Gestión de propuestas de factura de proyecto

Se aplica a: Project Operations integrado con ERP

El departamento de facturación puede procesar propuestas de factura del proyecto cuando se cumplen las tres condiciones siguientes:

• El administrador de proyecto confirma la factura proforma en Microsoft Dataverse.
• Registra todas las transacciones de ventas de tiempo y materiales no facturadas que incluye la factura proforma mediante el diario Dynamics 365 Project Operations Integration.
• El proceso periódico de importar desde la tabla de preparación se completa para las líneas de ventas no facturadas y facturadas.

Siga estos pasos para completar una propuesta de factura de proyecto en Dynamics 365 Finance.

1. Revise la información de facturación de las transacciones de tiempo y material y publique el diario Project Operations Integration.
2. Revise la información de facturación para conocer los hitos de facturación de precio fijo.
3. Revise y dé formato a una propuesta de factura de proyecto.
4. Publicar e imprimir facturas de proyecto.

Administración de información de facturación en el diario de integración de Project Operations

El contable del proyecto revisa y registra los datos reales del proyecto creados en Dataverse dentro de Finance. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el diario de Integración, consulte diario de Integración en Operaciones de Proyecto.

Agregue datos reales de costos y ventas no facturadas al diario de integración como líneas independientes:

• La transacción de costo real del proyecto en Dataverse proporciona el precio unitario y el importe del costo en la predeterminación de costo real.
• La transacción real de ventas no facturadas del proyecto en Dataverse proporciona el precio de venta unitario y el importe de ventas en los precios predeterminados de las transacciones de ventas no facturadas.

Impuestos sobre las ventas de facturación

El sistema calcula los impuestos sobre ventas para la facturación mediante la combinación de los campos grupo de impuestos sobre ventas para facturación y grupo de impuestos del artículo para facturación en un registro de ventas no facturado en la línea de diario de Project Operations Integration. De forma predeterminada, el sistema establece estos valores de campo en función de la configuración de la pestaña Finanzas de la página Parámetros de contabilidad y administración de proyectos .

• Método de grupo de impuestos determina la lógica de incumplimiento del grupo de impuestos de facturación:

  • Proyecto: siempre utiliza como valor predeterminado el grupo de impuestos de ventas de facturación del proyecto. Puede revisar o cambiar el grupo de impuestos de ventas de facturación predeterminado en un proyecto seleccionando Show default accounting en la página All Projects.
  • Contrato de proyecto: siempre tiene como valor predeterminado el grupo de impuestos de ventas de facturación del contrato del proyecto. Puede revisar o cambiar el grupo de impuestos de ventas predeterminado en un contrato de proyecto seleccionando Mostrar contabilidad predeterminada en la página Contratos de proyectos.
  • Cliente: Siempre predetermina el grupo de impuestos sobre las ventas del cliente.
  • Búsqueda: busca en todas las entidades anteriores y selecciona el primer valor disponible. La búsqueda comienza con la entidad Project, a continuación, la entidad Project contract y, por último, la entidad Customer.

• Método de grupo de impuestos de artículos determina la lógica de incumplimiento del grupo de impuestos de artículos de facturación:

  • Para los tipos de transacción de tiempo, gasto y tarifa, el grupo de impuestos sobre las ventas del artículo de facturación siempre se predetermina a partir de la entidad de categoría del proyecto .
  • Para los tipos de transacciones de materiales, el grupo de impuestos sobre ventas de artículos se predetermina según el ajuste del método de grupo de impuestos sobre ventas de artículos en los parámetros de gestión de proyectos y contabilidad. El número de artículo usa de forma predeterminada el grupo de impuestos de artículo de la entidad Producto emitido. La categoría tiene como valor predeterminado el grupo de impuestos de ventas de artículos de la Project categoría entidad.

Dimensiones financieras en el diario de integración

Las dimensiones financieras de los registros de ventas no facturados en el diario de Project Operations Integration se derivan por defecto de la entidad Project. Puede revisar y ajustar las dimensiones financieras seleccionando Distribuir importes. Si tiene que cambiar las dimensiones financieras del registro de ventas no facturado después de que se haya contabilizado el diario de integración pero antes de que se confirme la factura proforma, vaya a Todos los proyectos>Administrar>Transacciones registradas, seleccione la transacción y después seleccione Proceso>Ajustar la contabilidad.

