Automatiser le traitement des factures du fournisseur avec Power Automate et AI Builder

Power Automate et AI Builder peuvent être utilisés pour automatiser le traitement des factures fournisseurs électroniques de bout en bout à partir de formats XML (Extensible Markup Language). Cette approche permet aux organisations de valider et d’intégrer des données de facture dans Dynamics 365 Finance ou d’autres systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) avec une intervention manuelle minimale.

Conseil / Astuce

Cet article fournit un exemple de scénario et une représentation visuelle de la façon d’automatiser le traitement des factures du fournisseur à l’aide de Power Automate et d’AI Builder. Cette solution est un exemple d’architecture généralisé que vous pouvez utiliser pour de nombreux scénarios et secteurs différents. Cet article se limite aux meilleures pratiques.

Diagramme d’architecture

Diagramme du flux de travail de facture du fournisseur montrant le déclencheur Power Automate, le traitement XML, la journalisation dans SharePoint, les applications de finance et d’exploitation Dynamics 365 et les étapes Outlook.

Flux de travail

Cette architecture automatise le workflow de traitement des factures de bout en bout :

  1. Déclencheur d’e-mail : un nouvel e-mail arrive dans la boîte de réception partagée désignée avec une pièce jointe XML contenant les détails de facture (ID du fournisseur, numéro de facture, date, montant, éléments de ligne).

  2. Extraction de données XML : Power Automate extrait la pièce jointe XML et l’analyse à l’aide d’expressions XML pour récupérer les champs de facture.

  3. Validation des données : le flux de travail valide les données extraites par rapport à plusieurs critères :

    • Vérification de l’existence du fournisseur dans Dynamics 365
    • Validation du format du numéro de facture
    • Détection de type de document
    • Vérification du calcul de la quantité
    • Unité de validation de mesure (basée sur le pays/la région)
    • Validation du format de date

  4. Transformation des données : le flux de travail mappe les champs XML extraits au schéma d’entité Dynamics 365, convertit les dates au format ISO 8601 (Organisation internationale de normalisation), convertit les quantités en décimales et prépare les éléments de ligne sous forme de tableaux.

  5. Intégration de Dynamics 365 : le flux de travail crée les données de facture validées en tant qu’enregistrement de facture fournisseur en attente dans les applications de finance et d’exploitation Dynamics 365 à l’aide du connecteur Dataverse ou du connecteur Dynamics 365.

  6. Gestion des erreurs : si une étape échoue, le flux enregistre l’erreur, envoie une notification à l’équipe financière, déplace l’e-mail vers un dossier ayant échoué et empêche les factures incomplètes d’entrer Dynamics 365.

Notification de réussite : lors de la création réussie, le flux de travail envoie des messages Teams au canal financier, met à jour la liste de suivi et déplace l’e-mail traité vers un dossier d’archivage avec le numéro de référence de facture Dynamics 365.

Détails du scénario

Ce cas d’usage est basé sur l’approche d’une entreprise pour établir un processus robuste, sécurisé et gérable pour intégrer des factures de fournisseurs dans un système ERP tout en réduisant les efforts manuels.

Note

Concentrix a utilisé un modèle architectural similaire pour créer une solution de traitement des factures fournisseur à l’aide de Power Automate, Power Apps, des modèles personnalisés AI Builder et des invites IA. En savoir plus dans Concentrix modernise le traitement des factures avec Power Platform et l’IA.

Défi commercial

Une société multinationale reçoit de grands volumes de factures de fournisseurs au format XML du Pérou (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chili (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) et Mexique (SAT CFDI-Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Le téléchargement, l’interprétation et la saisie manuelle de ces fichiers XML dans Dynamics 365 (ou tout système ERP) sont lents, sujets aux erreurs et n'imposent pas constamment les règles de facturation électronique locale. Teams doit également rapprocher les données XML avec les fichiers PDF et valider les données de référence du fournisseur et le numéro d’identification fiscale (TIN).

Solution

Implémentez un modèle d’ingestion de facture XML basé sur Power Automate qui :

  • Surveille les boîtes aux lettres de comptes fournisseurs partagées par pays/région, extrait des pièces jointes XML et PDF et les oriente dans un processus d'automatisation.

