Automatisoi toimittajan laskujen käsittely Power Automaten ja AI Builderin avulla

Power Automaten ja AI Builderin avulla voidaan automatisoida toimittajan laskujen käsittely alusta loppuun -pohjaisista verkkolaskutusmuodoista Extensible Markup Language (XML). Tämän lähestymistavan avulla organisaatiot voivat vahvistaa ja integroida laskutietoja Dynamics 365 Finance- tai muihin ERP (Enterprise Resource Planning) -järjestelmiin mahdollisimman vähäisin manuaalisin toimin.

Arkkitehtuurikaavio

Workflow

Tämä arkkitehtuuri automatisoi laskujen käsittelyn alusta loppuun -työnkulun:

1. Sähköposti-käynnistin: Määritettyyn jaettuun Saapuneet-kansioon saapuu uusi sähköpostiviesti, jossa on XML-liite, joka sisältää laskun tiedot (toimittajan tunnus, laskun numero, päivämäärä, summa, rivinimikkeet).

2. XML-tietojen poiminta: Power Automate purkaa XML-liitteen ja jäsentää sen käyttämällä XML-lausekkeita laskukenttien noutamiseen.

3. Tietojen vahvistus: Työnkulku vahvistaa poimitut tiedot usean ehdon mukaisesti:

   • Toimittajan olemassaolon tarkistaminen Dynamics 365:ssä
   • Laskun numeromuodon vahvistus
   • Tiedostotyypin havaitseminen
   • Summan laskennan tarkistus
   • Mittayksikön vahvistusyksikkö (maan tai alueen mukaan)
   • Päivämäärämuodon vahvistus

4. Tietojen muunnos: Työnkulku yhdistää poimitut XML-kentät Dynamics 365:n entiteettirakenteeseen, muuntaa päivämäärät International Organization for Standardization (ISO) 8601 -muotoon, muuntaa määrät desimaalimuotoisiksi ja valmistelee rivikohteet matriiseiksi.

5. Dynamics 365 -integrointi: Työnkulku luo vahvistetut laskutiedot odottavana toimittajan laskutietueena Dynamics 365 Finance and Operations -sovelluksissa käyttämällä joko Dataverse-liitintä tai Dynamics 365 -yhdistintä.

6. Virheenkäsittely: Jos jokin vaihe epäonnistuu, työnkulku kirjaa virheen, lähettää ilmoituksen talousosastotiimille, siirtää sähköpostiviestin epäonnistuneeseen kansioon ja estää epätäydellisiä laskuja pääsemästä Dynamics 365:een.

Onnistumisilmoitus: Onnistuneen luonnin jälkeen työnkulku lähettää Teams-viestejä talouskanavalle, päivittää seurantaluettelon ja siirtää käsitellyn sähköpostin arkistokansioon, jossa on Dynamics 365:n laskun viitenumero.

Skenaarion tiedot

Tämä käyttötapaus perustuu yrityksen lähestymistapaan luoda vankka, turvallinen ja ylläpidettävä prosessi toimittajalaskujen integroimiseksi ERP-järjestelmään ja manuaalisen työn minimointiin.

Liiketoimintahaaste

Monikansallinen yhtiö vastaanottaa perustalta suuria määriä toimittajalaskuja XML-muodossa (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language, Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) ja Meksiko (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Näiden XML-tiedostojen lataaminen, tulkitseminen ja avaiminen manuaalisesti Dynamics 365:een (tai mihin tahansa ERP-järjestelmään) on hidasta ja virhe altis. Se ei johdonmukaisesti valvo paikallisia verkkolaskutuksen sääntöjä. Teamsin on myös täsmäytettävä XML-tiedot PDF-tiedostoihin ja vahvistettava toimittajan viitetiedot ja verontunnistusnumero (TIN).

Ratkaisu

Ota käyttöön Power Automate -pohjainen XML-laskun käsittelymalli, joka:

• Valvoo jaettuja ostoreskontran (AP) postilaatikoita maittain tai alueittain, poimii XML- ja PDF-liitteet ja reitittää ne automaatioon.

• Jäsentää kunkin maan/alueen XML:n normalisoiduksi sisäiseksi rakenteeksi, mukaan lukien ylätunniste, rivit, verot, osapuolet, avaimet, kuten yleisesti yksilöivä tunnus (UUID) tai folio.

• Ottaa käyttöön maan/alueen huomioon ottavat vahvistukset, kuten verotunnusten muodot, asiakirjatyypin, summat, verot ja pakolliset tunnisteet, ennen kuin luodaan odottavia toimittajien laskuja Dynamics 365:ssä.

• Luo yhtenäisen valvontalokin SharePointissa tai Dataversessa ja liittää alkuperäisen XML- ja PDF-tiedoston ERP-asiakirjaan pitkäkestoista säilytystä varten.

Komponentit

Nämä palvelut ja teknologiat automatisoivat toimittajan laskujen käsittely, käsittely, vahvistus ja integrointi Dynamics 365:n rahoitus- ja toimintosovelluksiin.

