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Microsoft Dataverse admite directivas de retención personalizadas para conservar de forma segura datos ilimitados a largo plazo de forma rentable. Si bien Dataverse puede respaldar el crecimiento de su negocio sin límite de datos activos, es posible que desee considerar mover los datos inactivos al almacén Dataverse de retención a largo plazo.
Importante
El entorno Power Platform donde reside la directiva de retención debe ser un entorno administrado. Esto también se aplica a Dynamics 365 clientes que tendrán que actualizar a un entorno administrado si el entorno aún no es un entorno administrado.
Los clientes que no cumplan con este requisito pueden continuar creando directivas de retención de datos, pero las directivas están deshabilitadas.
Mire este vídeo para obtener información sobre la retención de datos a largo plazo de Dataverse.
Ciclo de vida de datos de aplicaciones comerciales
Considere el ciclo de vida de los datos de la aplicación empresarial en tres etapas. Primero datos activos, que con el tiempo pasan a datos inactivos y, finalmente, pasan a datos eliminados.
| Fase | Descripción |
|---|---|
| 1. Datos activos | Los datos están fácilmente disponibles y se transforman a través de aplicaciones. Se accede a través de todos los flujos de trabajo de la aplicación. También denominados datos en vivo. |
| 2. Datos inactivos | Los datos son inmutables y de solo lectura. Se almacena en retención a largo plazo. Tiene acceso limitado. Retenido para cumplimiento, auditoría e investigación legal. |
| 3. Datos eliminados | Eliminados de forma permanente Se completa el ciclo de vida de los datos. |
Dataverse ofrece compatibilidad nativa con la plataforma para la retención a largo plazo de datos. Ayuda a su organización a obtener ventajas inmediatas y continuas:
- Conserve de forma segura los datos históricos de la aplicación a largo plazo para los requisitos de auditoría, legales y reglamentarios.
- Acceda a los datos de solo lectura para fines de consulta limitados.
- Reduzca la capacidad de la base de datos consumida y ahorre dinero en datos inactivos.
- Evite las inversiones de TI necesarias para crear y mantener soluciones personalizadas para la retención a largo plazo de los datos históricos de la aplicación.
Cómo funciona
Los administradores de aplicaciones configuran políticas personalizadas para una tabla con criterio para retener datos a largo plazo. Los datos retenidos nunca se sacan de Dataverse, los datos se almacenan en retención a largo plazo de Dataverse. Los datos siempre están protegidos con la seguridad de Dataverse respaldada por Microsoft Entra ID.
Importante
- Una vez que los datos se conservan con la retención de Dataverse a largo plazo no se pueden volver a mover al estado de aplicación en vivo (activo) de Dataverse.
- Cuando se ejecuta una directiva de retención, el proceso realiza solicitudes de API en Microsoft Power Platform. Estas solicitudes se cuentan para las solicitudes de API existentes disponibles con su plan. Más información: Solicita límites y asignaciones
Dataverse proporciona acceso de solo lectura a los datos retenidos a través de:
- Búsqueda avanzada dentro de una aplicación.
- Flujo de nube de Power Automate.
- API de OData de Dataverse para pantallas personalizadas.
Tipos de datos retenidos a largo plazo
Las tablas estándar de Dataverse (excepto del sistema), las tablas personalizadas, junto con los archivos adjuntos e imágenes, se pueden conservar en almacenamiento a largo plazo de Dataverse.
Nota
Actualmente, la auditoría de tablas y las tablas elásticas no son compatibles con la retención a largo plazo.
Los administradores establecen directivas de retención en las tablas cuando el fabricante de la aplicación habilita la retención a largo plazo para la tabla. Cuando un fabricante habilita la retención en una tabla raíz principal, también habilita la retención para todas las tablas secundarias y adjuntos e imágenes asociadas.
Retención de datos a largo plazo y acción de eliminación y complementos existentes
Todas las relaciones de cascada de acciones de eliminación existentes y los complementos de las tablas se ejecutan cuando se ejecuta una política de retención de datos en las tablas. Además, la acción de retención se puede utilizar para desencadenar un comportamiento personalizado. Los creadores de aplicaciones pueden escribir complementos personalizados para la acción de retención.
Más información: Retención de datos a largo plazo
Informes de capacidad de almacenamiento
Con la retención a largo plazo de Dataverse, los datos nunca se mueven fuera de Dataverse. La capacidad reportada en los informes de administración actuales de Power Platform incluye datos activos (en vivo) y retenidos (inactivos) en GB.
Detalles de la capacidad de la base de datos informados:
- La capacidad de la base de datos informada es la suma de los datos en vivo y retenidos. La capacidad total de la base de datos consumida se reduce según la proporción de las filas de datos retenidas durante la ejecución de una política.
Tenga en cuenta que la ejecución de la política tardará de 72 a 96 horas en completarse y habrá 24 horas adicionales después para que aparezcan los informes de capacidad de la base de datos.
Cuando están disponibles, los informes muestran dos entradas para una tabla que está habilitada para la retención a largo plazo:
- Tabla, como Caso1 o Contacto.
- Tabla retenida, como Caso retenido y Contacto retenido.
1 La tabla de casos requiere una aplicación Dynamics 365, como Dynamics 365 Customer Service.
Detalles de capacidad de archivo notificados:
- Si hay archivos adjuntos asociados retenidos a largo plazo, la capacidad del archivo refleja la suma de los datos en vivo y retenidos. No se observarán reducciones ni ahorros en la capacidad de los archivos después de ejecutar una política de retención que involucre archivos adjuntos.
