Luettelosivun ja kyselyn tietojen analysoiminen tietojen analysointiominaisuuden avulla

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten luettelosivujen ja kyselyiden tietojen analysointiominaisuutta käytetään. Tietoanalyysin avulla voit analysoida tietoja suoraan sivulta ilman, että sinun tarvitsee ajaa raporttia tai avata muuta sovellusta, kuten Exceliä. Ominaisuus tarjoaa vuorovaikutteisen ja monipuolisen tavan laskea, tiivistää ja tarkastella tietoja. Sen sijaan, että suoritat raportteja käyttämällä eri vaihtoehtoja ja suodattimia, voit lisätä useita analyysinäkymiä, jotka edustavat eri tehtäviä tai tietoperspektiiviä. Muutamia esimerkkejä ovat: "Omat asiakkaat", "Seurantanimikkeet", "Äskettäin lisätyt toimittajat", "Myyntitilastot" tai mikä tahansa muu näkymä, jonka voi kuvitella.

Edellytykset

• Jos käytät Business Central versiota 22, tietojen analysointiominaisuus on esikatselutilassa. Järjestelmänvalvojan on siis otettava se käyttöön, ennen kuin sitä voi alkaa käyttää. Voit ottaa sen käyttöön siirtymällä Ominaisuuksien hallinta -sivulle ja ottamalla käyttöön Ominaisuuden päivitys: analyysitila, analysoi tiedot nopeasti suoraan Business Centralin avulla. Lue lisää kohdasta Ominaisuuksien hallinta.
• Versiossa 23 ja sitä uudemmissa versioissa tilillesi on määritettävä DATA ANALYSIS - EXEC -käyttöoikeuksien joukko tai sisällytettävä järjestelmän objektin 9640 Salli tietojen analysointitila -suoritusoikeus. Järjestelmänvalvojana voit jättää nämä käyttöoikeudet pois käyttäjiltä, jotka eivät halua käyttää analyysitilaa.

Aloittaminen

Seuraa näitä vaiheita aloittaaksesi analyysitilan käytön.:

1. Avaa luettelosivu tai kysely.

   Käytä esimerkiksi Asiakastapahtumat-sivua, valitse -kuvake (Alt+Q), syötä asiakastapahtumat ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse sivun yläosan toimintopalkissa Siirry analyysitilaan -painike.

   Analysointitila avaa tiedot kokemukseen, joka on optimoitu tietojen analysointia varten. Analysointi-tilassa normaali toimintopalkki korvataan erityisellä analysointitilan rivillä. Seuraava kuva havainnollistaa sivun eri alueita analysointitilassa.

   

   Jokainen alue selitetään seuraavissa osissa.

3. Käytä eri alueita tietojen muokkaamiseen, yhteenvetojen tekemiseen ja analysointiin. Katso lisätietoja seuraavissa osissa.

4. Jos haluat pysäyttää analyysitilan, valitse Poistu analyysitilasta -painike.

   Lisäämäsi analyysinäkymät säilyvät, kunnes poistat ne. Jos palaat analysointitilaan uudelleen, näet ne juuri sellaisina kuin ne jätit.

Analysointitilan käsitteleminen

Analysointitilassa sivu on jaettu kahteen alueeseen:

• Pääalue, joka koostuu tietoalueesta (1), yhteenvetopalkista (2) ja analyysinäkymäpalkista (5).
• Tietojenkäsittelyalue, joka koostuu kahdesta ruudusta: sarakkeet (3) ja analyysisuodattimet (4).

Tietoalue (1)

Tietoalue näyttää luettelosivun kyselyn rivit ja sarakkeet, ja tiedoista tehdään yhteenveto. Tietoalue tarjoaa monipuolisen tavan hallita sarakkeiden asettelua ja nopean tavan saada yhteenveto tiedoista. Numeerisia arvoja sisältävissä sarakkeissa sarakkeen kaikkien arvojen summa näkyy viimeisellä rivillä, ellet ole määrittänyt riviryhmiä. Tässä tapauksessa summat näkyvät ryhmien välisumina.

• Jos haluat siirtää sarakkeen, valitse se ja vedä se analyysisi kannalta järkevimpään paikkaan.