Tipos de cambio

Dataverse utiliza la moneda de transacción no facturada como moneda de transacción en Finanzas. Finance convierte esta moneda en la moneda contable de la empresa mediante las tasas de cambio que defina.

Un contrato de proyecto puede requerir que use un tipo de cambio constante (fijo) durante la duración del acuerdo. En algunos casos, necesita un contrato de tarifa fija para cumplir los requisitos contractuales o normativos. Se aplica el tipo de cambio fijo al convertir los importes de ventas en la moneda configurada a las anotaciones de ingresos en la moneda contable de la empresa.

Información general de la funcionalidad de tasa de cambio fija

A partir de la versión 10.0.41, la característica Habilitar el uso de contratos fijos de tipo de cambio de Project para Project Operations Integrated with ERP deployments admite este requisito. Después de habilitar esta característica, el panel de acciones de la página Contratos del proyecto de la arquitectura de finanzas y operaciones incluye un botón que puede usar para configurar un contrato de tarifa fija. Puede escribir una moneda de ventas, un tipo de cambio y un número de contrato de referencia opcional para habilitar un contrato de tipo fijo.

De forma predeterminada, si no configura un contrato de tarifa fija para un contrato de proyecto determinado, el sistema usa el tipo de cambio configurado para la entidad jurídica.

Puede usar los siguientes documentos con contratos de tarifa fija:

• Diarios
• Entradas de tiempo
• Registros de uso de materiales
• Hitos y anticipos
• Gastos
• Informes de gastos
• Facturas de proveedores
• Estimaciones como horas, tiempo y materiales

Escenario de ejemplo

Contoso se basa en el Estados Unidos y usa el dólar estadounidense (USD) como su moneda contable. Está entregando un proyecto para Coho Winery, que tiene su sede en el Reino Unido. La libra esterlina (GBP) se utiliza como moneda de venta por contrato. El tipo de cambio de GBP a USD fluctúa regularmente entre 1,2 y 1,4. Por lo tanto, las empresas accedieron a una tasa fija de 1,25 para sus operaciones por la vida del contrato y del proyecto.

En Project Operations, establece un contrato de proyecto. Para este contrato de proyecto, configura un acuerdo de tasa fija que usa la moneda GBP y un tipo de cambio de 1,25. Contoso configuró un proyecto de tiempo y material con tiempo y gastos que generan ingresos para generar entradas financieras de trabajo en curso (wip).

En el proyecto, cree tareas para planear las distintas fases del proyecto. Julia Funderburk completa la primera tarea, recopilación de requisitos. Esta tarea tiene una duración estimada de siete horas. Puede abrir la página Todos los proyectos en la infraestructura de finanzas y operaciones, seleccionar el proyecto y, a continuación, seleccionar Pronósticos de horas en la pestaña Plan del Panel de Acciones. La página muestra la entrada para el pronóstico de siete horas. Seleccione Vista previa del libro de contabilidad general. La pestaña Overview muestra los costos estimados y una línea de 2.187.50 GBP de ingresos para el Project - ingresos facturados tipo de contabilización. Seleccione la pestaña General para ver el desglose de ventas. Este desglose muestra siete horas de esfuerzo y el precio de venta de 250. El importe total de ventas de 1,750 se calcula utilizando un tipo de cambio de 125.

Los ingresos de Contoso en su divisa de contabilidad se calculan de la siguiente manera:

7 horas × 250 GBP × tasa de cambio de 1,25 = 2.187,50 USD

Después de que el proyecto comience a trabajar, Julia registra su tiempo de las primeras cuatro horas de trabajo en la primera factura del proyecto. El 27 de agosto, crea una entrada de tiempo de cuatro horas en la tarea de recopilación de requisitos. Una vez aprobada esa entrada, se crea como un diario de integración durante la siguiente importación desde la tabla de preparación. El diario de integración muestra dos líneas: una para costes y otra para ventas. En la siguiente tabla se muestra el aspecto de estas líneas.

