Charger des fichiers dans SharePoint avec des métadonnées à partir d’applications basées sur des modèles

Cette architecture de référence explique comment utiliser une page personnalisée dans une application pilotée par modèle pour capturer des métadonnées lors du chargement de documents dans SharePoint. Cette approche améliore l’expérience utilisateur dans les applications basées sur des modèles et prend en charge la gouvernance des documents et la recherche dans SharePoint en appliquant les métadonnées au moment du chargement.

Diagramme d’architecture

Flux de travail

1. Un utilisateur ouvre une application basée sur un modèle et accède à un enregistrement nécessitant un chargement de document (par exemple, un cas, un contact ou un compte).

2. L’utilisateur sélectionne une action Charger un document (bouton de barre de commandes), qui lance une page personnalisée en tant que boîte de dialogue dans l’application pilotée par modèle.

3. La page personnalisée fournit les éléments suivants :

   1. Sélection de fichiers (fichiers uniques ou multiples).
   2. Champs de métadonnées alignés avec les colonnes de bibliothèque de documents de SharePoint.
   3. Validation et conseils basés sur les règles d’entreprise.
   4. Contexte de l’enregistrement d’origine via l’ID d’enregistrement dans l’URL de l’application pilotée par modèle.

4. Lorsque l’utilisateur envoie le formulaire, la page personnalisée appelle un flux cloud Power Automate.

5. Power Automate :

   1. Charge les fichiers dans la bibliothèque de documents et/ou le dossier cible SharePoint selon la logique de l'emplacement souhaité dans le flux.

   2. Définit les métadonnées SharePoint en utilisant les valeurs fournies dans une page personnalisée.

   3. Crée ou met à jour l’enregistrement d’emplacement de document correspondant dans Dataverse pour maintenir la compatibilité descendante avec l’intégration intégrée de Dataverse et de SharePoint.

6. Les documents chargés sont les suivants :

   • Associé à l’enregistrement Dataverse d’origine.
   • Pouvant faire l’objet d’une recherche et d’un filtrage dans SharePoint à l’aide de métadonnées.

Détails du scénario

Les organisations utilisent fréquemment SharePoint gestion des documents avec des applications basées sur des modèles pour stocker des documents liés aux enregistrements professionnels. Toutefois, l'intégration intégrée SharePoint n'autorise pas les utilisateurs à remplir les métadonnées requises pendant le chargement, ce qui conduit à :

• Métadonnées incomplètes ou incohérentes
• Réduction de la capacité de recherche et de la conformité
• Remaniement manuel pour classifier les documents après le chargement

Cette architecture résout ces limitations en introduisant une expérience de chargement personnalisée basée sur une page qui capture les métadonnées au moment du chargement. Cette approche améliore la qualité des données, l’expérience utilisateur et la conformité tout en restant entièrement au sein de l’écosystème Power Platform et Microsoft 365.

La valeur métier clé inclut :

• Amélioration de la gouvernance des documents et de la qualité des métadonnées
• Expérience utilisateur cohérente incorporée dans les applications basées sur des modèles
• Réduction de l’intervention manuelle et de la reclassification
• Extensibilité pour les flux de travail complexes sans code personnalisé

Components

Power Apps (application pilotée par modèle) : héberge l’expérience métier principale et fournit le contexte du chargement de document.

Power Apps page personnalisée : fournit une interface utilisateur flexible et à code faible pour la capture de fichiers et de métadonnées, affichée sous forme de boîte de dialogue modale dans l’application pilotée par modèle.

Power Automate : orchestre le chargement de fichiers, l’attribution de métadonnées et les processus en aval facultatifs à l’aide de connecteurs natifs SharePoint et Dataverse.

SharePoint : agit comme référentiel de documents, fournissant la gestion des documents, les métadonnées, le contrôle de version et la sécurité.

Microsoft Dataverse : stocke les enregistrements d’emplacement des données métiers et des documents qui lient SharePoint documents aux enregistrements d’application pilotés par modèle.

Alternatives prises en compte (efforts de développement et de maintenance plus élevés) :

• Ressources web personnalisées
• Power Apps Component Framework (PCF) composants de code

Considerations

Ces considérations mettent en œuvre les piliers de Power Platform Well-Architected, un ensemble de principes directeurs qui améliorent la qualité d’une charge de travail. En savoir plus dans Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Cette architecture garantit la persistance fiable du chargement de documents et des métadonnées entre les composants de la plateforme.

• Interface utilisateur et stockage découplés : la page personnalisée gère l’interaction utilisateur et la capture de données. SharePoint gère le stockage de fichiers et la persistance des métadonnées, ainsi que les liens Dataverse entre les enregistrements d’application pilotés par SharePoint et les modèles.

• Gestion des documents transactionnels : le chargement de documents et l’affectation de métadonnées sont une opération logique unique. En cas d’échec de l’application de métadonnées, le processus effectue une nouvelle tentative ou restaure le chargement, de sorte que vous n’obtenez pas de documents orphelins ou partiellement classifiés.

• Durabilité native de la plateforme : SharePoint fournit une durabilité, un contrôle de version et une redondance intégrés pour le stockage de documents. Dataverse garantit une persistance fiable de l’emplacement du document et des données métier.

