Configurer des tâches manuelles dans un workflow

Cet article explique comment configurer les propriétés d’une tâche manuelle.

Pour configurer une tâche manuelle dans l’éditeur de flux de travail, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir la page Propriétés . Suivez ensuite les procédures suivantes pour configurer les propriétés de la tâche manuelle.

Saisie d’un nom pour la tâche

Procédez comme suit pour entrer un nom pour la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
2. Entrez un nom unique pour la tâche dans le champ Nom.

Saisie d’une ligne d’objet et des instructions

Vous devez fournir une ligne d’objet et des instructions pour les utilisateurs affectés à la tâche. Par exemple, si vous configurez une tâche pour les demandes d’achat, l’utilisateur affecté à la tâche voit la ligne d’objet et les instructions sur la page Des demandes d’achat . La ligne d’objet figure dans une barre de message de la page. L’utilisateur peut ensuite sélectionner l’icône dans la barre de messages pour afficher les instructions. Procédez comme suit pour entrer une ligne d’objet et des instructions.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.

2. Entrez la ligne d’objet dans le champ Objet de l’article de travail.

3. Pour personnaliser la ligne d’objet, insérez des balises de remplacement. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque la ligne d’objet s’affiche pour les utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
   2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
   4. Sélectionnez Insérer.

4. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction de la ligne d’objet.

   1. Sélectionnez Traductions.
   2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
   4. Dans le champ Texte traduit , entrez le texte traduit.
   5. Pour personnaliser le texte, vous pouvez insérer des espaces réservés tel que décrit à l’étape 3.
   6. Sélectionnez Fermer.

5. Entrez les instructions dans le champ Instructions de l’élément de travail.

6. Pour personnaliser les instructions, insérez des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque les instructions apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
   2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
   4. Sélectionnez Insérer.

7. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction des instructions.

   1. Sélectionnez Traductions.
   2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
   4. Dans le champ Texte traduit , entrez le texte traduit.
   5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés comme décrit à l’étape 6.
   6. Sélectionnez Fermer.

Affectation de la tâche

Suivez ces étapes pour spécifier qui doit recevoir la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Affectation.

2. Sous l’onglet Type d’affectation , sélectionnez l’une des options du tableau suivant. Suivez les étapes supplémentaires pour cette option avant d’accéder à l’étape 3.

   Option	Utilisateurs à qui la tâche est affectée	Étapes supplémentaires
   Participant	Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique	1. Après avoir sélectionné Participant, sous l’onglet Rôle , dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel attribuer la tâche. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel affecter la tâche.
   Hiérarchie	Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique	1. Après avoir sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de hiérarchie, dans la liste des types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel affecter la tâche. 1. Le système récupère une plage de noms d’utilisateur à partir de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui la tâche peut être affectée. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition , puis entrez une condition qui détermine où, dans la hiérarchie, le système cesse de récupérer des noms. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie , spécifiez les utilisateurs de la plage auxquels la tâche doit être affectée : affecter à tous les utilisateurs récupérés : la tâche est affectée à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La tâche est affectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – La tâche n’est affectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs spécifiques	1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez affecter la tâche, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.
   File d'attente	File d’attente des éléments de travail	1. Après avoir sélectionné File d’attente, sélectionnez l’onglet Basé sur la file d’attente . 1. Pour affecter la tâche à une file d’attente spécifique, procédez comme suit : 1. Dans la liste Type de file d'attente, sélectionnez Files d'attente des éléments de travail. 1. Sélectionnez la file d'attente dans la liste Nom de file d'attente. 1. Si une condition spécifique doit déterminer la file d’attente à laquelle la tâche est affectée, procédez comme suit : 1. Dans la liste Type de file d'attente, sélectionnez Files d'attente conditionnelles des éléments de travail. 1. Dans la liste Nom de file d’attente, sélectionnez File d’attente conditionnelle. NOTE: Cette option est utilisée uniquement pour quelques flux de travail, tels que la gestion des cas.

