Muistiinpano
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää kirjautua sisään tai vaihtaa hakemistoa.
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää vaihtaa hakemistoa.
Yritykset sieppaavat paljon tietoa päivittäisten toimintojen aikana, ja ne tukevat ostopäälliköille arvokkaita liiketoimintatietoja:
- Ostotarjoukset
- Ostotilaukset
- Ostolaskut
Business Central tarjoaa ominaisuuksia, joiden avulla voit kerätä, analysoida ja jakaa organisaatiosi ostotietoja:
- Power BI ostosraportit
- Ad hoc -analyysi luetteloissa
- Excelin tietojen tapauskohtainen analyysi (Avaa Excelissä -toiminnon avulla)
- Valmiit myyntiraportit
Kullakin näistä ominaisuuksista on etunsa ja haittapuolensa tietojen analyysityypin ja käyttäjän roolin mukaan. Lue lisätietoja kohdasta Analytiikka, Liiketoimintatiedot ja Raportoinnin yleiskatsaus.
Tässä artikkelissa esitellään, kuinka voit käyttää näitä analyyttisiä ominaisuuksia saadaksesi tietoa ostoksista.
Ostojen analyysitarpeet
Myynnin analyysitarpeita pohdittaessa kannattaa käyttää persoonapohjaista mallia, joka kuvaa korkealla tasolla erilaisia analytiikkatarpeita.
Eri tehtävissä toimivilla henkilöillä voi olla erilaisia tietoja koskevia tarpeita, minkä lisäksi he käyttävät tietoja eri tavoin. Esimerkiksi resurssinhallinnassa ja taloushallinnossa työskentelevät käyttävät tietoja eri tavalla kuin myynnissä työskentelevät.
| Rooli | Tietojen koostaminen | Tyypilliset tietojen käyttötavat |
|---|---|---|
| COO / CSO / talousjohtaja / toimitusjohtaja | Suoritustiedot | Tunnusluvut Koontinäytöt Talousraportit |
| ostopäällikkö. | Trendit, yhteenvedot | Valmiit johdon raportit Tapahtumakohtainen analyysi |
| Hankintavastaava/ostaja | Eritellyt tiedot | Valmiit operatiiviset raportit Näytöllä näkyvät tehtävän tiedot |
suorituskykyilmaisimien ostamisen valvonta Power BI avulla
Suorituskykymittari (tunnusluku) on mitattava arvo, joka ilmaisee, kuinka tehokkaasti tavoite toteutuu. Hankinnassa ihmiset käyttävät usein seuraavia tunnuslukuja seuratakseen hankintaorganisaationsa suorituskykyä:
- Avoin summa (ilman ALV:tä)
- Vastaanotettu mutta laskuttamaton summa (ilman ALV:tä)
- Jaksoittaisten ostojen kasvu (summa tai prosentteina)
- Ostot nimikkeen/toimittajan/sijainnin/ostajan mukaan
- Toteutuneet ostot vrt. budjetti
Nämä ja muut oston suorituskykyilmaisimet ovat saatavilla Business Central Power BI Osto-sovelluksessa. Lisätietoja on artikkelissa Power BI Ostosovellus.
Seuraavassa taulukossa kuvataan, miten voit käyttää raportteja ostosovelluksen Power BI.
| To... | Avaa Business Centralissa (CTRL + valinta) | Lisätietoja |
|---|---|---|
| Hanki korkean tason yhteenveto kaikista ostotoimista. Tarkastele ostotilastoja, kuten summien yhteenvetoja, avoimia summia, vastaanotettuja mutta laskuttamattomia summia sekä laskutettuja summia. | Ostojen yleiskatsaus | Ostojen yleiskatsaus – tietoja |
| Tutki ostojen eri komponenttien kustannuksia ostotietojesi yksityiskohtaisella erittelyllä luokittain, toimittajittain, kirjanpitokuukausittain, vuosittain ja asiakirjatyypeittäin. | Ostojen erittely | Ostojen purkaminen – tietoja |
| Analysoi päivittäisiä ostotoimia ja korosta päivittäisten menojen suuntauksia ja poikkeuksia. Seuraa päivittäisiä ostojen vaihteluja ja tunnista epätavanomaisia menomalleja. | Päivittäiset ostot | Päivittäiset ostot – tietoja |
| Analysoi ostojesi 30 päivän liukuvaa keskiarvoa, vertaa sitä ostojen kokonaissummaa ja tunnista ostojen suuntauksia ja malleja. | Liukuvat keskiarvot | Liukuvat keskiarvot – tietoja |
| Hanki yleiskuva kaikista keskiarvoista liukuvalta 12 kuukauden jaksolta pitkäaikaista suuntausten analysointia ja ennustamista varten. | Liukuva vuosittainen kokonaissumma | Liukuva vuosittainen kokonaissumma – tietoja |
| Vertaile ostotietojasi eri aikaväleiltä. Voit vertailla vuosi-, neljännesvuosi- tai kuukausitasolla ja selvittää, miten ostot ovat tapahtuneet näillä jaksoilla. | Aikajaksoittain | Ajanjaksolta toiseen – tietoja |