• Retry et gestion des défaillances : Power Automate utilise des stratégies de nouvelle tentative native et la gestion des erreurs pour gérer les défaillances temporaires lors de l’interaction avec SharePoint ou Dataverse. Cette approche améliore la résilience sans introduire d’infrastructure personnalisée.

Sécurité

La sécurité est appliquée de manière cohérente dans l’expérience utilisateur, l’orchestration et les couches de stockage.

• contrôle d’accès basé sur l'identité : les utilisateurs s’authentifient via Microsoft Entra ID. La sécurité basée sur les rôles et les autorisations de SharePoint régissent l’accès à l’application pilotée par modèle, à la page personnalisée et aux documents SharePoint.

• Conception avec privilèges minimum : les utilisateurs peuvent charger et afficher des documents uniquement pour les enregistrements auxquels ils sont autorisés à accéder dans Dataverse.

• No direct SharePoint exposition : les utilisateurs n’interagissent jamais directement avec les bibliothèques SharePoint. Tous les chargements se produisent via la page personnalisée au sein de l’application pilotée par modèle, ce qui réduit le risque de contourner les règles d’entreprise ou les exigences de métadonnées.

• Utilisation du connecteur sécurisé : Les connexions Power Automate utilisent des identités gérées ou des principaux de service si nécessaire.

• cohérence des limites Data : les métadonnées capturées dans la page personnalisée sont validées par rapport aux schémas Dataverse et SharePoint, ce qui empêche l’injection de valeurs non autorisées ou incorrectes.

Excellence opérationnelle

L’architecture met l’accent sur la maintenabilité, l’observabilité et la facilité de changement.

• Extensibilité sans code : en utilisant des pages personnalisées et Power Automate, vous pouvez modifier les exigences en matière de métadonnées, les règles de validation ou le comportement de chargement sans redéployer de code personnalisé.

• Séparation claire des préoccupations :

  • Application basée sur des modèles : contexte métier et navigation
  • Page personnalisée : capture de métadonnées et de chargement de documents
  • Power Automate : Orchestration et intégration
  • SharePoint : Gestion et conformité des documents

• Monitoring and diagnostics : Power Automate l’historique des exécutions et l’audit Dataverse fournissent une visibilité sur les échecs de chargement, les problèmes de métadonnées et le comportement de l’utilisateur. Vous pouvez étendre cette surveillance à utiliser avec Azure Application Insights si nécessaire.

• Alignement de la stratégie environnementale : la solution prend en charge les stratégies d’environnement Power Platform standard (développement, test, production) à l’aide de solutions gérées et de variables d’environnement pour les cibles de SharePoint.

• Isolation des modifications Change : Vous pouvez refléter les modifications du schéma de métadonnées dans SharePoint via l'interface utilisateur de page personnalisée sans affecter la structure sous-jacente de l'application pilotée par modèle.

Efficacité des performances

Les considérations relatives aux performances se concentrent sur la réduction du temps d’attente des utilisateurs et le traitement inutile.

• Chargement d’interaction unique : Le chargement initial capture et applique les métadonnées, vous évitant ainsi des mises à jour manuelles secondaires ou un retraitement en arrière-plan.

• Interface utilisateur modale, in-context : la page personnalisée s’exécute en tant que boîte de dialogue modale dans l’application pilotée par modèle. Cette approche réduit la navigation sur les pages et améliore la réactivité perçue.

• Traitement asynchrone : les actions post-chargement non critiques, telles que les notifications ou la classification, sont gérées de manière asynchrone, ce qui garantit que l’utilisateur n’est pas bloqué.

• Optimized data transfer : les fichiers sont transférés directement vers SharePoint à l’aide de connecteurs natifs au lieu de les stocker temporairement dans Dataverse.

• Services de plateformes évolutifs : SharePoint et Power Automate se mettent à l’échelle automatiquement pour prendre en charge différents volumes de documents sans planification manuelle de la capacité.

Optimisation de l’expérience

Cette architecture offre une expérience utilisateur cohérente et intuitive.

• Chargement de documents prenant en charge le contexte : les utilisateurs chargent des documents directement à partir de l’enregistrement professionnel approprié, de sorte que le système associe automatiquement le document correctement.

• Capture de métadonnées guidées : la page personnalisée applique les métadonnées requises, fournit une validation et peut ajuster dynamiquement les champs en fonction du type de document ou du contexte d’enregistrement.

• Charge cognitive réduite : l’interaction modale permet aux utilisateurs de se concentrer sur la tâche sans naviguer loin de l’application pilotée par le modèle.

• Consistency avec l’expérience utilisateur Power Platform : la solution utilise des contrôles et des modèles de Power Apps natifs, garantissant l’accessibilité, la réactivité et la familiarité.

• Commentaires immédiats : les utilisateurs reçoivent la confirmation que les documents et les métadonnées sont correctement enregistrés, ce qui augmente la confiance et la confiance dans le système.

Contributeurs

Microsoft conserve cet article. Les contributeurs suivants ont écrit cet article.

Auteurs principaux :

• Kevin McDonald, Architecte d’entreprise