Para la línea de coste, el coste permanece en la divisa de la empresa (USD). Por lo tanto, no se aplica ninguna tasa de Exchange. Para la línea de ventas, el tipo de cambio en el precio refleja el tipo de cambio fijo.

El registro del diario de integración da como resultado los siguientes elementos:

• Registro del costo del proyecto
• Entrada a Project – WIP – Valor de Ventas
• Entrada de ingresos acumulados del proyecto para el Trabajo en Curso (WIP) mediante el tipo de cambio fijo.

Al generar la propuesta de factura, contiene una sola línea por las cuatro horas a un precio de venta de 250 GBP, para un importe total de ventas de 1,000 GBP. La factura del cliente es en GBP.

Al publicar la propuesta de factura, crea una factura de cliente con los siguientes elementos:

• Reversión al Proyecto – WIP – Valor de ventas
• Reversión de los ingresos acumulados del proyecto para el WIP mediante el uso de la tasa de cambio fija
• Entrada para los ingresos facturados mediante el tipo de cambio fijo
• Entrada para el saldo del cliente mediante el tipo de cambio fijo

4 horas × precio de 250 GBP × tasa de cambio de 1,25 = 1,250 GBP

Administrar los atributos financieros de los hitos de facturación

Las líneas de contrato de proyecto que utilizan el método de facturación de precios fijos se facturan mediante Hitos de precio fijo. El contador de proyectos puede revisar los hitos de facturación en Finanzas, para ello vaya a Administración de proyectos y contabilidad>Todos los proyectos>Administrar>Transacciones en cuenta.

Impuestos sobre las ventas de los hitos de facturación

Los valores del grupo de impuestos sobre las ventas y del grupo de impuestos sobre las ventas de artículos se asignan automáticamente desde la configuración cuando se crea un hito de facturación nuevo en Dataverse. El sistema establece por defecto los valores de estos campos en función de la configuración de la pestaña Financiero en la página de Parámetros de administración y contabilidad de proyectos.

• Método de grupo de impuestos determina la lógica de valores predeterminados de Grupo de impuestos de facturación:

  • Project siempre usa como valor predeterminado el grupo fiscal de ventas del proyecto. Puede revisar o cambiar el grupo de impuestos de ventas predeterminado en un Project seleccionando Show default accounting en la página All Projects.
  • Contrato de proyecto predetermina siempre el grupo de impuestos sobre las ventas de facturación del contrato de proyecto. Puede revisar o cambiar el grupo de impuestos de ventas predeterminado en un contrato de proyecto seleccionando Mostrar contabilidad predeterminada en la página Contratos de proyectos.
  • El cliente siempre tiene como valor predeterminado el grupo de impuestos de ventas de facturación del cliente.
  • Buscar busca en todas las entidades de esta lista y selecciona el primer valor disponible. La búsqueda comienza con la entidad Project, después la entidad Project contract y, a continuación, la entidad Customer.

• Grupo de impuestos sobre las ventas de artículos de hito de precio fijo se utiliza como valor predeterminado en el campo Grupo de impuestos sobre las ventas de artículos para el hito de facturación. El contador puede revisar y modificar este valor en la página Transacciones a cuenta. El sistema usa el valor de la transacción a cuenta al crear una línea de propuesta de factura del proyecto.

Dimensiones financieras de hitos

Establezca las dimensiones financieras predeterminadas para el hito de facturación de precio fijo en las líneas de contrato del proyecto. Vaya a Contratos de proyectos>Mostrar contabilidad predeterminada. En la pestaña Líneas de contrato, seleccione línea de contrato de precio y, a continuación, establezca los valores de dimensión financiera que desea usar como valor predeterminado.

El contador del proyecto puede editar la información sobre los impuestos sobre las ventas y las dimensiones financieras en los hitos de facturación hasta que se cree la propuesta de facturación del proyecto.

Importación desde el almacenamiento provisional

Para importar las líneas de ventas facturadas en la propuesta de factura del proyecto, ejecute el proceso periódico Importar desde la tabla de preparación. Si no ha contabilizado previamente ninguna línea de ventas no facturada, las líneas de factura no se rellenan en la propuesta de factura.

