Opciones de formato avanzadas en informes financieros

Al crear un informe en informes financieros, puede usar funciones de formato adicionales. Estas funciones incluyen filtros para dimensiones, restricciones para columnas y unidades de informes, filas no imprimidas e instrucciones IF/THEN/ELSE en cálculos.

En la tabla siguiente se explican las funciones de formato avanzadas que puede usar al diseñar informes.

Colocación de celda avanzada

La colocación avanzada de celdas, o imposición, implica colocar valores específicos en celdas específicas. Por ejemplo, use el forzado para mover el saldo correcto en un extracto de flujo de efectivo. Use forzamiento para los siguientes fines:

• Mover valores de Microsoft Excel a celdas específicas.
• Codificar en duro valores específicos en un informe.
• Modificar los signos copiando un valor de una celda anterior y multiplicando ese valor por -1.

Diseño del informe

Al diseñar un informe, cree primero todas las filas de detalles para asegurarse de que los valores se extraen según lo previsto. A continuación agregue anulaciones del formato NP (sin impresión) para eliminar el detalle que incluye los valores finales.

Para forzar, las fórmulas usan el siguiente formato: <columna> de destino=<columna> de origen.<código> de fila Separa cualquier otra ubicación de una fila por una coma y un espacio. Este es un ejemplo: D=C.190,E=C.100

Ejemplos de opciones de formato avanzadas

Los siguientes ejemplos muestran cómo dar formato a la definición de filas y la definición de columnas para forzar un informe básico de flujo de efectivo (ejemplo 1) y un informe estadístico (ejemplo 2).

Ejemplo 1: forzar básico

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de fila que usa forzado básico.

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de columna que usa forzado en la fila.

Ejemplo 2: informes estadísticos

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de fila que usa forzado para un informe estadístico.

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de columna que usa forzado para un informe estadístico.

Limitar una fila a una unidad de notificación específica

Al restringir una fila de informe a una unidad de informes específica, esa fila muestra los datos vinculados solo para la unidad de informes con nombre y omite los datos de otras unidades de informes en el árbol de informes. Por ejemplo, puede crear una fila que proporciona los detalles de los gastos de operaciones totales de un departamento específico. Su informe puede contener datos duplicados si el informe contiene un organigrama y una definición de fila que tiene más que sólo la cuenta natural. Por ejemplo, tiene un organigrama que enumera los seis departamentos de su organización, y también tiene una definición de fila que enumera una combinación específica de una cuenta y un departamento en la fila. Cuando se genera el informe, la combinación específica de una cuenta y de un departamento se imprimen en cada nivel del organigrama, aunque dicho departamento puede no coincidir con la cantidad que se encuentra en el organigrama. Este comportamiento se produce porque la fila invalida lo que normalmente filtra la definición de informe. Una manera de evitar la duplicación de datos es restringir una fila a una unidad de informes específica.

Restringir una fila a una unidad de notificación

1. En Diseñador de informes, seleccione Row Definitions y, a continuación, seleccione una definición de fila para modificar.
2. Haga doble clic en la celda Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas correspondiente.
3. En el cuadro de diálogo Selección de unidad de informes, en el campo Árbol de informes, seleccione el árbol que asignó en la definición de informe.
4. Seleccione una unidad de informes y, a continuación, seleccione Aceptar. La restricción aparece en la celda de la definición de filas.
5. Haga doble clic en la celda de la columna Enlace a dimensiones financieras de la fila restringida, luego introduzca un enlace al sistema de datos financieros.

Selección de control de impresión en una definición de filas

Puede especificar los códigos de control de impresión para cada columna mediante la celda Control de impresión.

Agregar los códigos de control de impresión a una fila del informe

1. En el Diseñador de informes, abra la definición de fila que desee modificar.
2. Haga doble clic en la celda Control de impresión.
3. En el cuadro de diálogo Control de impresión, seleccione un código de control de impresión o mantenga presionada la tecla Ctrl para seleccionar varios códigos. También puede escribir los códigos de control de impresión directamente en la celda Control de impresión. Use comas para separar varios códigos de control de impresión.
4. Seleccione cualquier opción condicional de impresión.
5. Seleccione Aceptar.

Códigos de control regulares de impresión

En la tabla siguiente se describen los códigos de control normales de impresión para una definición de filas.

Códigos de control de impresión condicionales

En la tabla siguiente se describen los códigos de control condicionales de impresión para una definición de filas.

Celda de restricción de la columna en una definición de filas

La celda Restricción de columna de una definición de fila sirve para varios propósitos. En función del tipo de fila, puede usar la celda Restricción de la columna para especificar una de las funciones siguientes:

• Limite la impresión de los importes de la fila en una columna específica. Esta función resulta útil si está creando un balance de situación tabular.
• Especifique la columna de cantidades que se van a ordenar.

