Creare la documentazione o la formazione con Registrazione attività

In questo articolo vengono illustrate la funzionalità Registrazione attività e le guide attività, viene descritto come creare file di Registrazione attività e come personalizzare le guide attività di Microsoft e includerle nella Guida.

Informazioni sulla registrazione delle attività

Registrazione attività è uno strumento che è possibile utilizzare per registrare le azioni eseguite nell'interfaccia utente del prodotto. Quando si usa Registrazione attività, acquisisce tutti gli eventi eseguiti nell'interfaccia utente che vengono eseguiti sul server, inclusi l'aggiunta di valori, la modifica delle impostazioni e la rimozione dei dati. I passaggi registrati vengono collettivamente denominati registrazione di attività. È possibile usare le registrazioni delle attività in molti modi:

• I file di Registrazione attività possono essere riprodotti come guide attività: le guide attività sono parte integrante dell'esperienza della Guida. Una guida alle attività è un'esperienza controllata, guidata e interattiva che guida attraverso i passaggi di un processo aziendale. All'utente viene richiesto di completare ogni passaggio tramite un prompt popup, che si anima nell'interfaccia utente e punta all'elemento dell'interfaccia utente con cui l'utente deve interagire. La richiesta pop-up fornisce anche informazioni su come interagire con l'elemento, ad esempio Fare clic qui o in questo campo, immettere un valore. Una guida attività viene eseguita per il set di dati corrente dell'utente e i dati che vengono immessi vengono salvati nell'ambiente dell'utente.
• Salva le registrazioni delle attività come documenti di Word : salvando le registrazioni delle attività come documenti di Word, è possibile produrre facilmente guide di training stampabili.

È possibile creare i propri file di Registrazione attività, riprodurre i file di Registrazione attività forniti da Microsoft o modificarli in base alla configurazione in uso. Per ulteriori informazioni su Registrazione attività, vedere Registrazione attività.

Pianifica la registrazione delle attività

Sia che si stia creando una nuova registrazione di un'attività o si stia basando la registrazione su una registrazione di attività Microsoft, tenere presenti le informazioni seguenti.

• Pianificare la registrazione come in un video.
• Eseguire una volta o due volte il processo aziendale senza registrarlo per comprendere i passaggi.
• Durante l'esecuzione del processo prima di registrarlo, notare dove si utilizzano i tasti di scelta rapida o il tasto INVIO, in modo da evitare di utilizzarli durante la registrazione.
• Si desidera raggruppare i passaggi in attività secondarie? Le attività secondarie suddividono visivamente le sezioni di un processo. Ad esempio, se stai creando una registrazione per la creazione e il rilascio di un prodotto, potresti voler raggruppare i passaggi necessari per creare un prodotto e raggruppare i passaggi necessari per rilasciare il prodotto. Le attività secondarie rendono inoltre i processi più lunghi facili leggere.
• Vuoi aggiungere annotazioni? Vedi Comprendere i diversi tipi di annotazioni di seguito per ulteriori informazioni.
• Quali valori si aggiungono nei vari campi durante il completamento dei passaggi del processo aziendale?

Scrivere la descrizione e le annotazioni prima del tempo

• All'inizio di ogni registrazione delle attività è disponibile un campo di descrizione in cui è possibile immettere un'introduzione alla registrazione. Scrivere e salvare la descrizione in anticipo in un documento separato in modo da poterla copiare e incollare nella registrazione dell'attività durante la registrazione. Tagliare e incollare il testo rende il processo di registrazione più rapido e semplice.
• Per ogni passaggio in una registrazione attività, è possibile creare le annotazioni. Durante la riproduzione della guida alle attività, le annotazioni vengono visualizzate come note sopra o sotto il testo per ciascun passaggio. Quando vengono visualizzate come testo nel riquadro della Guida, le annotazioni appaiono come testo integrato nel passaggio specifico. Scrivi e salva le tue annotazioni in un documento separato. Quando si effettua la registrazione delle attività, copiare e incollare le annotazioni da quel documento.

Comprender i diversi tipi di annotazioni Tutte le annotazioni sono facoltative. Aggiungerle solo quando forniranno informazioni utili all'utente.

