Tutorial: Administrar elementos de trabajo en Microsoft Project y Microsoft Excel

Actualización: noviembre 2007

Este tutorial describe cómo administrar los elementos de trabajo en Microsoft Project y Microsoft Excel.

Entre las tareas ilustradas en este tutorial se incluyen las siguientes:

  • Crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel a partir de una consulta del elemento de trabajo.

  • Crear un nuevo requisito de software en Microsoft Excel.

  • Sincronizar una lista de elementos de trabajo de Microsoft Excel con la base de datos de elementos de trabajo.

  • Importar elementos de trabajo en Microsoft Project.

  • Crear una nueva tarea en Microsoft Project.

  • Crear vistas de sólo lectura en Microsoft Project.

  • Sincronizar Microsoft Project con la base de datos de elementos de trabajo.

  • Ver y actualizar la lista de comprobación del proyecto.

Requisitos previos

Para completar este tutorial, necesita lo siguiente:

  • Un proyecto de equipo en el que tenga permisos suficientes para obtener acceso y crear los elementos de trabajo.

  • Seguir el procedimiento Tutorial: Crear un nuevo proyecto de equipo para crear el proyecto de equipo AdventureWorks.

  • Uno o varios usuarios de Team Foundation a quienes pueda asignar los elementos de trabajo. Para obtener más información, consulte Cómo: Agregar un usuario.

Permisos necesarios

Para realizar este tutorial, debe ser miembro del grupo Contributors del proyecto de equipo o tener el valor de los permisos Ver elementos de trabajo de este nodo y Editar elementos de trabajo de este nodo establecido en Permitir. Además, debe ser miembro del grupo Contributors del portal del proyecto. Para obtener más información, vea Permisos de Team Foundation Server.

Administrar los elementos de trabajo en Microsoft Excel

Puede utilizar Microsoft Excel para almacenar listas de problemas, elementos de trabajo o incluso programar el trabajo.

Crear una lista de elementos de trabajo

Team Foundation proporciona un complemento de Microsoft Excel que relaciona un objeto de lista de la hoja de cálculo con la base de datos de elementos de trabajo.

Para crear una lista de elementos de trabajo en Microsoft Excel

  1. En Team Explorer, abra el proyecto de equipo AdventureWorks, expándalo, expanda los nodos Elementos de trabajo y, a continuación, Consultas del equipo.

  2. Haga clic con el botón secundario en la consulta Todos los requisitos de calidad de servicio y seleccione Abrir en Microsoft Excel.

    Microsoft Excel abre con todos los requisitos de AdventureWorks en una lista de elementos de trabajo. La lista está vacía.

Crear un nuevo elemento de trabajo en una lista de elementos de trabajo

Después de crear una lista de elementos de trabajo en Microsoft Excel, puede crear un nuevo requisito.

Para crear un nuevo requisito de software en una lista de elementos de trabajo

  1. En la primera fila en blanco, escriba los siguientes valores de columna:

    1. En la columna Tipo de elemento de trabajo, seleccione Requisito de calidad de servicio.

      Nota:

      Puede que vea un cuadro de diálogo que le advierta que al insertar una fila, se pueden desplazar otras filas de datos hacia abajo. Si aparece, haga clic en Aceptar en este cuadro de diálogo.

    2. En la columna Título, escriba Cálculos de envío.

    3. En la columna Tipo de calidad de servicio, seleccione Rendimiento.

    4. En la lista de la columna Estado, asegúrese de que esté seleccionada la opción Activo.

    5. Si lo desea, en la lista de la columna Asignado a, asigne el elemento de trabajo a otra persona.

    6. Deje el resto de las otras columnas con sus valores predeterminados.

  2. Repita el paso 1 para crear otro requerimiento titulado Selección en almacén.

  3. En la ficha Equipo, en el grupo Elementos de trabajo, haga clic en Publicar.

    En la barra de estado aparecerá un mensaje que indica que la operación se ha completado correctamente. Team Foundation guarda el nuevo requisito en la base de datos de elementos de trabajo.

    Nota:

    En Microsoft Office Excel 2003, use el menú Equipo.

Guardar la lista de elementos de trabajo en el portal del proyecto de equipo

Cuando cree documentos en Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft Project, puede guardarlos en el portal del proyecto. El portal del proyecto es un sitio de Windows SharePoint Services. Al guardar documentos en el portal, los comparte con todo el equipo y, además, establece el control de versiones de los documentos.

