Options de mise en forme avancées dans les états financiers

Lorsque vous créez un rapport dans des rapports financiers, vous pouvez utiliser des fonctions de mise en forme supplémentaires. Ces fonctions incluent des filtres pour les dimensions, les restrictions pour les colonnes et les unités de création de rapports, les lignes non imprimables et les instructions IF/THEN/ELSE dans les calculs.

Le tableau suivant décrit les fonctions de mise en forme avancées que vous pouvez utiliser lorsque vous concevez des rapports.

Positionnement avancé de cellules

Le placement avancé des cellules ou le forçage implique de placer des valeurs spécifiques dans des cellules spécifiques. Par exemple, utilisez le forçage pour déplacer le solde correct dans un relevé de flux de trésorerie. Utilisez le forçage à des fins suivantes :

• Déplacez des valeurs de Microsoft Excel dans des cellules spécifiques.
• Pour des valeurs spécifiques codées en dur dans un état.
• Pour modifier des signes en copiant une valeur d’une cellule précédente et en la multipliant par -1 %.

Conception de l’état

Lorsque vous concevez un rapport, créez d’abord toutes les lignes de détails pour vous assurer que les valeurs sont extraites comme prévu. Ajoutez ensuite le format Aucune impression pour supprimer les détails incluant les valeurs finales.

Pour appliquer un forçage, les formules utilisent le format suivant : <colonne de destination> = <colonne d'origine>. <code de ligne> Séparez les autres emplacements pour une ligne par une virgule et un espace. Voici un exemple : D=C.190,E=C.100

Exemples d’options de mise en forme avancées

Les exemples suivants indiquent comment mettre en forme la définition de ligne et la définition de colonne pour forcer un état de base de flux de trésorerie (exemple 1) et un état de statistiques (exemple 2).

Exemple 1 : Forçage de base

Le tableau suivant présente un exemple de définition de ligne qui utilise le forçage de base.

Le tableau suivant présente un exemple d’une définition de colonne qui utilise le forçage de base dans la ligne.

Exemple 2 : États statistiques

Le tableau suivant présente un exemple d’une définition de ligne qui utilise le forçage pour un état statistique.

Le tableau suivant présente un exemple d’une définition de colonne qui utilise le forçage pour un état statistique.

Restriction d’une ligne à une unité organisationnelle spécifique

Lorsque vous limitez une ligne de rapport à une unité de création de rapports spécifique, cette ligne affiche les données liées uniquement pour l’unité de création de rapports nommée et ignore les données d’autres unités de création de rapports dans l’arborescence de rapports. Par exemple, vous pouvez créer une ligne qui fournit des détails sur toutes les dépenses opérationnelles pour un département spécifique. Votre état peut contenir des données en double s’il contient une arborescence de génération d’états et une définition de ligne ayant plus que le compte normal. Par exemple, vous avez une arborescence de génération d’états qui répertorie les six départements de votre organisation, et vous avez également une définition de ligne qui répertorie une combinaison spécifique d’un compte et d’un département dans la ligne. Lorsque vous générez l’état, la combinaison spécifique d’un compte et d’un département est imprimée à chaque niveau de l’arborescence de génération d’états, même si ce département ne correspond pas forcément au contenu de l’arborescence. Ce comportement se produit parce que la ligne remplace ce que la définition de rapport filtre généralement. Une façon d’éviter la duplication des données consiste à limiter une ligne à une unité de création de rapports spécifique.

Limiter une ligne à une unité organisationnelle

1. Dans Concepteur de rapports, sélectionnez Définitions de ligne, puis sélectionnez une définition de ligne à modifier.
2. Double-cliquez sur la cellule Formules/Lignes/Unités connexes appropriée.
3. Dans la boîte de dialogue Sélection de l’unité de création de rapports, dans le champ Arborescence de rapports, sélectionnez l’arborescence que vous avez affectée dans la définition de rapport.
4. Sélectionnez une unité de création de rapports, puis sélectionnez OK. La restriction apparaît dans la cellule de la définition de ligne.
5. Double-cliquez sur la cellule de la colonne Lien vers Dimensions financières de la ligne restreinte, puis entrez un lien vers le système de données financières.

