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Vous pouvez gérer et contrôler vos projets à l’aide de deux méthodes : prévisions de projet et budgets de projet.
Utilisez les prévisions de projet si votre organisation a une perspective opérationnelle et si elle se concentre sur les revenus et les coûts provenant de transactions spécifiques. Utilisez la budgétisation de projet si votre organisation s'oriente plus sur les montants financiers.
Les prévisions et les budgets de projets utilisent des modèles de prévision pour contenir les montants de transaction projetés.
Chaque méthode a ses avantages. Tenez compte des points suivants avant de sélectionner une méthode pour votre organisation.
| Mode de répartition | Prévision de projet | Budgétisation du projet |
|---|---|---|
| Répartition par période | Vous ne pouvez pas répartir explicitement des transactions sur une période fiscale. Au lieu de cela, la prévision et le contrôle de la prévision sont basés sur la durée de vie du projet. Étant donné que les prévisions sont basées sur une date spécifique, vous devez déduire la période à partir de la date. | Vous pouvez répartir les transactions sur l'ensemble du projet ou sur une période fiscale. Si vous procédez à une répartition sur une période, vous pouvez reporter les montants inutilisés sur la période fiscale suivante. |
| Consultation des transactions | Vous pouvez afficher les transactions dans les écrans de prévision, dans lesquels vous pouvez consulter les prévisions de l'intégralité de la société et pour tous les projets, indépendamment de la hiérarchie. Pour vous concentrer sur un projet spécifique, vous devez filtrer les données. | Vous pouvez afficher les transactions budgétisées pour une hiérarchie de projet unique. Par conséquent, vous pouvez afficher les détails de transaction pour un projet parent ou ses sous-projets. |
| Variables de transaction | Lorsque vous spécifiez les transactions de prévision, vous pouvez utiliser chaque attribut qui existe pour une transaction réelle. Cet attribut permet d’obtenir plus de détails dans la prévision. Par exemple, vous pouvez détailler les quantités, les travailleurs, les articles ou les propriétés de ligne. | Lorsque vous spécifiez les détails du budget, vous pouvez uniquement utiliser des montants, des catégories et des activités. |
| Sécurité | Les prévisions sont basées sur les transactions que vous entrez dans les écrans des prévisions et n'impliquent pas de mécanisme de contrôle du processus. Tout collaborateur doté d'autorisations pour un écran de prévision peut réviser les informations sans approbation. | La budgétisation utilise le système de workflow, ce qui active la gestion des modifications et vous permet de conserver un historique des révisions. |
| Types d'entrées | Les entrées de transaction de prévision sont basées sur le nombre d'unités et sur les prix de vente et de revient unitaires. | Les détails de budget sont basés sur les montants, qui sont répartis entre les coûts et les produits. |
| Modèles de prévision | Étant donné que chaque prévision doit être associée à un modèle, vous pouvez créer plusieurs modèles de prévision et également paramétrer des sous-modèles. | La budgétisation du projet limite les modèles de prévision utilisés pour la budgétisation. Un nombre réduit de modèles de prévision permet d'augmenter la cohérence des projections. |
| Dépassement des coûts | Vous ne pouvez autoriser ou interdire que l’entrée de transactions qui entraînent un dépassement de coût. | La budgétisation du projet fournit des options de contrôle supplémentaires aux utilisateurs. Vous pouvez autoriser les avertissements et les dépassements. |
| Contrôler | Le contrôle des prévisions s'effectue en utilisant la réduction prévisionnelle. Les montants réels sont soustraits des soldes des transactions de prévision sans piste d'audit. Ce manque de piste d’audit peut rendre plus difficile la trace des transactions réelles. | Dans le contrôle budgétaire du projet, les montants réels sont soustraits des montants du budget restant. Cette soustraction permet une piste d’audit plus claire. |
Prévisions de projet
Lorsque vous utilisez la prévision de projet, saisissez les transactions de prévision dans les formulaires de prévision pour chaque type de transaction. Chaque attribut disponible pour une transaction réelle est également disponible pour une transaction de prévision. Par exemple, vous pouvez utiliser la rentabilité des lignes, les attributs des lignes, les travailleurs ou les descriptions. Vous pouvez également prévoir le délai de facturation d'un client après la prise en charge d'un coût.
Les transactions de prévision de projet sont basées sur des unités et montants.