3. Sous l’onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l’utilisateur pour réaliser la tâche. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

   • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordées à l’utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordés à l’utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordées à l’utilisateur pour terminer la tâche.
   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine où l’utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur ait effectué la tâche d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
   • Années – Permet de sélectionner le jour et le mois où l’utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur ait effectué la tâche d’ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

   Si l’utilisateur ne termine pas la tâche dans le délai imparti, la tâche est en retard. Vous pouvez augmenter une tâche en retard en fonction des options que vous sélectionnez dans la zone Escalade de la page.

Spécification des conséquences du retard de la tâche

Si un utilisateur ne termine pas la tâche manuelle dans le délai imparti, la tâche est en retard. Vous pouvez élever une tâche en retard ou l’affecter automatiquement à un autre utilisateur. Procédez comme suit pour réaffecter la tâche en retard.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Escalade.

2. Activez la case à cocher Utiliser le chemin de réaffectation pour créer un chemin de réaffectation. Le système affecte automatiquement la tâche aux utilisateurs répertoriés dans le chemin de réaffectation. Le tableau suivant présente un exemple de chemin de réaffectation.

   Ordre	Chemin de réaffectation
   1	Affecter à : Donna
   2	Affecter à : Erin
   3	Action finale : Rejeter

   Dans cet exemple, le système affecte la tâche en retard à Donna. Si celle-ci ne termine pas la tâche dans le délai imparti, le système affecte la tâche à Erin. Si celle-ci ne termine pas la tâche dans le délai imparti, le système rejette le document qui était soumis pour traitement.

3. Pour ajouter un utilisateur au chemin d’escalade, sélectionnez Ajouter une escalade. Sous l’onglet Type d’affectation, sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 4.

   Option	Utilisateurs à qui la tâche est affectée	Étapes supplémentaires
   Hiérarchie	Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique	1. Après avoir sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de la hiérarchie, dans la liste de types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie vers lequel effectuer l’escalade de la tâche. 1. Le système doit extraire un ensemble de noms d’utilisateurs de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui la tâche peut être réaffectée. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l’extraction de noms dans la hiérarchie. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie, spécifiez les utilisateurs de la plage vers laquelle la tâche doit être réaffectée : affecter à tous les utilisateurs récupérés : la tâche est réaffectée à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La tâche est réaffectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – La tâche n’est réaffectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs spécifiques	1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez réaffecter la tâche, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.

4. Sous l’onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l’utilisateur pour réaliser la tâche. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

   • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordées à l’utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordés à l’utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordées à l’utilisateur pour terminer la tâche.
   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine où l’utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur ait effectué la tâche d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
   • Années – Permet de sélectionner le jour et le mois où l’utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur ait effectué la tâche d’ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

5. Répétez les étapes 3 à 4 pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au chemin d’escalade. Vous pouvez modifier l’ordre des utilisateurs.

6. Si les utilisateurs du chemin de réaffectation ne terminent pas la tâche dans le délai imparti, le système agit sur la tâche. Pour indiquer l’action exécutée par le système, sélectionnez la ligne Action, puis sélectionnez une action sous l’onglet Terminer l’action.

Indication du moment où le système agit automatiquement sur la tâche

Vous pouvez configurer le système pour qu’il agisse sur la tâche manuelle si elle répond à certaines conditions. Supposons qu’une tâche nécessite qu’un membre du département États de dépenses passe en revue les reçus soumis avec un état de dépenses. Selon la politique de l’entreprise, cette tâche doit être effectuée si le montant total du rapport de dépenses est supérieur à 100 $. Dans ce cas, vous pouvez configurer le système de sorte qu’il marque automatiquement la tâche comme Terminé lorsque le montant total est inférieur à 100. Procédez comme suit pour indiquer quand le système agit sur la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Actions automatiques.

2. Activez la case à cocher Activer les actions automatiques.

3. Sélectionnez Ajouter une condition.

4. Permet d’entrer une condition.

5. Entrez des conditions supplémentaires, si nécessaire.

6. Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :

   1. Sélectionnez Test.
   2. Dans la condition de flux de travail de test, dans Validation, sélectionnez un enregistrement.
   3. Sélectionnez Test. Le système évalue l’enregistrement pour déterminer s’il répond aux conditions que vous avez spécifiées.
   4. Sélectionnez OK ou Annuler pour revenir aux propriétés.