Sélection du contrôle d’impression dans une définition de ligne

Vous pouvez spécifier des codes de contrôle d’impression pour chaque colonne à l’aide de la cellule Contrôle d’impression.

Ajouter des codes de contrôle d’impression à une ligne d’état

1. Dans le Concepteur de rapports, ouvrez la définition de ligne à modifier.
2. Double-cliquez sur la cellule Contrôle d’impression.
3. Dans la boîte de dialogue Contrôle d’impression, sélectionnez un code de contrôle d’impression, ou appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pour sélectionner plusieurs codes. Vous pouvez également entrer des codes de contrôle d’impression directement dans la cellule Contrôle d’impression. Utilisez des virgules pour séparer plusieurs codes de contrôle d’impression.
4. Sélectionnez n’importe quelles options conditionnelles d’impression.
5. Sélectionnez OK.

Codes de contrôle d’impression normaux

Le tableau suivant décrit les codes de contrôle d’impression courants pour une définition de ligne.

Codes de contrôle d’impression conditionnels

Le tableau suivant décrit les codes de contrôle d’impression conditionnels pour une définition de ligne.

Cellule Restriction de colonne dans une définition de ligne

La cellule Restriction de colonne d’une définition de ligne sert à plusieurs fins. Selon le type de ligne, vous pouvez utiliser la cellule Restriction de colonne pour spécifier l’une des tâches suivantes :

• Limitez l’impression du nombre de lignes à une colonne spécifique. Cette fonction est utile si vous créez un bilan tabulaire.
• Spécifiez la colonne de quantités à trier.

Utilisation d’une formule de calcul dans une définition de ligne

Une formule de calcul dans une définition de ligne peut inclure les opérateurs +, -, * et / ainsi que des instructions IF/THEN/ELSE. En outre, un calcul peut impliquer des cellules et des montants absolus (les nombres réels inclus dans la formule). La formule peut comporter jusqu’à 1 024 caractères. Vous ne pouvez pas appliquer de calculs aux lignes qui contiennent des cellules du type Link to Financial Dimensions (FD). Toutefois, vous pouvez inclure des calculs dans les lignes consécutives, supprimer l’impression de ces lignes, puis totaliser les lignes de calcul.

Opérateurs dans une formule de calcul

Une formule de calcul utilise des opérateurs plus complexes qu’une formule de total de ligne. Vous pouvez utiliser les opérateurs * et / avec d'autres opérateurs pour multiplier (*) et diviser (/) des quantités. Pour utiliser une plage ou une somme dans une formule de calcul, vous devez utiliser un arobase (@) devant tout code de ligne, sauf si vous utilisez une colonne dans la définition de ligne. Par exemple, pour ajouter le montant de la ligne 100 au montant de la ligne 330, vous pouvez utiliser la formule de total de ligne 100+330 ou la formule de calcul @100+@330.

Créer une formule de calcul

1. Dans Concepteur de rapports, sélectionnez Définitions de ligne, puis ouvrez la définition de ligne à modifier.
2. Double-cliquez sur la cellule Format code , puis sélectionnez CAL.
3. Entrez la formule de calcul dans la cellule Formules/Lignes/Unités associées.

Exemple d’une formule de calcul pour des lignes spécifiques

Dans cet exemple, la formule de calcul @100+@330 ajoute le montant de la ligne 100 au montant de la ligne 330. La formule de total de ligne 340+370 ajoute le montant de la ligne 340 au montant de la ligne 370. (La quantité de la ligne 370 provient de la formule de calcul.)

Lorsque vous affectez le code cal de format à une ligne dans une définition de ligne et entrez un calcul mathématique dans la cellule Formules/Lignes/Unités associées , vous devez également entrer la lettre de la colonne associée et de la ligne sur le rapport. Par exemple, entrez A.120 pour représenter la colonne A, ligne 120. Sinon, vous pouvez utiliser un arobase (@) pour indiquer toutes les colonnes. Par exemple, entrez @120 pour représenter toutes les colonnes de la ligne 120. Tout calcul mathématique qui n'inclut pas de lettre de colonne ou d'arobase (@) est supposé être un nombre réel.