Vous devez associer chaque prévision de projet à un modèle de prévision. Lorsque vous entrez une transaction de prévision, le système suggère automatiquement un modèle de prévision. Le modèle de prévision sert de conteneur pour les transactions de prévision.
Vous pouvez indiquer des modèles de prévision comme sous-modèles pour un modèle. Cette conception vous permet de prévoir par région, période ou service. Vous pouvez copier les transactions prévisionnelles d'un modèle pour créer un nouveau modèle. Vous pouvez également transférer les transactions vers le registre général. Étant donné qu’il existe une relation un-à-un entre une prévision et un modèle, chaque modèle de prévision constitue un budget distinct pour un projet.
Les modèles de prévision peuvent utiliser la réduction prévisionnelle comme mécanisme de contrôle pour les projets. Dans le cadre de la réduction des prévisions, les transactions réelles réduisent les soldes des transactions de prévision. Toutefois, comme la réduction prévisionnelle est appliquée au premier projet dans la hiérarchie, elle fournit un aperçu limité des modifications dans la prévision. Par exemple, si un travailleur est associé à un sous-projet, les transactions réelles pour le travailleur sont validées dans le projet parent. Cette limitation peut rendre difficile le suivi des modifications, car vous ne pouvez pas facilement déterminer la transaction dans laquelle le sous-projet a provoqué une réduction du montant de prévision. Par conséquent, il est judicieux de créer une copie d'un modèle de prévision à utiliser par la réduction des prévisions. Vous pouvez ensuite utiliser les états pour afficher ce qui a été initialement prévu.
Vous pouvez réviser, copier, supprimer ou transférer les prévisions de projet vers un budget comptable. Toutefois, il n’existe aucun contrôle de processus. Tout collaborateur doté d'une autorisation pour un écran de prévision peut effectuer des modifications sans révision.
- Réviser – Vous pouvez réviser une transaction de prévision dans les écrans de création des entrées d'origine.
- Copier ou Supprimer – Lorsque vous copiez des transactions de prévision, vous copiez les lignes de transaction d'un modèle de prévision vers un autre modèle de prévision. Lorsque vous supprimez une prévision, vous supprimez les transactions de prévision d'un modèle de prévision. Pour limiter les transactions de prévision qi sont copiées ou supprimées, sélectionnez des types et dates de transaction spécifiques. Cela vous permet de copier ou de supprimer uniquement certaines parties d'une prévision.
- Transférer – Lorsque vous transférez une prévision de projet vers un budget comptable, vous transférez les transactions de prévision d'un modèle de prévision vers un budget comptable. Vous pouvez remplacer les transactions précédemment transférées dans le budget comptable vers lequel vous transférez votre prévision de projet.
Budgets de projet
La budgétisation de projet est une méthode plus simple que la prévision, bien qu'elle s'intègre aux modèles de prévision. Elle utilise un écran de saisie unique pour les détails de budget d'origine et pour les révisions, et permet de créer des projections basées uniquement sur le montant, la catégorie ou l'activité.
Dans la budgétisation de projet, vous devez envoyer tous les budgets et révisions d'origine à un flux de travail du projet pour approbation. Les workflows renforcent le contrôle sur le processus et créent un enregistrement d'historique des modifications.
La budgétisation de projet est semblable à la budgétisation de comptabilité, mais elle est plus simple et rapide à paramétrer. La plupart des options de budget du registre général, telles que les séquences de nombres ou la devise, ne nécessitent pas de configuration distincte pour les projets.
Les budgets de projet sont automatiquement associés à deux modèles de prévision, l'un pour le budget d'origine et l'autre pour le budget restant. Par conséquent, les états basés sur des modèles de prévision peuvent utiliser des données du budget. Lorsque vous validez un budget de projet, le système crée des transactions de prévision basées sur les modèles associés, qui sont utilisés à des fins de création de rapports et de contrôle.
Modèles de prévision
Les modèles de prévision sont dotés d'une hiérarchie à une seule couche. Cette structure signifie qu’une prévision de projet doit se connecter à un modèle de prévision.
Lorsque vous utilisez la prévision de projet, vous pouvez identifier les modèles en tant que sous-modèles. ce qui permet de créer des prévisions par département, période ou région. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de prévision pour une année, puis créer des sous-modèles pour les prévisions des régions Nord-Est, Sud-Est, Nord-Ouest et Sud-Ouest, qui sont soumises par les directions régionales. En sélectionnant différentes options dans les états disponibles, vous pouvez afficher les informations par prévision totale ou par sous-modèle.