  • Analyse le code XML de chaque pays/région selon un schéma interne normalisé, y compris l’en-tête, les lignes, les taxes, les parties, et les clés telles que l’identificateur universel (UUID) ou le folio.

  • Applique la validation pays/région, telle que les formats d’ID fiscaux, le type de document, les totaux, les taxes et les étiquettes obligatoires, avant de créer des factures de fournisseur en attente dans Dynamics 365.

  • Crée un journal d’audit unifié dans SharePoint ou Dataverse et attache des fichiers XML et PDF d’origine au document ERP pour une conservation à long terme.

Composants

Ces services et technologies automatisent l’ingestion, le traitement, la validation et l’intégration des factures des fournisseurs dans les applications de finance et d’exploitation Dynamics 365.

Services de messagerie et de flux de travail

Les flux cloud Power Automate orchestrent l’intégralité du pipeline de traitement des factures. Les flux cloud peuvent s’exécuter à la demande, par exemple lorsque des e-mails arrivent avec des pièces jointes de facture, ce qui en fait un mécanisme de déclencheur idéal pour l’ingestion de facture automatisée.

Extraction et traitement des données

Une invite IA extrait la référence de bon de commande (PO) et l’UUID à partir de factures PDF lorsqu’elles ne sont pas présentes au format XML. Il classifie également le type de facture dans certains scénarios. Vous pouvez également utiliser un modèle de traitement de documents AI Builder en fonction de vos besoins.

Intégration ERP

Les factures fournisseur en attente sont créées dans les applications de finance et d’exploitation Dynamics 365. L’architecture utilise le connecteur Dynamics 365 natif pour interagir avec les entités de données de finance et d’exploitation Dynamics 365, telles que les entités liées aux factures du fournisseur.

Intégration et validation des données

  • Les listes SharePoint servent de couche de données fondamentales pour la journalisation des factures et le suivi des exceptions.

  • Les tables virtuelles Microsoft Dataverse permettent une intégration transparente avec les applications de finance et d’exploitation Dynamics 365.

Notification et surveillance

  • Microsoft Teams fournit des notifications en temps réel au personnel financier lors du traitement des factures.

  • Outlook/Exchange online déclenche les notifications de flux de travail et d’échec. Fournit également une organisation de messagerie par le biais de la gestion des dossiers.

Observations

Ces considérations mettent en œuvre les piliers de Power Platform Well-Architected, un ensemble de principes directeurs qui améliorent la qualité d’une charge de travail. En savoir plus dans Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Isolation des erreurs : utilisez des étendues try-catch dans Power Automate pour gérer les échecs d’analyse, les erreurs de validation et les problèmes d’intégration Dynamics 365 séparément. Cette approche empêche un échec de bloquer l’intégralité du lot.

  • Détection idempotente : utilisez la combinaison du numéro de facture et du RFC du fournisseur pour empêcher les soumissions Dynamics 365 dupliquées si un e-mail est renvoyé.

  • Mécanismes de secours : utilisez des dossiers de messagerie de sauvegarde et des systèmes de file d’attente manuels pour les factures qui échouent au traitement automatisé. Cette approche garantit qu’aucune facture n’est perdue.

  • Journalisation à deux couches : utilisez la notification par e-mail principale SharePoint et secondaire pour garantir la visibilité des exceptions même en cas d’échec de la journalisation.

  • Stratégies de nouvelle tentative : utilisez la gestion par défaut du délai d’attente (délai d’attente de 5 minutes) avec une redirection de la portée catch vers la gestion des exceptions.

Sécurité

  • Contrôle d’accès : restreindre la boîte de réception de messagerie, la bibliothèque SharePoint et le compte de service Dynamics 365 au personnel autorisé.

  • Protection des données : assurez-vous que les pièces jointes XML qui contiennent des données de fournisseur sensibles sont traitées en toute sécurité. Implémentez le chiffrement pour les champs sensibles, tels que les informations de compte bancaire, s’ils sont présents dans les factures.

  • Conformité : Assurez-vous que tous les traitements de factures respectent les réglementations financières, telles que la conformité de la Loi Sarbanes-Oxley (SOX), la taxe sur les biens et services (TPS)/les exigences de taxe sur les ventes alignées sur l’harmonisation des taxes (TVH) et d’autres réglementations fiscales locales, en implémentant des règles de validation alignées sur les exigences réglementaires.