Usar una fórmula de cálculo en una definición de filas

Una fórmula de cálculo en una definición de fila puede incluir los operadores +, -, * y / y también las expresiones IF/THEN/ELSE. Además, un cálculo puede implicar las celdas individuales y los importes absolutos (números reales que se incluyen en la fórmula). La fórmula puede contener hasta 1.024 caracteres. No se pueden aplicar cálculos a filas que contengan celdas del tipo Vincular a dimensiones financieras (FD). Sin embargo, puede incluir cálculos de filas consecutivas, eliminar la impresión de dichas filas y calcular el total de las filas de cálculo.

Operadores de una fórmula de cálculo

Una fórmula de cálculo usa operadores más complejos que una fórmula total de la fila. Puede usar los * operadores y / junto con los otros operadores para multiplicar (*) y dividir cantidades (/). Para usar un intervalo especificado o una suma en una fórmula de cálculo, debe usar en el signo (@) antes de cualquier código de la fila, a menos que esté usando una columna en la definición de filas. Por ejemplo, para agregar el importe de la fila 100 al importe de la fila 330, puede usar la fórmula total de la fila 100+330 o la fórmula de cálculo @100+@330.

Crear una fórmula de cálculo

1. En el Diseñador de informes, seleccione Definiciones de fila y, a continuación, abra la definición de fila que desea modificar.
2. Haga doble clic en la celda Format Code (Formato de código ) y seleccione CAL.
3. En la celda Fórmulas, filas o unidades relacionadas, especifique la fórmula de cálculo.

Ejemplo de una fórmula de cálculo para las filas específicas

En este ejemplo, la fórmula de cálculo @100+@330 agrega la cantidad de la fila 100 a la cantidad de la fila 330. La fórmula total de la fila 340+370 agrega el importe de la fila 340 al importe de la fila 370. (La cantidad de la fila 370 procede de la fórmula de cálculo).

Al asignar el código de formato CAL a una fila de una definición de fila y escribir un cálculo matemático en la celda Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas , también debe escribir la letra de la columna y fila asociadas en el informe. Por ejemplo, escriba A.120 para representar columna A, fila 120. Como alternativa, puede usar el signo @ para indicar todas las columnas. Por ejemplo, escriba @120 para representar todas las columnas de la fila 120. Se supone que cualquier cálculo matemático que no incluya una letra de columna o un signo (@) sea un número real.

Ejemplo de una fórmula de cálculo para una columna específica

En este ejemplo, la fórmula de cálculo E=C.340 significa que el cálculo de la celda en la columna C, fila 340, se realiza únicamente en la columna E.

Modificación de un número en columnas seleccionadas

Al modificar un número o cálculo en una columna de una fila determinada, pero no desea afectar a otras columnas del informe, especifique CAL (Cálculo) en la columna Format Code de la definición de fila.

• Para realizar un cálculo en todas las columnas del informe (FD), no especifique una asignación de la columna.
• Para restringir una fórmula a columnas específicas, especifique la letra de la columna, un signo de igual (=), y después la fórmula.
• Puede especificar varias columnas. Cuando usa el signo @ con la situación específica de la columna, el signo @ está relacionado con la fila.
• Puede especificar varias fórmulas de la columna en una fila. Escriba las fórumlas separadas por comas.

Ejemplos de cálculo

La expresiones IF/THEN/ELSE en una definición de filas

Puede agregar instrucciones IF/THEN/ELSE a cualquier cálculo válido y usarlos con el formato CAL . Escriba fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE en la celda de la columna Fórmulas relacionadas/Filas/Unidades . La fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE usan el formato siguiente: IF <expresión verdadero o falso> THEN <fórmula> ELSE <fórmula> La parte ELSE <fórmula> es opcional.

Expresiones IF

La expresión que sigue a la expresión IF puede ser cualquiera expresión que se pueda evaluar como verdadera o falsa. La instrucción que sigue a la instrucción IF puede implicar una evaluación simple o puede ser una instrucción compleja que contiene varias expresiones. A continuación, encontrará algunos ejemplos:

• IF A.200>0 (Evaluación simple)
• IF A.200>0 AND A.200<10,000 (Expresión compleja)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Expresión compleja que contiene varias expresiones)

El término Períodos en una expresión IF representa el número de períodos para el informe. Use este término para calcular un promedio de año a fecha. Por ejemplo, al ejecutar un informe para el período 7 YTD, la expresión B.150/Períodos significa que el valor de la fila 150 de la columna B se divide por 7.