• Lajittele sarakkeessa valitsemalla sarakkeen otsikko. Jos haluat lajitella useita sarakkeita, pidä Vaihto-näppäintä painettuna samalla, kun valitset sarakeotsikot, joiden mukaan haluat lajitella.

• Voit käyttää useita sarakkeissa tehtäviä toimintoja napsauttamalla saraketta hiiren kakkospainikkeella tai viemällä hiiren sen päälle ja valitsemalla valikkokuvakkeen . Esimerkkejä:

  • Kiinnitä sarake tietoalueelle siten, ettei se siirry pois näytöstä selattaessa, valitsemalla >Kiinnitä sarake>Kiinnitä vasen -sarakeosa.
  • Määritä tietosuodattimet suoraan sarakemääritykseen analyysisuodattimet-ruutujen sijaan. Voit vielä tarkastella tietoja asiaan liittyvistä tiedoista ja kustakin rivistä sekä avata kortin ja lukea lisätietoja tietystä kohteesta.

• Käytä tietoaluetta tietojen vuorovaikutukseen. Sarakkeissa, jotka sisältävät numeerisia arvoja, voit saada kuvaavia tilastoja kenttäjoukosta merkitsemällä ne. Tilastotiedot näkyvät sivun alaosassa tilarivillä (2).

Tietoalueella voit suodattaa kaikki sarakkeet, mukaan lukien summat, kuten summan tai määrän.

Yhteenvetopalkki (2)

Yhteenvetopalkki on sivun alaosassa, ja se näyttää luettelosivun tai kyselyn tietoja koskevat tilastotiedot. Kun käytät sarakkeita, joiden arvot voidaan tiivistää, kuten useiden rivien valitseminen sarakkeista, jotka näyttävät summat, tiedot päivitetään.

Seuraavassa taulukossa kuvataan kokonaissummat-alueessa näkyvät numerot:

Sarakkeet (3)

Sarakkeet-ruutu on toinen kahdesta ruudusta, jotka toimivat yhdessä määrittääkseen analyysin. Toinen alue on Analyysisuodattimet-ruutu. Sarakkeet-ruutua käytetään tietojen yhteenvetoon. Sarakkeet-ruudun avulla voit määrittää, mitkä sarakkeet sisällytetään analyysiin.

Siirrä kenttä alueelta toiselle valitsemalla sieppauskuvake luettelossa olevan sarakkeen vieressä ja vetämällä sen kohdealueelle. Et voi siirtää kenttää alueelle, jossa sitä ei sallita.

Lisää kentät liittyvistä taulukoista

Analyysitilan avulla voit lisätä kenttiä liittyvistä taulukoista analyysinäkymään. Jos esimerkiksi analysoit Asiakas-sivua, voit lisätä kenttiä Sijainti-taulukosta. Voit sitten ryhmitellä tiedot näiden toisiinsa liittyvien kenttien mukaan, mikä mahdollistaa kattavamman ja tarkemman tietojen analysoinnin.

Jos haluat lisätä kenttiä liittyvistä taulukoista, valitse Lisää sarakkeita kohteesta -vaihtoehto Analyysi-kontekstivalikosta. Nyt näet nykyisen sivun lähdetaulukkoon liittyvät taulukot ehdotuksina. Kun valitset liittyvän taulukon, avautuu Lisää sarakkeet kohteesta -valintaikkuna, jossa on kaikki kyseisessä taulukossa käytettävissä olevat kentät. Avattavan Valitse lähdesivu -valikon avulla voit myös selata ja etsiä kenttiä, jotka haluat nähdä analyysinäkymässä. Kun valitset lisättävät kentät tai kentät, ne lisätään Sarakkeet-ruutuun ja tietoalueeseen. Poista liittyvät kentät analyysinäkymästä Poista liittyvät sarakkeet -vaihtoehdon avulla.

Jos haluat nähdä kaikki taulukkoehdotukset, valitse Lisää sarakkeita kohteesta -valikosta Muu lähde.... Tämä toiminto avaa Lisää sarakkeita -valintaikkunan , jossa valitaan lähde ja siihen liittyvä taulukko, niiden käytettävissä oleva lähdesivu ja analyysinäkymässä näytettävä kenttä tai kentät.

