Processus de vente

S’applique à la version 3.x de l’application Project Service

Les processus de vente utilisés dans une organisation basée sur des projets diffèrent des processus de vente utilisés dans une organisation basée sur des produits. Cette différence se produit parce que les cycles de vente pour les organisations basées sur des projets sont plus longs et nécessitent des techniques d’estimation personnalisées pour analyser et créer des devis pour chaque transaction. Dynamics 365 Project Service Automation utilise certaines des mêmes fonctionnalités que celles utilisées dans le processus de vente pour Dynamics 365 Sales. Voici quelques exemples :

• Une entité de lead est utilisée pour suivre le processus de vente.
• Les prospects en cours de qualification sont suivis en tant qu’opportunités. Le processus de vente peut également commencer par l’opportunité.
• Tous les éléments associés à une opportunité sont accessibles. Ces artefacts comprennent l’équipe commerciale, les parties prenantes, la probabilité, l’évaluation, les phases de vente et les processus métier.
• Plusieurs devis sont créés pour une même opportunité.
• Un devis est marqué Fermé comme Won pour créer une commande. Dans PSA, la commande client est personnalisée et est appelée contrat de projet.

L’illustration suivante montre un processus de vente classique dans une organisation basée sur un projet.

Estimation d’une vente

La valeur d’une vente peut être estimée en fonction des projets qui ont déjà été livrés et de la complexité des projets. Pour les projets qui impliquent des extensions à des projets précédents ou des projets où l’expertise du fournisseur est élevée et les modèles de travail connus sont utilisés, vous pouvez utiliser un processus d’estimation plus simple. Les projets plus complexes ont généralement un processus d’achat plus long. Par conséquent, il existe davantage d’étapes dans le processus d’estimation des ventes. Au début du processus, l’équipe commerciale utilise l’entrée des gestionnaires de comptes et des experts en matières concernées (PME) pour commencer à créer une estimation de haut niveau pour chaque composant de travail distinct qui est cité. Ces composants de travail sont représentés par des lignes de guillemets.

Vous pouvez créer une estimation générale du devis. À la fin, cette évaluation générale sera remplacée par une estimation plus détaillée basée sur un plan du projet créé en utilisant des modèles de projets normalisés. Ces modèles vous aident à créer une planification et à déterminer les valeurs monétaires sur le devis et ses composants (lignes de guillemets).

Vous pouvez créer plusieurs devis pour un projet et les regrouper sous un type d'entité opportunité unique. Finalement, l’une de ces guillemets est marquée Fermé comme Won, et un contrat de projet ou une déclaration de travail (SOW) est créé. Un contrat de projet contient la valeur contractuelle de chaque composant (ligne de contrat) qui est acceptée par le client pour la livraison. Un SOW est généralement créé en tant que document Microsoft Word. Toutes les factures envoyées au client pendant la durée de la livraison du projet fait référence au contrat du projet ou à l’énoncé des travaux.

Vous pouvez également créer des devis alternatifs sous un type d'entité d'opportunité ou configurer le système afin qu’un contrat de projet soit créé lorsqu’un devis est remporté. Dans ce cas, vous pouvez joindre un document Word qui représente le SOW à l’enregistrement du contrat de projet.

Configuration du processus de vente

Vous pouvez utiliser des flux de processus métier dans Microsoft Dynamics 365 pour configurer votre processus de vente. Les BPF donnent à votre personnel de vente une interface visuelle guidée qu'ils peuvent utiliser pour faire progresser les affaires à travers les étapes typiques de votre entreprise.

Par exemple, votre entreprise peut avoir les six étapes suivantes dans le processus de vente :

1. Qualifier
2. Estimation
3. Révision interne
4. Contrat
5. Livrer
6. Fermer

Ces six étapes sont représentées par des chevrons (>) que vous sélectionnez pour développer dans chaque type d’entité d’opportunité que vous créez.

Votre organisation peut utiliser différentes entités pour représenter la même transaction à mesure qu’elle évolue. Au début du processus de vente, une transaction est représentée par l’entité Opportunité. À mesure que le temps passe et que d’autres détails apparaissent, vous pouvez utiliser des estimations de haut niveau pour créer un ou plusieurs devis. Si l’un de ces devis est examiné par les parties prenantes internes et du client, l’entité Devis représente la transaction. Une fois que le client a accepté le devis, un contrat de projet ou SOW représente la transaction. Pour prendre en charge ce comportement, les fichiers BPF sont structurés afin que chaque étape du processus soit liée à une table de base de données différente.

L’étape Qualifier dans le processus de vente peut être soutenue par une entité Opportunité. Les phases Estimation et Révision interne peuvent être soutenues par une entité Quote. Les étapes Contrat, Livraison et Clôture peuvent être prises en charge par une entité de contrat de projet.

Lorsque vous déplacez les transactions via les phases, vous êtes invité à créer l’enregistrement d’entité approprié pour vous aider et vous guider dans le processus. Les étapes peuvent être conditionnelles. Par exemple, si vous avez besoin d’une révision interne d’un devis uniquement si le devis utilise une liste de prix personnalisée, vous pouvez configurer cette condition à l’étape appropriée du processus métier. L’étape révision interne est alors affichée uniquement pour les devis qui utilisent une liste de prix personnalisée. Pour tous les autres offres et devis, l’étape Estimation est suivie de l’étape Contrat.

Différences entre l'Automatisation des Services de Projet et les ventes

Bien que le processus de vente dans PSA utilise les fonctionnalités de base du processus de vente dans Sales, il présente certaines différences clés en raison des variations des pratiques commerciales des organisations basées sur des projets. Voici quelques exemples :

• Devis de projet – Dans Project Service Automation, un devis est fermé après qu'un contrat de projet a été créé à partir d'un devis. Dans Sales, vous pouvez conserver un devis ouvert une fois que vous l’avez gagné. La raison de cette différence est qu’une correspondance entre un devis et un contrat de projet est meilleure pour les organisations basées sur des projets.
• Activation et révisions : dans PSA, l’activation et les révisions ne sont pas prises en charge pour les devis de projet. Dans Sales, un devis peut être verrouillé pour empêcher des modifications supplémentaires.
• Fermeture d’une citation comme perdue ou gagnée – Dans PSA, lorsqu’une citation de projet est fermée comme gagnée ou perdue, l’opportunité reste ouverte. Toutes les autres citations sur l’opportunité sont fermées comme perdues. Dans Sales, lorsqu’un devis est fermé comme gagné ou perdu, l’utilisateur est invité à effectuer une action sur l’opportunité. Selon l’entrée de l’utilisateur, l’opportunité sous-jacente peut être fermée ou ouverte.

Suivi des révisions des devis et des plans de projet dans le cycle de vente

Dans PSA, vous ne pouvez pas suivre les révisions apportées à un devis. Au lieu de cela, vous devez marquer le guillemet existant Fermé comme Perdu , puis créer un guillemet. Vous pouvez copier un devis ou cloner un devis basé sur un projet à l’aide de PSA.

Suivi des commentaires et approbations des devis et des contrats de projet

Vous pouvez gérer la vérification et l’approbation des devis et des contrats de projet à l’aide du mur d’enregistrement et des publications. Votre organisation peut créer des flux de travail et des plug-ins personnalisés pour attribuer, rediriger, remonter et gérer les notifications d’éléments de travail de révision et d’approbation.