Para guardar un documento en el portal del proyecto de equipo

  1. En Microsoft Excel, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

    Nota:

    En Microsoft Office Excel 2003, utilice el menú Archivo.

  2. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, escriba http://<nombreServidorTFS>/sites/AdventureWorks, donde nombreServidorTFS es el nombre de su servidor Team Foundation Server.

  3. Haga clic en Guardar.

    El cuadro de diálogo Guardar como se actualizará con la lista de bibliotecas de documentos del sitio.

  4. Seleccione la biblioteca de documentos Requisitos y, a continuación, haga clic en Abrir.

  5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Requisitos de AdventureWorks.

  6. Haga clic en Guardar.

Administrar los elementos de trabajo en Microsoft Project

Microsoft Project se utiliza normalmente para disponer dependencias de tareas, equilibrar la carga de los recursos y calcular fechas de finalización.

Crear un archivo de Microsoft Project para las asignaciones de tareas

Team Foundation proporciona un complemento de Microsoft Project que permite conectar los planes del proyecto con el proyecto de equipo. Una vez que se ha programado el trabajo en un plan de proyecto, los datos pueden publicarse en la base de datos de elementos de trabajo. Team Foundation crea nuevos elementos de trabajo para las asignaciones de tareas realizadas en Microsoft Project. Las tareas aparecen en la cola de elementos de trabajo del desarrollador correspondiente.

Para crear un archivo de proyecto en Microsoft Project desde Team Explorer

  1. En Team Explorer, abra el proyecto de equipo AdventureWorks, a continuación, el nodo Documentos y, finalmente, el nodo Administración de proyectos.

  2. Haga clic con el botón secundario en el archivo Development Project Plan.mpp y, a continuación, haga clic en Editar.

  3. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Aceptar.

  4. Para enlazar el archivo de Microsoft Project al proyecto AdventureWorks, en la barra de herramientas Equipo haga clic en Elegir proyecto de equipo. A continuación, en el cuadro de diálogo Conectar con servidor Team Foundation Server, haga clic en AdventureWorks.

Agregar los elementos de trabajo al archivo de proyecto

Ahora puede obtener los elementos de trabajo de la base de datos para agregarlos al archivo de proyecto.

Para recuperar elementos de trabajo en Microsoft Project

  1. En Microsoft Project, en la barra de herramientas Equipo, haga clic en Obtener elementos de trabajo.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener elementos de trabajo.

  2. En el cuadro de diálogo Obtener elementos de trabajo, seleccione Consulta guardada; en la lista desplegable, seleccione Todos los requisitos de calidad de servicio y, a continuación, haga clic en Buscar.

  3. En la lista Elementos de trabajo, seleccione los requisitos Selección en almacén y Cálculos de envío; a continuación, haga clic en Aceptar.

    Team Foundation inserta los dos requisitos como tareas de Microsoft Project.

Agregar nuevos elementos de trabajo en Microsoft Project

Para agregar nuevos elementos de trabajo a la base de datos de elementos de trabajo puede especificar la información en Microsoft Project y, a continuación, publicar los nuevos elementos de trabajo en Team Foundation.

La vista predeterminada de Microsoft Project muestra muchas columnas. Estas columnas están sincronizadas con la base de datos de elementos de trabajo:

  • Id. del elemento de trabajo   Valor de sólo lectura que es un número único para identificar el elemento de trabajo en el proyecto de equipo. Este valor se genera automáticamente al crear nuevos elementos de trabajo. Id. del elemento de trabajo se corresponde con el campo Id. de la base de datos de elementos de trabajo.

  • Título   Título del elemento de trabajo.

  • Nombres de los recursos   Propietario actual del elemento de trabajo, que coincide con el valor del campo Asignado a de la base de datos de elementos de trabajo. Para facilitar la asignación del trabajo, los recursos de Microsoft Project se actualizan con las cuentas de usuario del proyecto de equipo.

  • Ruta de acceso del área   Nodo de estructura de proyecto de equipo que contiene el elemento de trabajo.

  • Tipo de elemento de trabajo   Tipo al que pertenece el elemento de trabajo, como un error, un requisito, una tarea o un riesgo.

  • Ruta de acceso de la iteración   Momento en el que se tratará o se trabajará en el elemento de trabajo.

