Sähköisten asiakirjojen liittäminen tilausriveihin Copilotin avulla (esikatselu)

[Tämä artikkeli on esijulkaisuasiakirja, ja se voi muuttua.]

Hankintaprosessien digitalisoituessa Business Centralin sähköisten asiakirjojen ominaisuudella on merkittävä tehtävä toimittajan laskujen vastaanoton ja käsittelyn automatisoinnissa. Copilot voi auttaa tässä parantamalla toimittajan laskurivien yhdistämistä ja kohdistamista ostotilauksiin. Copilot voi vähentää aikaa, jonka käytät tehtäviin, jotka normaalisti vaativat laajaa hakua, etsimistä ja tietojen syöttämistä. Toinen etu on se, että toimittajan laskut eivät liity ostotilauksiin täysin. Copilot tunnistaa vastaavat ostotilaukset. Etenkin parannetuista kohdistusominaisuuksista on hyötyä pienille ja keskisuurille organisaatioille, jotka tarvitsevat tehokkaan asiakirjaseurannan ostotilausrivien osalta.

Sähköinen asiakirja -sovellus tukee sähköisten asiakirjojen skenaarioita koko myyntiprosessin ajan. Copilot voi myös tarkentaa sähköisten asiakirjojen hallintaa ostoprosessissa etenkin ostotilausten osalta. Sovellus mahdollistaa kullekin toimittajalle luotavan ostoasiakirjan tyypin määrittämisen, kun toimittajilta vastaanotetaan sähköisiä laskuja.

Voit päivittää Business Centralissa aiemmin luotuja ostotilauksia sähköisessä laskussa saaduilla tiedoilla.

Tuetut kielet

Tämä Copilot-ominaisuus on vahvistettu, ja sillä on vain englannin kielen tuki. Vaikka sitä voi käyttää muilla kielillä, se ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen. Lue lisätietoja Copilot-maan/alueen käytettävyydestä ja tuetuista kielistä.

Edellytykset

• Järjestelmänvalvojasi tulee aktivoida sähköisten asiakirjojen täsmäytysapu -toiminto. Lisätietoja on kohdassa Copilotin ja agentin ominaisuuksien määrittäminen.

Ostotilausten tunnistaminen

Ensimmäisessä vaiheessa voit tunnistaa ostotilaukset, jotka voidaan kohdistaa automaattisesti. Jos toimittaja on määrittänyt Vastaanota e-asiakirja kohteeseen -kentän käyttämään ostotilauksia, sähköisen asiakirjan luomisen jälkeen Business Centralissa (manuaalisesti tai ulkoisesta päätepisteestä) Business Central tekee seuraavat toiminnot:

1. Jos tämän toimittajan ostotilaus on olemassa ja vastaanotetussa e-document-tiedostossa on ostotilauksen numero, Business Central linkittää e-asiakirjan automaattisesti ostotilaukseen. Tämän sähköisen asiakirjanasiakirjan tila on käsittelyssä, ja Palvelun tila -alisivun sähköisen asiakirjan tila on Asiakirja linkitetty.
   Linkki näkyy sähköisen asiakirjan Asiakirja-kentässä. Jos sinun täytyy muuttaa linkitetty ostotilaus automaattisesti, voit tehdä sen käyttämällä Päivitä ostotilauslinkki -toimintoa ja valita manuaalisesti jonkin muun toimittajan olemassa olevista ostotilauksista. Voit tehdä sen vain, ennen kuin vastaat E-asiakirjan ja ostotilauksen välisiä rivejä.
2. Jos tämän tietyn toimittajan ostotilaus on olemassa, mutta vastaanotetussa sähköisessä asiakirjatiedostossa ei ole ostotilausnumeroa, jos latasit tämän asiakirjan manuaalisesti, voit valita jonkin olemassa olevista ostotilauksista avaamalla Ostotilaukset-luettelon tilauksista, jotka olet saanut toimittajilta, jotka sisältävät vain sähköisen asiakirjan. Jos et ole valinnut oikeaa ostotilausta tai sait sähköisen asiakirjan automaattisesti ulkoisesta päätepisteestä työjonon avulla, uutta sähköisetä asiakirjaa ei linkitetä minkään ostoasiakirjan kanssa, ja asiakirjan tilaksi tulee Virhe ja Huollon tila -alasivun sähköisen asiakirjan tilaksituodun asiakirjan käsittelyvirhe. Kun haluat lopettaa linkittämisen ostotilaukseen, valitse Päivitä ostotilauslinkki -toiminto ja valitse yksi tämän toimittajan ostotilauksista.

Karttaviivat

Copilot auttaa yhdistämään automaattisesti verkkolaskurivit ostotilausriveihin ja tarjoaa ylimääräisiä vastaavia tietoja vastaavuuksien parantamiseksi.

Kun ne on täsmäytetty ja yhdistetty, Business Central päivittää vastaavan ostotilauksen asianmukaisiin vastaanottotietoihin varmistaaksesi, että tilausriveille vastaanotetaan oikeat määrät.

Voit liittää vastaanotetut sähköiset asiakirjat ostotilausten riveihin kahdesta eri paikasta: Sähköinen asiakirja -sivulta tai Ostotilaus-sivulta. Helpoin tapa löytää jo linkitetyt ostotilaukset on käyttää Roolikeskuksen Linkitetyt ostotilaukset -ruutua. Jos etsit asiakirjoja, jotka eivät ole linkitettyjä, avaa tarkastelua odottavien sähköisten asiakirjojen luettelo Odottavat sähköiset ostoslaskut -ruudusta.