Importación selectiva desde el almacenamiento provisional

A partir de la versión 10.0.47, el espacio de trabajo de administración de características incluye una nueva característica de versión preliminar denominada importación selectiva de Project Operations desde entorno de prueba. Al usar esta característica, los contadores de proyectos pueden completar la importación desde la fase de preparación en el contexto de una propuesta de factura seleccionada. Esta funcionalidad simplifica la capacidad de crear inmediatamente la propuesta de factura para situaciones en las que desea completar inmediatamente la factura en lugar de esperar a que se ejecute el proceso periódico programado o para que se procesen transacciones no relacionadas.

Creación de propuestas de factura de proyecto

Puede revisar las propuestas de factura del proyecto en el módulo Administración de proyectos y contabilidad ; para ello, vaya a Facturas de proyecto>Propuestas de facturación de proyecto.

Al confirmar la factura proforma en Dataverse, el sistema crea el encabezado de propuesta de factura del proyecto en Finanzas. Para facilitar la conciliación, el sistema establece el número de propuesta de factura Project en Finance en el mismo número que el identificador de factura de Proforma en Dataverse. Dado que los usuarios no confirman necesariamente las facturas de Proforma en el mismo orden en que las crean, la secuencia de números de propuesta de factura de Project en Finance debe permitir cambios en números más bajos y superiores. Configure secuencias de números mediante los pasos siguientes:

1. En Finanzas, vaya a Administración de la organización>Secuencias numéricas>Secuencias numéricas.

2. En el filtro Área, seleccione Proyectos.

3. En el filtro Referencia, seleccione Propuesta de factura.

4. Use el campo Company para filtrar cada entidad jurídica con la integración de Project Operations Dataverse habilitada.

5. Abra Detalles de la Secuencia de Números. En la pestaña General, establezca los valores siguientes:

   • Permitir cambios de usuario: a un número menor = Sí
   • Permitir cambios de usuario: a un número mayor = Sí

El sistema agrega líneas de propuesta de factura de proyecto mediante el proceso periódico Importar desde la tabla de almacenamiento provisional (Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Integración de operaciones de proyectos>Importar desde la tabla de almacenamiento provisional). Puede ejecutar este proceso manualmente o mediante una programación periódica. El sistema no agrega líneas al documento de propuesta de factura hasta que todas las líneas estén listas para facturarse. Las transacciones de tiempo y material están listas para facturarse solo cuando se registran mediante el diario Project Operations Integration.

Formato e impresión de propuestas de factura

El contador de proyectos puede personalizar la impresión de una factura de proyecto mediante la página Dar formato a la propuesta de factura y las funcionalidades de administración de impresión.

Aplicar formato a propuestas de factura

Utilice la página Format invoice proposals para agrupar las transacciones y que se muestren en la factura del proyecto del cliente.

1. En la página Propuesta de factura del proyecto, seleccione Imprimir>Formatear propuesta de factura.

2. Seleccione Nuevo para crear una nueva agrupación para la impresión de la factura del proyecto.

3. En el campo Detalles/resumen, seleccione las opciones de esta agrupación:

   • Seleccione Detalle para imprimir los detalles de la transacción de la factura del cliente.
   • Seleccione Resumen para imprimir el resumen de transacción de la factura del cliente.

• Seleccione las líneas de transacción que desea incluir en esta sección en la pestaña Transacciones disponibles y seleccione Incluir transacciones para moverlos a la pestaña Transacciones seleccionadas.
• Seleccione Subir y Bajar para cambiar el orden de las secciones.
• Seleccione Vista previa de impresión para obtener una vista previa de la factura formateada.

Gestión de impresión

La administración de impresión utiliza diferentes archivos de informe para imprimir, especificar destinos y personalizar el texto del pie de página para la factura. Configure la administración de impresión en el nivel de módulo, pero puede invalidar esta configuración para una propuesta de cliente, contrato o factura específica. Para acceder a esta función en la propuesta de factura del proyecto, seleccione Imprimir>Gestión de impresión.

La configuración de la administración de impresión se muestra como una vista de árbol, donde cada nivel de nodo muestra los documentos disponibles para ajustar. Puede asignar impresiones personalizadas en el nivel de módulo, cliente, contrato o documento de propuesta de factura. Para modificar la impresión del documento original, expanda el nodo en cuestión y seleccione Elemento original. En el campo Formato de informe, seleccione el formato de informe que se va a usar para imprimir. Puede usar formatos de informe personalizados mediante el marco de administración de documentos empresariales.

