Realizar un seguimiento y administrar actividades

Las actividades de Dynamics 365 Sales ayudan a crear relaciones de cliente más sólidas mediante la creación de un registro completo de cada interacción. Al registrar correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones y tareas, el equipo puede ver el contexto completo de las relaciones de los clientes, evitar duplicar los esfuerzos y realizar un seguimiento más eficaz.

Por ejemplo, al grabar una llamada telefónica con un prospecto sobre los precios, esa información se adjunta automáticamente a su registro. Más adelante, cuando un compañero abra la cuenta del mismo prospecto, verá esa conversación y no perderá tiempo en volver a cubrir el mismo terreno. El sistema marca de tiempo automáticamente cada actividad y muestra quién lo creó, por lo que su equipo siempre conoce el estado más reciente.

Al realizar un seguimiento de todas las interacciones del cliente (cada correo electrónico, llamada telefónica, tarea y cita), se crea un historial completo al que puede hacer referencia todo el equipo. Esto crea confianza con los clientes y garantiza que ninguna oportunidad pase por las grietas.

Buscar tus actividades

Busque sus actividades en Misactividades> en el mapa del sitio.

Vea las actividades en la vista Kanban, Calendar, Focused o Read-only Grid

1. En el mapa del sitio, seleccione Actividades.

2. En la barra de comandos, seleccione Mostrar como y, a continuación, elija el tipo de vista que desea ver: Enfoque, Calendario, Kanban o Cuadrícula de solo lectura.

   

Se admiten los siguientes tipos de vista para la cuadrícula Actividad:

• Cuadrícula de solo lectura Muestra una lista de todas las actividades.
• Calendario. Muestra un calendario con una lista de las actividades programadas del día y las operaciones asociadas.
• Enfocado. Muestra una lista filtrada de actividades que son más relevantes para usted.
• Kanban. Muestra una representación visual de sus actividades de ventas en sus diferentes estados. Esta vista le permite ver el estado de todas las actividades de la canalización y arrastrarlas para pasar de un estado a otro (por ejemplo, Abrir, Completado, Cancelado, Programado). Más información: Trabajar con actividades en la vista Kanban

Cambiar la vista de actividades

Cambie entre diferentes vistas para centrarse en las actividades que más importan. Puede ver sus propias actividades, las actividades de su equipo o filtrar por otros criterios.

1. En el mapa del sitio, en Mi trabajo, seleccione Actividades.

2. En la lista desplegable Vistas, seleccione la vista a la que desea cambiar.

Filtrar la lista de actividades

Filtre la lista de actividades para ver solo las que le interesen. Por ejemplo, puede limitar aún más las actividades que está viendo en una vista mediante el filtro por tipo de actividad. El filtro por tipo de actividad le permite filtrar las actividades en función del tipo, como un correo electrónico, una tarea, una llamada de teléfono, etc.

También puede usar el filtro Vencimiento para ver las actividades que vencen en un plazo determinado, como las actividades que vencen hoy o antes o las actividades que vencen en los próximos siete días o antes.

Crear o editar una nueva actividad

Puede crear actividades independientes que no estén asociadas a ningún registro de cliente o ventas. Para ello, en el mapa del sitio, seleccione Actividades y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Correo electrónico, Llamada de teléfono o Tarea, en función de la actividad que desee crear.

Para editar un registro de actividad existente, abra la actividad seleccionando su título.

Agregar una nueva actividad para un cliente

A menudo, agrega una actividad asociada a un contacto, oportunidad, cuenta u otro tipo de registro para ayudarle a realizar un seguimiento de todo el historial de comunicación que tiene con un cliente. También puede agregar una actividad para usted mismo.

Dado que la relación de la organización con un cliente se desarrolla con el tiempo, usted y otros miembros de su equipo pueden examinar un feed de actividades mientras trabajan con el cliente y ver el historial de las interacciones. También puede incluir actividades en informes para realizar un seguimiento del progreso en curso.

Para agregar una nueva actividad para un cliente:

1. Abra el registro de cuenta del cliente. Use Búsqueda rápida en la barra de navegación para buscar rápidamente un registro.
2. Seleccione Relacionado>Actividades.
3. En la página Actividades, seleccione Nueva actividad>Tipo de actividad.
4. En el panel Creación rápida, especifique la información necesaria y después seleccione Guardar y cerrar.

