Configurer et utiliser la gestion des documents de Microsoft Dynamics AX avec les bibliothèques de documents Microsoft SharePoint

Mise à jour : September 17, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Cette rubrique fournit des informations sur la configuration de la gestion des documents en vue de son intégration aux bibliothèques de documents Windows SharePoint dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou des versions ultérieures de Microsoft Dynamics AX. Après avoir configuré la gestion des documents et paramétré les bibliothèques de documents dans SharePoint, vous pouvez enregistrer des pièces jointes de document dans SharePoint et des modèles de document dans une bibliothèque de documents SharePoint.

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

1. Spécifier les types d'authentification pour les sites SharePoint

Afin d'interagir avec des documents dans SharePoint à partir de Microsoft Dynamics AX, vous devez spécifier le type d'authentification pour chaque site SharePoint auquel vous souhaitez intégrer Microsoft Dynamics AX. Dans ce cas, l'authentification fait référence au processus que Microsoft Dynamics AX utilise pour déterminer si l'utilisateur est autorisé à accéder au site SharePoint.

Pour spécifier le type d'authentification pour un site SharePoint, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Paramètres de gestion des documents.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Entrez l'URL du site SharePoint.

4. Sélectionnez le type d'authentification pour le site SharePoint. Utilisez les informations du tableau suivant pour décider quel type d'authentification est le plus adapté à votre cas.

   Type	Objectif
   Windows	Sélectionnez cette option si le serveur SharePoint est sur le réseau local.
   SharePoint Online	Sélectionnez cette option si le serveur SharePoint est dans le cloud.

2. Créer des types de document pour les bibliothèques de documents SharePoint

Avant d'enregistrer une pièce jointe ou un modèle dans SharePoint, vous devez créer un type de document pour les types de documents suivants :

• Pièces jointes de document – Il s'agit de documents qui sont enregistrés sur votre ordinateur, et que vous souhaitez joindre à un enregistrement Microsoft Dynamics AX et sauvegarder dans une bibliothèque de documents SharePoint.

• Modèles de document – Il s'agit des modèles que vous avez configurés, et que vous souhaitez réutiliser souvent lorsque vous effectuez les différents processus entreprise, tels que le traitement des commandes client.

Pour créer des types de documents pour SharePoint, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Types de documents.

2. Cliquez sur Nouveau, puis entrez les informations suivantes.

   Pour les pièces jointes de document

   Champ	Valeur
   Classe	Fichier joint
   Groupe	Fichier
   Entrepôt	SharePoint
   Répertoire d'archivage	Entrez l'URL de la bibliothèque de documents SharePoint dans ce champ. Veillez à inclure uniquement les parties de l'URL requises. Par exemple, n'incluez pas « Allitems.aspx » à la fin de l'URL.

   Pour les modèles de document

   Champ	Valeur
   Classe	Bibliothèque de modèles
   Groupe	Document
   Entrepôt	Répertoire d'archivage
   Répertoire d'archivage
   Site SharePoint	Entrez l'URL du site SharePoint dans lequel les modèles de document sont stockés. Veillez à inclure uniquement les parties de l'URL requises. Par exemple, n'incluez pas « Allitems.aspx » à la fin de l'URL.
   Bibliothèque de documents	Sélectionnez la bibliothèque de documents dans laquelle les modèles sont stockés.

   Pour plus d'informations, voir « Création d'un type de document » dans Configurer la gestion des documents.

3. Joindre un document à un enregistrement et enregistrer le document dans une bibliothèque de documents SharePoint

Pour la tenue d'archive, vous souhaitez peut-être que tous les documents que vous associez à des enregistrements Microsoft Dynamics AX soit également enregistrés dans les bibliothèques de documents SharePoint. Au lieu de télécharger le document dans SharePoint d'abord et de le joindre ensuite à un enregistrement, vous pouvez enregistrer les pièces jointes de l'enregistrement dans une bibliothèque de documents SharePoint et les associer à un enregistrement en même temps.

Pour joindre un document à un enregistrement et enregistrer le fichier dans SharePoint simultanément, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement auquel vous souhaitez joindre un document.

2. Dans le volet Actions, cliquez sur Documents joints. Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Commande > Gestion des documents.

3. Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez le nom du type de document à joindre que vous avez créé à l'étape 2 de la procédure « Création d'un type de document pour les bibliothèques de documents SharePoint » plus haut dans cette rubrique.

4. Accédez à l'emplacement du fichier à joindre, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Enregistrer un modèle de document dans une bibliothèque SharePoint et activer le modèle

Avant d'utiliser un modèle, vous devez l'enregistrer dans une bibliothèque SharePoint, puis activer le modèle dans l'écran Types de documents.

Pour enregistrer un modèle de document dans une bibliothèque SharePoint, procédez comme suit :

1. Ouvrez un modèle de document que vous avez déjà créé. Si vous n'avez pas encore créé de modèle de document, consultez la rubrique Tâches principales : création et utilisation d'un modèle Word à l'aide des compléments Office ou Tâches principales : création et partage d'un modèle Excel à l'aide des compléments Office.

2. Enregistrez le modèle dans une bibliothèque de documents SharePoint.

Pour activer un modèle de document, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Types de documents.

2. Sélectionnez le type de modèle de document que vous avez créé à la procédure « Création d'un type de document pour les bibliothèques de documents SharePoint » plus haut dans cette rubrique.

3. Dans l'organisateur Modèles de document, cliquez sur Synchroniser.

4. Sélectionnez le modèle à activer, puis cliquez sur Activer.

Tâches connexes

Configurer la gestion des documents

Voir aussi

Gestion des documents