7. Dans l’action d’auto-complétion, sélectionnez l’action que le système doit entreprendre sur la tâche.

Spécifier quand envoyer des notifications

Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsque vous délèguez, augmentez, terminez ou rejetez une tâche manuelle, ou lorsque vous demandez une modification. Suivez ces étapes pour spécifier quand envoyer des notifications et à qui les envoyer.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Notifications.

2. Cochez la case en regard des événements que vous souhaitez envoyer des notifications pour :

   • Délégué : vous avez affecté la tâche à un autre utilisateur.
   • Escalader : l’utilisateur affecté n’a pas terminé la tâche dans le temps imparti.
   • Terminer : l’utilisateur affecté a terminé la tâche.
   • Rejeter : l’utilisateur affecté a rejeté le document qui a été envoyé.
   • Modification de la demande : l’utilisateur affecté a demandé une modification au document qui a été envoyé.

3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l’étape 2.

4. Entrez le texte de la notification dans l’onglet Texte de notification.

5. Pour personnaliser la notification, vous pouvez insérer des espaces réservés. Ils sont remplacés par les informations appropriées lorsque la notification s’affiche pour les utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
   2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
   4. Sélectionnez Insérer.

6. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction de la notification.

   1. Sélectionnez Traductions.
   2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
   4. Dans le champ Texte traduit , entrez le texte traduit.
   5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés comme décrit à l’étape 5.
   6. Sélectionnez Fermer.

7. Sous l’onglet Destinataire , spécifiez à qui envoyer les notifications. Sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 8.

   Option	Destinataires de la notification	Étapes supplémentaires
   Participant	Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique	1. Après avoir sélectionné Participant, sous l’onglet Rôle , dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer des notifications. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs spécifiques	1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.

8. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l’étape 2.

Définition d'un délai limite

Suivez ces étapes si vous devez effectuer la tâche manuelle dans un délai spécifique.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.

2. Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l’élément de workflow.

3. Dans le champ Durée, spécifiez quand la tâche doit être exécutée. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

   • Heures : entrez le nombre d’heures d’achèvement de la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Jours : entrez le nombre de jours pour la fin de la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Semaines : entrez le nombre de semaines pour la fin de la tâche.
   • Mois : sélectionnez le jour et la semaine pour l’achèvement de la tâche. Par exemple, vous voudrez peut-être que la tâche soit exécutée d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
   • Années : sélectionnez le jour, la semaine et le mois pour l’achèvement des tâches. Vous voudrez peut-être que la tâche soit exécutée d’ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

4. Si le délai est dépassé, le système agit sur la tâche. Dans la liste Action, sélectionnez l’action que le système doit exécuter.

Spécification des actions disponibles pour l’utilisateur

Lorsque vous affectez la tâche manuelle à un utilisateur, l’utilisateur doit prendre des mesures sur la tâche. Procédez comme suit pour indiquer les actions que l’utilisateur peut exécuter sur la tâche.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.
2. Activez la case à cocher Terminé si vous voulez que l’utilisateur puisse marquer la tâche comme Terminé.
3. Activez la case à cocher Rejeter si vous voulez que l’utilisateur puisse rejeter le document envoyé.
4. Activez la case à cocher Demander une modification si vous voulez que l’utilisateur puisse demander des modifications du document envoyé.
5. Activez la case à cocher Déléguer si vous voulez que l’utilisateur puisse affecter la tâche à un autre utilisateur.
6. Activez la case à cocher Réaffecter si vous voulez que l’utilisateur puisse réaffecter la tâche à un autre utilisateur de la file d’attente des éléments de travail.
7. Activez la case à cocher Lancer si vous voulez que l’utilisateur puisse réaffecter la tâche à la file d’attente des éléments de travail. Un autre utilisateur peut effectuer la tâche.