Teck automatisoi tietojen poiminnan ja Power Automate AI Builder

Tässä tapaustutkimuksessa opit, miten Teck Microsoft Power Platform muutti rutiiniprosessejaan automatisoimalla tietojen poimimisen tulliasiakirjoista. Teck, johtava kanadalainen resurssiyhtiö, keskittyy tuottamaan vastuullisesti metalleja, jotka ovat välttämättömiä globaalille kehitykselle ja energiasiirtymälle.

Liiketoimintahaasteet

Torontossa toimivan Teckin tullivalvojan Rodolfo Rodrigues Jr:n johtama ryhmä kohtasi päivittäistä työtä. Heidän oli verrattava saapuvia tulliasiakirjoja manuaalisesti järjestelmän luomiin asiakirjoihin. Se oli tehotonta, työlästä ja aikaa vievää työtä, joka vaati tuntikausia rivi riviltä todentamista tullitietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Tämän "kiireisen työn" pelkkä määrä aiheutti valtavaa stressiä tiimille ja esti heitä keskittymästä työhön, jolla oli suurempi vaikutus liiketoimintaan.

Voimakkaasti manuaalinen prosessi oli myös altis inhimillisille virheille, mikä saattoi johtaa vaatimustenmukaisuusongelmiin ja taloudellisiin seuraamuksiin. Tiimi tarvitsi ratkaisun, joka ei ainoastaan virtaviivaistaisi heidän työnkulkuaan, vaan myös parantaisi tarkkuutta ja vähentäisi vaatimustenvastaisuuden riskiä.

Näin tarpeen ja halusin ratkaista sen. Sitä rakastan Power Platform – rakentamiselle ei ole rajoja. Virran näkeminen ja sen katsominen toiminnassa... se on kuin katsoisi sinfoniaa.

– Rodolfo Rodrigues, Jr., tullivalvoja, Teck

Ratkaisu

Vaikka Rodriguesilla ei ole taustaa ohjelmistokehityksestä, hän alkoi tutkia Microsoft Power Platform verkko-opetusohjelmien avulla. Hän teki yhteistyötä työtoveri Jorge Obregonin kanssa kehittääkseen automatisoidun ratkaisun, Power Automate Power BI AI Builder joka lopulta sisälsi SharePoint Outlookin ja Excelin.

Nyt kun tiimin jäsenet saavat sähköpostia, jossa on tulliasiakirjoja, järjestelmä tallentaa liitteet automaattisesti jaettuun kansioon SharePoint. AI Builder poimii dokumenteista keskeiset tiedot ja vertaa niitä yrityksen järjestelmän tietoihin. Kaikki ristiriidat merkitään ihmisen tarkastettavaksi. Yritystietokannan raportit luodaan ja ladataan automaattisesti tarkistusten tueksi. Käyttäjäystävällinen Power BI kojelauta näyttää tulokset visuaalisesti, jolloin tiimi voi keskittyä merkittyihin ongelmiin.

Kaiken kaikkiaan uusi työnkulku säästää 40 tuntia viikossa – satoja tunteja vuodessa – ja vähentää virheitä uskomattomat 99 %. Vaatimustenmukaisuusprosessin hallinta vaati aiemmin viisi henkilöä, mutta nyt vain yksi henkilö suorittaa tehtävät, mikä viisinkertaistaa tehokkuuden. Ratkaisu paransi myös tiimin kykyä seurata välittäjien vaatimustenmukaisuuden tasoa ja edistää ulkoisten kumppanuuksien jatkuvaa parantamista.

Parannettu prosessi ei ainoastaan vapauta resursseja strategiseen työhön, vaan myös parantaa tarkkuutta johdonmukaisilla tarkastuksilla, jotka minimoivat inhimilliset virheet. Vähentämällä sääntöjen noudattamatta jättämisen mahdollisuuksia se vähentää Teckin taloudellisia ja maineriskejä.

