Projektin edistyminen ja toteutuneet kustannukset

Koskee Project Service -sovelluksen versiota 3.x

Tarve seurata aikataulun edistymistä vaihtelee toimialoittain. Joillakin toimialoilla seurataan yksityiskohtaisella tasolla, kun taas muilla toimi loilla seurataan korkeammalla tasolla. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten aikataulutus voidaan tehdä oman organisaation tarpeiden mukaan.

Työmäärän seurantanäkymä

Työn seuranta -näkymä seuraa tehtävien edistymistä aikataulussa. Tehtävään käytettyjä työtunteja verrataan tehtävälle suunniteltuihin työtunteihin. Project Service Automation laskee seurantamittarit seuraavien kaavojen avulla:

Tehtävän luonnissa aluksi: suunniteltujen kustannusten arvoksi tulee arvioidut kustannukset valmistuessa. Kun todelliset arvot on tallennettu tehtävään, Seuranta-näkymässä suoritetaan seuraava laskenta työmäärää varten

• Edistymisprosentti = Tähän päivämäärään saakka käytetty työmäärä ÷ Arvio valmistumisen hetkellä (EAC)
• Valmistumisarvio (ETC) = Arvio valmistuessa (EAC) – Tähän mennessä käytetty todellinen työmäärä
• EAC = Jäljellä oleva työmäärä + Tähän päivämäärään saakka käytetty työmäärä
• Ennustettu työmäärän varianssi = Suunniteltu työmäärä – EAC

Project Service Automation näyttää tehtävän ponnistuksen varianssin projektion. Jos EAC on suunniteltua työmäärää enemmän, tehtävän ennustetaan vaativan enemmän aikaa kuin alun perin oli suunniteltu. Siksi se on myöhässä. Jos EAC on suunniteltua työmäärää vähemmän, tehtävän ennustetaan vaativan vähemmän aikaa kuin alun perin oli suunniteltu. Siksi se on edellä aikataulusta.

Työmäärän uudelleenprojisoiminen

On tavallista, että projektipäällikkö muuttaa tehtävän alkuperäisiä arvioita. Projektin uudelleenprojisoinnit ovat projektipäällikön arvioita, joissa otetaan huomioon projektin tämänhetkinen tila. Microsoft ei suosittele perusaikataulun numeroiden muuttamista, koska projektin perusaikataulu on projektin aikataulun ja kustannusarvioiden virallinen lähde, ja projektin kaikki sidosryhmät ovat hyväksyneet sen.

Projektipäällikkö voi projisoida tehtävien työmäärää uudelleen seuraavilla kahdella tavalla:

• Korvaa oletusarvoinen ETC uudella arviolla tehtävän todellisesta jäljellä olevasta työstä.
• Korvaa oletusarvoinen edistymisprosentti uudella arviolla tehtävän todellisesta edistymisestä.

Kukin näistä lähestymistavoista aiheuttaa tehtävän ETC:n, EAC:n ja edistymisprosentin sekä ennustetun työmäärän varianssin uudelleenlaskennan. Myös yhteenvetotehtävien EAC, ETC ja edistymisprosentti lasketaan uudelleen, ja uusi työmäärän varianssin arvo tuotetaan.

Yhteenvetotehtävien työmäärän uudelleenprojisointi

Yhteenvetotehtävien tai säiliötehtävien työmäärä voidaan projisoida uudelleen. Riippumatta siitä, uudelleenprojisoiko käyttäjä käyttäen yhteenvetotehtävien jäljellä olevaa työmäärää vai edistymisprosenttia, seuraava laskentajoukko aloitetaan:

• EAC, ETC ja tehtävän edistymisprosentti lasketaan.
• Uusi EAC jaetaan alitehtäviin samassa suhteessa kuin alkuperäinen EAC oli tehtävässä.
• Jokaisen yksittäisen tehtävän valmistumisen kustannusarvio lasketaan lehtisolmutehtäviin asti.
• Alitehtävien, joihin vaikutus ulottuu lehtisolmuissa, ETC ja edistymisprosentti lasketaan uudelleen EAC:n arvoon perustuen. Tuloksena on uusi projektio tehtävän työmäärän varianssista.
• Yhteenvetotehtävien EAC-arvot lasketaan uudelleen aina juurisolmuun asti.

Kustannusten seurannan näkymä

Kustannusten seuranta -näkymä vertaa tehtävän toteutuneita kustannuksia suunniteltuihin kustannuksiin.

Project Service Automation laskee seurantamittarit seuraavien kaavojen avulla:

Kun tehtävä luodaan, suunnitellut kustannukset ovat samat kuin arvioidut kustannukset valmistuessa. Kun todelliset arvot on tallennettu tehtävään, Seuranta-näkymässä suoritetaan seuraava laskenta kustannusta varten:

• Toteutuneiden kustannusten prosenttiosuus = Toteutuneet kustannukset tähän päivämäärään asti ÷ Tehtävän arvioidut kustannukset valmistuessa
• Kustannukset valmistuessa (CTC) = Arvioidut kustannukset valmistuessa – Tähän päivämäärään saakka toteutuneet kustannukset
• Kustannukset valmistuessa = CTC + Tähän päivämäärään saakka toteutuneet kustannukset
• Arvioidun kustannuksen varianssi = Suunniteltu kustannus – arvioidut kustannukset valmistuessa

Kustannusten varianssin ennuste näytetään tehtävässä. Jos arvioitu kustannus valmistuessa on suunniteltuja kustannuksia enemmän, tehtävän ennustetaan maksavan enemmän kuin alun perin oli suunniteltu. Siksi se on suuntautunut budjetin ylittämiseen. Jos arvioitu kustannus valmistuessa on suunniteltuja kustannuksia vähemmän, tehtävän ennustetaan maksavan vähemmän kuin alun perin oli suunniteltu ja suunta on alle budjetin.

Projektipäällikön kustannusten uudelleenprojektio

Kun työmäärä projektoidaan uudelleen, CTC, arvioitu kustannus valmistuessa, kustannusten toteutumisprosentti ja ennustettu kustannusten varianssi lasketaan kaikki uudelleen Kustannusten seuranta -näkymässä.

Projektin tilan yhteenveto

Seurantatiedot Työmäärän seuranta- ja Kustannusten seuranta -näkymissä näyttävät edistymisen ja toteutuneet kustannukset projektin juurisolmun, yhteenvetotehtävien ja lehtisolmujen tasoilla. Tila-osa Projektikohde-sivulla näyttää yhteenvedon projektitason tilasta.

Tilan yhteenvetokentät

Projektin yleinen tila -kenttä on muokattava kenttä, joka näyttää projektin yleisen tilan. Se käyttää värikoodausta, kuten vihreää, keltaista ja punaista, osoittamaan lisääntyvää riskiä. Kommentit-kenttään projektipäällikkö voi kirjoittaa tiettyjä kommentteja tilasta. Tila päivitetty -kenttää ei voi muokata, ja sen arvo on aikaleima, joka ilmaisee, milloin tila on viimeksi päivitetty.

Aikataulun tehokkuus- ja Kustannustehokkuus-kentät määritetään seurantapäivänä. Kun aikataulun ja kustannusten varianssi juurisolmussa Työmäärän seuranta -näkymässä ovat positiivisia, voit asettaa näiden kenttien arvoksi Edellä. Kun pääsolmun aikataulun ja kustannusten varianssi juurisolmussa on negatiivinen, voit määrittää niiden arvoksi Jäljessä.