| Hanki merkityksellisiä tietoja ostojen suorituskyvystä ajan mittaan. Tunnista ajan myötä muodostuvia suuntauksia tai malleja. | Vuosittainen | Vuosittaiset – tietoja |
| Analysoi ostotoimia toimittaja- ja nimikekohtaisesti, jotta saat paremman kuvan nimikkeistä, joihin kuluu merkittävä osuus ostobudjetistasi. | Ostot nimikkeen mukaan | Tietoja: Ostot nimikkeen mukaan |
| Analysoi ostotoimia toimittajakohtaisesti tunnistaaksesi, mille toimittajille suurin osa ostotoimistasi kohdistuu. | Ostot toimittajan mukaan | Ostot toimittajan mukaan – tietoja |
| Analysoi ostotoimia ostajan mukaan hallitaksesi ostotiimejäsi ja yksilöllisiä suorituksia. | Ostot ostajan mukaan | Tietoja ostajan tekemistä ostoista |
| Hanki kattava kuva ostotiedoistasi eri varastosijainneissa ja tunnista suuntauksia ja malleja niiden ostotoimissa. | Ostot sijainnin mukaan | Tietoja: Ostot sijainnin mukaan |
| Vertaile todellisia menoja kohdennettuun budjettiin varmistaaksesi, että menot ovat taloussuunnitelmien mukaisia. | Toteutunut vs. budjetti | Toteutunut vs. budjetti – tietoja |
| Analysoi korkean tason tietoja palautustilauksista ja tarkastele tärkeimpiä arvoja, kuten ostosummaa, ostomäärää ja palautusprosenttia. | Ostopalautuksen yleiskatsaus | Tietoja ostopalauksesta -yleiskatsaus |
| Analysoi korkean tason tietoja ostotarjouksen toiminnoista. Tunnista ostotiedot, jotka liittyvät ostosummiin tai määriin potentiaalisille toimittajille. | Ostotarjouksen yleiskatsaus | Tietoja ostotarjouksesta -yleiskatsaus |
| Analysoi tärkeimmät ostotoimintaan vaikuttavat tekijät. Löydä vaikuttavimmat muuttujat ja trendit. | Tärkeimpien ostojen vaikuttajat | Tietoja tärkeimpien ostojen vaikuttajista |
| Analysoi ennustettu ostosumma saadaksesi ennustettuja ostotietoja toimittajasta, ostajasta ja nimikkeestä. | Ostoennusteet | Tietoja ostoennusteista |
| Analysoi toimittajan suorituskykyä avainostojen arvoissa. Merkityksellisiä tietoja ovat palautusprosentti, alennussumma, kohde- ja kulutusluottamus. | Toimittajan laatuanalyysi | Toimittajan laatuanalyysi |
Vinkki
Voit helposti seurata Power BI -raporteissa näkyviä tunnuslukuja vertaamalla niitä liiketoimintatavoitteisiin. Lisätietoja: Yrityksen tunnuslukujen seuraaminen Power BI -mittareiden avulla.
Financial Reportingin käyttö tilinpäätösten ja KPI:iden tuottamiseen (ostoihin liittyvä)
Financial Reporting -ominaisuus antaa merkityksellisiä tietoja tilikartassa näkyvistä taloudellisesta tiedoista. Talousraportit voidaan määrittää analysoimaan kirjanpitotilien lukuja ja vertaamaan pääkirjanpidon tapahtumia budjettitapahtumiin. Erityisesti ostoja varten voidaan määrittää talousraportteja pääkirjanpidon (KP-) tileille, joita käytetään ostokirjausten seurantaan.
Dimensioilla on tärkeä tehtävä liiketoimintatiedoissa. Dimensio on tieto, joka voidaan lisätä tapahtumaan parametriksi. Dimensioiden avulla voidaan ryhmitellä samankaltaisia ominaisuuksia, kuten asiakkaita, alueita ja tuotteita ja noutaa nämä ryhmät helposti analyysia varten. Dimensioita voi käyttää esimerkiksi analyysinäkymien määrityksessä sekä talousraporttien luonnissa. Lue lisätietoja dimensioiden käsittelystä.
Lue lisätietoja talousraporteista kohdasta Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla.
Taloushallinnon raportointi liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä (ostoihin liittyvät)
Jotkin organisaatiot käyttävät Business Centralia useassa liiketoimintayksikössä tai yrityksessä. Muut käyttävät Business Centralia tytäryhtiöissä, joiden tulee raportoida pääorganisaatioille. Business Central antaa kirjanpitäjille työkalut, jotka auttavat heitä siirtämään pääkirjanpidon tapahtumia kahdesta tai useammasta yrityksestä (tytäryrityksistä) konsolidoituun yritykseen. Erityisesti ostojenhallintaa varten pääkirjanpidon tapahtumat voidaan haluta konsolidoida ostotilien osalta, jotta ostojen KPI:iä voitaisiin seurata liiketoimintayksiköissä tai oikeushenkilöissä.