• Titolo: un'annotazione del titolo viene visualizzata prima del testo del passaggio che il registratore delle attività genera automaticamente. Nella guida attività, l'annotazione del titolo viene visualizzata sopra il testo generato automaticamente. Utilizzare questo tipo di annotazione per spiegare perché l'utente esegue il passaggio o per fornire contesto.
• Note: un'annotazione delle note verrà visualizzata dopo il testo del passaggio che la registrazione attività genera automaticamente. Nella guida attività sarà visibile solo se l'utente fa clic su Visualizza altro nella "bolla" della Guida attività. Utilizzare questo tipo di annotazione per descrivere tutto ciò l'utente necessita di sapere per completare il passaggio.
• Passaggio informativo: queste annotazioni vengono create facendo clic con il pulsante destro del mouse su un controllo o su un punto qualsiasi in un modulo, quindi si seleziona Registrazione attività>Aggiungi passaggio informativo. I passaggi delle informazioni vengono visualizzati come un passaggio numerato in qualsiasi punto in cui lo si inserisce, anche se non è stata registrata alcuna azione nell'interfaccia utente. È possibile aggiungere un passaggio informativo a livello di modulo o un passaggio informativo associato a un controllo. Quando un passaggio informativo è associato a una pagina, quando la guida attività viene riprodotta la relativa bolla verrà visualizzata in qualche parte della pagina, senza puntatore. Quando un passaggio informativo è associato a un controllo, la guida attività bolla punta al controllo quando la guida attività viene riprodotta. Nel riquadro della Guida, un'annotazione del passaggio informativo verrà visualizzata come passaggio numerato con il testo immesso. Utilizzare i passaggi informativi per preparare l'utente per i passaggi successivi, per descrivere i passaggi che devono essere effettuati al di fuori dell'applicazione o per fare riferimento ad altre registrazioni.

Determinare la lunghezza della registrazione

• Gli utenti possono leggere o riprodurre la registrazione dall'inizio alla fine, quindi non combinare passaggi o attività che vengono eseguite separatamente.
• Provare a non registrare uno scenario lungo che riguarda più processi secondari. Ad esempio, Gestire postazioni servizio clienti in punto vendita è troppo ampio; suddividerlo pertanto in attività brevi attività ad esempio Accetta resi e Aggiungi alla gift card.
• Se un'attività può essere svolta come parte di diversi processi aziendali, creare una registrazione separata, a cui possibile fare riferimento in altre registrazioni.
• Se il processo comprende più attività che la persona probabilmente effettua contemporaneamente, è possibile mantenere le attività in un'unica registrazione, ad esempio Impostare e assegnare profili funzionalità.
• Se si tratta di qualcosa che si fa una sola volta (come la configurazione) e di un'altra attività che può essere eseguita immediatamente dopo, ma che potrebbe essere svolta ripetutamente e autonomamente, suddividetele in due registrazioni di attività.

Decidere dove, nell'interfaccia utente, avviare una registrazione La pagina attivata quando si avvia la registrazione di una registrazione delle attività influisce sulla pagina in cui viene visualizzata la guida all'attività. Ad esempio, se si desidera che il file di Registrazione attività venga elencato nel riquadro della Guida quando un utente fa clic sulla Guida nella pagina Parametri di contabilità generale, è necessario avviare la registrazione nella pagina Parametri di contabilità generale. Salvare le registrazioni come file con estensione axtr Al termine della creazione o della modifica di una registrazione attività, vengono visualizzate diverse opzioni per il download o il salvataggio della registrazione. È possibile scaricare il file come pacchetto di registrazione attività (axtr), scaricarlo come file di registrazione non elaborato (XML), scaricarlo come documento di Word o salvare il file come una libreria LCS. Salvare sempre la registrazione attività come file di pacchetto di registrazione attività (con estensione axtr). Questa procedura consente di semplificare la manutenzione del file se le procedure o le annotazioni devono essere modificate in un secondo momento. Se si desidera scaricare il file come documento di Word, salvarlo anche come file di pacchetto di registrazione attività.

Creare la registrazione dell'attività

Per i passaggi dettagliati della procedura, vedere Risorse registrazione attività.

Copiare e personalizzare le registrazioni delle attività di Microsoft

È possibile scaricare e modificare le registrazioni delle attività di Microsoft per usarle per la documentazione della Guida o i materiali di formazione. Per scaricare una registrazione attività di Microsoft, effettuare i passaggi seguenti:

1. Aprire Registrazione attività. Il registratore di attività si trova nel menu Impostazioni.
2. Nel riquadro Registrazione attività, selezionare Gestisci una registrazione.
3. In Dove è la registrazione selezionare Si trova in una libreria LCS.
4. Selezionare la libreria LCS.
5. Selezionare la libreria globale di Microsoft.
6. Nella struttura, selezionare il nodo della libreria dei processi aziendali a cui è associata la registrazione delle attività.
7. Seleziona OK.
8. Selezionare Inizio.
9. Scorrere la registrazione, apportando modifiche ai passaggi mentre procedi per registrarla nuovamente.  Nota: se è necessario modificare solo il testo di una registrazione, è possibile aprire la registrazione in modalità Modifica annotazioni di una registrazione, quindi salvarla.
10. Una volta completata la riproduzione della registrazione, selezionare Arresta nella barra del registratore di attività nella parte superiore dello schermo.
11. Scegliere come salvare la registrazione dell'attività.

Risorse aggiuntive

Sistema di aiuto

Connettere il sistema di aiuto

Registratore attività