Configuración de Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID

El objetivo de este artículo es mostrar los pasos que se deben realizar en Smartsheet y Microsoft Entra ID para configurar el id. de Microsoft Entra para aprovisionar y desaprovisionar automáticamente usuarios o grupos en Smartsheet. Para obtener información importante acerca de lo que hace este servicio, cómo funciona y ver preguntas frecuentes al respecto, consulte Automatización del aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios para aplicaciones SaaS con Microsoft Entra ID.

Capacidades soportadas

  • Creación de usuarios en Smartsheet
  • Quitar usuarios de Smartsheet cuando ya no necesiten acceso
  • Mantenga sincronizados los atributos de usuario entre Microsoft Entra ID y Smartsheet
  • Inicio de sesión único en Smartsheet (recomendado)

Prerrequisitos

En el escenario descrito en este artículo se supone que ya tiene los siguientes requisitos previos:

Paso 1: Planifica tu despliegue de aprovisionamiento

  1. Obtén información sobre cómo funciona el servicio de aprovisionamiento.
  2. Determina quién está incluido en el ámbito de aprovisionamiento.
  3. Determinar qué datos asignar entre Microsoft Entra ID y Smartsheet.

Paso 2: Configurar Smartsheet para que admita el aprovisionamiento con Microsoft Entra ID

Antes de configurar Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID, debe habilitar el aprovisionamiento SCIM en Smartsheet.

  1. Inicie sesión como el administrador del sistema en el portal de Smartsheet y vaya a Cuenta > Centro de administración.

    Captura de pantalla de la administración de la cuenta de Smartsheet

  2. En la página Centro de administración, seleccione la opción Menú para exponer el panel Menú.

    Captura de pantalla de los controles de seguridad de Smartsheet

  3. Vaya al menú > Configuración > Dominios y aprovisionamiento automático de usuarios.

    Captura de pantalla del dominio de Smartsheet

  4. Para agregar un nuevo dominio, seleccione Agregar dominio y siga las instrucciones. Una vez agregado el dominio, asegúrese de que también se comprueba.

  5. Genere el Token secreto necesario para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID accediendo al portal de Smartsheet y, a continuación, a Cuenta > Aplicaciones e integraciones.

  6. Elija el acceso a la API. Seleccione Generar nuevo token de acceso.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Configuración personal con las opciones de acceso de API y de generación de un nuevo token de acceso resaltadas.

  7. Defina el nombre del token de acceso de la API. Selecciona Aceptar.

    Captura de pantalla del paso 1 de 2: generación de token de acceso de API con la opción Aceptar resaltada.

  8. Copie el token de acceso de API y guárdelo, ya que es el único momento en que puede verlo. Se requiere en el campo Token secreto en Microsoft Entra ID.

    Token de Smartsheet

Agregue Smartsheet desde la galería de aplicaciones de Microsoft Entra para comenzar a administrar el aprovisionamiento a Smartsheet. Si ha configurado previamente Smartsheet para el inicio de sesión único, puede usar la misma aplicación. Sin embargo, se recomienda crear una aplicación independiente al probar la integración inicialmente. Obtenga más información sobre cómo agregar una aplicación desde la galería aquí.

Paso 4: Definir quién está en el ámbito de aprovisionamiento

El servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra permite definir el ámbito de quién se aprovisiona en función de la asignación a la aplicación o en función de los atributos del usuario o grupo. Si decide determinar quién tiene acceso a su aplicación en función de la asignación, puede usar los pasos para asignar usuarios y grupos a la aplicación. Si decide definir el ámbito del aprovisionamiento únicamente en función de los atributos del usuario o grupo, puede usar un filtro de delimitación.

  • Comience pequeño. Pruebe con un pequeño conjunto de usuarios y grupos antes de implementarlo en todos. Cuando el ámbito de aprovisionamiento se establece en usuarios y grupos asignados, puede controlarlo asignando uno o dos usuarios o grupos a la aplicación. Cuando el ámbito se establece en todos los usuarios y grupos, puede especificar un filtro de ámbito basado en atributos.

  • Si necesita roles adicionales, puede actualizar el manifiesto de la aplicación para agregar nuevos roles.

Paso 5: Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios a Smartsheet

Esta sección lo guía a través de los pasos para configurar el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra para crear, actualizar y deshabilitar usuarios y/o grupos en Smartsheet basados en asignaciones de usuarios y/o grupos en Microsoft Entra ID.