Kun haluat suorittaa täsmäytyksen ostotilauksesta, valitse Map E-Document Lines with Copilot -toiminto. Toiminto on käytettävissä Ostotilaukset-luettelosivulla ja Ostotilaus-sivulla. Jos haluat suorittaa vastaavuuden sähköiset asiakirjat -sivulta, valitse Täsmäytä ostotilaus Copilotilla -toiminto. Voit jatkaa täsmäyttämistä, seuraa alla olevia ohjeita:

1. Valitse Määritä E-dokumentin rivit Copilotilla tai Täsmää ostotilaus Copilotilla toiminto jo linkitetyille asiakirjoille.

2. Sähköisen asiakirjan täsmäytystilausrivit, joissa on Copilot -kehote tulee näkyviin ja taustalla on Ostotilauksen täsmäytys -sivu. Copilot luo kartoituksen automaattisesti puolestasi.

3. Muutaman sekunnin kuluttua E-asiakirjan vastaavuustilausrivit Copilotin kanssa -sivu ehdottaa rivejä, joiden vastaavuuksien lisätiedot ovat:

   1. Kehotteen otsikossa on seuraavat tiedot:

   Kentän nimi	Description
   Kohdistettu automaattisesti	Määrittää automaattisesti ehdotettujen kohdistusten määrän. Tämä luku perustuu merkkijonovertailuun. Jos vähintään 80 % kuvauksista menee päällekkäin, Business Central vastaa niitä automaattisesti käyttämättä Copilot-ominaisuuksia. Business Central näyttää myös rivit automaattisesti vastaavina, koska nimikeviittauksia on olemassa asianmukaisin ehdoin.
   Copilot täsmäsi	Määrittää Copilotin ehdottamien osumien määrän käyttäen sekä merkkijonoa että semanttista vertailua.
   Sähköisen asiakirjan nro	Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan numeron.
   Laskun summa yhteensä ilman ALV:tä	Määrittää laskun kokonaissumman ilman arvonlisäveroa.
   Kohdistettu summa yhteensä, sisältäen ALV	Määrittää kohdistetun summan ilman ALV:tä.

   1. Jos kaikki rivit täsmäävät, oikeassa yläkulmassa näkyy seuraava vihreä teksti: Kaikki rivit (100 %) vastaavat toisiaan. Tarkista vastaavuusehdotukset.

   2. Seuraavat tiedot löytyvät Täsmäytetyt ehdotukset -riveiltä:

      Kentän nimi	Description
      Sähköisen asiakirjan rivinro	Määrittää E-asiakirjan rivinumeron alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta.
      Sähköisen asiakirjan rivin kuvaus	Määrittää E-asiakirjan rivikuvauksen alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta.
      Kohdistettu määrä	Määrittää määrän, joka kohdistetaan ostotilausriviin.
      Ehdotus	Määrittää toiminnon, jota Copilot ehdotti ostotilausrivien vastaavuudeksi.
      Opi kohdistussääntö	Määrittää, luodaanko tälle ehdotukselle vastaavuussääntö. Jos valitset tämän valintaruudun, Business Central luo kohdeviittaukset kohteille ja tekstille G/L-tilien yhdistämismäärityksiin.

   3. Kaikki täysin ehdotetut ja toisiaan vastaavat rivit on merkitty vihreällä värillä. Jos on olemassa ongelma, esimerkiksi eri hinta, mutta sallitun hintavälin sisällä, tämä rivi on merkitty keltaisella värillä. Jos kuvauskenttien välillä on samankaltaisuutta, mutta hintaero on suurempi kuin sallittu, rivi on merkitty punaisella värillä.

   4. Jos et ole tyytyväinen joihinkin ehdotuksiin, voit poistaa ne Poista rivi -toiminnolla.

   5. Jos haluat nähdä ehdotuksen täsmäytykset, voit avata E-asiakirjan vastaavuustiedot -sivun valitsemalla linkin Ehdotus-sarakkeesta.

   6. E-asiakirjan vastaavuuksien tiedot -sivulla voit vertailla E-asiakirjan ja ostotilauksen tietoja varmistaaksesi ehdotetun vastaavuuden ennen sen vahvistamista.

   7. Sulje sivu tarkistuksen jälkeen.

4. Jos et ole tyytyväinen useimpiin ehdotuksiin tai et halua käyttää Täsmäytä e-asiakirjan tilausrivit Copilotin avulla -ominaisuutta, valitse Hylkää se. Voit luoda osumat manuaalisesti. Lue lisätietoja kohdasta Manuaalinen täsmäytys.

5. Jos haluat pitää ehdotukset, valitse Säilytä se.

6. Business Central sulkee Copilotin kehotteen ja Ostotilausten täsmäytys -sivun rivit merkitään vihreiksi.

7. Voit jatkaa työskentelyä aivan kuin tekisit manuaalista vastaavuuksien hakua. Voit esimerkiksi poistaa, luoda tai nollata osumia. Jos et halua tehdä muutoksia, valitse Kohdista ostotilaukseen -toiminto ja jatka ostotilauksen parissa työskentelemistä.

Aiheeseen liittyvät tiedot

Sähköisten asiakirjojen yleiskuvaus
Sähköisten asiakirjojen käyttö myynnissä
Sähköisten asiakirjojen käyttö ostoissa
Copilotin ja agentin ominaisuuksien vianmääritys
Vastuullisen tekoälyn usein kysyttyjä kysymyksiä pankkitäsmäytysavustajasta