Tarkistettavat asiat

Jos et löydä etsimääsi taulukkoa tai kenttää, tarkista muutama asia:

• Taulukon on liityttävä analysoitavan sivun lähdetaulukkoon.
• Sinulla on oltava taulukon tai kentän käyttöoikeus. Jos sinulla ei ole käyttöoikeutta, -kenttä ei ole käytettävissä lisättävässä kenttäluettelossa.
• Kentän on oltava kenttä, joka voidaan lisätä analyysiin. Et voi esimerkiksi lisätä kenttiä, jotka ovat sisäisiä tai joita ei sallita mukautuksissa.
• Taulukkoon tai kenttään täytyy liittyä sivu. Jos taulukossa tai kentässä ei ole sivua, et voi lisätä sitä analyysiin.
• Tietyntyyppisiä kenttiä, kuten mediakenttiä, ei tueta analyysitilassa.
• Kaikki lasketut kentät menetetään, kun lisäät liittyviä kenttiä.

Analyysisuodattimet (4)

Analyysisuodattimet-ruudun avulla voit määrittää lisää sarakkeita, jotka rajoittavat luettelon tietoja. Määritä sarakkeiden suodattimet rajoittamaan luettelo- ja seuraavien summien arvot vain niihin tapahtumiin, joista olet kiinnostunut määrittämiesi kriteerien perusteella. Oletetaan esimerkiksi, että olet kiinnostunut vain tietyn summan ylittävien asiakkaiden tai myyntitilausten tiedoista. Jos haluat asettaa suodattimen, valitse sarake, valitse vertailuoperaatio luettelosta (kuten yhtä kuin tai alkaa) ja syötä sitten arvo.

Analyysinäkymät (5)

Yläosassa olevan analyysinäkymäalueen avulla voit luoda erilaisia määrityksiä (sarakkeet ja analyysisuodattimet) eri näkymissä, joissa voit käsitellä kunkin näkymän tietoja erikseen. Aina on vähintään yksi analyysinäkymä, jota kutsutaan oletuksena Analysis 1 :ksi. Näkymien lisääminen kannattaa, kun tallennetaan tietojoukon usein käytettyjä analyysimäärityksiä. Sinulla voi olla esimerkiksi näkymiä tietojen analysointiin pivot-tilassa ja muita, jotka suodattavat rivien alijoukkoon. Joissakin näkymissä voi näkyä yksityiskohtainen näkymä, jossa on useita sarakkeita, ja toisissa vain muutama avainsarake.

Seuraavassa on joitakin vinkkejä useiden analyysinäkymien käsittelemiseen:

• Jos haluat lisätä uuden analyysinäkymän, valitse suuri + merkki viimeisen analyysinäkymän viereistä.

• Valitse analyysinäkymän alanuoli, jotta pääset tarkastelemaan toimintoluetteloa, jonka voit tehdä näkymässä, kuten nimetä uudelleen, monistaa, poistaa ja siirtää.

  • Nimeä uudelleen -määrityksen avulla voit antaa analyysinäkymälle uuden nimen ja lisätä kuvauksen. Kuvaus näkyy työkaluvihjeenä, kun pidät hiiren osoitinta analyysinäkymän päällä, mikä helpottaa sen tarkoituksen muistamista.
  • Poista poistaa analyysinäkymän, joka on parhaillaan avoinna. Poista kaikki poistaa kaikki lisäämäsi analyysinäkymät analysis 1 -oletusnäkymää lukuun ottamatta.

• Et voi poistaa Analyysi 1:tä kokonaan, mutta voit nimetä sen uudelleen käyttämällä Nimeä uudelleen -toimintoa ja poistamalla tekemäsi muutokset Poista- tai Poista kaikki -toiminnolla.

• Lisäämiesi ja määrittämiesi analyysinäkymien koko säilyy, kunnes poistat ne. Jos palaat analysointitilaan uudelleen, ne ovat juuri sellaisia kuin ne jätit.

  Vinkki

  Määrittämäsi analyysinäkymät näkyvät vain sinulle. Muut käyttäjät näkevät vain määrittämänsä näkymät.

• Voit kopioida analyysinäkymiä. Kopioimisesta voi olla hyötyä esimerkiksi näkymän muuttamisen kokeilemisessa muuttamatta alkuperäistä. Kopioiminen on hyödyllistä myös silloin, kun haluat luoda erilaisia vaihtoehtoja samasta analyysistä.