  • Compte de service : Utilisez des autorisations minimales (READ sur VendorsV2/UnitsOfMeasure ; CREATE sur les tables de facture uniquement).

Excellence opérationnelle

  • Normalisation : exiger que tous les fournisseurs utilisent des formats de schéma XML cohérents pour simplifier la logique d’analyse. Donnez aux fournisseurs des modèles XML pour garantir la compatibilité.

  • Documentation : Créez des runbooks pour les scénarios d’erreur courants, la résolution des problèmes de format XML et les modifications de configuration Dynamics 365. Documentez toutes les expressions et règles de validation utilisées.

  • Processus de support : former des équipes de support financier et informatique sur la façon de diagnostiquer les défaillances de flux à l’aide de l’historique des exécutions Power Automate, rechercher des erreurs dans les journaux et exécuter des procédures de récupération manuelles.

  • Gestion des modifications : évaluez toutes les modifications apportées à la logique d’analyse, aux règles de validation et aux mappages Dynamics 365 dans un environnement de développement avant le déploiement de production. Utilisez le contrôle de version pour les exportations de flux Power Automate.

Efficacité des performances

  • Mode batch : lorsque plus de 200 factures doivent être traitées par jour, basculez vers un flux planifié qui s’exécute toutes les 15 minutes au lieu d’utiliser un déclencheur par e-mail.

  • Optimisation : surveillez la durée d’exécution du flux et l’analyse du temps. Pour les structures XML complexes, optimisez les expressions pour réduire la surcharge de traitement. Implémentez la mise en cache pour les recherches de fournisseurs afin d’éviter les requêtes Dynamics 365 redondantes.

  • Réduction du débit du connecteur : tenez compte des limites de Power Automate. Pour les volumes élevés, implémentez des mécanismes de mise en file d’attente à l’aide de tables Dataverse.

  • Scalabilité : à mesure que le volume de facture augmente, passez des déclencheurs par e-mail au traitement par lots. Utilisez des flux planifiés qui traitent plusieurs factures en parallèle à l’aide d’une boucle Apply to each avec des paramètres de concurrence.

Optimisation de l’expérience

  • Libre-service : les utilisateurs financiers peuvent réessayer manuellement les factures ayant échoué à l’aide d’un bouton Power Apps (aucune dépendance informatique).

  • Transparence : le tableau de bord SharePoint affiche l’état de la file d’attente de traitement ; Power BI fournit des analyses détaillées.

  • Effacer les notifications : Format de messagerie structuré avec sections : Résumé, Pièces jointes, Détails d’erreur, Action recommandée.

  • Contrat SLA cible : 95 % des factures automatisées traitées dans les deux heures suivant la réception par e-mail.

IA responsable

  • Équité : entraîner des modèles d’invite personnalisés avec diverses données pour réduire le biais.

  • Fiabilité et sécurité : surveillez en permanence les sorties d’IA pour vous assurer qu’elles sont précises et exploitables. Un intervenant humain examine les anomalies et les exceptions.

  • Confidentialité et sécurité : assurez-vous que les données traitées par les prompts d'IA respectent les réglementations applicables en matière de confidentialité.

  • Inclusion : prise en charge du traitement des documents dans plusieurs langues. Un humain peut réviser le document si AI Builder a des problèmes pour interpréter les informations.

  • Transparence : tous les résultats de l’IA sont traçables, et les journaux sont disponibles pour l’audit.

  • Responsabilité : Utilisez l’examen de la boucle humaine pour garantir la responsabilité des décisions critiques.

Étapes suivantes

  • Passez en revue et adaptez les exigences de schéma XML à la communauté des fournisseurs.
  • Planifiez le déploiement pilote avec deux à trois principaux fournisseurs.
  • Configurez l’environnement de test pour les tests d’acceptation utilisateur (UAT) et la validation.
  • Planifiez des sessions de transfert de connaissances avec l’équipe AP.
  • Établissez des cibles de contrat de niveau de service (SLA) pour le traitement des factures, telles que l’automatisation de 95 % des factures dans les deux heures.
  • Planifiez la phase 2 pour inclure d’autres types de documents (POS, reçus, notes de crédit).

Contributeurs

Microsoft maintient cet article. Les contributeurs suivants ont écrit cet article.

Auteurs principaux :

Power Platform :

Dynamics 365:

Conformité :

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