  • Publicar y actualizar   Valor que indica si los cambios que se realicen en el elemento de trabajo de Microsoft Project deben publicarse en la base de datos.

Para agregar nuevos elementos de trabajo en Microsoft Project

  1. Seleccione la fila situada debajo del requisito Cálculos de envío.

  2. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

    Microsoft Project crea una fila de tarea vacía debajo del requisito Cálculos de envío.

  3. Especifique los valores siguientes para las columnas de la nueva tarea:

    1. En la columna Título, escriba Actualizar código de cesta Web.

    2. En la lista de la columna Tipo de elemento de trabajo, haga clic en Tarea.

    3. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Aplicar sangría.

  4. Seleccione la fila situada debajo del requisito Selección en almacén.

  5. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

    Microsoft Project crea una fila de tarea vacía debajo del requisito Selección en almacén.

  6. Especifique los valores siguientes para las columnas de la nueva tarea:

    1. En la columna Título, escriba Crear nueva aplicación cliente.

    2. En la lista de la columna Tipo de elemento de trabajo, haga clic en Tarea.

    3. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Aplicar sangría.

    Ahora ya tiene dos nuevas tareas que son subtareas de los requisitos Cálculos de envío y Selección en almacén.

  7. En la barra de herramientas Equipo, haga clic en Publicar.

    En la barra de estado aparece un mensaje que indica que la operación se ha realizado correctamente.

Asignar rutas de acceso del área a los elementos de trabajo en Microsoft Project

Puede asignar categorías de componentes de la estructura del proyecto que creó con anterioridad a los elementos de trabajo en Microsoft Project. Estas asignaciones le permitirán realizar un seguimiento de los elementos de trabajo que pertenecen al equipo de quiosco frente al equipo de web.

Para asignar las categorías de componentes en Microsoft Project

  1. En el requisito Cálculos de envío, en la lista de la columna Ruta de acceso del área, seleccione Web.

  2. En la tarea Actualizar código de cesta Web, en la lista de la columna Ruta de acceso del área, seleccione Web.

  3. En el requisito Selección en almacén, en la lista de la columna Ruta de acceso del área, seleccione Quiosco.

  4. En la tarea Crear nueva aplicación cliente, en la lista de la columna Ruta de acceso del área, seleccione Quiosco.

  5. En la barra de herramientas Equipo, haga clic en Publicar.

    En la barra de estado aparece un mensaje que indica que la operación se ha realizado correctamente.

  6. En el menú Proyecto, seleccione Agrupar por y, a continuación, Área de proyecto de equipo. Es posible que tenga que seleccionar Más grupos para buscar el grupo Área de proyecto de equipo.

    Ahora verá los requisitos y las tareas agrupados de acuerdo con la estructura del proyecto AdventureWorks.

Asignar iteraciones a los elementos de trabajo en Microsoft Project

A continuación, puede especificar cuándo se realizará el trabajo asignando las iteraciones que creó anteriormente.

Para asignar las iteraciones en Microsoft Project

  1. En el requisito Cálculos de envío, en la lista de la columna Ruta de acceso de la iteración, seleccione Beta M2.

  2. En la tarea Actualizar el código de cesta Web, en la lista de la columna Ruta de acceso de la iteración, seleccione Beta M2.

  3. En el requisito Selección en almacén, en la lista de la columna Ruta de acceso de la iteración, seleccione Prototipo M1.

  4. En la tarea Crear nueva aplicación cliente, en la lista de la columna Ruta de acceso de la iteración, seleccione Prototipo M1.

  5. En la barra de herramientas Equipo, haga clic en Publicar.

    En la barra de estado aparece un mensaje que indica que la operación se ha realizado correctamente.

  6. En el menú Proyecto, seleccione Agrupar por y, a continuación, Iteración de proyecto de equipo. Es posible que tenga que seleccionar Más grupos para buscar el grupo Iteración de proyecto de equipo.

  7. Ahora verá los requisitos y las tareas agrupados de acuerdo con la iteración del proyecto AdventureWorks.

  8. En el menú Archivo, haga clic en Guardar/Actualizar.

  9. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba Trabajo de requisitos.

