Vastuullisen tekoälyn projektin Copilot - usein kysytyt kysymykset

Tässä artikkelissa on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Microsoft Copilot for Projectista.

Tekoälypohjaiset ominaisuudet

Copilot tarjoaa tekoälypohjaisia kokemuksia, jotka mullistavat sen, miten projektipäälliköt suorittavat tärkeitä ja aikaa vieviä tehtäviä yksinkertaisella komennolla tai napin painalluksella. Tekoälyavusteiset työkalut ja oivallukset parantavat projektipäälliköiden kykyä saavuttaa onnistuneita projektituloksia. Nämä ominaisuudet helpottavat saumatonta projektin jäsentämistä, riskien arviointia ja ehdotettuja lievennyksiä sekä ytimekkäitä tilaraportteja, jotka yhdistävät aikataulu- ja taloustiedot. Ne tarjoavat arvokasta tietoa projektin yleisestä edistymisestä, taloudellisesta tuloksesta ja aikataulun noudattamisesta. Koska tehtävien, riskien ja projektien yhteenvedot voidaan luoda helposti, Copilot auttaa projektipäälliköitä säästämään aikaa ja kohdistamaan keskittymisensä tehokkaammin strategiseen työhön.

Mikä on Copilot for project?

Copilot for Project on joukko ominaisuuksia, jotka virtaviivaistavat projektinhallinnan tehtäviä järjestelmässä selkokielellä. Syötteenä annetun projektin nimen ja kuvauksen perusteella Copilot for Project voi luoda alustavan työrakenteen (WBS) ja siten yksinkertaistaa tehtävien suunnitteluprosessia. Meneillään olevissa projekteissa Copilot for Project helpottaa riskinarviointia analysoimalla riskirekisteriä ja tarjoamalla ehdotettuja lieventämistoimia sekä kunkin tunnistetun riskin toteutumisen todennäköisyyttä.

Lisäksi projektipäälliköt voivat vaivattomasti luoda yksityiskohtaisia tilaraportteja Copilotin avulla. Ne voivat integroida ytimekkäitä yhteenvetoja aikataulu- ja taloustiedoista ja tarjota samalla oivaltavaa sisältöä projektin yleisestä edistymisestä, taloudellisesta suorituskyvystä ja aikataulun noudattamisesta. Nämä raportit tallennetaan kätevästi ja ne voidaan helposti palauttaa kaikkien aiempien muokkausten säilyttämällä.

Copilot tarjoaa myös sidecar chat -ominaisuuden, joka parantaa projektinhallinnan helppokäyttöisyyttä ja tehokkuutta antamalla käyttäjien aloittaa kaikki nämä toiminnot kirjoitettujen komentojen avulla.

Mitä Copilot for Project voi tehdä?

Copilot for Project auttaa asiakkaita parantamaan projektien suunnittelu- ja toteutusprosesseja ja viime kädessä toimittamaan projekteja tehokkaammin. Hyödyntämällä kehittyneiden koneoppimistekniikoiden tehoa, mukaan lukien Azure Open AI:n tarjoama luonnollisen kielen käsittely, asiakkaat voivat säästää aikaa, vähentää tehtävien keston ali- tai yliarvioinnin riskiä ja parantaa jatkuvasti projektin suunnittelu- ja toteutusprosesseja. Siksi Copilot for Project voi auttaa heidän liiketoimintaansa parantamaan projektien toimitusaikoja, vähentämään kustannuksia, lisäämään asiakastyytyväisyyttä ja viime kädessä edistämään kasvua ja kannattavuutta.

Asiantuntijapalveluorganisaatioiden projektipäälliköt ovat yleisesti yhtä mieltä siitä, että yksi toistuvimmista ja aikaa vievimmistä tehtävistä heidän työssään on projektin tilaraporttien tuottaminen. Projektipäälliköt keräävät ja tekevät ensin yhteenvedon useista lähteistä peräisin olevista tiedoista. Sitten he kommentoivat projektin kunnon jokaista ulottuvuutta: laajuutta, aikataulua tai budjettia. Lopuksi, jotta voidaan lisätä läpinäkyvyyttä projektiin kohdistuvista uhkista, he myös tekevät yhteenvedon riskeistä.

Copilot for projectin projektin tilaraportti antaa projektipäälliköille etumatkaa luomalla automaattisesti raportin keskeiset osat. Siksi projektipäälliköt voivat keskittyä kerronnalliseen tekstiin. He voivat tarkentaa sitä, mikä on olennaista tietyn projektin kannalta, ilman, että heidän tarvitsee käyttää energiaa arkipäiväisiin, toistuviin tehtäviin, kuten tietojen yhdistämiseen ja yhteenvetoon. Tarkka projektin tilaraportti säästää merkittävästi aikaa projektia kohden. Nämä säästöt voivat olla erityisen merkittäviä tapauksissa, joissa projektipäälliköt jakavat aikansa useiden projektien kesken organisaatiossa.

Mihin käyttötarkoituksiin Copilot on tarkoitettu projekteissa?