Sähköposti- ja työnkulkupalvelut

Power Automaten pilvityönkulut järjestävät koko laskun käsittelyputken. Pilvipalvelutyönkulut voidaan suorittaa pyydettäessä esimerkiksi silloin, kun sähköpostiviestit saapuvat laskun liitteiden mukana, mikä tekee niistä ihanteellisen käynnistinmekanismin laskujen automaattiselle käsittelylle.

Tietojen purkaminen ja käsitteleminen

Tekoälykehote poimii ostotilausviittauksen ja UUID-tunnuksen PDF-laskuista, jos niitä ei löydy XML:stä. Se myös luokittelee laskutyypin joissakin tilanteissa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää AI Builderin tiedostojen käsittelymallia tarpeidesi mukaan.

ERP-integrointi

Odottavat toimittajalaskut luodaan Dynamics 365:n talous- ja toimintosovelluksissa. Arkkitehtuuri käyttää alkuperäistä Dynamics 365 -liitintä vuorovaikutuksessa Dynamics 365 Finance and Operations -tietoentiteettien, kuten toimittajan laskuihin liittyvien entiteettien, kanssa.

Tietojen integrointi ja vahvistus

• SharePoint-luettelot toimivat perustietotasona laskujen kirjaamisessa ja poikkeusten seurannassa.

• Microsoft Dataversen virtuaalitaulukot mahdollistavat saumattoman integroinnin Dynamics 365 Finance and Operations -sovelluksiin.

Ilmoitus ja valvonta

• Microsoft Teams tarjoaa reaaliaikaisia ilmoituksia taloushallinnon henkilöstölle laskujen käsittelyn tulosten käsittelyn yhteydessä.

• Outlook/Exchange Online käynnistää työnkulun ja virheilmoitukset. Tarjoaa myös sähköpostiorganisaation kansioiden hallinnan kautta.

Huomioitavia seikkoja

Näillä näkökohdilla toteutetaan Power Platform Well-Architected -pilareita, joka on joukko ohjaavia periaatteita, jotka parantavat työkuorman laatua. Lue lisää artikkelista Microsoft Power Platform Well-Architected.

Luotettavuus

• Virheen eristys: Käytä Power Automaten try-catch-vaikutusalueita jäsentämisvirheiden, vahvistusvirheiden ja Dynamics 365 -integrointiongelmien käsittelyyn erikseen. Tämä menetelmä estää yhden virheen estämästä koko erää.

• Idempotent-tunnistus: Käytä laskun numeron ja toimittajan RFC-yhdistelmää estämään Dynamics 365 -lähetysten kaksoiskappaleet, jos sähköpostiviesti palautetaan.

• Varamekanismit: Käytä varmuuskopiointisähköpostikansioita ja manuaalisia jonojärjestelmiä laskuihin, jotka eivät käsittele automaattista käsittelyä. Näin varmistetaan, ettei laskuja menetä.

• Kaksoistason kirjaus: Käytä ensisijaista SharePointia ja toissijaista sähköposti-ilmoitusta varmistaaksesi poikkeuksen näkyvyyden, vaikka kirjaaminen epäonnistuu.

• Uudelleenyritysten käytännöt: Käytä aikakatkaisun oletuskäsittelyä (5 minuutin toiminnon aikakatkaisu) ja catch-alueen reititystä poikkeusten käsittelyyn.

Suojaus

• Käyttöoikeuksien valvonta: Rajoita sähköpostin Saapuneet-kansio, SharePoint-kirjasto ja Dynamics 365 -palvelutili valtuutetulle henkilöstölle.

• Tietojen suojaus: Varmista, että luottamuksellisia toimittajatietoja sisältävät XML-liitteet käsitellään turvallisesti. Ota salaus käyttöön luottamuksellisille kentille, kuten pankkitilin tiedoille, jos ne ovat olemassa laskuissa.

• Yhteensopivuus: Varmista, että kaikki laskujen käsittely noudattaa taloussäännöksiä, kuten Sarbanes-Oxley Act (SOX) -lain vaatimuksia, tavara- ja palveluveron (GST) / yhdenmukaistettuja arvonlisäverovaatimuksia (HST) ja muita paikallisia verosäännöksiä, panemalla täytäntöön lakisääteisten vaatimusten mukaiset vahvistussäännöt.

• Palvelutili: käytä vähimmäiskäyttöoikeuksia (LUE toimittajissaV2/UnitsOfMeasure; LUO vain laskutaulukoissa).

Toiminnallinen erinomaisuus

• Standardisointi: Edellytä, että kaikki toimittajat käyttävät yhtenäistä XML-rakennemuotoa logiikan yksinkertaistamista varten. Anna toimittajille XML-malleja yhteensopivuuden varmistamiseksi.

• Ohjeet: Luo runbookeja yleisiin virheskenaarioita varten, XML-muotoilun vianmääritystä varten ja Dynamics 365:n määritysten muutoksiin. Dokumentoi kaikki käytetyt lausekkeet ja vahvistussäännöt.