Definición de la fecha de vencimiento del cliente

Los términos de pago determinan la fecha de vencimiento para cuando el cliente necesita pagar la factura.

A partir de la versión 10.0.47, puede seleccionar manualmente una fecha de vencimiento que invalide los términos de pago. Esta opción es especialmente útil cuando los términos cambian en distintas fases del Project.

Para usar esta función, personalice el encabezado de la propuesta de factura del proyecto para incluir el campo Due date y, opcionalmente, el campo Terms of payment de la tabla de propuesta de factura y guarde la vista.

• Si no configura las condiciones de pago para la fuente de financiación al abrir la propuesta de facturación, la fecha de vencimiento se establece por defecto en el día de la fecha.
• Si los términos de pago están disponibles, la fecha de vencimiento muestra la fecha calculada.
• En ambas opciones, puede establecer manualmente la fecha de vencimiento para invalidar la fecha predeterminada o calculada.

Después de seleccionar publicar la propuesta de factura, se abre el cuadro de diálogo Publicar propuestas de factura donde tiene una última oportunidad de cambiar la fecha de factura. Aquí puede configurar una vista guardada que muestre una vista de solo lectura de la fecha de vencimiento. Si cambia los datos de la factura en esta ventana, la fecha de factura vuelve a calcular la fecha de vencimiento y quita los cambios realizados en la fecha de vencimiento.

El uso de la fecha de vencimiento no cambia la impresión del informe de SSRS para las facturas del proyecto. Si incluye el campo Términos de pago en la factura, considere la posibilidad de modificar el diseño del informe o crear una etiqueta de términos "Ad hoc" o "Personalizado" para imprimir en la factura para evitar tener una discrepancia en la terminología como "Net 15" con una fecha de vencimiento que no refleje esos términos.

Registrar propuestas de factura

Después de revisar y editar la factura, y si está satisfecho con las líneas de propuesta de factura, compruebe los totales de la factura y el impuesto sobre las ventas. En el grupo Detalles, seleccione Totales y, a continuación, seleccione Enviar para registrar la factura.

Para ver la factura antes de registrarla, desactive la casilla Registro. La factura muestra Pro forma para indicar que se trata de una factura de ejemplo. Para imprimir la factura, active la casilla Imprimir factura.

Además de la página Propuesta de factura , también puede publicar propuestas de factura mediante la ejecución del trabajo periódico, Envío de propuestas de factura. Para encontrar este trabajo, vaya a Proyecto administración y contabilidad>Periódico>Proyecto facturas>Registrar propuestas de factura.

Esta página muestra todas las propuestas de facturas que están listas para su registro. Puede seleccionar Lote para programar el registro de propuestas de facturas. Establezca el parámetro Procesamiento por lotes en Sí y seleccione Periodicidad para establecer la periodicidad del procesamiento por lotes.

Resumen mejorado de la factura de proforma para implementaciones integradas

En las implementaciones integradas de Dynamics 365 Project Operations, el resumen de la factura proforma en Dataverse muestra los campos de factura que requiere el cliente desde Dynamics 365 Finance. Esta característica mejora la visibilidad entre equipos y permite a los administradores de proyectos abordar las consultas de los clientes sin depender de los equipos de contabilidad.

Detalles de factura nuevos apoyados

Al publicar una factura en Finanzas, los campos siguientes se sincronizan y muestran en Dataverse:

• Número de factura del cliente
• Fecha de factura del cliente
• Estado de la factura del proyecto (nuevo estado: Publicado)
• Importe del impuesto a nivel de factura

Estas mejoras proporcionan un rastreo integral de facturas desde la creación de proformas hasta su contabilización y pago.

Habilitación de esta característica

Para habilitar esta característica, siga estos pasos:

1. En Finanzas, habilite el mapa de escritura dual para la versión 1.0.0.0 de la entidad de exportación de la propuesta de factura de integración de Project Operations (msdyn_customerinvoices).
2. En Project Operations, active la bandera de función Factura de proforma mejorada.