Päivämäärähierarkiat

Analyysitilassa tietojoukon päivämääräkentät luodaan kolmen erillisen kentän vuosi-neljännesvuosi-kuukausi-hierarkian avulla. Tämä hierarkia perustuu normaaliin kalenteriin, ei Business Centralissa määritettyyn kirjanpitokalenteriin.

Lisäkenttien nimenä on <kentän nimi> Vuosi, <kentän nimi> Vuosineljännes ja <kentän nimi> Kuukausi. Jos esimerkiksi tietojoukko sisältää kentän nimeltä Kirjauspvm, vastaava päivämäärähierarkia sisältää kentät nimeltä Kirjauspvm:n vuosi, Kirjauspvm:n neljännesvuosi ja Kirjauspvm:n kuukausi.

Pivot-tila

Voit käyttää pivot-tilaa analysoidaksesi suuria määriä numeerisia tietoja, välisummatietoja luokittain ja alaluokkia. Pivot-tila on kuin pivot-taulukot Microsoft Excel:ssä.

Voit ottaa pivot-tilan käyttöön tai poistaa sen käytöstä ottamalla käyttöön pivot-tila-valinta sarakkeet-ruudussa (3). Kun käynnistät pivot-tilan, sarakeotsikko-alue tulee näkyviin ruutuun. Sarakeotsikko-alueen avulla voit ryhmitellä rivien kokonaissummat luokkiin. Sarakeotsikko-alueeseen lisättävät kentät näkyvät tietoalueen sarakkeina (1).

Tietojen analysoinnin luominen pivot-tilaan tarkoittaa kenttien siirtämistä kolmeen alueeseen: riviryhmiin, sarakeotsikoihin ja arvoihin. Seuraava kuva kuvaa, missä kentät yhdistyvät tietoalueeseen (1), missä sum on laskettu tieto ja valinnaisesti myös Arvot.

Haluatko viedä tietoja Exceliin?

Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietoaluetta tai valittua solua, johon tietojen vienti tehdään.

Suurten tietomäärien analysointi

Jos analysoitava tietojoukko ylittää 100 000 riviä, suosittelemme, että käytät analyysitilaa, joka on optimoitu suurille tietojoukoille. Tällä hetkellä on kuitenkin olemassa kaksi rajoitusta, jos siirryt tähän tilaan.

• Seuraavien neljän tietotyypin kenttien muotoilu saattaa muuttua:

  • Valuutta
  • Desimaalit (näytetään aina kahdella desimaalilla)
  • Päivämäärät (näkyy aina muodossa VVVV-KK-PP)
  • Timezones

• Vuoden 2025 2. julkaisuaallon aiemmissa Business Central -versioissa et voinut käyttää päivämäärähierarkiakenttiä sarakeotsikoissa Pivot-tilassa. Vuoden 2025 2. julkaisuaallossa ja uudemmissa tämä rajoitus poistetaan.

• Kentillä, joita käytetään pivot-tilassa ja jotka lisätään sarakeotsikoihin, on oltava pieni määrä erillisiä arvoja.

  Jos otat pivot-tilan käyttöön ja vedät kentän Sarakeotsikot-alueelle, jolla kentän taustalla olleilla tiedoilla on liian monta eri arvoa, selainvälilehti ei ehkä vastaa ja sulkeutuu. Selain sulkeutuu lopulta, mikä edellyttää, että aloitat alusta uudessa istunnossa. Tällöin älä käännä kenttää tai aseta suodatinta kenttään ennen kuin lisäät sen Sarakeotsikot-alueeseen.

Jaa data-analyysi

Kun olet valmisnut analyysinäkymän, voit jakaa sen linkkinä työtovereille ja muille organisaatiossa suoraan asiakkaalta. Vain vastaanottajat, joilla on yrityksen käyttöoikeus ja tiedot, voivat käyttää linkkiä.

1. Valitse analyysinäkymässä alanuoli ja valitse sitten Kopioi linkki.

   

   Linkki <välilehden nimi> -valintaikkuna avautuu.

2. Jakamasi analyysi linkitetään oletusarvoisesti sen yrityksen sivulle tai kyselyyn, jota parhaillaan käsittelet. Tämä näkyy company=<company_name>-painikkeen kohdan vieressä olevassa URL-kentässä. Jos haluat lähettää linkin analyysiin, joka ei liity tiettyyn yritykseen, määritä Yritys: -kentän arvoksi Älä linkitä tiettyyn yritykseen.