Para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Microsoft Entra ID:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Entra siendo al menos un Administrador de aplicaciones en la nube.

  2. Navegue a Entra ID>Aplicaciones empresariales

    Captura de pantalla del panel de aplicaciones empresariales.

  3. En la lista de aplicaciones, seleccione Smartsheet.

    Captura de pantalla del vínculo a Smartsheet en la lista de aplicaciones.

  4. Seleccione la pestaña Aprovisionamiento.

    Captura de pantalla de las opciones de administración con la opción Aprovisionamiento seleccionada.

  5. Seleccione + Nueva configuración.

    Captura de pantalla de la pestaña Aprovisionamiento automático.

  6. En el campo Url del inquilino , escriba la dirección URL del inquilino de Smartsheet y el token secreto. Seleccione Probar conexión para asegurarse de que Microsoft Entra ID puede conectarse a Smartsheet. Si se produce un error en la conexión, asegúrese de que la cuenta de Smartsheet tiene los permisos de administrador necesarios e inténtelo de nuevo.

    Captura de pantalla de la conexión de prueba de provisionamiento.

  7. Seleccione Crear para crear la configuración.

  8. Seleccione Propiedades en la página Información general .

  9. Seleccione el icono Editar para editar las propiedades. Habilite los correos electrónicos de notificación y proporcione un correo electrónico para recibir correos electrónicos de cuarentena. Habilitación de la prevención de eliminaciones accidentales. Seleccione Aplicar para guardar los cambios.

    Captura de pantalla de las propiedades de aprovisionamiento.

  10. Seleccione Asignación de atributos en el panel izquierdo y seleccione usuarios.

  11. Revise los atributos de usuario que se sincronizan desde Microsoft Entra ID a Smartsheet en la sección Asignación de atributos. Los atributos seleccionados como propiedades Matching se usan para buscar coincidencias con las cuentas de usuario de Smartsheet con el objetivo de realizar operaciones de actualización. Seleccione el botón Guardar para confirmar los cambios.

    Atributo Tipo Compatible con el filtrado
    nombre de usuario Cuerda ✓
    activo Booleano
    título Cuerda
    nombre.dado Cuerda
    nombre.apellido Cuerda
    phoneNumbers[type eq "trabajo"].valor Cuerda
    númerosDeTeléfono[tipo igual a "móvil"].valor Cuerda
    númerosDeTeléfono[tipo eq "fax"].valor Cuerda
    emails[type = "trabajo"].valor Cuerda
    ID externo Cuerda
    Roles Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:Usuario:departamento Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:división Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:centroDeCostos Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:gerente Cuerda

  12. Para configurar los filtros de ámbito, consulte las instrucciones siguientes que se proporcionan en el artículo sobre filtros de ámbito.

  13. Use el aprovisionamiento a petición para validar la sincronización con un pequeño número de usuarios antes de implementar más ampliamente en su organización.

  14. Cuando esté listo para aprovisionar, seleccione Iniciar aprovisionamiento en la página Información general .

Paso 6: Supervisión de la implementación

Una vez configurado el aprovisionamiento, use los recursos siguientes para supervisar la implementación:

  1. Use los registros de aprovisionamiento de para determinar qué usuarios se aprovisionan correctamente o sin éxito
  2. Compruebe la barra de progreso para ver el estado del ciclo de aprovisionamiento y cómo se acerca a la finalización.
  3. Si la configuración de aprovisionamiento parece estar en un estado no saludable, la aplicación entra en cuarentena. Obtenga más información sobre los estados de cuarentena en el artículo estado de cuarentena de aprovisionamiento de aplicaciones .

Limitaciones del conector

  • Smartsheet no admite eliminaciones suaves. Cuando el atributo activo de un usuario se establece en "False", Smartsheet elimina al usuario de forma permanente.

Registro de cambios

  • 16/06/2020: se ha agregado compatibilidad con los atributos de extensión de empresa "Centro de costo", "División", "Administrador" y "Departamento" para los usuarios.
  • 02/10/2021: se añadió compatibilidad con los atributos fundamentales "emails[type eq "work"]" para los usuarios.
  • 12/02/2022: se ha agregado la dirección URL del inquilino o de SCIM de https://scim.smartsheet.com/v2 para la integración de SmartSheet en la sección Credenciales de administrador.

Recursos adicionales

Contenido relacionado

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