Exemple d’une formule de calcul pour une colonne spécifique

Dans cet exemple, la formule de calcul E=C.340 signifie que le calcul dans la cellule de la colonne C, la ligne 340, est effectué uniquement sur la colonne E.

Modification d’un nombre dans les colonnes sélectionnées

Lorsque vous modifiez un nombre ou un calcul dans une colonne d’une ligne particulière, mais que vous ne souhaitez pas affecter d’autres colonnes sur le rapport , spécifiez cal (Calcul) dans la colonne Format Code de la définition de ligne.

• Pour effectuer un calcul sur toutes les colonnes de l’état (FD), n’entrez pas d’affectation de colonne.
• Pour limiter une formule à des colonnes spécifiques, entrez la lettre de colonne, le signe égal (=), puis la formule.
• Vous pouvez spécifier plusieurs colonnes. Lorsque vous utilisez un arobase (@) avec un emplacement spécifique de colonne, ce signe est lié à la ligne.
• Vous pouvez entrer plusieurs formules de colonne dans une ligne. Séparez les formules par des virgules.

Exemples de calcul

Instructions IF/THEN/ELSE dans une définition de ligne

Vous pouvez ajouter des instructions IF/THEN/ELSE à n’importe quel calcul valide et les utiliser avec le format CAL . Entrez les formules de calcul IF/THEN/ELSE dans la cellule de la colonne Formules/Lignes/Unités associées . Les formules de calcul IF/THEN/ELSE utilisent le format suivant : IF <true/false statement> THEN <formula> ELSE <formula> La partie ELSE <formula> de l’instruction est facultative.

Instructions IF

Après l’instruction IF, les instructions peuvent être évaluées comme true ou false. L’instruction qui suit l’instruction IF peut impliquer une évaluation simple, ou il peut s’agir d’une instruction complexe qui contient plusieurs expressions. Voici quelques exemples :

• IF A.200>0 (Évaluation unique)
• IF A.200>0 AND A.200<10,000 (Instruction complexe)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Instruction complexe contenant plusieurs expressions)

Le terme Periods dans une instruction IF représente le nombre de périodes pour l’état. Utilisez ce terme pour calculer une moyenne annuelle. Par exemple, lorsque vous exécutez un état pour la période 7 YTD, l’instruction B.150/Periods signifie que la valeur de la ligne 150 de la colonne B est divisée par 7.

Formules THEN et ELSE

Les formules THEN et ELSE peuvent être n’importe quel calcul valide, des affectations de valeurs simples aux formules complexes. Par exemple, l’instruction IF A.200>0 THEN A=B.200 signifie « Si la valeur de la cellule de la colonne A de la ligne 200 est supérieure à 0 (zéro), placez la valeur de la cellule de la colonne B de la ligne 200 dans la cellule de la colonne A de la ligne actuelle. » L’instruction IF/THEN précédente place une valeur dans une colonne de la ligne actuelle. Toutefois, vous pouvez également utiliser un arobase (@) dans les évaluations true/false ou la formule pour représenter toutes les colonnes. Voici quelques exemples supplémentaires qui sont décrits dans les sections suivantes :

• IF A.200 >0 THEN B.200 : Si la valeur de la cellule A.200 est positive, la valeur de la cellule B.200 est placée dans chaque colonne de la ligne actuelle.
• IF A.200 >0 THEN @200 : Si la valeur de la cellule A.200 est positive, la valeur de chaque colonne de la ligne 200 est placée dans la colonne correspondante de la ligne actuelle.
• IF @200 >0 THEN @200 : Si la valeur de la ligne 200 de la colonne actuelle est positive, la valeur de la ligne 200 est placée dans la même colonne de la ligne actuelle.

Restriction d’un calcul dans une unité organisationnelle dans une définition de ligne

Pour limiter un calcul à une seule unité de création de rapports dans une arborescence de rapports, afin que la quantité résultante ne soit pas réapproulée à une unité de niveau supérieur, utilisez le code @Unit dans la cellule Formules/Lignes/Unités associées dans la définition de ligne. Le code @Unit est répertorié dans la colonne B de l’arborescence de génération d’états Nom d’unité. Lorsque vous utilisez le code @Unit, les valeurs ne sont pas reportées, mais le calcul est évalué à chaque niveau de l’arborescence de génération d’états.