  10. Haga clic en Guardar.

    Microsoft Project guarda el archivo de proyecto en el portal del proyecto y también aparece en el nodo Documentos de Team Explorer. Si no ve su archivo de proyecto nuevo en Team Explorer, actualice la vista haciendo clic con el botón secundario en el proyecto de equipo y haciendo clic en Actualizar.

Trabajar con varios archivos de proyecto

Puede crear varios archivos de Microsoft Project, lo que le permite crear varias vistas de los mismos elementos de trabajo. De esta forma, cada equipo puede concentrarse en una parte del trabajo. Para reducir las posibilidades de que se realicen cambios conflictivos desde varias ubicaciones, puede hacer que algunos de los documentos sólo permitan su actualización.

Para crear un archivo de Microsoft Project de sólo lectura

  1. En Team Explorer, abra el proyecto de equipo AdventureWorks, a continuación, el nodo Documentos y, finalmente, el nodo Administración de proyectos.

  2. Haga doble clic en el archivo Development Project Plan.mpp.

  3. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Aceptar.

  4. Para enlazar el archivo de Microsoft Project al proyecto AdventureWorks, en la barra de herramientas Equipo haga clic en Elegir proyecto de equipo. A continuación, en el cuadro de diálogo Conectar con servidor Team Foundation Server, haga clic en AdventureWorks.

  5. En Microsoft Project, en la barra de herramientas Equipo, haga clic en Obtener elementos de trabajo.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener elementos de trabajo.

  6. Seleccione Consulta guardada y, a continuación, en la lista de consultas guardadas, seleccione Todos los requisitos de calidad de servicio.

  7. Haga clic en Buscar.

  8. En la lista Elementos de trabajo, seleccione Selección en almacén y Crear nueva aplicación cliente.

  9. Haga clic en Aceptar.

    Team Foundation inserta los dos elementos de trabajo como tareas de Microsoft Project.

    Nota:

    La base de datos de elementos de trabajo no mantiene las relaciones entre las tareas de Microsoft Project que le permitirían crear vistas distintas con dependencias diferentes en varios archivos de Microsoft Project.

  10. Seleccione la tarea Crear nueva aplicación cliente y, a continuación, haga clic en la opción Aplicar sangría de la barra de herramientas Formato.

  11. En la lista de la columna Publicar y actualizar de ambos elementos de trabajo, haga clic en Sólo actualizar.

  12. Intente cambiar la columna Título de Crear nueva aplicación cliente por Crear nuevo cliente.

    Obtendrá un mensaje de error que indica que la tarea es de sólo lectura. Esta característica le permite crear varias vistas de los mismos elementos de trabajo asegurándose de que los cambios sólo se realizan en un documento. Presione la tecla Esc para deshacer los cambios.

  13. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

  14. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba Trabajo de quiosco.

  15. Haga clic en Guardar.

Ver y actualizar la lista de comprobación del proyecto

La lista de comprobación del proyecto constituye una forma fácil de asegurarse de que se han efectuado todos los pasos necesarios para completar una fase del proyecto. La lista de comprobación se almacena en Microsoft Excel. Puede asignar los elementos de trabajo y sincronizar la lista de comprobación con Team Foundation para realizar el seguimiento del progreso de los pasos.

Nota:

La lista de comprobación del proyecto está disponible en MSF for Agile Software Development. Si su proyecto utiliza una metodología diferente, puede que no tenga dicha lista. MSF for Agile Software Development es una de las plantillas de orientación del proceso incluidas en Team Foundation. Para obtener más información, vea Buscar y utilizar la guía de procesos.

Para ver y actualizar la lista de comprobación del proyecto

  1. En el nodo Documentos deTeam Explorer, expanda la carpeta Administración de proyectos y abra el archivo Project Checklist.xls.

  2. En la columna Asignado a de la lista de comprobación del proyecto, asigne cada uno de los elementos de trabajo escribiendo o seleccionando el nombre de usuario de una persona del equipo.

  3. Sincronice la lista de comprobación del proyecto de Microsoft Excel con Team Foundation.

    Para obtener más información sobre cómo sincronizar las hojas de cálculo de Microsoft Excel con Team Foundation, vea Trabajar con elementos de trabajo en Microsoft Project y Microsoft Excel.

Vea también

Tareas

Tutorial: Crear un nuevo proyecto de equipo

Tutorial: Unirse a un proyecto de equipo

Tutorial: Resolver cambios conflictivos en Microsoft Excel o Microsoft Project

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