Configurer des processus d’approbation dans un workflow

La procédure suivante permet de configurer les propriétés du processus d’approbation.

Pour configurer un processus d’approbation, dans l’éditeur de flux de travail, cliquez avec le bouton droit sur l’élément d’approbation, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir le formulaire Propriétés .

Saisie d’un nom pour le processus d’approbation

Procédez comme suit pour entrer un nom pour le processus d’approbation.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
2. Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour le processus d’approbation.

Indication du moment où le système agit automatiquement sur le document

Vous pouvez configurer le système pour qu’il agisse automatiquement sur le document s’il répond à certaines conditions. Par exemple, le système peut approuver les états de dépenses dont le montant total est inférieur à 100 EUR. Procédez comme suit pour spécifier quand le système agit sur le document :

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Actions automatiques.

2. Activez la case à cocher Activer les actions automatiques.

3. Sélectionnez Ajouter une condition.

4. Permet d’entrer une condition.

5. Entrez d’autres conditions, le cas échéant.

6. Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :

   1. Sélectionnez Test pour ouvrir le formulaire de condition de flux de travail test .
   2. Sélectionnez un enregistrement dans la zone Contrôler la condition de l’écran.
   3. Sélectionnez Test. Le système évalue l’enregistrement pour déterminer s’il répond aux conditions que vous avez spécifiées.
   4. Sélectionnez OK ou Annuler pour revenir au formulaire Propriétés .

7. Dans la liste Action de saisie automatique, sélectionnez l’action que le système doit appliquer au document.

Spécifier quand envoyer des notifications

Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsqu’un document est approuvé, rejeté, délégué ou réaffecté, ou lorsqu’une modification est demandée. Suivez ces étapes pour spécifier quand envoyer des notifications et qui les reçoit.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Notifications.

2. Activez la case à cocher en regard des événements pour lesquels envoyer des notifications :

   • Délégué : lorsqu’un document est affecté à un autre utilisateur pour approbation.
   • Escalation : lorsque l’utilisateur affecté n’agit pas sur un document dans le délai imparti.
   • Approuver : lorsqu’un document est approuvé.
   • Rejeter : lorsqu’un document est rejeté.
   • Modification de la demande : lorsque l’utilisateur affecté demande une modification à un document soumis.

3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l’étape 2.

4. Sélectionnez l’onglet Texte de notification .

5. Dans la zone de texte, entrez le texte de la notification.

6. Pour personnaliser le texte, insérez des marqueurs de position, qui seront remplacés par les données appropriées au moment de leur affichage aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. À l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître, sélectionnez la zone de texte.
   2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
   3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
   4. Sélectionnez Insérer.

7. Pour ajouter des traductions de la notification, sélectionnez Traductions. Dans le formulaire qui s’affiche, procédez comme suit :

   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue du texte.
   3. Entrez le texte dans la zone de texte Texte traduit.
   4. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.
   5. Sélectionnez Fermer.

8. Sélectionnez l’onglet Destinataire .

9. Spécifiez qui reçoit les notifications. Sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 10.

1. Répétez les étapes 3 à 9 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l'étape 2.

Spécification d'un approbateur final

Pour exiger une approbation supplémentaire lorsque l’utilisateur qui a envoyé le document l’approuve également, spécifiez un approbateur final pour l’étape d’approbation.

1. Dans l’éditeur de workflow, cliquez avec le bouton droit sur l’élément d’approbation, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir l’écran Propriétés.
2. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.
3. Activez la case à cocher Utiliser l'approbateur final.
4. Dans la liste, sélectionnez un utilisateur qui sera l’approbateur final.

Empêcher l’émetteur d’approuver les étapes du flux de travail

Pour empêcher les utilisateurs qui envoient des documents pour approbation d’approuver eux-mêmes les documents, procédez comme suit :

1. Accédez à Administration système > Workflow > Paramètres du workflow > Général > Approbateur.
2. Mettez à jour le paramètre Interdire l’approbation par l’émetteur du flux de travail sur Oui.

Par défaut, ce paramètre est Non et les utilisateurs peuvent approuver le document s’ils sont inclus dans les paramètres d’affectation de l’étape d’approbation.

Si vous définissez le flux de travail pour interdire l’approbation par le submitter et incluez les étapes d’approbation avec un approbateur final, vérifiez que l’approbateur final n’est pas un utilisateur qui envoie généralement des documents au flux de travail, car il ne peut pas terminer l’approbation.

Définition d'un délai limite

Suivez ces étapes si vous devez effectuer le processus d’approbation dans un délai spécifique.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.

2. Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l’élémentde workflow.

3. Dans le champ Durée, spécifiez quand le processus d’approbation doit être exécuté. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

   • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordé pour l’exécution du processus d’approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordé pour l’exécution du processus d’approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
   • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordé pour l’exécution du processus d’approbation.
   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites d’exécution du processus d’approbation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que le processus d’approbation soit terminé le vendredi de la troisième semaine du mois.
   • Années – Permet de sélectionner la semaine et le mois limites d’exécution du processus d’approbation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que le processus d’approbation soit terminé le vendredi de la troisième semaine de décembre.

4. Si le délai est dépassé, le système agit sur le document. Dans la liste Action, sélectionnez l’action que le système doit exécuter.

Spécification des actions disponibles pour l’utilisateur

Lorsque vous attribuez un document à un utilisateur pour approbation, l’utilisateur doit agir sur le document. Suivez ces étapes pour spécifier les actions que l’utilisateur peut effectuer sur le document soumis.

1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.
2. Activez la case à cocher Approuver si l’utilisateur peut approuver le document.
3. Cochez la case Rejeter si l’utilisateur peut rejeter le document.
4. Activez la case à cocher Modifier la demande si l’utilisateur peut demander des modifications au document.
5. Activez la case à cocher Déléguer si l’utilisateur peut affecter le document à un autre utilisateur pour approbation.

Configuration des étapes d’approbation

Un processus d’approbation comprend plusieurs étapes. Effectuez la procédure suivante pour ajouter des étapes au processus d’approbation et configurer les étapes.

1. Dans l’éditeur de workflow, double-cliquez sur le processus d’approbation. L’éditeur de workflow affiche les étapes du processus d’approbation.
2. Pour ajouter une étape d'approbation, faites glisser l'étape de la zone Éléments du workflow sur le canevas.
3. Pour configurer une étape d’approbation, voir Configurer les étapes d’approbation dans un workflow.