Lue lisää yrityksen konsolidoinnista.
Ostotietojen ad-hoc-analyysi
Joskus on tarkistettava nopeasti, täsmäävätkö luvut, tai vahvistettava luku. Seuraavat ominaisuudet sopivat erinomaisesti tapauskohtaisiin analyyseihin:
- Tietojen analyysi tililuettelosivuilla
- Avaa Excelissä
Tietoanalyysi-ominaisuuden avulla voit avata melkein minkä tahansa luettelosivun, kuten Ostotilaukset, Kirjatut ostolaskut, Toimittajan kirjanpidon merkinnät tai Pääkirjanpidon merkinnät, siirry analyysitilaan ja ryhmittele, suodata ja pivot-tiedot parhaaksi katsomallasi tavalla.
Vastaavasti Avaa Excelissä -toiminnolla voi avata luettelosivun, suodattaa luettelon mahdollisesti tietojen alijoukoksi ja käsitellä sitten tietoja Excelissä. Se voidaan tehdä esimerkiksi käyttämällä tietojen analysoinnin, entä jos -analyysin ja ennustetaulukon kaltaisia ominaisuuksia.
Vinkki
Jos järjestelmän ominaisuudet määritetään OneDriveen, Excel-työkirja avautuu selaimeen.
Lisätietoja hankintatietojen ad-hoc-analyysistä oppiaksesi, kuinka suorittaa ad-hoc-analyysejä hankintatiedoista.
Sisäänrakennetut ostoraportit
Business Central sisältää useita sisäisiä raportteja, jäljitysfunktioita ja työkaluja, joiden avulla organisaatiot voivat raportoida tiedoistaan.
Ostojen saatavana olevien raporttien yleiskuvan saa valitsemalla Kaikki raportit aloitussivulla. Tämä toiminto avaa roolienhallinta-sivun, joka on suodatettu näyttämään Raportti ja analyysi -vaihtoehdon ominaisuudet. Valitse Ostot-otsikon alla Tutustu.
Lisätietoja on kohdassa Raporttien etsiminen roolienhallinnan avulla.
Ostojen analytiikka näytöllä
Business Central on useita sivuja, jotka antavat sinulle yleiskatsausta ja tehtäviä. Tässä on esimerkki, jonka avulla pääset alkuun:
- Nimikkeiden saatavuuden tarkasteleminen
- Ostojen päivämäärien laskeminen
- Ostojen nimiketapahtumien tarkasteleminen
Ostoihin liittyvän pääkirjanpidon tapahtumien ja saldojen näyttäminen Tilikartta-sivulta
Tilikartta-sivulla on näkyvissä kaikki kirjanpitotilit ja kootut luvut pääkirjanpitoon tehdyistä kirjauksista. Seuraavat ovat mahdollisia tällä sivulla:
- Voit tarkastella pääkirjanpitotapahtumat- ja saldot näyttäviä raportteja.
- Voit tarkastella luetteloa kyseisen tilin kirjausryhmistä.
- Yhden tilin erillisten debet- ja kreditsaldojen näyttäminen.
Erityisesti ostoja varten Tilikartta-sivulla voidaan luoda näkymä, jossa näkyvät vain ostotapahtumien kirjaamiseen käytettävät tilit.
Lisätietoja on artikkelissa Tutustu tilikaavioon.
Analysoi tiedot dimensioiden mukaan (liittyvät ostoihin)
Dimensiot ovat tapahtumia luokittelevia arvoja, jotta voit seurata ja analysoida tapahtumia asiakirjoissa, kuten ostotilauksissa. Dimensioiden avulla voit esimerkiksi ilmaista, mistä projektista tai osastosta tapahtuma on lähtöisin.
Sen sijaan että kullekin osastolle ja sijainnille määritettäisiin erilliset kirjanpitotilit, dimensioita voidaan käyttää analyysin perustana ja välttää monimutkaisen tilikarttarakenteen luominen.
Lue lisätietoja artikkelista Analysoi tiedot dimensioiden mukaan.
Aiheeseen liittyvät tiedot
Yrityksen konsolidointi
Power BI Ostosovellus
Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla
Taloushallinnon raportoinnin käsitteleminen liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä
Ostotietojen ad-hoc-analyysi
Valmiit ostoraportit
Tilikartan ymmärtäminen
Tietojen analysointi dimensioiden mukaan
Analytiikan, liiketoimintatietojen ja raportoinnin yleiskatsaus
Business Centralin käyttö
Käynnistä maksuton kokeiluversio!
Löydä maksuttomat verkko-opetusmoduulit Business Centralissa