Tapaustutkimus

Tässä teknisessä tapaustutkimuksessa opit miten:

  • Teck automaattinen tietojen poiminta tulliasiakirjoja varten tekoälyn avulla Power Platform .
  • Power Automate voi suorittaa aikaa vieviä sähköpostin käsittely-, tiedostojen tallennus- ja tietojen validointitehtäviä.
  • Voit raportoida tietojen poiminnan ja vertailun tulokset automaattisesti.
  • Voit käyttää Power Automate ja Power Platform automatisoida toistuvia, aikaa vieviä tehtäviä, mikä vapauttaa työntekijäsi kiinnostavampaan ja strategisempaan työhön.

Arkkitehtuuri

Seuraavassa kuvassa näkyy automatisoidun ratkaisun arkkitehtuuri. Työkalu käyttää Power Automate, mukaan lukien pilvivirrat ja ohjelmistorobotiikan (RPA) työpöytävirrat AI Builder sekä Power BI muut ohjelmistot, kuten Outlook SharePoint ja Excel.

Vuokaavio, joka näyttää automatisoidun tullien noudattamisprosessin Outlookin, SharePoint, Power Automate, AI Builder, Excelin, SAP:n ja Power BI.

Työnkulku Power Automate tarkistaa ryhmän jaetun postilaatikon Outlookissa ja kerää viitetiedot, kuten asiakaspalvelijan, päivämäärän ja lähetystunnuksen, lähettäjän perusteella. Työnkulku tallentaa sitten tiedostot ennalta määritettyyn SharePoint kansioon metatietojen kanssa. Työpöytätyönkulku puolestaan lataa raportit ryhmän sisäisestä tullivirkailijan Power Automate tietosyötteestä ja tallentaa ne SharePoint.

In,poimii SharePoint AI Builder tiedot jokaisesta asiakirjasta ja automaattisesta järjestelmästä. AI Builder vertaa sitten Excelin avulla sähköpostitse lähetettyjen tulliasiakirjojen ja järjestelmän luomien tietojen tietoja. Se vahvistaa, että tapahtumilla on kaikki vaaditut asiakirjat, ja varmistaa, että lähteet eivät sisällä yhteensopimattomia tietoja. Jos työnkulku löytää yhteensopimattomia tietoja, se merkitsee tiedot tarkistettavaksi.

Tulokset näkyvät mukautetussa yhteensopivuuden koontinäytössä, joka on rakennettu käyttämällä Power BI.

Tärkeimmät seikat

Teckin tietojen poiminnan ja raportoinnin tapaustutkimus osoittaa, että tiedosto- tai tietojenkäsittely- ja vertailutyökalujen käyttöönotto on Power Platform mahdollista. Tässä on joitain keskeisiä poimintoja ammattilaisille, jotka haluavat ottaa käyttöön samanlaisen ratkaisun omassa organisaatiossaan:

  • Käsittele tiedostot: Käytä Power Automate sähköpostitse lähetettyjen tiedostojen käsittelyyn ja tietojen vertailuun.
  • Poimi ja vertaa tietoja: Käytä AI Builder tietojen poimimiseen ja vertaamiseen.
  • Tallenna asiakirjat: Käytä dokumenttien Power Automate SharePoint automaattiseen päivittämiseen ja tallentamiseen.
  • Seuraa tuloksia: Käytä automaattista Power BI koontinäyttöä tietojen vertailun tulosten visualisointiin ja raportointiin.

Teck nauttii automaattisen tiedonkeruutyökalunsa seuraavista eduista:

  • Lisääntynyt tuottavuus: Teck-tiimi lisäsi tehokkuutta viisinkertaiseksi näissä tehtävissä, mikä säästi satoja tunteja.
  • Vähemmän virheitä: Ratkaisu vähensi tietojenkäsittelyvirheitä 99 %.

Katse tulevaisuuteen

Kun Rodrigues katsoo eteenpäin, hän keskittyy muiden voimaannuttamiseen. Hän on innokas jakamaan tietämystään mentoroimalla kollegoita ja inspiroimalla heitä tutkimaan Power Platform sen kykyjä. Hän uskoo, että nopeasti muuttuvilla työmarkkinoilla nämä taidot eivät ole vain arvokkaita – ne ovat välttämättömiä.

"Jos et kehitä näitä taitoja nyt, jäät jälkeen", Rodrigues sanoo. "Tulevaisuus kuuluu niille, jotka osaavat sopeutua, automatisoida ja innovoida. Haluan auttaa ihmisiä pääsemään sinne."

  • Last updated on