Projektipäälliköiden tekoälyavustajana projektin Copilot sisältää joukon suunniteltuja käyttötarkoituksia:

• Tehtäväsuunnitelma/WBS – Työrakenteen automaattisen luomisen tarkoituksena on antaa projektipäällikölle etumatka projektin toimitussuunnitelman laatimisessa. Se palvelee samanlaista tarkoitusta kuin projektimalli, jossa rakenteeseen liittyvät toiminnot perustuvat kontekstuaalisesti projektin laajuuteen ja aikatauluun. Projektimallin osalta odotuksena on, että aktiviteetteja muokataan vastaamaan projektin yksityiskohtaisia tarpeita. Nämä muutokset voivat sisältää poistoja, lisäyksiä ja muutoksia kestoon, työmäärään, riippuvuuksiin ja vastuuhenkilöihin.
• Riskit ja lieventämissuunnitelma – Automaattisen riskien luomisen tarkoituksena on auttaa projektipäällikköä tunnistamaan ja dokumentoimaan mahdolliset uhat projektin terveydelle. Kun otetaan huomioon projektin laajuus, aikataulu ja budjetti, riskirekisterit antavat projektipäällikölle tavan varoittaa kaikkia asiaankuuluvia sidosryhmiä tekijöistä, jotka voivat estää projektia pysymästä vihreänä. Jokainen riski sisältää vastaavan lieventämisen.
• Projektin tilaraportti – Järjestelmän tarkoituksena on tarjota muokattava projektin tilaraportti, joka antaa projektipäällikölle etumatkan, kun hän suorittaa työtehtävänsä keskeisen osan. Projektipäällikkö voi ja hänen tulee tarkistaa kaikki kerronnalliset osiot ennen raportin viimeistelyä ja jakelua. Useimmissa organisaatioissa projektin tilaraportit jaetaan sekä asiakkaiden että sisäisen palveluorganisaation johdon kanssa.

Miten Copilot for Project arvioitiin? Mitä mittareita suorituskyvyn mittaamisessa käytetään?

Arvioimme ominaisuuksia sekä laadullisesti että määrällisesti. Ominaisuuden laadun arvioimiseksi teimme käyttäjätutkimuksia projektipäälliköiden kanssa kerätäksemme palautetta heidän kokemuksistaan, ajatuksia ominaisuuden laadusta ja parannusehdotuksia.

Lisäksi seuraamme telemetriatietoja seurataksemme ominaisuutta kokeilleiden asiakkaiden määrää, ominaisuuden onnistumisprosenttia sekä positiivisen ja negatiivisen palautteen suhdetta. Ennen kuin julkaisimme Copilot-ominaisuuden useilla maantieteellisillä alueilla, teimme laajan testauksen varmistaaksemme sen toimivuuden. Jos kohtaat ongelmia luodun sisällön tai lueteltujen käyttötapausten kanssa, anna palautetta. Palautettasi käytetään Microsoftin tuotteiden ja palveluiden parantamiseen. Organisaatiosi IT-järjestelmänvalvojilla voi olla pääsy palautetietoihisi hallintatarkoituksiin. Lisätietoja on tietosuojaselosteessa.

Hankkeen yhteispilottia arvioitiin eri kielillä. Lisätietoja kielten saatavuudesta on kohdassa Copilotin kansainvälinen saatavuus. Järjestelmä ei ehkä toimi yhtä hyvin kielillä, joita ei ole arvioitu, ja se saattaa vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen.

Mitkä ovat Copilotin rajoitukset projektissa? Miten käyttäjät voivat minimoida Copilotin vaikutuksen projektin rajoituksiin järjestelmää käytettäessä?

• Tekoälyn luomat tehtävät eivät luo automaattisesti vastuuhenkilöitä, riippuvuuksia tai tehtävien tarkistusluettelon kohteita. Voit lisätä haluamasi parametrit sen jälkeen, kun tehtävät on luotu automaattisesti.
• Todelliset arvot, kuten aika, kulut tai materiaalit, on kirjattava, ennen kuin riskien arviointi ja projektin tilaraportti voidaan luoda Copilot kautta.
• Vaikka tekoälyn luoma yhteenvetokertomus tarjoaa alustavan yleiskatsauksen, se ei välttämättä aina edusta tarkasti projektin todellista kontekstia tai terveyttä. Kaikki tiivistelmän osat ovat muokattavissa, ja projektipäällikön tulee tarkistaa ne perusteellisesti ennen raportin viimeistelyä ja jakelua. Muokkauksia tulee tehdä tarpeen mukaan, jotta varmistetaan tarkka esitys projektin tilasta.

Mitkä toiminnalliset tekijät ja asetukset mahdollistavat Copilotin tehokkaan ja vastuullisen käytön projektissa?

• Järjestelmänvalvojana voit ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä Copilot for Project -ominaisuuden ominaisuuksien hallinnan asetusten kautta.
• Ominaisuuden käyttäjänä voit antaa lyhyitä ja tarkkoja komentoja sivuvaunussa halutun toiminnon käynnistämiseksi. Aiemmin kuvattuihin skenaarioihin liittyvät käynnistimet tuottavat halutun tuotoksen, kuten "luo tehtäviä, luo riskisuunnitelma, luo projektin tilaraportti". Käynnistimet, joiden ei ole tarkoitus kutsua näitä kolmea ominaisuutta, näyttävät virheen.
• Tuotos perustuu tehtävien projektin nimeen ja kuvaukseen sekä riskinarvioinnin ja projektin tilaraportin projektin taloudellisiin tietoihin.