La ligne de calcul peut faire référence à une ligne de calcul ou à une ligne de données financières. Vous enregistrez le calcul dans la cellule Formules/Lignes/Unités associées de la définition de ligne et de la restriction de type de données financières. Le calcul doit utiliser un calcul conditionnel commençant par la construction IF @Unit. Voici un exemple : SI @Unit(SALES) ALORS @100 SINON 0 Ce calcul inclut le montant de la ligne 100 dans chaque colonne du rapport, mais uniquement pour l’unité VENTES. Si plusieurs unités sont nommées SALES, le montant apparaît dans chacune d’entre elles. En outre, la ligne 100 peut être une ligne de données financières et peut être définie comme non imprimable. Dans ce cas, le montant n’apparaît pas dans les unités de l’arborescence. Vous pouvez également limiter le montant à une seule colonne de l’état, comme la colonne H par exemple, à l’aide d’une restriction de colonne pour imprimer la valeur uniquement dans cette colonne de l’état. Vous pouvez inclure des combinaisons OR dans une instruction IF. Voici un exemple : IF @Unit(SALES) OR @Unit(SALESWEST) THEN 5 ELSE @100. Vous pouvez spécifier une unité dans une restriction de type de calcul de l’une des manières suivantes :

• Entrez un nom d’unité pour inclure les unités qui correspondent. Par exemple, IF @Unit(SALES) active le calcul pour toute unité nommée SALES, même s’il existe plusieurs unités de vente dans l’arborescence de génération d’états.
• Entrez le nom d’unité et la société pour limiter le calcul aux unités spécifiques d’une société spécifique. Par exemple, entrez IF @Unit (ACME:SALES) pour limiter le calcul aux unités de vente de la société ACME.
• Entrez le code hiérarchique complet à partir de l’arborescence de génération d’états pour limiter le calcul à une unité spécifique. Par exemple, saisissez IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES).

Limitation d’un calcul à une unité organisationnelle

1. Dans Concepteur de rapports, sélectionnez Définitions de ligne, puis ouvrez la définition de ligne à modifier.
2. Double-cliquez sur la cellule Format code , puis sélectionnez CAL.
3. Sélectionnez la cellule Formules/Lignes/Unités associées , puis entrez un calcul conditionnel qui commence par une construction IF @Unit .

Instructions IF/THEN/ELSE dans une définition de colonne

Une instruction IF/THEN/ELSE permet à n’importe quel calcul de dépendre des résultats de n’importe quelle autre colonne. Vous pouvez vous référer à d’autres colonnes, mais pas à une cellule d’état de l’instruction IF. Vous devez appliquer n’importe quel calcul à l’ensemble de la colonne. Par exemple, l’instruction IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 signifie « Si le montant de la colonne B est supérieur à 100, placez la valeur de la colonne B dans la colonne CALC. Si le montant de la colonne B n’est pas supérieur à 100, multipliez la valeur de la colonne C par 1,25 et mettez le résultat dans la colonne CALC. » Suivez toujours l’instruction IF avec une instruction logique qui peut être évaluée comme vraie ou fausse. Les formules que vous utilisez pour l’instruction THEN et l’instruction ELSE peuvent contenir des références vers n’importe quel nombre de colonnes, et ces formules peuvent être aussi complexes que vous le souhaitez.

Utiliser des apostrophes et une esperluette pour les valeurs de dimension dans une ligne, une colonne ou une arborescence

Vous pouvez concevoir des états à l’aide de valeurs de dimension contenant une esperluette (&).

Dans tout champ Lier aux dimensions financières, vous pouvez entrer une valeur comme ’Compte&Résultat’. L’inclusion de guillemets simples (' ') sur les deux côtés de la valeur de dimension indique que vous utilisez la valeur littérale, telle que l’inclusion du caractère (&) ampersand.