   

3. Valitse Kopioi.

4. Liitä linkki haluamaasi viestintävälineisiin, esimerkiksi Wordiin, Outlookiin, Teamsiin tai OneNoteen.

5. Vastaanottajat voivat valita linkin ja avata sivun tai kyselyn analyysin Business Centralissa. Heitä kehotetaan määrittämään nimi uudelle analyysinäkymälle, jonka he luovat.

Vientianalyysin määritys – lisäasetukset

Vientianalyysin määritysominaisuuden avulla voit viedä analyysin määrityksen, joka sisältää analyysinäkymään määrittämäsi sarakkeet ja suodattimet .json-tiedostona. Tätä asetusta käytetään yleensä analyysimääritysten jakamiseen tai uudelleenkäytykseen. Lisätietoja on artikkelissa Vienti- ja pakettianalyysinäkymät.

Esimerkkejä tietojen analysoinnista

Tietojen analysointi -toiminnon avulla voit tarkistaa tiedot nopeasti ja tehdä tapauskohtaisia analyysejä seuraavasti:

• Jos et halua suorittaa raporttia.
• Jos raporttia ei ole olemassa erityistarpeitasi varten.
• Jos haluat nopeasti iteroida saadaksesi hyvän yleiskuvan osasta liiketoimintaasi.

Seuraavissa osissa on esimerkkejä skenaarioista Business Centralin monille toiminta-alueille.

Esimerkki: Raha-asiat (Myyntireskontra)

Seuraa näitä vaiheita nähdäksesi, mitä asiakkaasi ovat sinulle velkaa, jaoteltuina aikaväleihin summien erääntymisen osalta:

1. Avaa Asiakkaan kirjanpitomerkinnät -luettelosivu ja valitse siirtyäksesi analyysitilaan.
2. Siirry Sarakkeet-valikkoon ja poista kaikki sarakkeet (valitse Haku-kentän vieressä oleva ruutu oikealla puolella).
3. Ota pivot-tila käyttöön (sijaitsee haku-kentän yläpuolella oikealla).
4. Vedä Asiakkaan nimi -kenttä Riviryhmät-alueeseen ja vedä Jäljellä oleva summaArvot-alueelle.
5. Vedä Eräpäivä kuukausi -kentät Sarakeselitteet-alueeseen.
6. Käytä suodatinta Analyysisuodattimet-valikossa (sivun oikealla puolella, Sarakkeet-valikon alapuolella) käyttääksesi suodatinta ja analysoidaksesi tietoja tietyltä vuodelta tai vuosineljännekseltä.
7. Anna analyysinäkymälle uusi nimi Vanhusten tilit kuukauden mukaan tai jotain, joka kuvaa tätä analyysiä.

Tapauskohtainen data-analyysin esimerkit toiminta-alueittain

Monissa Business Centralin toiminta-alueilla on artikkeleita, joissa on tapauskohtaisia tietoanalyysiesimerkkejä.

Rajoitukset

• Analyysitilaa ei tueta luetteloissa, jotka käyttävät sisennystä (olivatpa ne kiinteitä tai tiivistettäviä hierarkioita), kuten Tilikaavio- tai KP-tililuettelo -sivuilla. Näillä sivuilla ei ole käytettävissä Anna analyysitila -painiketta.
• Kun luettelo ylittää 100 000 riviä tai sisältää liittyvien taulukoiden kenttiä, laskettujen kenttien arvoja ei näytetä. Lasketut kentät ovat arvoja, jotka lasketaan sivulla sen sijaan, että ne noudetaan suoraan tietokannasta, kuten kokonaissummat, prosenttiosuudet tai ehdolliset määrät. Analyysi-välilehdelle tulee tietokuvake, joka ilmaisee, milloin tämä rajoitus on käytössä. Tämä rajoitus auttaa säilyttämään suorituskyvyn suuria tietojoukkoja analysoitaessa.

Aiheeseen liittyvät tiedot

Ad-hoc-tietoanalyysi toiminnallisen alueen mukaan
Tapauskohtainen tietoanalyysi
Tarkasteleminen ja muokkaaminen Excelissä