Los informes de capacidad de registros no están disponibles actualmente.
Ver los informes de capacidad
Imagine un escenario que no es de producción donde todos los datos actuales de las tablas de casos y de contactos se retienen con el almacenamiento a largo plazo de Dataverse. Una vez que la política de retención a largo plazo se completa con éxito, hay entradas para Caso retenido y Contacto retenido en el informe La reducción en la capacidad de la base de datos consumida depende de la cantidad de tipos de datos de filas y columnas involucrados en el proceso de retención. Para los entornos de producción, los informes podrían tardar de unos días a una semana en reflejar los ahorros totalmente reducidos. Para los entornos de no producción, los informes podrían tardar hasta dos semanas en reflejar los ahorros.
Nota
- Si las tablas no están visibles en el informe, exporte la vista a una hoja de cálculo de Excel seleccionando las tres barras verticales de la parte superior derecha del informe de capacidad y, a continuación, seleccione Descargue todas las tablas.
- Si una tabla suele tener tablas hijas asociadas, los informes de capacidad también muestran el tamaño en GB retenido por las tablas hijas.
Para obtener más información sobre los informes de capacidad, vaya a nueva capacidad de almacenamiento de Microsoft Dataverse.
Comprender los costos de almacenamiento de retención a largo plazo
La retención a largo plazo de Dataverse no requiere compras de almacenamiento adicionales y no requiere que usted compre la función como un servicio separado. Cada GB transferido de base de datos de Dataverse a retención a largo plazo de Dataverse consume, en promedio, un 50 % menos de capacidad de base de datos. Esto se debe a que los datos se comprimen en Dataverse a largo plazo de retención.
Por ejemplo:
- Supongamos que hoy Contoso consume una capacidad de 1000 GB de base de datos y que se ejecutó la directiva de retención a largo plazo programada, la cual retiene 200 GB de datos con la retención a largo plazo de Dataverse.
- Con una compresión media de al menos el 50 %, el tamaño de los datos retenidos es de 100 GB, lo que supone un ahorro del 50 % en comparación con cuando los datos se encontraban en estado activo.
- Esto implica que Contoso ahora tiene 800 GB de datos activos y 100 GB de datos inactivos en Dataverse.
- En este escenario, los informes de capacidad de almacenamiento muestran el uso de la base de datos como 900 GB (800 GB + 100 GB).
Nota
- La retención a largo plazo de Dataverse comprime los datos de la base de datos. La cantidad de compresión depende del tipo de datos en Dataverse. Con algunos datos (indeterministas), es posible que observe ahorros superiores al 50 %, mientras que en otros es posible que observe menos del 50 %. También puede notar que los ahorros son más evidentes cuando se retienen mayores volúmenes de datos (cientos de GB) con una retención a largo plazo.
- Para archivos adjuntos e imágenes, la retención a largo plazo de Dataverse no reduce la capacidad consumida. En casos excepcionales, según el archivo o la imagen, es posible que experimente ahorros insignificantes en la capacidad del archivo.
Directivas de retención conscientes de la solución
Las directivas de retención de Dataverse reconocen las soluciones. Las políticas de retención de Dataverse agregadas a una solución se conocen como políticas de retención asociadas a la solución. Puede agregar varias políticas de retención a una única solución. Las políticas de retención se agregan a una solución no administrada. Esto ayuda a los fabricantes a seguir las prácticas recomendadas de administración del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) cuando trabajan con políticas de retención de Dataverse.
Cuando incluye sus políticas de retención en una solución, sus definiciones se vuelven portátiles, lo que facilita moverlas de un entorno a otro, lo que ahorra el tiempo necesario para crear la política de retención. Por ejemplo, primero desarrolla una solución que contiene una política de retención en un entorno de desarrollo o sandbox. Luego mueve esa política de retención a un entorno de preproducción para probar y validar que la solución funciona bien y está lista para la producción. Una vez completadas las pruebas, el administrador importa la solución al entorno de producción.
Para agregar una directiva de retención a una solución, vaya al Power Apps (make.powerapps.com), cree o abra una solución y siga estos pasos:
- Seleccione Agregar existente>Más>Otro>Configuración de ciclo de vida de datos (nombre de visualización cambiado de RetentionConfig a Configuración de ciclo de vida de datos para admitir escenarios de retención y eliminación).
- Seleccione una o varias directivas de retención para agregar a la solución.
Data Life Cycle Config admite la adición de directivas de archivado y eliminación en una solución.
Nota
- Los datos retenidos por las políticas de retención no son portátiles como parte de las soluciones, solo lo son las definiciones de la política de retención. Debe ejecutar la política de retención en un entorno para retener los datos en almacenamiento a largo plazo de Dataverse.
- Solo las directivas de retención creadas en entornos de Power Platform pueden ser compatibles con la solución.
- Cuando la retención a largo plazo se habilita mediante un proceso de importación de soluciones, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente.
Usted crea una solución antes de agregarle una política de retención. La exportación e importación de soluciones que contienen políticas de retención es igual que con otros componentes de la solución.
Para obtener más información acerca de las soluciones y los componentes de soluciones, consulte Información general sobre las acciones.
Pasos siguientes
Establecer una política de retención de datos para una tabla