Agregar una actividad para usted mismo

Agregue una tarea o una nota para usted mismo cuando desee un recordatorio para hacer algo personal, como programar una cita con el médico o asistir a un evento deportivo.

De lo contrario, para mantener un historial de las interacciones con un cliente, agregue nuevas actividades asociadas con el registro de un cliente, de modo que esas actividades se conviertan en parte del historial que pueden ver otras personas del equipo.

Para agregar una actividad para usted mismo:

1. En el mapa del sitio, en Mi trabajo, seleccione Actividades.
2. En la barra de comandos, seleccione el tipo de actividad que desea agregar, como Tarea o Correo electrónico.
3. Rellene los campos y seleccione Guardar y cerrar.

Adjuntar un documento

Puede adjuntar documentos, hojas de cálculo, imágenes y casi cualquier tipo de archivo a correos electrónicos y notas.

Para adjuntar un documento a un correo electrónico:

1. Abra el formulario de correo electrónico.
2. En la barra de comandos, seleccione Adjuntar archivo.
3. Busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.
   El archivo seleccionado aparece en el panel Archivo adjunto.

Para adjuntar un documento a una nota o una tarea:

1. En el panel Escala de tiempo, seleccione + y luego seleccione Nota.
2. Agregue la nota y seleccione el icono de archivo adjunto antes del botón Añadir nota.
3. Busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.
   El archivo seleccionado aparece encima del botón Añadir nota.

Marque una actividad como completa

Después de llamar a alguien, completar una tarea, enviar un correo electrónico o ir a una cita, marque la actividad de esa acción como completada.

1. Abra la actividad.

2. En la barra de comandos, seleccione Marcar como terminado.

   

Marcar varias actividades como completas a la vez

1. En la lista de actividades, seleccione todas las actividades que desee marcar como completadas.
2. En la barra de comandos, seleccione Marcar como terminado.

Prácticas recomendadas para actividades

A continuación, se proporcionan algunas sugerencias sobre cómo usar actividades en ventaja de la organización:

• Agregue una actividad para cada interacción con el cliente. Asegúrese de que el historial de un cliente incluya un registro de cada comunicación que mantiene con él.

• Use el tipo de actividad adecuado para la acción. Puede ser tentador ingresar una nueva nota que diga "Envié un correo electrónico para confirmar el precio" o "Llamé al cliente para discutir su caso de servicio". Sin embargo, debe agregar una actividad de correo electrónico o llamada telefónica para realizar un seguimiento de ese tipo de acciones y usar notas para más texto general.

• Agregue actividades para usted mismo también. Puede realizar un seguimiento de sus propias asignaciones, eventos y notas, sin asociar estas actividades con un cliente.

  Use el comando Crear en la barra de navegación. Busque estas actividades en la lista ordenando por la columna, Referente a, que está en blanco para informar que la actividad no está asociada con un registro de clientes.

• Recuerde que las actividades se agrupan bajo sus registros asociados. Suponga que desea recordarse hacer un seguimiento con Cecil Langer, un contacto que está asociado con la cuenta de Wingtip Toys. Debe agregar la actividad de tarea al registro de contacto para Cecil (no para la cuenta de ​Wingtip Toys).

  De este modo, la tarea se incorpora automáticamente en la cuenta, y tú y las demás personas de tu equipo ven la tarea cuando miran el contacto, y cuando miran la cuenta de Wingtip Toys. (Y sabrán que lo tienes todo bajo control).

¿No encuentra las características en su aplicación?

Hay algunas posibilidades:

• No tiene la licencia necesaria para usar esta característica. Consulte la tabla comparativa y la guía de licencias para ver qué funciones están disponibles con su licencia.
• No tiene el rol de seguridad necesario para usar esta característica.
  • Para configurar o instalar una característica, debe tener los roles de administración y personalización
  • Para usar las características relacionadas con las ventas, debe tener los roles de ventas principales
  • Algunas tareas requieren roles funcionales específicos.
• Su administrador no ha activado la característica.
• Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones predeterminadas Sales Hub y Sales Professional.

Información relacionada

Trabajar con actividades en la vista Kanban