività a Mauro, il suo assistente.

Tim agisce per conto di Julie. Pertanto, quando Tim completa la revisione, il sistema assegna la nota spese a John, proprio come se Julie avesse completato l'attività.

Richiedere una modifica

Quando un utente richiede una modifica a un documento inviato, il sistema invia nuovamente il documento all'originatore.

Ad esempio, Julie, membro del reparto Adventure Works Expense Reports, accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Giulia nota alcuni errori nella nota spese e richiede alcune modifiche. Il sistema invia di nuovo la nota spese a Sam.

Giorgio può quindi inviare di nuovo la nota spese. Può dapprima apportare le modifiche necessarie oppure inviare la nota spese originale. Se Giorgio reinvia la nota spese, un membro della coda di elementi lavoro dovrà nuovamente revisionare la nota spese e le ricevute.

Riassegna

I membri di una coda di elementi di lavoro possono riassegnare i documenti presenti nella coda a un'altra coda.

Ad esempio, Julie è membro del reparto Adventure Works Expense Reports e monitora la coda. Per bilanciare il carico di lavoro, Giulia può assegnare la nota spese e le ricevute incluse a un'altra coda.

Rilascia

In alcuni casi, un membro di una coda di elementi di lavoro accetta un'attività, ma decide di non poterla completare. In questo caso, la persona che accetta l'attività può rilasciare il documento alla coda di elementi di lavoro.

Ad esempio, Julie è membro del reparto Adventure Works Expense Reports e accetta il compito di esaminare la nota spese e le ricevute di Sam. Se Julie non riesce a completare l'attività, può rilasciare il documento. La nota spese torna alla coda in modo che altri membri del reparto responsabile delle note spese di Adventure Works possano completare l'attività.

Azioni eseguibili da un decisore

In genere, si assegna un documento a un decision maker perché esiste una domanda che il decision maker deve rispondere. La risposta tipica a questa domanda è Sì o No oppure Vero o Falso. Se il decisore non seleziona una di queste opzioni, può delegare la decisione.

[Prima scelta] o [Seconda scelta]

Un decision maker deve rispondere a una domanda correlata al documento. La risposta tipica a questa domanda è Sì o No oppure Vero o Falso. La risposta selezionata dal decision maker determina il ramo del flusso di lavoro usato per elaborare il documento.

Ad esempio, si assegna la nota spese di Sam a John. Gianni deve decidere se le informazioni contenute nel documento richiedono una chiamata al manager di Giorgio. In caso affermativo, la nota spese verrà assegnata a Renata, che dovrà chiamare il manager di Giorgio. In caso negativo, la nota spese verrà assegnata a Ezio per l'approvazione.

Delegato

Quando un decision maker delega una decisione, assegna il documento a un altro utente che deve prendere la decisione.

Ad esempio, si assegna la nota spese di Sam a John. Gianni delega la decisione a Maria, sua assistente.

Maria agisce per conto di Giovanni. Se Maria decide che è necessaria una chiamata al manager di Sam, assegna la nota spese a Aretha, che deve quindi chiamare il manager di Sam. Se Maria decide che una chiamata non è necessaria, assegna la nota spese a Frank per l'approvazione.

Azioni eseguibili da un approvatore

Quando si assegna un documento a un responsabile approvazione, il responsabile approvazione può eseguire una delle azioni seguenti: approvare, rifiutare, delegare o richiedere modifiche.

Approva

Quando un approvatore approva un documento, il documento viene assegnato all'utente successivo nel flusso di lavoro, se c'è un utente successivo. Se non è richiesta un'ulteriore elaborazione, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Ad esempio, Sam invia una nota spese per USD 6.000 e si assegna questo documento a Frank. Quando Ezio approva il documento, questo viene assegnato a Luisa per l'approvazione. Dopo che Luisa ha approvato la nota spese, il processo del flusso di lavoro termina.

Rifiuta

Quando un approvatore rifiuta un documento, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Ad esempio, Sam invia una nota spese per 12.000 USD e si assegna questo documento a Sue. Se Luisa rifiuta la nota spese, il processo del flusso di lavoro viene completato.

Giorgio può quindi inviare di nuovo la nota spese. Può dapprima apportare le modifiche necessarie oppure inviare la nota spese originale. Se Giorgio presenta di nuovo la nota spese, il processo del flusso di lavoro viene avviato dal processo di approvazione.

Delegato

Quando un approvatore delega un documento, quest'ultimo viene assegnato a un altro utente per l'approvazione.

Ad esempio, Sam invia una nota spese per 12.000 USD e si assegna questo documento a Frank. Ezio delega la nota spese a Elena.

Elena agisce quindi per conto di Ezio. Ciò significa che dopo l'approvazione da parte di Elena, il documento verrà assegnato a Luisa per l'approvazione, come se fosse stato approvato da Ezio. Dopo che Luisa avrà approvato il documento, verrà inviato a Elena per l'approvazione.

Richiedere una modifica

Quando un responsabile approvazione richiede una modifica a un documento, il sistema invia di nuovo il documento all'origine.

Ad esempio, Sam invia una nota spese per 12.000 USD e il sistema assegna il documento a Sue. Se Sue richiede una modifica, il sistema invia nuovamente la nota spese a Sam.

Giorgio può quindi inviare di nuovo la nota spese. Può apportare le modifiche richieste oppure inviare nuovamente la versione originale della nota spese. Se Sam invia nuovamente la nota spese, il sistema la invia a Frank per l'approvazione, perché Frank è il primo approvatore nel processo di approvazione.