Las fórmulas THEN y ELSE

Las fórmulas THEN y ELSE pueden ser cualquier cálculo válido, desde asignaciones de valores simples a fórmulas complejas. Por ejemplo, la expresión IF A.200>0 THEN A=B.200 significa "Si el valor de la celda de la columna A, fila 200 es mayor de 0 (cero), poner el valor de la celda en la columna B de la fila 200 en la celda de la columna A de la fila actual”. La expresión anterior IF/THEN configura un valor en una columna de la ficha actual. Sin embargo, puede usar el signo @ en evaluaciones de verdadero falso o la fórmula para representar todas las columnas. A continuación se muestran algunos otros ejemplos que se describen en las siguientes secciones:

• IF A.200 >0 THEN B.200: Si el valor de la celda A.200 es positivo, el valor de la celda B.200 se pone en todas las columnas de la fila actual.
• IF A.200>0 THEN @200: Si el valor de la celda A.200 es positivo, el valor de la celda B.200 se configura en la correspondiente fila de la fila actual.
• IF @200 >0 THEN @200: Si el valor de la celda 200 de la columna actual es positivo, el valor de la celda 200 se configura en cada columna de la fila actual.

Restricción de un cálculo a una unidad de notificación en una definición de filas

Para restringir un cálculo a una sola unidad de informes en un árbol de informes, de modo que la cantidad resultante no se enrolle en una unidad de nivel superior, use el código @Unit en la celda Fórmulas relacionadas, filas o unidades de la definición de fila. El código @Unidad se muestra en la columna B del organigrama Nombre de la unidad. Cuando se usa el código @Unidad, los valores no se acumulan, pero el cálculo se evalúa a todos los niveles del organigrama.

La fila de cálculo puede hacer referencia a una fila de cálculo o a una fila de datos financieros. El cálculo se registra en la celda Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas de la definición de fila y la restricción de tipo de datos financieros. El cálculo debe usar un cálculo condicional que comienza en una construcción IF @Unidad. Este es un ejemplo: IF @Unit(SALES) THEN @100 ELSE 0 Este cálculo incluye la cantidad de la fila 100 en cada columna del informe, pero solo para la unidad SALES. Si las unidades varias se denominan VENTAS, el importe aparece en cada una de las unidades. Además, la fila 100 puede ser una fila de datos financieros y definirse como no imprimible. En este caso, se evita que el importe aparezca en todas las unidades del organigrama. También puede limitar el importe a una columna única del informe, como la columna H, mediante una restricción de columna para imprimir el valor solo en esa columna del informe. Puede incluir combinaciones de OR en una expresión SI. Este es un ejemplo: IF @Unit(SALES) OR @Unit(SALESWEST) THEN 5 ELSE @100. Puede especificar una unidad en una restricción de tipo de cálculo de una de las siguientes maneras:

• Escriba un nombre de la unidad para incluir las unidades que coinciden. Por ejemplo, IF @Unit(SALES) habilita el cálculo para cualquier unidad que se llame VENTAS, incluso si hay varias unidades de ventas en el organigrama.
• Especifique el nombre de la empresa y la unidad para restringir el cálculo a unidades específicas de una empresa específica. Por ejemplo, escriba IF @Unit (ACME:SALES) para restringir el cálculo en las unidades de ventas de la empresa ACME.
• Especifique el código completo de la jerarquía del organigrama para restringir el cálculo en una unidad específica. Por ejemplo, escriba IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES).

Restringir un cálculo a una unidad organizacional

1. En el Diseñador de informes, seleccione Definiciones de fila y, a continuación, abra la definición de fila que desea modificar.
2. Haga doble clic en la celda Format Code (Formato de código ) y seleccione CAL.
3. Seleccione la celda Fórmulas relacionadas, filas o unidades y, a continuación, escriba un cálculo condicional que comience con una construcción if @Unit .

La expresiones IF/THEN/ELSE en una definición de columna

Una expresión IF/THEN/ELSE permite a cualquier cálculo depender de los resultados de cualquier otra columna. Puede hacer referencia a otras columnas, pero no puede hacer referencia a una celda del informe en la expresión IF. Debe aplicar cualquier cálculo a toda la columna. Por ejemplo, la expresión IF B>100 THEN B ELSE C*1,25 significa "Si el importe en la columna B es mayor que 100, poner el valor de la columna B en la columna CALC. Si la cantidad en la columna B no es más de 100, multiplique el valor en la columna C por 1,25 y coloque el resultado en la columna CALC ." Siempre siga la declaración IF con una declaración lógica que se puede evaluar como verdadera o falsa. Las fórmulas que usa para las expresiones THEN y ELSE pueden contener referencias a cualquier número de columnas, y estas fórmulas pueden ser tan complejas como quiera.

Use apóstrofes y una Y comercial para los valores de dimensión en una fila, columna o árbol

Puede diseñar informes mediante los valores de dimensión que contengan una Y comercial (&).

Dentro de cualquier campo Vincular a la dimensión financiera, puede especificar un valor como 'Pérdidas y ganancias'. Incluir comillas simples (' ') en ambos lados del valor de dimensión indica que estás usando el valor literal, como incluir el carácter (&) ampersand.