• Tukiprosessi: Kouluta talous- ja IT-tukiryhmiä sen selvittämiseen, miten voit diagnosoida työnkulun virheitä Power Automaten suoritushistorian avulla, etsiä virheitä lokeista ja suorittaa manuaalisia palautustoimia.

• Muutosten hallinta: Arvioi kaikki muutokset logiikan, vahvistussääntöjen ja Dynamics 365 -yhdistämismääritysten jäsentämiseen kehitysympäristössä ennen tuotannon käyttöönottoa. Käytä versionhallintaa Power Automate -työnkulun viennille.

Suoritustehokkuus

• Erätila: Kun käsittelet yli 200 laskua päivässä, vaihda ajoitettuun työnkulkuun, joka suoritetaan 15 minuutin välein sähköpostikohtaisen käynnistimen sijaan.

• Optimointi: Valvo työnkulun suorituksen kestoa ja jäsennysaikaa. Optimoi monimutkaisia XML-rakenteita varten lausekkeet käsittelykuormituksen minimoimiseksi. Ota välimuistiin tallentaminen käyttöön toimittajien hakujen avulla tarpeettomien Dynamics 365 -kyselyiden välttämiseksi.

• Liittimen rajoittaminen: Ota huomioon Power Automaten rajoitukset. Jos käytössä on suuria määriä, ota jonotusmekanismit käyttöön Dataverse-taulukoilla.

• Skaalattavuus: Laskun määrän kasvaessa siirrytään sähköpostikohtaisista käynnistimistä eräkäsittelyyn. Käytä ajoitettuja työnkulkuja, jotka käsittelevät useita laskuja rinnakkain , käyttämällä Käytä kaikkiin -silmukkaa, jossa on samanaikaisuusasetukset.

Käyttökokemuksen optimointi

• Omatoiminen: Talouskäyttäjät voivat yrittää epäonnistuneita laskuja manuaalisesti uudelleen Power Apps -painikkeella (IT-riippuvuutta ei ole).

• Läpinäkyvyys: SharePoint-koontinäyttö näyttää käsittelyjonon tilan. Power BI tarjoaa yksityiskohtaisia analyyseja.

• Tyhjennä ilmoitukset: Jäsennetty sähköpostimuoto, jossa on osiot: Yhteenveto, Liitteet, Virhetiedot, Suositeltu toiminto.

• Tavoitetasosopimus: 95 prosenttia automatisoiduista laskuista, jotka on käsitelty kahden tunnin kuluessa sähköpostikuitista.

Vastuullinen tekoäly

• Oikeudenmukaisuus: Harjoita mukautettuja kehotemalleja monipuolisilla tiedoilla puolueellisuuden minimoimiseksi.

• Luotettavuus ja turvallisuus: Valvo jatkuvasti tekoälytulosteita varmistaaksesi, että ne ovat tarkkoja ja toiminnallisia. Silmukassa mukana oleva ihminen tarkastaa epätavanomaisuudet ja poikkeukset.

• Tietosuoja ja suojaus: Varmista, että tiedot ovat tekoälyn kehoteprosessien mukaisia, sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisia.

• Osallistavuus: tukee asiakirjojen käsittelyä useilla kielillä. Ihminen voi tarkastaa asiakirjan, jos AI Builderilla on ongelmia tietojen tulkinnassa.

• Avoimuus: Kaikki tekoälyn tuotokset ovat jäljitettävissä, ja lokit ovat käytettävissä tarkastusta varten.

• Vastuullisuus: Käytä ihmisten osallistamista tarkastuksessa tärkeiden päätösten vastuullisuuden varmistamiseksi.

Seuraavat vaiheet

• Tarkastele ja mukauta XML-rakennevaatimuksia toimittajayhteisössä.
• Pilottikokeilun käyttöönotto 2–3 suuren myyjän kanssa.
• Määritä testiympäristö käyttäjän hyväksyntätestejä (UAT) ja vahvistusta varten.
• Ajoita tiedonsiirtoistunnot AP-tiimin kanssa.
• Muodosta palvelutasosopimuksen tavoitteet laskun käsittelyä varten, kuten automatisoi 95 prosenttia laskuista kahden tunnin kuluessa.
• Suunnitelmavaihe 2 muiden asiakirjatyyppien (POs, kuitit, luottotiedot) sisällyttämiseksi mukaan.

Avustajat

Microsoft ylläpitää tätä artikkelia. Seuraavat avustajat kirjoittivat tämän artikkelin.

Pääasialliset tekijät:

• Tekninen arkkitehti Pratik Kasat

Liittyvät resurssit

Power Platform:

• Power Automaten pilvipalvelutyönkulut
• Mukautetun kehotteen luominen
• Käytä kehotettasi Power Automatessa

Dynamics 365:

• Dynamics 365:n talous ja toiminnot -sovellusdokumentaatio
• Tietoentiteettien yleiskatsaus
• Dynamics 365 -liitin

Noudattaminen:

• CFDI-määritykset
• SUNAT Peru
• Power Platform Hyvin suunniteltu